Procedura di uscita¶
Quando un dipendente lascia l’azienda, è importante disporre di un piano di offboarding per garantire che tutti i passaggi necessari vengano seguiti, come la restituzione delle attrezzature, la revoca dell’accesso ai sistemi aziendali, la compilazione dei moduli HR, un colloquio di uscita e altro ancora. A seconda dell’azienda, potrebbero esserci diversi piani di offboarding, configurati per uffici o divisioni specifici, che hanno requisiti e passaggi diversi dal piano di offboarding principale.
Oltre a un piano di offboarding, il record del dipendente deve essere aggiornato per riflettere la sua partenza, registrare il motivo per cui è partito e chiudere eventuali attività aperte associate al dipendente.
Visualizza piano di offboarding¶
Prima di poter iniziare l’offboarding, si consiglia di verificare il piano di offboarding predefinito fornito preconfigurato con l’app Dipendenti. Per visualizzare il piano predefinito corrente, navigare su . Fare clic su Offboarding per visualizzare il modulo dettagliato del piano di offboarding.
Passaggi del piano di offboarding¶
Il piano Offboarding predefinito è minimale, con due passaggi predefiniti (tre se è installata l’app Parco veicoli). Tutti i passaggi sono attività To-Do e sono programmati per il giorno in cui viene avviato il piano di offboarding (0 giorni prima della data del piano). I passaggi predefiniti sono:
Organizzare il trasferimento delle conoscenze all’interno del team: Il manager deve assicurarsi che tutte le conoscenze che il dipendente ha in relazione alla sua posizione lavorativa siano documentate o condivise con i colleghi in modo che non vi sia alcun gap di conoscenza.
Riprendere il veicolo: Il responsabile del parco veicoli si assicura che tutti i veicoli assegnati al dipendente siano non assegnati (disponibili per altri dipendenti) o che venga assegnato il prossimo conducente. Questo passaggio appare solo se è installata l’app Parco veicoli.
Ritirare materiali HR: Il responsabile deve ottenere tutti i documenti e i materiali richiesti dall’ufficio risorse umane. Si consiglia di verificare con l’ufficio risorse umane per assicurarsi che tutto il necessario per questo passaggio sia completato.
Modifica piano di offboarding¶
Il piano di offboarding predefinito è minimale, in modo che possano essere apportate modifiche per soddisfare le esigenze di offboarding di qualsiasi azienda. Ogni azienda ha requisiti diversi, pertanto è necessario aggiungere i passaggi richiesti al piano di offboarding.
Se il piano di offboarding è universale, aggiungere o modificare il piano di offboarding predefinito. Se il piano di offboarding necessario è solo per un ufficio specifico, allora dovrebbe essere creato un nuovo piano, specificamente per quell’ufficio.
Per modificare il piano predefinito, navigare prima su , quindi fare clic su Offboarding.
Per modificare un passaggio, fare clic sul passaggio e viene visualizzata una finestra pop-up Apri: Attività. Apportare le modifiche desiderate al passaggio, quindi fare clic su Salva per accettare le modifiche e chiudere la finestra pop-up.
Per aggiungere un nuovo passaggio, fare clic su Aggiungi una riga nella parte inferiore delle attività elencate nella scheda Attività da creare, e apparirà una finestra pop-up vuota Crea attività. Inserire tutte le informazioni nella finestra pop-up, quindi fare clic su Salva e chiudi se non ci sono altri passaggi da aggiungere, oppure fare clic su Salva e nuovo se sono necessari altri passaggi.
Configurare tutti i passaggi desiderati per il piano di offboarding.
Crea piano di offboarding¶
Per alcune aziende, potrebbero essere necessari piani di offboarding specifici per alcuni uffici. In questi casi, potrebbe essere necessario un nuovo piano di offboarding specifico per l’ufficio.
Per creare un nuovo piano di onboarding, navigare su . Fare clic sul pulsante Nuovo nell’angolo in alto a sinistra e viene caricato un modulo Piani dipendenti vuoto.
Inserire il Nome del piano e selezionare l”Ufficio utilizzando il menu a discesa. Questo crea un piano esclusivamente per quell’ufficio.
Aggiungere le varie attività di offboarding facendo clic su Aggiungi una riga nella scheda Attività da creare e configurare ciascuna attività.
Inserisci le seguenti informazioni nel modulo:
Nome del piano: Il nome specifico del piano.
Modello: Questo campo specifica dove può essere utilizzato questo piano. In questo caso, nell’app Dipendenti. Questo campo non può essere modificato.
Ufficio: Se lasciato vuoto (impostazione predefinita), il piano è disponibile per tutti gli uffici. Per rendere il piano specifico per un ufficio, selezionare un ufficio utilizzando il menu a discesa.
Successivamente, aggiungere i vari passaggi per il piano facendo clic su Aggiungi una riga in fondo alle attività elencate nella scheda Attività da creare e viene visualizzata una finestra pop-up Crea attività vuota.
Inserire le seguenti informazioni nella finestra pop-up:
Tipo di attività: Utilizzando il menu a discesa, selezionare l’attività specifica da programmare. Le opzioni predefinite sono To-Do, Email, Chiamata, Riunione, Documento o Certificazioni. Se è installata l’app Firma, è disponibile un’opzione Firma.
Riepilogo: Inserire una breve descrizione per il passaggio.
Assegnazione: Utilizzando il menu a tendina, selezionare la persona assegnata a eseguire l’attività. Le opzioni predefinite sono: Chiedi all’avvio, Utente predefinito, Coach, Responsabile e Dipendente. Se l’app Parco veicoli è installata, è disponibile un’opzione Responsabile parco veicoli.
Nota
La selezione per il ruolo Assegnazione è in relazione al dipendente. Se viene selezionato Coach, il coach del dipendente viene assegnato all’attività.
Se viene selezionato Utente predefinito, viene visualizzato un campo Assegnato a. Utilizzando il menu a tendina, selezionare l’utente a cui verrà sempre assegnata questa attività.
Intervallo: configurare i campi in questa riga per determinare la data di scadenza dell’attività. Inserire un numero nel primo campo, quindi, utilizzando i menu a tendina nei due campi successivi, configurare quando deve essere creata la data di scadenza; (#) di giorni, settimane o mesi, Prima della data pianificata o Dopo la data pianificata.
Quando il modulo Crea attività è completato, fare clic su Salva e chiudi se non ci sono altri passaggi da aggiungere, oppure fare clic su Salva e nuovo per aggiungere altri passaggi, se necessario.
Example
Un’azienda specializzata in programmi artistici doposcuola ha due piani di offboarding separati, uno per gli insegnanti che lavorano sul campo e uno per gli impiegati.
Il piano di offboarding per gli insegnanti è impostato per l’ufficio Insegnanti del programma artistico e include compiti specializzati relativi a questi ruoli. Questi includono garantire che tutti i materiali artistici siano catalogati e restituiti, che tutti i moduli di feedback degli studenti siano consegnati e che tutti i badge di accesso e le chiavi per le varie sedi siano restituiti.
Avvia piano di offboarding¶
Dopo che un dipendente ha dato le dimissioni (in genere due settimane) o una volta che l’azienda ha deciso di terminare il rapporto di lavoro con il dipendente, dovrebbe essere avviato il piano di offboarding. Navigare su e fare clic sul profilo del dipendente in partenza. Fare clic sul pulsante Avvia piano e viene caricata una finestra pop-up Avvia piano vuota.
La parte superiore dello schermo visualizza un pulsante per ciascun piano disponibile, oltre a un pulsante per le varie attività disponibili. Fare clic sul piano di offboarding desiderato per selezionarlo. Quindi, utilizzando il selettore del calendario, impostare una data nel campo Data di scadenza. Questa è in genere l’ultimo giorno del dipendente, ma è possibile selezionare qualsiasi data.
La sezione Riepilogo del piano della finestra pop-up Avvia piano visualizza tutti i passaggi del piano selezionato, insieme all’icona utente della persona assegnata a ciascuna attività.
Fare clic sul pulsante Pianifica e Odoo pianificherà tutto ciò che è presente nel piano, in base alle rispettive date di scadenza.
Archiviare un dipendente¶
In Odoo, quando un dipendente lascia l’azienda deve essere archiviato. Questo passaggio deve essere eseguito dopo che il dipendente è stato completamente offboardato. Per archiviare un dipendente, accedere prima all”. Da qui, individuare il dipendente che sta lasciando l’azienda e fare clic sulla sua scheda dipendente.
Viene caricato il modulo del dipendente, che visualizza tutte le sue informazioni. Fare clic sull’icona ingranaggio nell’angolo in alto a sinistra e viene visualizzato un menu a discesa. Fare clic su Archivia e viene visualizzata una finestra pop-up Cessazione del dipendente.
Compilare i seguenti campi nel modulo:
Dipendenti: il dipendente selezionato popola questo campo per impostazione predefinita. È possibile archiviare più dipendenti contemporaneamente aggiungendo i dipendenti aggiuntivi da archiviare in questo campo.
Motivo della partenza: selezionare un motivo per cui il dipendente sta lasciando dal menu a tendina. Le opzioni predefinite sono:
Licenziato: selezionare questa opzione quando un dipendente viene licenziato e l’azienda ha dato preavviso.
Dimesso: selezionare questa opzione quando il dipendente non desidera più essere impiegato e il dipendente ha dato preavviso.
Pensionato: selezionare questa opzione quando il dipendente va in pensione.
Nota
Se è necessario un nuovo motivo di partenza, è possibile crearne uno nuovo. Chiudere la finestra pop-up Cessazione del dipendente e andare a . Fare clic sul pulsante Nuovo e viene visualizzata una riga vuota nella parte inferiore dell’elenco. Immettere il nuovo motivo e fare clic su Salva.
Data di fine contratto: utilizzando il selettore del calendario, selezionare l’ultimo giorno in cui il dipendente lavora per l’azienda.
Motivo dettagliato: inserire una breve descrizione della partenza del dipendente in questo campo.
Chiudi attività: fare clic sulla casella di controllo accanto a ciascun tipo di attività per chiudere o eliminare eventuali attività aperte ad essa associate. Si consiglia di fare clic su tutte le caselle di controllo applicabili. Le opzioni disponibili sono:
Contratto: applica una data di fine per il contratto corrente.
Auto aziendale: rimuove il dipendente come conducente della sua attuale auto aziendale e assegna il conducente successivo, se applicabile.
Attrezzatura: annulla l’assegnazione del dipendente da qualsiasi attrezzatura assegnata.
Valutazione dipendenti: annulla tutte le valutazioni programmate dopo la data di fine del contratto.
Una volta completato il modulo, fare clic su Applica. Il record del dipendente viene archiviato e un banner rosso Archiviato viene visualizzato nell’angolo in alto a destra del modulo del dipendente. Il chatter registra i vari dettagli, tra cui la Data di partenza, il Motivo di partenza, la Data di fine contratto, le date delle ultime voci di lavoro e la versione del dipendente che è stata archiviata.
Nota
Se esistono problemi che impediscono a Odoo di archiviare il dipendente, i motivi dettagliati vengono visualizzati in una casella di avviso rossa nella finestra pop-up Cessazione del dipendente. L’avviso indica Il piano "(Nome del piano)" non può essere avviato, quindi elenca i vari passaggi che devono essere eseguiti prima di archiviare il dipendente.