Închidere de sfârșit de an¶

Închiderea de sfârșit de an este esențială pentru menținerea exactității financiare, respectarea reglementărilor, luarea deciziilor informate și asigurarea transparenței în raportare.

Vedeți și

Declarația fiscală

Ani fiscali¶

În mod implicit, anul fiscal este setat să dureze 12 luni și se termină pe 31 decembrie. Cu toate acestea, durata și data de sfârșit pot varia din considerente culturale, administrative și economice.

Pentru a modifica aceste valori, accesați Contabilitate ‣ Configurare ‣ Setări. În secțiunea Perioade fiscale, modificați câmpul Ultima zi dacă este necesar.

Dacă perioada durează mai mult sau mai puțin de 12 luni, activați Ani Fiscali și Salvare. Reveniți la secțiunea Perioade Fiscale și faceți clic pe Ani Fiscali. Apoi, faceți clic pe Nou, dați-i un Nume și atât o Dată de Început, cât și o Dată de Sfârșit.

Notă

Odată ce perioada fiscală setată s-a încheiat, Odoo revine automat la periodicitatea implicită, luând în considerare valoarea specificată în câmpul Ultima Zi.

Lista de verificare de sfârșit de an¶

Înainte de închidere¶

Înainte de închiderea unui an fiscal, asigurați-vă că totul este exact și actualizat:

Asigurați-vă că toate conturile bancare sunt complet reconciliate până la sfârșitul anului și confirmați că soldurile finale din registre corespund soldurilor din extrasele bancare.
Confirmați că toate facturile clienților și facturile furnizorilor au fost create și toate înregistrările tip ciornă au fost fie confirmate, fie anulate, după caz.
Asigurați-vă de exactitatea tuturor cheltuielilor și validați-le.
Verificați că toate plățile primite au fost codificate și confirmate.
Închideți toate conturile de suspendare.
Asigurați-vă că împrumuturile sunt înregistrate corect pentru calculele automate de amortizare.
Revizuiți creanțele și datoriile restante mai vechi de 60 de zile și evaluați dacă este necesar un provizion pentru obligații incerte sau o provizie pentru creanțe îndoielnice.
Rezervați toate intrările depreciation și venit amânat.

Închiderea unui an fiscal¶

Apoi, pentru a închide anul fiscal:

Rulați un raport fiscal și verificați că toate informațiile fiscale sunt corecte.
Reconciliați toate conturile din bilantul contabil:
- Actualizați soldurile bancare în Odoo pentru a reflecta soldurile efective conform extraselor bancare.
- Reconciliați toate tranzacțiile din conturile de numerar și bancă rulând rapoartele creanțe pe vechime și datorii pe vechime.
- Auditați toate conturile, înțelegând complet toate tranzacțiile și natura lor, inclusiv împrumuturile și activele fixe.
- Opțional, asociați plățile pentru a valida orice facturi de furnizor deschise și facturi de clienți cu plățile lor. Deși acest pas este opțional, ar putea ajuta procesul de închidere de sfârșit de an dacă toate plățile și facturile restante sunt reconciliate, găsind potențial erori sau greșeli în sistem.

În continuare, contabilul verifică probabil elementele bilanțului și înregistrările contabile pentru:

ajustări manuale la sfârșitul anului,

lucru in curs,

intrări în jurnalul deprecierii,

împrumuturi,

ajustări fiscale,

etc.

În timpul auditului de sfârșit de an, contabilul poate imprima copii pe hârtie a tuturor elementelor din bilanț (de exemplu, împrumuturi, conturi bancare, plăți în avans, declarații de taxe pe vânzări) pentru a le compara cu soldurile înregistrate în Odoo.

Sfat

Ca parte a acestui proces, stabilirea unei date de Blocare totală pentru ultima zi (inclusiv) a anului fiscal precedent este o practică bună. Aceasta asigură că înregistrările din jurnal cu o dată contabilă la sau înainte de data de blocare nu pot fi create sau modificate în timpul auditului. Utilizatorii cu drepturi de acces de administrator pot în continuare crea și edita înregistrări dacă este configurată o excepție.

Data blocare tot¶

Setarea unei date de blocare previne modificările la orice înregistrări de jurnal contabilizate cu o dată contabilă la sau înainte de data de blocare. De asemenea, previne contabilizarea de noi înregistrări cu o dată contabilă la sau înainte de data de blocare. În astfel de cazuri, sistemul setează automat data contabilă la ziua următoare după data de blocare.

Pentru a seta o dată Blocare Tot, accesați Contabilitate ‣ Contabilitate ‣ Date de Blocare. În fereastra Blochează Înregistrările de Jurnal, setați data Blocare Tot și apăsați Salvează.

După stabilirea datei de Blocare totală, o excepție poate fi făcută dacă este necesară o modificare.

Excepție pentru data de blocare¶

Utilizatorii cu drepturi de acces de Administrator la aplicația Contabilitate pot crea excepții. Pentru aceasta:

După stabilirea și salvarea unei date de blocare, accesați Contabilitate ‣ Contabilitate ‣ Date de blocare. În fereastra Blocare înregistrări jurnal, eliminați data de Blocare totală.
În bannerul Excepție, alegeți dacă această excepție ar trebui stabilită pentru mine (utilizatorul curent) sau pentru toată lumea, și cât timp ar trebui să dureze.
Un Motiv pentru această excepție poate fi adăugat.
Toate aceste informații sunt înregistrate în chatter-ul înregistrării companiei.

Sfat

Pentru a elimina o dată de blocare după ce a fost salvată, configurați excepția să se aplice pentru toată lumea și stabiliți durata la permanent. Aceasta nu se aplică datei de Blocare totală, care este ireversibilă pentru a asigura inalterabilitatea și pentru a îndeplini cerințele contabile din anumite țări.

Rezultatul exercițiului curent¶

Important

În versiunile anterioare Odoo 19, rezultatul exercițiului curent era gestionat diferit. Pentru consistență în istoricul raportării, utilizatorii care fac upgrade ar trebui să revizuiască exercițiile fiscale anterioare și să înregistreze explicit rezultatele care anterior erau gestionate implicit de sistem. Aceste înregistrări manuale în jurnal ar trebui făcute în ordine cronologică. Pentru mai multe informații despre motivul acestei modificări și cum se compară versiunile anterioare Odoo 19 cu versiunile ulterioare, consultă această postare pe blog.

La sfârșitul unui an fiscal, o companie va avea aproape întotdeauna un profit net sau o pierdere netă care este calculată prin însumarea conturilor de venituri și cheltuieli din contul de profit și pierdere. Odoo afișează rezultatul pentru anul N ca o linie dinamică numită Rezultat reportat în balanța de verificare și cartea mare a anului N+1. Pentru a șterge această linie dinamică, creați o înregistrare jurnal manuală în anul N pentru rezultatul de final de an utilizând un cont de tip Rezultatul exercițiului curent.

Echilibrarea balanței de verificare¶

O balanță de verificare este, implicit, întotdeauna echilibrată (ceea ce înseamnă că suma debitelor este egală cu suma creditelor) deoarece înregistrează suma tuturor înregistrărilor din jurnal care sunt ele însele echilibrate. Cu toate acestea, conturile de bilanț (active, pasive și capitaluri proprii) își transferă soldurile din anii fiscali anteriori, în timp ce conturile de profit și pierdere (venituri, cheltuieli și conturi de repartizare) se resetează la zero la începutul unui nou an fiscal. Această diferență în comportamentul conturilor ar lăsa balanța de verificare dezechilibrată dacă nu ar fi linia dinamică - Rezultat reportat - care echilibrează temporar această diferență până când se face o înregistrare jurnal manuală explicită pentru repartizarea profitului sau pierderii. Postarea unei înregistrări explicite într-un cont de rezultat al exercițiului curent la sfârșitul anului „neutralizează” linia dinamică și asigură că balanța de verificare este echilibrată prin articole de jurnal reale. Această înregistrare jurnal manuală nu trebuie făcută imediat după încheierea anului fiscal deoarece balanța de verificare este întotdeauna echilibrată, dar ori de câte ori profitul/pierderea companiei este gata să fie repartizat(ă), această înregistrare jurnal manuală înlocuiește linia dinamică.

Conturi de alocare (rezultatul exercițiului curent)¶

Conturile de alocare (numite și după tipul lor de cont, rezultatul exercițiului curent) sunt folosite pentru a aloca profitul sau pierderea unei companii, indiferent dacă această alocare este către rezerve, dividende sau orice altă destinație. Există câteva informații esențiale de știut despre aceste conturi și cum funcționează:

Resetare anuală: Ca și conturile de venituri și cheltuieli care se regăsesc de asemenea în contul de profit și pierdere, conturile de alocare au soldurile lor de deschidere resetate la începutul unui an fiscal.
Prezentare în contul de profit și pierdere: Aceste conturi apar în partea de jos a situației profit și pierdere.
Fără efect asupra profitului: Spre deosebire de conturile de venituri și cheltuieli, aceste conturi nu afectează calculul profitului net.
Corespondente în bilanț: Doar corespondentele înregistrărilor din jurnal care debitează sau creditează conturile de alocare (de exemplu, conturile de dividende de plătit sau conturile de rezerve) apar în bilanț. Acest lucru menține o separare strictă între procesul de distribuire a profitului și pasivele sau capitalurile proprii rezultate.

Înregistrare manuală în jurnal¶

Pentru a totaliza veniturile și cheltuielile și a înlocui linia dinamică Rezultat reportat cu un articol de jurnal explicit care echilibrează balanța de verificare, creați o înregistrare jurnal manuală urmând acești pași:

Accesați Contabilitate ‣ Contabilitate ‣ Înregistrări în jurnal.
Faceți clic pe butonul Nou.
Adăugați o Referință precum Închidere anuală [AN], înlocuind [AN] cu anul curent.
Setați Data contabilă la sfârșitul anului fiscal în care a fost înregistrat profitul sau pierderea.
În fila Articole jurnal, adăugați liniile de repartizare necesare. În cazul înregistrării unui profit, debitați unul sau mai multe conturi de repartizare (rezultatul exercițiului curent). În cazul înregistrării unei pierderi, creditați unul sau mai multe conturi de repartizare (rezultatul exercițiului curent). Oricum, pentru a distribui complet profitul sau pierderea anului, suma ar trebui să fie egală cu suma care se află pe linia dinamică Rezultat reportat din balanța de verificare pentru anul următor celui în care a fost înregistrat profitul sau pierderea.
Adăugați una sau mai multe linii suplimentare care creditează (în cazul unui profit) sau debitează (în cazul unei pierderi) unul sau mai multe conturi de destinație pentru a echilibra înregistrarea din jurnal. În funcție de localizare și situație, contul (conturile) de destinație va (vor) varia, dar ar putea fi alte conturi de alocare (rezultatul exercițiului curent), conturi de capital propriu, conturi de datorii curente sau o combinație a acestora. Suma acestor linii trebuie să echilibreze linia (liniile) din pasul anterior.
Faceți clic pe Postare.

Example

În funcție de localizare și situație, conturile implicate vor varia. Următorul exemplu ilustrează o potențială înregistrare în jurnal folosind conturi din principiile contabile general acceptate belgiene / codul societăților și asociațiilor - wetboek van vennootschappen en verenigingen. Acest exemplu debitează trei conturi diferite de alocare (rezultatul exercițiului curent) și creditează trei conturi diferite de destinație (două conturi de capital propriu și un cont de datorii curente).

Destinație	Cont de alocare profit și pierdere (Debit)	Cont de destinație în bilanț (Credit)
Rezervă legală	692000 Alocări către rezerva legală	130000 Rezervă legală
Reportat	693000 Profituri de reportat	140000 Profit reportat
Dividende	694000 Compensație pentru contribuții	471000 Dividende - perioada financiară curentă

Închidere anuală¶

Pentru a finaliza procesul de sfârșit de an fiscal și a completa închiderea anuală, accesați tabloul de bord Contabilitate și faceți clic pe Declarații fiscale din jurnalul Declarații fiscale din tabloul de bord Contabilitate. Alternativ, accesați Contabilitate ‣ Contabilitate ‣ Declarații fiscale.

Această vizualizare afișează o listă cronologică a tuturor declarațiilor în așteptare, inclusiv declarațiile fiscale, plățile în avans (pe baza localizării fiscale) și închiderile anuale. O Închidere anuală în așteptare urmează doi pași: revizuire și trimitere. Elementul Închidere anuală include:

O perioadă (an).
O dată limită.
Compania asociată și sucursalele, dacă este cazul.
Pași de acțiune, cum ar fi Revizuire și Trimitere, care devin verzi când sunt finalizate.
Butoane de acțiune pentru sarcinile cheie.
Un meniu (puncte de suspensie verticale) pentru opțiuni suplimentare.

Notă

Înainte de a fi revizuită închiderea anuală, numărul de verificări de validare a închiderii În așteptare sau Reușite este afișat în roșu, respectiv verde.
Dacă data limită Deadline a trecut, apare în roșu.

Revizuiește¶

Pentru a începe revizuirea unei închideri anuale, faceți clic pe linia închiderii anuale. Vizualizarea verificărilor închiderii anuale afișează următoarele, în funcție de localizarea fiscală:

Plăți restante per partener: Revizuiți plățile restante fără partener.

Încasări restante per partener: Revizuiți încasările restante fără partener.

Reconciliere bancară: Reconciliați toate tranzacțiile din contul bancar până la sfârșitul anului.

Înregistrări amânate: Asigurați-vă că datele de început și de sfârșit sunt setate corect pe facturi și chitanțe.

Repartizarea rezultatului: După ajustări, transferați rezultatul reportat într-un cont de capitaluri proprii.

Active fixe: Asigurați-vă că activele sunt înregistrate corespunzător pentru calculul automat al amortizării.

Împrumuturi: Asigurați-vă că împrumuturile sunt înregistrate corespunzător pentru calculele automate de amortizare.

Ajustări manuale: Finalizați orice ajustări manuale și verificări interne necesare.

Fără înregistrări ciornă: Revizuiți și înregistrați facturile, chitanțele și înregistrările ciornă din perioadă sau modificați data contabilă.

Plăți restante scadente: Revizuiți plățile restante scadente de peste 60 de zile și evaluați necesitatea unui provizion pentru datorii incerte.

Încasări restante scadente: Revizuiți încasările restante scadente de peste 60 de zile și evaluați necesitatea unui provizion pentru conturi îndoielnice sau provizion pentru pierderi de credit așteptate, conform ghidurilor IFRS 9.

Total încasări: Verificați că totalul încasărilor restante este egal cu soldul contului de clienți.

Total plăți: Verificați că totalul plăților restante este egal cu soldul contului de furnizori.

Unele verificări sunt efectuate automat, în timp ce altele servesc ca memento pentru a revizui sarcini esențiale. Fiecare card de verificare este etichetat fie ca:

Revizuit (evidențiat în verde): Verificarea a fost reușită.
De revizuit (evidențiat în gri): Este necesară o acțiune înainte ca verificarea să poată fi marcată manual ca Revizuit sau Supravegheată.
Anomalie (evidențiat în roșu): Verificarea automată detectează o problemă. Există două opțiuni:
- Faceți clic pe cardul verificării eșuate pentru a remedia problema.
- Faceți clic pe Anomalie și selectați Revizuit sau Supravegheate pentru a trece verificarea fără a remedia problema.

Odată ce toate verificările de validare a închiderii au fost reușite, fie etichetate ca Revizuit, fie Supravegheată, faceți clic pe Validează pentru a finaliza etapa Revizuire. Închiderea anuală poate fi apoi trimisă.

Sfat

Pentru a adăuga verificări personalizate, activați modul dezvoltator și accesați Contabilitate ‣ Configurare ‣ Verificare. Apoi, faceți clic pe Nou și completați câmpurile necesare.
Toate schimbările de stare ale verificărilor sunt înregistrate în chatter.

Trimite¶

Odată ce o declarație fiscală a finalizat etapa Revizuire, faceți clic pe Trimite.

Dacă apare o fereastră pop-up Instrucțiuni de trimitere, în funcție de localizarea fiscală, urmați Instrucțiunile locale și faceți clic pe Marchează ca trimis.

Sfat

Pentru a revizui verificările înainte de a trimite închiderea anuală, faceți clic pe pictograma (elipsă verticală) de pe linia închiderii anuale și selectați Resetează.

Editează pe GitHub