Ieșire din organizație¶
Când un angajat părăsește compania, este important să existe un plan de offboarding pentru a te asigura că toți pașii necesari sunt urmați, cum ar fi returnarea echipamentelor, revocarea accesului la sistemele companiei, completarea formularelor HR, susținerea unui interviu de ieșire și altele. În funcție de companie, pot exista mai multe planuri de offboarding, configurate pentru anumite departamente sau divizii, care au cerințe și pași diferiți față de planul principal.
In addition to an offboarding plan, the employee record must be updated to reflect their departure, log the reason why they left, and close any open activities associated with the employee.
Vezi planul de offboarding¶
Before offboarding can begin, it is recommended to check the default offboarding plan that comes preconfigured with the Employees app. To view the current default plan, navigate to . Click Offboarding to view the detailed offboarding plan form.
Pașii planului de offboarding¶
The default Offboarding plan is minimal, with two default steps (three if the Fleet app is installed). All steps are To-Do activities, and are scheduled for the day the offboarding plan is launched (0 days Before Plan Date). The default steps are:
Organize knowledge transfer inside the team: The manager must ensure all knowledge the employee has relating to their job position is either documented or shared with colleagues so there is no knowledge gap.
Take Back Fleet: The fleet manager ensures any vehicles assigned to the employee are either unassigned (available for other employees) or the next driver is assigned. This step only appears if the Fleet app is installed.
Recuperează materialele HR: Managerul trebuie să obțină toate documentele și materialele solicitate de departamentul HR. Este recomandat să se verifice cu departamentul HR pentru a se asigura că tot ce este necesar pentru acest pas a fost finalizat.
Modifică planul de offboarding¶
Planul implicit de offboarding este minimal, astfel încât să poată fi modificat pentru a se adapta nevoilor oricărei companii. Fiecare companie are cerințe diferite, de aceea este necesar să adaugi pașii necesari în planul de offboarding.
If the offboarding plan is universal, add or modify the default offboarding plan. If the offboarding plan needed is only for a specific department, then a new plan should be created, specifically for that department.
To modify the default plan, first navigate to , then click on Offboarding.
To modify a step, click on the step and an Open: Activities pop-up window appears. Make any desired modifications to the step, then click Save to accept the changes and close the pop-up window.
Pentru a adăuga un pas nou, apasă Adaugă o linie la finalul listei de activități din fila Activități de creat, iar o fereastră pop-up Creează activități va apărea. Completează toate informațiile în fereastră, apoi apasă Salvează și închide dacă nu mai sunt alți pași de adăugat sau Salvează și nou dacă mai sunt necesari pași suplimentari.
Configurează toți pașii doriți pentru planul de offboarding.
Creează plan de offboarding¶
În unele companii, pot fi necesare planuri de offboarding specifice pentru anumite departamente. În aceste cazuri, poate fi nevoie de un plan de offboarding nou, dedicat departamentului respectiv.
To create a new onboarding plan, navigate to . Click the New button in the upper-left corner, and a blank Employee Plans form loads.
Enter the Plan Name, and select the Department using the drop-down menu. This creates a plan exclusively for that department.
Add the various offboarding activities by clicking Add a line in the Activities To Create tab, and configure each activity.
Introduceți următoarele informații în formular:
Plan Name: The specific name for the plan.
Model: Acest câmp specifică unde poate fi folosit planul. În acest caz, în aplicația Angajați. Acest câmp nu poate fi modificat.
Department: If left blank (the default setting) the plan is available for all departments. To make the plan department-specific, select a department using the drop-down menu.
Next, add the various steps for the plan by clicking Add a line at the bottom of the listed activities in the Activities To Create tab, and a blank Create Activities pop-up window appears.
Completează următoarele informații în fereastra pop-up:
Activity Type: Using the drop-down menu, select the specific activity to be scheduled. The default options are To-Do, Email, Call, Meeting, Document, or Certifications. If the Sign app is installed, a Signature option is available.
Sumar: Introdu o scurtă descriere pentru acest pas.
Atribuire: Folosește meniul derulant pentru a selecta persoana care va efectua activitatea. Opțiunile implicite sunt: Întreabă la lansare, Utilizator implicit, Antrenor, Manager și Angajat. Dacă aplicația Flotă este instalată, este disponibilă și opțiunea Manager flotă.
Notă
Selecția pentru rolul Atribuire este în raport cu angajatul. Dacă este selectat Antrenor, antrenorul angajatului va fi atribuit activității.
Dacă este selectat Utilizator implicit, va apărea câmpul Atribuit lui. Folosește meniul derulant pentru a selecta utilizatorul care va primi întotdeauna această activitate.
Interval: Configurează câmpurile din această linie pentru a stabili data scadentă a activității. Introdu un număr în primul câmp, apoi folosește meniurile derulante din următoarele două câmpuri pentru a configura când să fie creată data scadentă; (
#) de zile, săptămâni sau luni, fie Înainte de data planului, fie După data planului.
When the Create Activities form is completed, click Save & Close if there are no other steps to add, or click Save & New to add more steps, as needed.
Example
O companie specializată în programe de artă după școală are două planuri de offboarding separate: unul pentru profesorii care lucrează pe teren și unul pentru angajații de birou.
Planul de offboarding pentru profesori este setat pentru departamentul Profesori program artă și include sarcini specializate pentru aceste roluri. Acestea includ asigurarea că toate materialele de artă sunt inventariate și returnate, toate formularele de feedback ale elevilor sunt predate și toate legitimațiile și cheile de acces pentru diverse locații sunt returnate.
Lansează planul de offboarding¶
After an employee has given notice (typically two weeks) or once the company has decided to terminate the working relationship with the employee, the offboarding plan should be launched. Navigate to the and click on the departing employee profile. Click the Launch Plan button, and a blank Launch Plan pop-up window loads.
The top of the screen displays a button for each available plan, as well as a button for the various available activities. Click the desired offboarding plan to select it. Then, using the calendar selector, set a date in the Due Date field. This is typically the employee’s last day, but any date can be selected.
The Plan Summary section of the Launch Plan pop-up window displays all the steps in the selected plan, along with the user icon for the person assigned to each activity.
Click the Schedule button, and Odoo schedules everything in the plan, according to their respective due dates.
Arhivează un angajat¶
În Odoo, când un angajat părăsește compania, acesta trebuie arhivat. Acest pas trebuie făcut după ce angajatul a fost complet offboardat. Pentru a arhiva un angajat, accesează . De aici, găsește angajatul care părăsește compania și apasă pe cardul său de angajat.
The employee form loads, displaying all their information. Click the (gear) icon in the top-left corner, and a drop-down menu appears. Click Archive, and an Employee Termination pop-up window appears.
Completați următoarele câmpuri din formular:
Employees: The selected employee populates this field by default. Multiple employees can be archived at once by adding the additional employees to archive in this field.
Motivul plecării: Selectează un motiv pentru care angajatul pleacă din meniul derulant. Opțiunile implicite sunt:
Concediat: Selectează această opțiune când un angajat este concediat, iar compania a notificat acest lucru.
Demisie: Selectează această opțiune când angajatul nu mai dorește să fie angajat și a notificat compania.
Retired: Select this option when the employee is retiring.
Notă
If a new departure reason is needed, a new one can be created. Close the Employee Termination pop-up window, and navigate to . Click the New button, and a blank line appears at the bottom of the list. Enter the new reason, and click Save.
Data de sfârșit a contractului: Folosește selectorul de calendar pentru a selecta ultima zi în care angajatul lucrează pentru companie.
Motiv detaliat: Introdu o scurtă descriere a motivului plecării angajatului în acest câmp.
Close Activities: Click the checkbox next to each type of activity to close or delete any open activities associated with it. It is recommended to click all checkboxes that are applicable. The available options are:
Contract: Applies an end date for the current contract.
Company Car: Removes the employee as the driver for their current company car, and assigns the next driver, if applicable.
Equipment: Unassigns the employee from any assigned equipment.
Appraisals: Cancels all appraisals scheduled after the contract end date.
When the form is complete, click Apply. The employee record is archived, and a red Archived banner appears in the top-right corner of the employee form. The chatter logs the various details, including the Departure Date, Departure Reason, Contract End Date, the dates for the last work entries, and the employee version that was archived.
Notă
If any issues exist that prevent Odoo from archiving the employee, the detailed reasons appear in
a red warning box in the Employee Termination pop-up window. The warning states The plan
"(Plan Name)" cannot be launched, then lists the various steps that must be done before
archiving the employee.