Recepție

Aplicația Frontdesk Odoo oferă o modalitate pentru vizitatori de a se înregistra într-o clădire sau locație și de a alerta persoana cu care se întâlnesc despre sosirea lor. De asemenea, pot solicita să li se aducă o băutură preconfigurată, în timp ce așteaptă.

Această aplicație este ideală pentru companiile care nu au pe cineva la recepție sau pentru locațiile fără o zonă de așteptare desemnată pentru oaspeți și vizitatori.

Configurare

Primul element de configurat în aplicația Frontdesk este stația, urmată de orice selecții de băuturi care pot fi oferite opțional.

Stații

În aplicația Frontdesk Odoo, o Stație poate fi considerată orice locație unde cineva se poate înregistra și aștepta un angajat. De obicei, aceasta este o formă de sală de așteptare, cum ar fi un hol. Fiecare stație are un chioșc unde vizitatorii se înregistrează.

Când configurați aplicația Frontdesk, trebuie configurată cel puțin o stație, dar nu există limită pentru câte stații pot fi create și configurate.

Pentru a crea o stație, navigați la Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Stations și faceți clic pe New. Când faceți clic, apare un formular de recepție necompletat.

Introduceți următoarele informații în formular:

  • Nume Frontdesk: introduceți un nume pentru locația specifică a frontdesk-ului. Acesta ar trebui să fie scurt și ușor de identificat, cum ar fi Recepție sau Hol principal. Acest câmp este obligatoriu pentru a crea o stație.

  • Responsabili: selectați persoana (sau persoanele) care sunt alertate atunci când un vizitator se înregistrează folosind acest birou specific. Pot fi introduse selecții multiple. Acest câmp este necesar pentru a crea o stație.

  • URL Kiosk: acest câmp se completează automat după ce formularul frontdesk este salvat, cu cel puțin câmpurile Nume Frontdesk și Responsabili completate. Pentru a salva manual, faceți clic pe pictograma (Salvează manual) situată în partea de sus a formularului.

    Odată salvat, o adresă URL este generată în câmpul Adresa URL a chioșcului. Această adresă URL este o modalitate de accesare a chioșcului de recepție.

    Pentru a accesa chioșc, faceți clic pe butonul Copiați de la sfârșitul adresei URL și navigați la acea adresă URL într-un browser web. Această adresă URL deschide pagina de conectare la recepția respectivă a stației respective.

    Sfat

    Pentru a adăuga o imagine/fotografie la un formular frontdesk, treceți cursorul peste pictograma (cameră cu semnul «+») din colțul din dreapta sus al formularului pentru a dezvălui pictograma (Editează).

    Faceți clic pe pictograma (Editează) pentru a deschide un explorator de fișiere, navigați la imaginea/fotografia dorită, apoi faceți clic pe Deschide pentru a o selecta.

    Imaginea selectată pentru fotografia stației apare ca imagine de fundal pentru chioșcul stației.

Fila opțiuni

  • Selectare gazdă: dacă vizitatorul participă la o întâlnire, această opțiune îi permite vizitatorului să selecteze gazda întâlnirii dintr-o listă prezentată și să notifice acea persoană. Când este activată, apar câmpuri suplimentare, după cum este detaliat mai jos.

  • Authenticate Guest: dacă sunt necesare informații suplimentare când un oaspete se înregistrează, activați această opțiune și selectați care dintre următoarele sunt necesare:

    • E-mail: selectați dacă adresa de e-mail a oaspetelui este Necesar, Opțional, sau dacă informațiile nu sunt solicitate deloc (Niciuna).

    • Telefon: selectați dacă numărul de telefon al oaspetelui este Necesar, Opțional, sau dacă informațiile nu sunt solicitate deloc (Niciuna).

    • Organizație: selectați dacă organizația oaspetelui este Necesar, Opțional, sau dacă informațiile nu sunt solicitate deloc (Niciuna).

  • Temă: selectați modul de culoare al chioșcului. Alegeți fie Light sau Dark. Selecția Deschis afișează un fundal gri deschis pe chioșc, în timp ce selecția Dark afișează un fundal gri închis și negru.

  • Self Check-In: activați această opțiune pentru a prezenta un cod QR de check-in pe chioșc. Codul QR permite oaspeților să se înregistreze folosind dispozitivul mobil, în loc să folosească chioșcul. Această opțiune este recomandată pentru un chioșc aglomerat cu mai mulți oaspeți care se înregistrează în orice moment.

  • Oferă băuturi: activați această opțiune pentru a oferi oaspeților o băutură la check-in. Dacă această opțiune este activată, este necesar să configurați băuturile oferite, prin intermediul :guilabel :Configure Drinks link care apare când opțiunea este activată. Odată ce toate opțiunile de băutură sunt configurate, selectați fiecare băutură care va fi oferită folosind meniul derulant.

Notă

Următoarele opțiuni sunt vizibile numai în fila Opțiuni dacă opțiunea Selectare gazdă este activată.

  • Notifică prin e-mail: activați această opțiune pentru ca un e-mail să fie trimis persoanei pe care oaspetele o vizitează la check-in. Când este activat, un câmp Șablon de e-mail apare dedesubt, cu :guilabel:` Șablon de e-mail pentru recepție selectat.

    Pentru a schimba șablonul implicit de e-mail, faceți clic pe meniul derulant din câmpul Șablon de e-mail, apoi selectați un alt șablon de e-mail.

    Pentru a modifica șablonul selectat, faceți clic pe pictograma (Link intern) de la sfârșitul liniei și efectuați orice modificări ale șablonului.

  • Notificare prin SMS: activați această opțiune pentru a primi un mesaj SMS (text) către persoana pe care oaspetele o vizitează la check-in. Când este activat, un câmp Șablon SMS apare dedesubt, cu valoarea implicită Șablon SMS de recepție selectat.

    Pentru a schimba șablonul SMS implicit, faceți clic pe meniul derulant din câmpul Șablon SMS și selectați un alt șablon SMS.

    Pentru a modifica șablonul selectat, apasă pe pictograma (Link intern) de la finalul liniei și editează conținutul șablonului după dorință. Mesajul SMS poate avea maximum 242 de caractere, ceea ce încape în 4 mesaje SMS (UNICODE).

  • Notifică prin Discuss: această opțiune este activată implicit când este activată și opțiunea Selectare gazdă. Aceasta deschide o fereastră de mesaj în aplicația Discuss cu persoana la care vine vizitatorul, la check-in.

    Când este activată, apare un mesaj implicit pentru persoana la care vine vizitatorul. Aplicația Discuss trebuie să fie instalată pentru ca această opțiune să funcționeze.

Notă

Discuss este instalat în mod implicit la crearea unei baze de date Odoo și nu este luat în considerare pentru facturare. Atâta timp cât aplicația Discuss nu este dezinstalată intenționat, opțiunea Notify by Discuss funcționează.

Example

Formatul implicit al mesajului pentru opțiunea Notificare prin discuție este: (Recepție) Înregistrare: (Numele oaspetelui) (Numărul de telefon al oaspetelui) (Organizația) pentru a se întâlni (Numele angajatului).

Un exemplu de mesaj în Discuss ar putea fi: Check-in Recepție Principală: John Doe (555-555-5555) (Odoo, Inc.) pentru întâlnire cu Marc Demo.

Formularul stației de recepție cu toate informațiile completate.

Fila Mesaj lateral

Introduceți orice text dorit pentru a apărea pe chioșcul stației după ce un oaspete s-a înregistrat, cum ar fi un salut de bun venit sau orice instrucțiuni necesare. Textul apare pe pagina de confirmare, în partea dreaptă a ecranului, după ce un oaspete a finalizat procesul de check-in.

Băuturi

După ce o stație este creată, următorul pas este să configurezi băuturile pe care dorești să le oferi vizitatorilor.

Notă

Acest pas nu este necesar pentru funcționarea aplicației Frontdesk și trebuie configurat doar dacă se oferă băuturi oaspeților.

Pentru a adăuga o opțiune de băutură, navigați la Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Drinks și faceți clic pe New. Procedând astfel, dezvăluie un formular de băutură gol de configurat.

Introduceți următoarele informații în formularul de băutură:

  • Drink Name: introduceți numele opțiunii de băutură în acest câmp. Acest câmp este obligatoriu.

  • Persoane de notificat: utilizați meniul derulant din acest câmp pentru a selecta cine este notificat când este selectată băutura. În acest câmp pot fi introduse mai multe persoane. Acest câmp este obligatoriu.

  • Secvență: introduceți o valoare numerică în acest câmp pentru a indica unde în lista de opțiuni de băutură apare această opțiune specifică. Cu cât numărul este mai mic, cu atât băutura apare mai sus pe listă. De exemplu, introducerea numărului unu ar plasa acea băutură în partea de sus a listei și va apărea primul în secvență.

Sfat

Pentru a adăuga o imagine/fotografie la un formular de băutură, poziționează cursorul peste pictograma (cameră cu semnul «+») din colțul dreapta sus al formularului pentru a afișa pictograma (Editează).

Faceți clic pe pictograma (Editează) pentru a deschide un explorator de fișiere, navigați la imaginea/fotografia dorită, apoi faceți clic pe Deschide pentru a o selecta.

Imaginea selectată apare acum în câmpul de imagine și este setată ca imagine pentru băutură.

Formular de băutură cu informațiile completate pentru un espresso.

Tabloul de bord al stației

Sfat

Pentru a adăuga o imagine/fotografie la un formular de băutură, poziționează cursorul peste pictograma (cameră cu semnul «+») din colțul dreapta sus al formularului pentru a afișa pictograma (Editează).

Faceți clic pe pictograma (Editează) pentru a deschide un explorator de fișiere, navigați la imaginea/fotografia dorită, apoi faceți clic pe Deschide pentru a o selecta.

Imaginea selectată apare acum în câmpul de imagine și este setată ca imagine pentru băutură.

Configurare chioșc

Configurați fiecare chioșc pentru utilizare după configurarea diferitelor stații. Se recomandă utilizarea unui dispozitiv dedicat pentru fiecare chioșc de recepție, cum ar fi o tabletă.

Navigați la chioșc în unul dintre cele două moduri:

  • Navighează la tabloul de bord principal al aplicației Frontdesk și apasă butonul Deschide ghișeul pe cardul stației dorite. Kioskul se va deschide într-o filă nouă de browser.

  • Navigați la Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Stations și faceți clic pe stația dorită. Apoi, faceți clic pe butonul Copiați de la sfârșitul liniei Adresa URL a chioșcului și inserați adresa URL într-o nouă filă sau fereastră de browser.

Important

Odată ce un kiosk Frontdesk este accesat, fie cu butonul Deschide ghișeul, fie cu URL Kiosk, utilizatorul este delogat automat din baza de date pe acel dispozitiv.

Aceasta este o măsură de securitate menită să prevină accesul neautorizat la baza de date.

Raportare

Aplicația Frontdesk are două rapoarte disponibile: Vizitatori și Băuturi.

Pentru a accesa oricare dintre aceste rapoarte, navigați la Aplicația Frontdesk ‣ Raportare pentru a afișa un meniu derulant care conține opțiunile: Vizitatori și Băuturi.

Raportul Vizitatori afișează numărul de vizitatori pe lună, pentru anul curent. Raportul Băuturi arată câte cereri totale au fost făcute pentru fiecare băutură.

Ca și în cazul tuturor rapoartelor din Odoo, filtrele și grupurile pot fi modificate pentru a afișa și alte valori.

Vedeți și

  • frontdesk/vizitatori