Offboarding¶
Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, il est important d’avoir un plan de départ pour s’assurer que toutes les étapes nécessaires sont suivies, telles que le retour du matériel, la révocation de l’accès aux systèmes de l’entreprise, le remplissage des formulaires RH, un entretien de sortie, et plus encore. Selon l’entreprise, il peut y avoir plusieurs plans de départ différents, configurés pour des départements ou divisions spécifiques, ayant des exigences et des étapes différentes du plan de départ principal.
In addition to an offboarding plan, the employee record must be updated to reflect their departure, log the reason why they left, and close any open activities associated with the employee.
Consulter le plan de départ¶
Before offboarding can begin, it is recommended to check the default offboarding plan that comes preconfigured with the Employees app. To view the current default plan, navigate to . Click Offboarding to view the detailed offboarding plan form.
Étapes du plan de départ¶
The default Offboarding plan is minimal, with two default steps (three if the Fleet app is installed). All steps are To-Do activities, and are scheduled for the day the offboarding plan is launched (0 days Before Plan Date). The default steps are:
Organize knowledge transfer inside the team: The manager must ensure all knowledge the employee has relating to their job position is either documented or shared with colleagues so there is no knowledge gap.
Take Back Fleet: The fleet manager ensures any vehicles assigned to the employee are either unassigned (available for other employees) or the next driver is assigned. This step only appears if the Fleet app is installed.
Récupérer le matériel RH : Le responsable doit récupérer tous les documents et le matériel requis par le département RH. Il est recommandé de vérifier avec le département RH que tout le nécessaire pour cette étape est bien complété.
Modifier le plan de départ¶
Le plan de départ par défaut est minimal, afin de pouvoir être modifié pour s’adapter aux besoins de départ de n’importe quelle entreprise. Chaque entreprise a des exigences différentes, il est donc nécessaire d’ajouter les étapes requises au plan de départ.
If the offboarding plan is universal, add or modify the default offboarding plan. If the offboarding plan needed is only for a specific department, then a new plan should be created, specifically for that department.
To modify the default plan, first navigate to , then click on Offboarding.
To modify a step, click on the step and an Open: Activities pop-up window appears. Make any desired modifications to the step, then click Save to accept the changes and close the pop-up window.
Pour ajouter une nouvelle étape, cliquer sur Ajouter une ligne en bas de la liste des activités dans l’onglet Activités à créer. Une fenêtre contextuelle vierge Créer des activités apparaît. Saisir toutes les informations dans la fenêtre contextuelle, puis cliquer sur Enregistrer & Fermer s’il n’y a pas d’autres étapes à ajouter, ou cliquer sur Enregistrer & Nouveau si d’autres étapes sont nécessaires.
Configurer toutes les étapes souhaitées pour le plan de départ.
Créer un plan de départ¶
Pour certaines entreprises, des plans de départ spécifiques peuvent être nécessaires pour certains départements. Dans ces cas, un nouveau plan de départ spécifique au département peut être requis.
To create a new onboarding plan, navigate to . Click the New button in the upper-left corner, and a blank Employee Plans form loads.
Enter the Plan Name, and select the Department using the drop-down menu. This creates a plan exclusively for that department.
Add the various offboarding activities by clicking Add a line in the Activities To Create tab, and configure each activity.
Saisir les informations suivantes dans le formulaire :
Plan Name: The specific name for the plan.
Modèle : Ce champ spécifie où ce plan peut être utilisé. Dans ce cas, dans l’application Employés. Ce champ ne peut pas être modifié.
Department: If left blank (the default setting) the plan is available for all departments. To make the plan department-specific, select a department using the drop-down menu.
Next, add the various steps for the plan by clicking Add a line at the bottom of the listed activities in the Activities To Create tab, and a blank Create Activities pop-up window appears.
Saisir les informations suivantes dans la fenêtre contextuelle :
Activity Type: Using the drop-down menu, select the specific activity to be scheduled. The default options are To-Do, Email, Call, Meeting, Document, or Certifications. If the Sign app is installed, a Signature option is available.
Résumé : Saisir une brève description de l’étape.
Affectation : À l’aide du menu déroulant, sélectionner la personne chargée d’effectuer l’activité. Les options par défaut sont : Demander au lancement, Utilisateur par défaut, Coach, Responsable et Employé. Si l’application Parc automobile est installée, une option Responsable du parc automobile est disponible.
Note
La sélection pour le rôle Affectation est relative à l’employé. Si Coach est sélectionné, le coach de l’employé est affecté à l’activité.
Si Utilisateur par défaut est sélectionné, un champ Assigné à apparaît. À l’aide du menu déroulant, sélectionner l’utilisateur qui sera toujours affecté à cette activité.
Intervalle : Configurer les champs de cette ligne pour déterminer la date d’échéance de l’activité. Saisir un nombre dans le premier champ, puis, à l’aide des menus déroulants dans les deux champs suivants, configurer quand la date d’échéance doit être créée : (#) de jours, semaines ou mois, soit Avant la date du plan, soit Après la date du plan.
When the Create Activities form is completed, click Save & Close if there are no other steps to add, or click Save & New to add more steps, as needed.
Example
Une entreprise spécialisée dans les programmes artistiques périscolaires dispose de deux plans de départ distincts, un pour les enseignants travaillant sur le terrain et un pour les employés de bureau.
Le plan de départ pour les enseignants est défini pour le département Enseignants du programme artistique et inclut des tâches spécialisées relatives à ces emplois. Celles-ci comprennent s’assurer que toutes les fournitures artistiques sont cataloguées et retournées, que tous les formulaires de retour d’expérience des élèves sont remis et que tous les badges d’accès et clés pour les différents sites sont restitués.
Lancer le plan de départ¶
After an employee has given notice (typically two weeks) or once the company has decided to terminate the working relationship with the employee, the offboarding plan should be launched. Navigate to the and click on the departing employee profile. Click the Launch Plan button, and a blank Launch Plan pop-up window loads.
The top of the screen displays a button for each available plan, as well as a button for the various available activities. Click the desired offboarding plan to select it. Then, using the calendar selector, set a date in the Due Date field. This is typically the employee’s last day, but any date can be selected.
The Plan Summary section of the Launch Plan pop-up window displays all the steps in the selected plan, along with the user icon for the person assigned to each activity.
Click the Schedule button, and Odoo schedules everything in the plan, according to their respective due dates.
Archiver un employé¶
Dans Odoo, lorsqu’un employé quitte l’entreprise, il doit être archivé. Cette étape doit être effectuée après que l’employé a été entièrement accompagné dans son départ. Pour archiver un employé, accéder d’abord à l’application . À partir de là, localiser l’employé qui quitte l’entreprise et cliquer sur sa fiche employé.
The employee form loads, displaying all their information. Click the (gear) icon in the top-left corner, and a drop-down menu appears. Click Archive, and an Employee Termination pop-up window appears.
Remplir les champs suivants sur le formulaire :
Employees: The selected employee populates this field by default. Multiple employees can be archived at once by adding the additional employees to archive in this field.
Raison du départ : Sélectionner une raison du départ de l’employé dans le menu déroulant. Les options par défaut sont :
Licencié : Sélectionner cette option lorsqu’un employé est licencié et que l’entreprise a donné un préavis.
Démission : Sélectionner cette option lorsque l’employé ne souhaite plus être employé et qu’il a donné un préavis.
Retired: Select this option when the employee is retiring.
Note
If a new departure reason is needed, a new one can be created. Close the Employee Termination pop-up window, and navigate to . Click the New button, and a blank line appears at the bottom of the list. Enter the new reason, and click Save.
Date de fin de contrat : À l’aide du sélecteur de calendrier, sélectionner le dernier jour où l’employé travaille pour l’entreprise.
Raison détaillée : Saisir une brève description du départ de l’employé dans ce champ.
Close Activities: Click the checkbox next to each type of activity to close or delete any open activities associated with it. It is recommended to click all checkboxes that are applicable. The available options are:
Contract: Applies an end date for the current contract.
Company Car: Removes the employee as the driver for their current company car, and assigns the next driver, if applicable.
Equipment: Unassigns the employee from any assigned equipment.
Appraisals: Cancels all appraisals scheduled after the contract end date.
When the form is complete, click Apply. The employee record is archived, and a red Archived banner appears in the top-right corner of the employee form. The chatter logs the various details, including the Departure Date, Departure Reason, Contract End Date, the dates for the last work entries, and the employee version that was archived.
Note
If any issues exist that prevent Odoo from archiving the employee, the detailed reasons appear in
a red warning box in the Employee Termination pop-up window. The warning states The plan
"(Plan Name)" cannot be launched, then lists the various steps that must be done before
archiving the employee.