CRM activities and activity plans¶
Within the CRM app, activities are follow-up tasks tied to leads and opportunities that are visible in the chatter. A set of preconfigured activity types is available in the CRM app, but custom activity types may also be created to suit business needs. To view the list of available activity types in the CRM app, open the app and navigate to . This page shows both Odoo-created activities and any custom activities.
Notă
Different applications support different activity types. To see the complete list of activity types, go to the , then scroll to the Discuss section, and click the Activity Types link.
Default and custom activity types¶
The preconfigured activity types for the CRM app are:
Email: Adds a reminder to the chatter prompting the salesperson to send an email.
Call: Opens a calendar link where the salesperson can schedule a phone call.
Meeting: Opens a calendar link where the salesperson can schedule a meeting.
To Do: Adds a general reminder task to the chatter.
Upload Document: Adds a link on the activity where an external document can be uploaded. Note that the Documents app is not required to utilize this activity type.
Notă
If other Odoo applications are installed, such as Sales or Accounting, additional activity types may appear in the CRM app’s Activity Types page.
Create a custom activity type¶
To create a custom activity type, navigate to the Activity Types page and click New at the top-left of the page to open a blank form. Start by entering a Name for the new activity type.
Setări de activitate¶
Acțiune¶
The Action field specifies what action the activity prompts from the salesperson assigned to the opportunity. Some actions trigger specific behaviors after an activity is scheduled instead of when the activity is added to an opportunity.
Dacă este selectat Încărcați document, un link pentru a încărca un document este adăugat direct la activitatea planificată în chatter.
Dacă sunt selectate fie Apel telefonic, fie Întâlnire, utilizatorii au opțiunea de a-și deschide calendarul pentru a programa o oră pentru această activitate.
Dacă este selectat Solicitare semnătură, se adaugă un link la activitatea planificată în chatter care deschide o fereastră pop-up pentru cererea de semnătură.
Notă
The actions available for an activity type may vary depending on the applications currently installed in the database.
Utilizator implicit¶
Pentru a atribui automat această activitate unui anumit utilizator atunci când acest tip de activitate este programat, alegeți un nume din meniul drop-down Utilizator implicit. Dacă acest câmp este lăsat necompletat, activitatea este atribuită utilizatorului care creează activitatea.
Rezumat implicit¶
The Default Summary serves as the title for activities when choosing them on opportunities and leads. These will be visible to users such as salespeople and managers, whereas the Name at the top of an Activity Type form is how the activity appears within the CRM app’s configuration.
Schedule¶
Set a default deadline for the custom activity in the Schedule field. To do so, configure the desired number of days, weeks, or months. Then, decide if the deadline should occur after previous activity completion date or after previous activity deadline.
Notă
The default setting of after previous activity deadline means the date the deadline is set for, regardless of whether or not the deadline was actually met. To ensure that an activity is scheduled only when the preceding activity is complete, use the after previous activity completion date option.
Default Note¶
To include notes whenever this activity type is created, enter them into the Default Note field. This can be used to include instructions for another user, as in the sample text in this field.
Notă
The information in all of the preceding fields is automatically included when an activity is created within an opportunity. However, the info can still be altered before the activity is scheduled or saved.
Următoarea activitate¶
To automatically suggest or trigger a new activity after an activity has been marked complete, the Chaining Type must be set.
Suggest the next activity¶
Dacă o activitate are Tipul de înlănțuire setat la Sugerează următoarea activitate și are activități listate în câmpul Sugerare, utilizatorilor li se prezintă recomandări pentru activități ca pașii următori.
În câmpul Tip de înlănțuire, selectați Sugerați următoarea activitate. După ce faceți acest lucru, câmpul de dedesubt se schimbă în: Sugerare. Faceți clic pe meniul derulant câmp Sugerare pentru a selecta activitățile de recomandat ca sarcini ulterioare pentru acest tip de activitate.
Trigger the next activity¶
Când o activitate are Tipul de înlănțuire setat la Trigger Next Activity, marcarea activității ca Done lansează imediat următoarea activitate listată în câmpul Trigger.
Setarea Tipul de înlănțuire la Trigger Next Activity lansează imediat următoarea activitate odată ce cea anterioară este finalizată.
Dacă Trigger Next Activity este selectat în câmpul Chaining Type, câmpul de dedesubt se schimbă în: Trigger. Din meniul derulant câmp Trigger, selectați activitatea care ar trebui să fie lansată odată ce această activitate este finalizată.
Email templates¶
Select or create an email template to be suggested when the activity is added to an opportunity. The template will appear alongside the activity in the chatter and can be sent as-is or edited by a user.
Urmărirea activității¶
To keep the pipeline up to date with the most accurate view of the status of activities, as soon as a lead is interacted with, the associated activity should be marked as Done. This ensures the next activity can be scheduled as needed. It also prevents the pipeline from becoming cluttered with past-due activities.
Conducta este cea mai eficientă atunci când este ținută la zi și exactă la interacțiunile pe care le urmărește.
Planuri de activitate¶
Activity plans are preconfigured sequences of activities. When an activity plan is launched, every activity in the sequence and any activities set to trigger off of activities within the sequence are scheduled automatically.
To create a new plan, navigate to . Click New at the top-left of the page to open a blank Lead Activity Plans form.
Enter a name for the new plan in the Plan Name field. On the Activities To Create tab, click Add a line to add a new activity.
Selectați un Tip de activitate din meniul drop-down. Faceți clic pe Căutați mai multe pentru a vedea o listă completă a tipurilor de activități disponibile sau pentru a crea un unul nou.
Next, in the Summary field, either leave this blank to use activity’s Default Summary or enter a new summary of what the activity entails. Entering a new summary does not overwrite an existing Default Summary. The contents of this field are included with the scheduled activity, and can be edited later.
În câmpul Tarcare, selectați una dintre următoarele opțiuni:
Ask at launch: Activities are assigned to a user when the plan is scheduled. By default, they will be assigned to the user creating the activity, even if they’re not the user responsible for the opportunity the activity is being created on.
Default user: Activities are always assigned to a specific user.
Dacă Utilizator implicit este selectat în câmpul Atribuire, alegeți un utilizator în câmpul Atribuit la.
Sfat
Planurile de activitate pot prezenta activități care sunt atribuite utilizatorilor impliciti și utilizatorilor alocați la lansarea planului.
Next, configure the timeline for the activity. Activities can be scheduled to occur either before the plan date or after. Scheduling activities before the plan date can be useful for activities scheduled in the future that require some preparation beforehand. Use the Interval and Units fields to set the deadline for this activity. Lastly, in the Trigger field, select whether the activity should occur before or after the plan date.
Example
Un plan de activitate este creat pentru a gestiona clienții potențiali cu prioritate ridicată. Mai exact, acești clienți potențiali ar trebui contactați rapid, cu o întâlnire programată în termen de două zile de la contactul inițial. Planul este configurat cu următoarele activități:
Trimiteți un e-mail cu două zile înainte de data planului
Întâlnire cu zero zile înainte de data planului
Faceți o ofertă la trei zile după data planului
Încărcați documentul la trei zile după data planului
Urmărire cinci zile după data planului
Aceasta stabilește data planului ca termen limită a întâlnirii, care este obiectivul planului. Înainte de această dată, există timp pentru a contacta clientul și a se pregăti pentru întâlnire. După această dată, agentul de vânzări are timp să creeze o ofertă, să încarce documentul și să urmărească.
Repetați acești pași pentru fiecare activitate inclusă în plan.
Use an activity plan¶
To use an activity plan with a CRM opportunity, navigate to and click on the Kanban card of an opportunity to open it.
Above the opportunity’s chatter, click Activity to open the Schedule Activity pop-up window.
In the Plan field, select the desired activity plan to launch from the section above the individual activities. This generates a Plan Summary, listing out the activities included in the plan. Select a Due Date using the calendar popover. This automatically updates the Plan summary with deadlines based on the intervals configured in the activity plan.
Select a user in the Responsible field. This user is assigned to any of the activities on the plan that were configured with Ask at launch in the Assignment field.
Click Schedule. The details of the plan are added to the Planned Activities section of the chatter, in addition to each of the activities that make up the plan.
Vezi și