Ieșire din organizație

Când un angajat părăsește compania, este important să existe un plan de offboarding pentru a te asigura că toți pașii necesari sunt urmați, cum ar fi returnarea echipamentelor, revocarea accesului la sistemele companiei, completarea formularelor HR, susținerea unui interviu de ieșire și altele. În funcție de companie, pot exista mai multe planuri de offboarding, configurate pentru anumite departamente sau divizii, care au cerințe și pași diferiți față de planul principal.

Pe lângă un plan de offboarding, fișa angajatului trebuie actualizată pentru a reflecta plecarea, trebuie notat motivul plecării, închise toate activitățile deschise asociate angajatului și furnizate toate documentele importante.

Vezi planul de offboarding

Înainte de a începe offboarding-ul, este recomandat să verifici planul implicit de offboarding care vine preconfigurat cu aplicația Angajați. Pentru a vedea planul implicit curent, accesează Aplicația Angajați ‣ Configurare ‣ Plan de activități. Apasă pe Offboarding pentru a vedea formularul detaliat al planului de offboarding.

Pașii planului de offboarding

Planul implicit de Offboarding este minimal, cu doi pași standard (trei dacă aplicația Flotă este instalată). Toți pașii sunt activități de tip De făcut și sunt programați pentru ziua în care planul de offboarding este lansat (0 zile înainte de data planului).

• Organizează transferul de cunoștințe în echipă: Managerul trebuie să se asigure că toate cunoștințele pe care angajatul le are despre postul său sunt documentate sau împărtășite colegilor, astfel încât să nu existe un gol de cunoștințe.

• Recuperează vehiculele: Managerul de flotă se asigură că orice vehicul atribuit angajatului este fie dezatribuit (disponibil pentru alți angajați), fie este atribuit următorului șofer. Acest pas apare doar dacă aplicația Flotă este instalată.

• Recuperează materialele HR: Managerul trebuie să obțină toate documentele și materialele solicitate de departamentul HR. Este recomandat să se verifice cu departamentul HR pentru a se asigura că tot ce este necesar pentru acest pas a fost finalizat.

Modifică planul de offboarding

Planul implicit de offboarding este minimal, astfel încât să poată fi modificat pentru a se adapta nevoilor oricărei companii. Fiecare companie are cerințe diferite, de aceea este necesar să adaugi pașii necesari în planul de offboarding.

Dacă planul de offboarding este universal, adaugă sau modifică planul implicit. Dacă este necesar un plan doar pentru un anumit departament, atunci ar trebui creat un plan nou, specific pentru acel departament.

Pentru a modifica planul implicit, accesează Aplicația Angajați ‣ Configurare ‣ Plan de activități, apoi apasă pe Offboarding.

Pentru a modifica un pas, apasă pe pasul respectiv și va apărea o fereastră pop-up Deschide: Activități. Fă modificările dorite, apoi apasă Salvează pentru a accepta schimbările și a închide fereastra.

Pentru a adăuga un pas nou, apasă Adaugă o linie la finalul listei de activități din fila Activități de creat, iar o fereastră pop-up Creează activități va apărea. Completează toate informațiile în fereastră, apoi apasă Salvează și închide dacă nu mai sunt alți pași de adăugat sau Salvează și nou dacă mai sunt necesari pași suplimentari.

Configurează toți pașii doriți pentru planul de offboarding.

Creează plan de offboarding

În unele companii, pot fi necesare planuri de offboarding specifice pentru anumite departamente. În aceste cazuri, poate fi nevoie de un plan de offboarding nou, dedicat departamentului respectiv.

Pentru a crea un plan nou de offboarding, accesează Aplicația Angajați ‣ Configurare ‣ Plan de activități. Apasă butonul Nou din colțul stânga sus, iar un formular gol de plan va fi încărcat.

Introduceți următoarele informații în formular:

• Nume plan: denumirea specifică a planului.

• Model: Acest câmp specifică unde poate fi folosit planul. În acest caz, în aplicația Angajați. Acest câmp nu poate fi modificat.

• Departament: dacă este lăsat necompletat (setarea implicită), planul este disponibil pentru toate departamentele. Pentru a face planul specific unui departament, selectează departamentul din meniul derulant.

Apoi, adaugă pașii necesari pentru plan apăsând Adaugă o linie la finalul listei de activități din fila Activități de creat, iar o fereastră pop-up Creează activități va apărea.

Completează următoarele informații în fereastra pop-up:

• Tip activitate: Folosește meniul derulant pentru a selecta activitatea care va fi programată. Opțiunile implicite sunt Email, Apel, Întâlnire, De făcut sau Încarcă document. Dacă aplicația Semnătură este instalată, este disponibilă și opțiunea Solicită semnătură.

• Sumar: Introdu o scurtă descriere pentru acest pas.

• Atribuire: Folosește meniul derulant pentru a selecta persoana care va efectua activitatea. Opțiunile implicite sunt: Întreabă la lansare, Utilizator implicit, Antrenor, Manager și Angajat. Dacă aplicația Flotă este instalată, este disponibilă și opțiunea Manager flotă.

  Notă

  Selecția pentru rolul Atribuire este în raport cu angajatul. Dacă este selectat Antrenor, antrenorul angajatului va fi atribuit activității.

  Dacă este selectat Utilizator implicit, va apărea câmpul Atribuit lui. Folosește meniul derulant pentru a selecta utilizatorul care va primi întotdeauna această activitate.

• Interval: Configurează câmpurile din această linie pentru a stabili data scadentă a activității. Introdu un număr în primul câmp, apoi folosește meniurile derulante din următoarele două câmpuri pentru a configura când să fie creată data scadentă; (#) de zile, săptămâni sau luni, fie Înainte de data planului, fie După data planului.

După ce formularul Creează activități este completat, apasă Salvează și închide dacă nu mai sunt alți pași de adăugat sau Salvează și nou pentru a adăuga mai mulți pași, dacă este necesar.

Example

O companie specializată în programe de artă după școală are două planuri de offboarding separate: unul pentru profesorii care lucrează pe teren și unul pentru angajații de birou.

Planul de offboarding pentru profesori este setat pentru departamentul Profesori program artă și include sarcini specializate pentru aceste roluri. Acestea includ asigurarea că toate materialele de artă sunt inventariate și returnate, toate formularele de feedback ale elevilor sunt predate și toate legitimațiile și cheile de acces pentru diverse locații sunt returnate.

Lansează planul de offboarding

După ce un angajat a anunțat că pleacă (de obicei cu două săptămâni înainte) sau după ce compania a decis încetarea relației de muncă, planul de offboarding trebuie lansat. Accesează Aplicația Angajați și apasă pe profilul angajatului care pleacă. Apasă butonul Lansează planul, iar o fereastră pop-up Lansează planul va fi afișată.

Folosind meniul derulant, selectează planul de offboarding dorit în câmpul Plan. Apoi, cu ajutorul selectorului de calendar, setează o dată în câmpul Data planului. De obicei, aceasta este ziua în care angajatul a anunțat plecarea, dar poate fi selectată orice dată.

Partea dreaptă a ferestrei pop-up Lansează planul afișează toți pașii din planul selectat, grupați în funcție de ceea ce a fost selectat în câmpurile Atribuire pentru fiecare pas al planului.

După ce câmpurile Plan și Data planului sunt configurate, apasă butonul Programează, iar Odoo va programa toate activitățile din plan, conform datelor scadente. Toate activitățile programate apar în zona de discuții a profilului angajatului.

Arhivează un angajat

În Odoo, când un angajat părăsește compania, acesta trebuie arhivat. Acest pas trebuie făcut după ce angajatul a fost complet offboardat. Pentru a arhiva un angajat, accesează Aplicația Angajați. De aici, găsește angajatul care părăsește compania și apasă pe cardul său de angajat.

Formularul angajatului se încarcă, afișând toate informațiile sale. Apasă pe pictograma (roată dințată) din colțul stânga sus, iar un meniu derulant va apărea. Apasă Arhivează, iar o fereastră pop-up Terminare angajat va apărea.

Completați următoarele câmpuri din formular:

• Motivul plecării: Selectează un motiv pentru care angajatul pleacă din meniul derulant. Opțiunile implicite sunt:

  • Concediat: Selectează această opțiune când un angajat este concediat, iar compania a notificat acest lucru.

  • Demisie: Selectează această opțiune când angajatul nu mai dorește să fie angajat și a notificat compania.

  • Demisie: Pensionare: Selectează această opțiune când angajatul se pensionează.

  • A devenit freelancer: Selectează această opțiune când angajatul nu mai lucrează pentru companie, dar devine freelancer.

  • Acord mutual: Selectează această opțiune când ambele părți au convenit să înceteze relația de muncă.

• Data de sfârșit a contractului: Folosește selectorul de calendar pentru a selecta ultima zi în care angajatul lucrează pentru companie.

• Motiv detaliat: Introdu o scurtă descriere a motivului plecării angajatului în acest câmp.

• Închide activități: Bifează căsuța de lângă fiecare tip de activitate pentru a închide sau șterge orice activitate deschisă asociată. Este recomandat să bifezi toate căsuțele care se aplică. Opțiunile disponibile sunt:

  • Evaluări: anulează toate evaluările programate după data de sfârșit a contractului.

  • Contract: aplică o dată de sfârșit pentru contractul curent.

  • Mașină de serviciu: elimină angajatul ca șofer pentru mașina de serviciu curentă și atribuie următorul șofer, dacă este cazul.

  • Echipament: dezactivează asocierea angajatului cu orice echipament atribuit.

• Informații HR: Bifează căsuța de lângă Trimite link de acces pentru a trimite un link de descărcare la adresa de email personală a angajatului, care conține toate fișierele HR personale.

• Email privat: Acest câmp apare dacă este bifată căsuța Informații HR. Dacă există o adresă de email privată în profilul angajatului, acest câmp se completează automat. Dacă nu există, introdu adresa de email privată a angajatului.

După ce formularul este completat, apasă Aplică. Fișa angajatului va fi arhivată, iar un email cu un link de descărcare pentru documentele personale va fi trimis la adresa de email privată a angajatului (dacă a fost selectat). O banderolă roșie Arhivat va apărea în colțul dreapta sus al formularului angajatului. Zona de discuții va înregistra Data plecării și Motivul plecării, precum și dacă a fost trimis un link de acces.

Notă

În timpul încercării de a trimite linkul de acces la documentele HR, poate apărea o fereastră pop-up Operațiune invalidă, afișând următorul mesaj de eroare:

Utilizatorul asociat angajatului și emailul privat trebuie setate pentru a folosi funcția „Trimite link de acces”: (Nume angajat)

Dacă apare această eroare, apasă Închide pentru a închide fereastra pop-up, apoi debifează căsuța Trimite link de acces din fereastra Terminare angajat.

Apasă Aplică pentru a arhiva angajatul și a închide activitățile selectate din fereastra pop-up Terminare angajat, revenind la formularul angajatului.

După ce formularul angajatului este complet, asigură-te că următoarele câmpuri sunt completate:

• Fila Informații private: Asigură-te că există o adresă de email introdusă în câmpul Email.

• Fila Setări HR: Asigură-te că este selectat un Utilizator asociat în câmpul corespunzător.

După ce informațiile necesare sunt completate, retrimitere link de acces la documentele HR

Trimite link de acces la documentele HR

Dacă linkul de acces nu a fost trimis la prima arhivare a angajatului în formularul Terminare angajat, acesta poate fi trimis oricând după ce angajatul a fost arhivat.

După ce un angajat este arhivat, acesta nu mai este vizibil pe panoul principal al aplicației Angajați. Pentru a vedea angajații arhivați, accesează panoul Aplicația Angajați și apasă pe pictograma (săgeată în jos) din bara de căutare pentru a deschide un meniu derulant. Selectează Arhivat spre finalul coloanei Filtre, apoi fă clic în afara ferestrei pentru a o închide.

Acum, pe panou apar doar angajații arhivați. Apasă pe angajatul dorit pentru a-i deschide fișa. În acest formular, apasă pe pictograma (roată dințată) din colțul stânga sus, apoi apasă Trimite link de acces la documentele HR din meniul derulant. Zona de discuții va înregistra că linkul a fost trimis.