Programează interviuri

Un interviu față în față, virtual sau telefonic poate fi programat în două moduri prin aplicația Recrutare: de către echipa de recrutare sau de către candidat.

Cu o singură acțiune drag-and-drop, Odoo trimite candidatului un email cu un link de autoservire, candidatul își rezervă intervalul orar, iar întâlnirea este adăugată în calendarul tuturor. Fără schimburi suplimentare de emailuri sau apeluri.

Interviuri programate de echipa de recrutare

Când un candidat ajunge la etapa de interviu, echipa de recrutare trebuie să programeze interviul, stabilind mai întâi o dată și o oră potrivite cu candidatul și intervievatorii.

Pentru a programa interviul, accesați fișa candidatului mergând în aplicația Recrutare și făcând clic pe cardul postului relevant. Se va deschide pagina Aplicații pentru acel post. Apoi, dați clic pe fișa candidatului dorit pentru a vedea detaliile.

Pentru a programa un interviu telefonic, virtual sau față în față, apăsați butonul inteligent Fără întâlnire din partea de sus a fișei candidatului.

Notă

Butonul inteligent Întâlniri afișează Fără întâlnire dacă nu există întâlniri programate. Pentru candidații aflați la prima etapă de interviu, aceasta este starea implicită.

Dacă există deja o întâlnire programată, butonul inteligent afișează 1 întâlnire, cu data întâlnirii viitoare dedesubt. Dacă sunt programate mai multe întâlniri, butonul afișează Întâlnirea următoare, cu data primei întâlniri viitoare dedesubt.

Apăsând butonul inteligent Întâlniri se va încărca un calendar cu întâlnirile și evenimentele programate pentru utilizatorul curent și pentru angajații din secțiunea Participanți din dreapta calendarului.

Pentru a schimba întâlnirile și evenimentele afișate, debifați un participant pentru a-i ascunde evenimentele din calendar. Doar participanții bifați sunt vizibili.

Pentru a adăuga o întâlnire în calendar în vizualizarea Zi sau Săptămână, faceți clic pe ora de început și trageți până la ora de final. Astfel selectați data, ora și durata întâlnirii.

O întâlnire poate fi adăugată și făcând clic pe ziua și intervalul orar dorit.

Ambele metode vor deschide o fereastră pop-up Eveniment nou.

Fereastra pop-up nouă pentru eveniment

Un clic pe grilă, la ora și data dorite, deschide fereastra pop-up Eveniment nou pentru programarea întâlnirii.

Introduceți informațiile în formular. Singurele câmpuri obligatorii sunt titlul întâlnirii și câmpurile Început (și sfârșit dată/oră).

După ce ați completat detaliile, apăsați Salvează și închide pentru a salva modificările și a crea interviul.

După ce ați introdus un nume obligatoriu pentru întâlnire, pe cardul Eveniment nou pot fi modificate următoarele câmpuri:

• Titlu întâlnire: Introduceți subiectul întâlnirii. Acesta trebuie să indice clar scopul întâlnirii. Subiectul implicit este numele Candidatului de pe fișă.

• Început: Configurați data și ora de început și de sfârșit pentru întâlnire. Un clic pe oricare dintre aceste câmpuri deschide un calendar pop-up. Selectați data dorită și introduceți ora. Apăsați Aplică pentru a închide fereastra.

• Toată ziua: Bifați pentru a programa un interviu pe tot parcursul zilei. Dacă este bifat, câmpul Început devine Data de început.

• Participanți: Selectați persoanele care trebuie să participe la întâlnire. Implicit, participă candidatul și recrutorul alocat postului. Puteți adăuga oricâți participanți doriți.

• URL videoconferință: Dacă întâlnirea este virtuală sau există această opțiune, apăsați Întâlnire Odoo și se va genera automat un URL pentru întâlnire.

• Descriere: Introduceți o scurtă descriere. Puteți adăuga text formatat, liste, titluri, tabele, linkuri, fotografii etc. Folosiți funcția powerbox tastând / pentru a vedea opțiunile.

  Derulați prin opțiuni și selectați elementul dorit. Acesta va apărea în câmp și poate fi modificat. Fiecare comandă deschide o fereastră pop-up diferită. Urmați instrucțiunile pentru a completa câmpul.

Mai multe opțiuni

Pentru a adăuga informații suplimentare la întâlnire, apăsați butonul Mai multe opțiuni din colțul dreapta jos al ferestrei pop-up Eveniment nou. Completați oricare dintre următoarele câmpuri suplimentare:

• Durată: acest câmp se completează automat pe baza datei și orei de Început (și sfârșit). Dacă ora întâlnirii se modifică, durata se ajustează automat. Durata implicită este o oră.

• Recurent: dacă întâlnirea trebuie să se repete la un anumit interval (nu este tipic pentru primul interviu), bifați căsuța de lângă Recurent. Vor apărea câmpuri suplimentare.

  • Fus orar: selectați fusul orar pentru întâlnirile recurente din meniu.

  • Repetă: alegeți Zilnic, Săptămânal, Lunar, Anual sau Personalizat. Dacă selectați Personalizat, va apărea câmpul Repetă la fiecare, împreună cu o altă opțiune de frecvență (Zile, Săptămâni, Luni, Ani). Introduceți un număr și selectați perioada din meniu.

  • Repetă în: activ când este selectată opțiunea Săptămânal la Repetă. Alegeți ziua săptămânii pentru întâlnire.

  • Ziua lunii: configurați cele două meniuri pentru a selecta o zi anume din lună, indiferent de dată (ex: prima marți din fiecare lună). Pentru o dată fixă, alegeți Data lunii și introduceți data (ex: 15 pentru a programa întâlnirea pe 15 ale fiecărei luni).

  • Până la: selectați când să se oprească repetarea întâlnirilor. Opțiunile sunt Număr de repetiții, Dată de sfârșit și Permanent. Dacă alegeți Număr de repetiții, introduceți numărul total de întâlniri. Dacă alegeți Dată de sfârșit, selectați data din calendar sau introduceți-o manual (MM/DD/YYYY). Permanent programează întâlniri la nesfârșit.

• Locație: introduceți locația întâlnirii.

• Etichete: selectați etichete pentru întâlnire din meniu sau adăugați una nouă tastând și apăsând Creează „eticheta”. Nu există limită de etichete.

• Confidențialitate: selectați dacă organizatorul apare Disponibil sau Ocupat pe durata întâlnirii. Apoi selectați vizibilitatea întâlnirii: Publică, Privată sau Doar utilizatori interni. Publică permite tuturor să vadă întâlnirea, Privată doar participanților, iar Doar utilizatori interni oricui este logat în baza de date a companiei.

• Organizator: angajatul care a creat întâlnirea este populat în acest câmp. Utilizați meniul derulant pentru a schimba angajatul selectat.

• Mementouri: selectați un memento din meniu. Opțiunile implicite sunt Notificare, Email și SMS, fiecare cu o perioadă specifică înainte de eveniment (ore, zile etc). Mementoul ales va alerta participanții la momentul stabilit. Se pot selecta mai multe mementouri.

Trimiteți întâlnirea participanților

După ce ați introdus modificările în fereastra pop-up Eveniment nou și detaliile întâlnirii sunt corecte, întâlnirea poate fi trimisă participanților prin email sau SMS din formularul extins (vizibil după apăsarea butonului Mai multe opțiuni).

Pentru a trimite întâlnirea prin email, apăsați butonul EMAIL de lângă câmpul Participanți din formularul extins.

Va apărea o fereastră pop-up Contactează participanții. Un email preformatat, folosind șablonul implicit Calendar: Actualizare eveniment, va completa corpul emailului.

Candidatul, urmăritorii aplicației și utilizatorul care a creat întâlnirea sunt adăugați implicit la Către. Faceți modificările dorite în email.

Pentru a trimite întâlnirea prin SMS, apăsați butonul SMS de lângă câmpul Participanți din formularul extins. Va apărea o fereastră pop-up Trimite SMS.

Dacă vreun participant nu are număr de mobil valid, va apărea un banner albastru în partea de sus, indicând câte înregistrări sunt invalide. Dacă un contact nu are număr valid, apăsați Închide și editați fișa participantului, apoi reluați pașii.

Dacă nu apare niciun avertisment, introduceți mesajul pentru participanți în câmpul Mesaj. Pentru a adăuga emoji, apăsați pictograma (adaugă zâmbet) din dreapta ferestrei.

Numărul de caractere și numărul de SMS-uri necesare (conform criteriilor GSM7) apar sub câmpul Mesaj. Apăsați Pune în coadă pentru a trimite mai târziu sau Trimite acum pentru a trimite imediat.

Notă

Trimiterea de SMS-uri nu este o funcționalitate implicită în Odoo. Pentru a trimite SMS-uri, sunt necesare credite care trebuie achiziționate. Pentru detalii despre credite și planuri IAP, consultați documentația Achiziții în aplicație (IAP).

Interviuri programate de candidat

Coordonarea orelor de interviu presupune de obicei mai multe schimburi de emailuri și poate încetini procesul de recrutare. Activarea programării self-service în Odoo elimină acest blocaj: când un candidat este mutat într-o etapă de interviu, sistemul trimite automat un link de programare, înregistrează intervalul ales și actualizează toate calendarele relevante.

Această automatizare este dezactivată implicit. Pentru a o activa, asociați șablonul de email Recrutare: Programează interviu etapei Primul interviu sau Al doilea interviu (vezi Modificați etapa).

Modificați etapa

Modificați etapa Primul interviu sau Al doilea interviu astfel încât câmpul Șablon email să fie setat la Recrutare: Programează interviu.

Trimite email

După ce ați configurat etapele Primul interviu sau Al doilea interviu să trimită emailuri, trageți fișa candidatului în una dintre aceste etape pentru a trimite emailul.

Interviu programat de candidat

Când candidatul primește emailul, apasă butonul Programează interviul meu din partea de jos. Acesta îl duce pe o pagină privată de programare online, accesibilă doar prin linkul din email.

Această pagină afișează DETALII ÎNTÂLNIRE în partea dreaptă. Sunt incluse formatul și durata întâlnirii. În acest exemplu, interviul este virtual ( Online) și durează o jumătate de oră ( 30 minute).

Apoi candidatul selectează o zi disponibilă din calendar (marcată cu text mov). După ce alege ziua, selectează una dintre orele disponibile pentru a stabili data și ora.

Sfat

Asigurați-vă că verificați câmpul Fus orar de sub calendar pentru a fi setat corect. Schimbarea fusului orar poate modifica orele disponibile.

După selectarea datei și orei, candidatul este direcționat către pagina Adaugă mai multe detalii despre tine. Aici trebuie să introducă Nume complet, Email și Număr de telefon. Aceste date vor fi folosite pentru a-i trimite mementouri despre interviu.

După completarea tuturor datelor pe pagina Adaugă mai multe detalii despre tine, candidatul apasă butonul Confirmă programarea și interviul este programat.

După confirmarea interviului, candidatul ajunge pe o pagină de confirmare unde sunt afișate toate detaliile. Există opțiunea de a adăuga întâlnirea în calendarele personale prin butoanele Adaugă în iCal/Outlook și Adaugă în Google Agenda de sub detalii.

Candidatul poate anula sau reprograma interviul, dacă este necesar, folosind linkul Anulează programarea din partea de jos a paginii de confirmare.