Înregistrați cheltuielile

Înainte ca cheltuielile să poată fi rambursate, fiecare cheltuială individuală trebuie înregistrată în baza de date. Înregistrările de cheltuieli pot fi create în trei moduri diferite: introduceți manual o înregistrare de cheltuială, încărcați o chitanță sau trimiteți prin email o chitanță la o adresă de email preconfigurată.

Introduceți manual cheltuielile

Pentru a înregistra o cheltuială nouă, deschideți Aplicația Cheltuieli, care afișează pagina Cheltuielile Mele, în mod implicit.

Sfat

Această vizualizare poate fi accesată și din Aplicația Cheltuieli ‣ Cheltuielile Mele ‣ Cheltuielile Mele.

Apoi, faceți clic pe Nou și completați următoarele câmpuri din formularul care apare:

• Descriere: Introduceți o descriere scurtă pentru cheltuială. Aceasta ar trebui să fie concisă și informativă, cum ar fi prânz cu clientul sau hotel pentru conferință.

• Categorie: Selectați categoria de cheltuială din meniul derulant care corespunde cel mai aproape cheltuielii.

• Total: Introduceți suma totală plătită pentru cheltuială într-unul din două moduri:

  1. Dacă cheltuiala este pentru un singur articol/cheltuială și categoria selectată a fost pentru un singur articol, introduceți costul în câmpul Total (câmpul Cantitate este ascuns).

  2. Dacă cheltuiala este pentru multipli ai aceluiași articol/cheltuială cu preț fix, se afișează Prețul Unitar. Introduceți cantitatea în câmpul Cantitate și costul total este actualizat automat cu totalul corect. Costul total apare sub Cantitate.

     Example

     În cazul kilometrajului parcurs, Prețul Unitar este populat ca costul pe kilometru. Setați Cantitatea la numărul de kilometri parcurși și totalul este calculat.

• Taxe incluse: Dacă taxele au fost configurate pe categoria de cheltuieli, procentul și suma taxei apar automat după introducerea fie a Total, fie a Cantitatea.

  Notă

  Când o taxă este configurată pe o categorie de cheltuială, valoarea Taxe Incluse se actualizează în timp real, pe măsură ce Totalul sau Cantitatea este actualizată.

• Angajat: Folosind meniul derulant, selectați angajatul pentru care se adresează această cheltuială.

• Plătit De: Faceți clic pe butonul radio pentru a indica cine a plătit cheltuiala și ar trebui rambursat. Selectați fie Angajat (de rambursat) fie Companie. În funcție de categoria de cheltuială selectată, acest câmp poate să nu apară.

• Data Cheltuielii: Folosind fereastra de calendar care apare când acest câmp este apăsat, introduceți data când cheltuiala a fost efectuată.

• Cont: Folosind meniul derulant, selectați contul de cheltuială în care cheltuiala ar trebui înregistrată.

• Client de Refacturat: Dacă cheltuiala este ceva ce ar trebui plătit de un client, selectați CP și clientul care ar trebui facturat pentru această cheltuială din meniul derulant. Toate comenzile de vânzare din meniul derulant listează atât CP, cât și compania pentru care este scrisă comanda de vânzare. După ce cheltuiala este salvată, numele clientului dispare și doar CP este vizibilă pe cheltuială.

  Example

  Un client dorește să aibă o întâlnire la fața locului pentru proiectarea și instalarea unei grădini personalizate și este de acord să plătească cheltuielile asociate cu aceasta (cum ar fi călătoriile, hotelul, mesele etc.). Toate cheltuielile legate de acea întâlnire ar indica comanda de vânzare pentru grădina personalizată (care face referire și la client) ca Client de Refacturat.

• Distribuție Analitică: Selectați contul împotriva căruia cheltuiala ar trebui înregistrată din meniul derulant pentru fie Proiecte, Departamente sau ambele. Mai multe conturi pot fi listate pentru fiecare categorie, dacă este necesar. Ajustați procentajul pentru fiecare cont analitic tastând valoarea procentajului lângă fiecare cont.

• Companie: Dacă sunt configurate mai multe companii, selectați compania pentru care cheltuiala ar trebui înregistrată din meniul derulant. Compania curentă populează automat acest câmp.

• Note…: Dacă sunt necesare note pentru a clarifica cheltuiala, introduceți-le în câmpul de note.

Atașați chitanțele

După ce înregistrarea cheltuielii este creată, următorul pas este să atașați o chitanță. Faceți clic pe butonul Atașează Chitanța și apare un explorator de fișiere. Navigați la chitanța de atașat și faceți clic pe Deschide.

Noua chitanță este înregistrată în conversație și numărul de chitanțe apare lângă pictograma (agrafă). Mai multe chitanțe pot fi atașate la o înregistrare individuală de cheltuială, după caz.

Încărcați cheltuielile

Este posibil să aveți înregistrări de cheltuieli create automat, prin încărcarea unei chitanțe PDF. Această funcție necesită activarea unei setări și achiziționarea de credite IAP.

Setări de digitalizare

Pentru a activa scanarea chitanțelor, navigați la Aplicația Cheltuieli ‣ Configurare ‣ Setări și bifați caseta de selectare de lângă opțiunea Digitizarea Cheltuielilor (OCR). Apoi, faceți clic pe Salvează. Când este activată, apar opțiuni suplimentare. Faceți clic pe butonul radio corespunzător pentru a selecta una dintre următoarele opțiuni:

• Nu digitiza: oprește digitizarea chitanțelor.

• Digitizează doar la cerere: digitizează chitanțele doar când este solicitat. Un buton Digitizează documentul apare pe înregistrările de cheltuieli. Când este apăsat, chitanța este scanată și înregistrarea cheltuielii este actualizată.

• Digitizează automat: digitizează automat toate chitanțele când sunt încărcate.

Sub aceste opțiuni sunt două legături suplimentare. Faceți clic pe legătura Cumpărați credite pentru a achiziționa credite pentru digitizarea chitanțelor. Faceți clic pe legătura Vizualizați Serviciile Mele pentru a vedea o listă cu toate serviciile curente și soldurile lor rămase de credite.

Pentru mai multe informații despre digitizarea documentelor și IAP-uri, consultați documentația Achiziție în aplicație (IAP).

Notă

Când opțiunea Digitizarea Cheltuielilor (OCR) este activată, este instalat un modul necesar, astfel încât chitanțele să poată fi scanate. Dezactivarea acestei opțiuni dezinstalează modulul.

Dacă, la un moment dat, există dorința de a opri temporar digitizarea chitanțelor, selectați opțiunea Nu digitiza. Motivul pentru care această opțiune este disponibilă este ca modulul să nu fie dezinstalat, permițând ca digitizarea să fie activată în viitor prin selectarea uneia dintre celelalte două opțiuni.

Încărcați chitanțele

Deschideți Aplicația Cheltuieli și din panoul Cheltuielile Mele, faceți clic pe Încarcă și apare un explorator de fișiere. Navigați la chitanța dorită, selectați-o, apoi faceți clic pe Deschide.

Chitanța este scanată și este creată o nouă înregistrare de cheltuială. Câmpul Data Cheltuielii este populat cu data de astăzi, împreună cu orice alte câmpuri bazate pe datele scanate, cum ar fi Totalul.

Faceți clic pe noua intrare pentru a deschide formularul individual de cheltuială și faceți orice modificări, dacă este necesar. Chitanța scanată apare în conversație.

Cheltuieli prin email

În loc să creați individual fiecare cheltuială în aplicația Cheltuieli, cheltuielile pot fi create automat prin trimiterea unui email la un alias de email.

Pentru a face acest lucru, un alias de email trebuie mai întâi configurat. Navigați la Aplicația Cheltuieli ‣ Configurare ‣ Setări. Asigurați-vă că caseta de selectare de lângă Email-uri Primite este bifată. Aliasul de email implicit este expense@(domeniu).com. Schimbați aliasul de email introducând email-ul dorit în câmpul din dreapta lui Alias. Apoi, faceți clic pe Salvează.

Notă

Dacă aliasul de domeniu trebuie să fie configurat, Configurați aliasul de domeniu apare sub caseta de selectare Email-uri Primite, în loc de câmpul adresei de email.

Consultați documentația Nume de domeniu pentru instrucțiuni de configurare și mai multe informații.

Odată ce aliasul de domeniu este configurat, câmpul adresei de email este vizibil sub funcția Email-uri Primite pe pagina Setări din aplicația Cheltuieli.

Odată ce adresa de email a fost introdusă, email-urile pot fi trimise la acel alias pentru a crea cheltuieli noi, fără să fie nevoie să fiți în baza de date Odoo.

Pentru a trimite o cheltuială prin email, creați un email nou și introduceți codul de referință internă al produsului (dacă este disponibil) și suma cheltuielii ca subiectul email-ului. Apoi, atașați chitanța la email. Odoo creează cheltuiala prin preluarea informațiilor din subiectul email-ului și combinarea lor cu chitanța.

Pentru a verifica referința internă a unei categorii de cheltuieli, mergeți la Aplicația Cheltuieli ‣ Configurare ‣ Categorii de Cheltuieli. Dacă o referință internă este listată pe categoria de cheltuieli, este listată în coloana Referință Internă.

Pentru a adăuga o referință internă pe o categorie de cheltuieli, faceți clic pe categorie pentru a deschide formularul categoriei de cheltuieli. Introduceți Referința Internă în câmpul corespunzător. Sub câmpul Referință Internă, apare această propoziție: Folosiți această referință ca prefix de subiect când trimiteți prin email.

Example

Dacă trimiteți o cheltuială, prin email, pentru o masă de 25,00 $ în timpul unei călătorii de afaceri, subiectul email-ului ar fi MÂNCARE $25.00.

Explicație:

• Referința internă pentru categoria de cheltuieli Mese este FOOD

• Cost pentru cheltuială este de $25.00

Notă

Din motive de securitate, doar email-urile angajaților autentificați sunt acceptate de Odoo când se creează o cheltuială dintr-un email. Pentru a confirma o adresă de email a unui angajat autentificat, mergeți la cardul angajatului în Aplicația Angajați și consultați câmpul Email de Lucru.