Foaie de calcul contabil

** Bilanțul ** este un instantaneu al finanțelor companiei la o anumită dată (spre deosebire de Profit și Pierderi, care este o analiză pe o perioadă).

  • Activele reprezintă averea companiei și bunurile pe care le deține. Activele fixe includ clădiri și birouri, în timp ce activele curente includ conturi bancare și numerar. Banii datorați de un client sunt un activ. Un angajat nu este un atu.

  • Datoriile sunt obligații din evenimente trecute pe care compania va trebui să le plătească în viitor (facturi de utilități, datorii, furnizori neplătiți). Datoriile ar putea fi definite și ca o sursă de finanțare care este oferită companiei, numită și leverage.

  • Capitalul propriu este suma fondurilor aduse de proprietarii companiei (fondatori sau acționari) plus câștigurile (sau pierderile) reportate anterior. În fiecare an, profiturile (sau pierderile) nete pot fi raportate ca rezultat reportat sau distribuite acționarilor (ca dividend).

Ceea ce este deținut (o activă) a fost finanțat prin datorii pentru a rembursa (pasivul) sau capitalul propriu (profiturile, capitalul).

O diferență este facută între active* și cheltuieli:

  • Un activ este o resursă cu valoare economică pe care o persoană, o corporație sau o țară o deține sau o controlează cu așteptarea că va oferi un beneficiu viitor. Activele sunt raportate în bilanțul unei companii. Sunt cumpărate sau create pentru a crește valoarea unei firme sau pentru a beneficia de operațiunile acesteia.

  • O cheltuială reprezintă costurile operațiunilor pe care o companie le suportă pentru a genera venituri.

Raportul profit și pierdere (P&L) arată performanța companiei pe o anumită perioadă de timp, de obicei un trimestru sau un an fiscal.

  • Venitul se referă la banii câștigați de companie prin vânzarea de bunuri și/sau servicii.

  • costul mărfurilor vândute (COGS, sau cunoscut și sub numele de „costul vânzării”) se referă la costurile vânzării mărfurilor (de exemplu, costul materialelor și al forței de muncă utilizate pentru a crea bunurile).

    • Profitul Brut este egal cu veniturile din vânzări minus costul mărfurilor vândute.

    • Cheltuielile de exploatare (OPEX) includ administrarea, vânzările și salariile de cercetare și dezvoltare, chiria și utilitățile, costurile diverse, asigurările și orice în afara costurilor produselor vândute sau costului vânzării.

Capital propriu

Acțiuni ordinare

Plus rezultat reportat

Activele = Pasivul + Capitalul propriu

Planul de conturi

planul de conturi listează toate conturile companiei: atât conturile de bilanț, cât și conturile P&L. Fiecare tranzacție este înregistrată prin debitarea și creditarea mai multor conturi într-o înregistrare de jurnal. Într-un fel, un plan de conturi este ca ADN-ul unei companii!

Fiecare cont listat în planul de conturi aparține unei anumite categorii. În Odoo, fiecare cont are un cod unic și aparține uneia dintre aceste categorii:

  • Capitaluri proprii și datorii subordonate

    • Capitalul propriu este suma de bani investită de acționarii unei companii pentru a finanța activitățile companiei.

    • Datoriile subordonate sunt suma de bani împrumutată de un terț unei companii pentru a-și finanța activitățile. În cazul dizolvării unei societăți, acești terți sunt rambursați înaintea acționarilor.

  • Activele fixe sunt elemente sau proprietăți corporale (adică fizice) pe care o companie le achiziționează și le utilizează pentru a-și produce bunurile și serviciile. Activele fixe sunt active pe termen lung. Aceasta înseamnă că activele au o durată de viață utilă mai mare de un an. Acestea includ, de asemenea, proprietăți, instalații și echipamente (cunoscute și sub numele de „PP&E”) și sunt înregistrate în bilanț cu acea clasificare.

  • Active circulante și active pasive

    • Contul de active curente este un element rând al bilanțului enumerat în secțiunea Active, care contabilizează toate activele deținute de companie care pot fi convertite în numerar în decurs de un an. Activele curente includ numerar, echivalente de numerar, conturi de încasat, stocuri de stocuri, titluri de valoare tranzacționabile, datorii plătite în avans și alte active lichide.

    • Datoriile curente sunt obligațiile financiare pe termen scurt ale unei companii datorate în termen de un an. Un exemplu de datorie curentă sunt banii datorați furnizorilor sub formă de conturi de plătit.

  • Conturile bancare și numerar

    • Un cont bancar este un cont financiar deținut de o bancă sau altă instituție financiară în care sunt înregistrate tranzacțiile financiare dintre bancă și un client.

    • Un cont de numerar sau un registru de numerar se poate referi la un registru în care sunt înregistrate toate tranzacțiile cu numerar. Contul de numerar include atât încasările de numerar, cât și jurnalele de plăți în numerar.

  • Cheltuieli și venituri

    • O cheltuială reprezintă costurile operațiunilor pe care o companie le suportă pentru a genera venituri. Este pur și simplu definit ca costul pe care cineva trebuie să-l cheltuiască pentru a obține ceva. Cheltuielile obișnuite includ plățile furnizorilor, salariile angajaților, închirierea fabricilor și amortizarea echipamentelor.

    • Termenul „venit” se referă, în general, la suma de bani, proprietăți și alte transferuri de valoare primite într-o anumită perioadă de timp în schimbul unor servicii sau produse.

Exemplu

*: Casetele Rambursare client și Plată client nu pot fi selectate simultan, deoarece sunt contradictorii.

Sold = Debit - Credit

Înființarea companiei (capital inițial 1.000 $)

Factură client (100 $ + 9% taxă) și expedierea mărfurilor

Expedierea mărfurilor către client

Rambursare client*

Încasări

Recepție bunuri furnizor (comandă de achiziție: 50 $)

Factură furnizor (factură: 50 $)

Factură furnizor (factură: 52 $, dar comandă 50 $)

Factură furnizor plătită (52 $ + 9% taxă)

Achiziționare clădire (contract de achiziție)

Plată clădire

Amortizare anuală a activelor (10% pe an)

Factură client (contract de servicii pe 3 ani, 300 $)

Recunoaștere venituri (în fiecare an, inclusiv primul)

Plată taxe datorate

Debit

Credit

Sold

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Intrări în jurnal

Fiecare document financiar al companiei (de exemplu, o factură, un extras de cont bancar, o fișă de plată, un contract de majorare a capitalului) este înregistrat ca o înregistrare în jurnal, impactând mai multe conturi.

Pentru ca o înregistrare în jurnal să fie echilibrată, suma tuturor debitelor sale trebuie să fie egală cu suma tuturor creditelor sale.

Înființarea companiei

Cont

Debit

Credit

Active: Numerar

1000

Capitaluri proprii: Acțiuni ordinare

1000

Explicație

  • Compania primește 1.000 $ în numerar

  • Acțiuni în valoare de 1.000 $ aparțin fondatorilor

Capitalul inițial poate fi în numerar, dar poate fi și proprietate intelectuală, fond comercial de la o companie anterioară, licențe, know-how etc…

Uneori, capitalul nu este vărsat imediat; pot fi necesare conturi pentru „capital de vărsat”.

Factură client (100 $ + 9% taxă)

Cont

Debit

Credit

Venituri: Mărfuri

100

Datorii: Datorii privind impozitul amânat

9

Active: Creanțe clienți

109

Active: Stoc

50

Cheltuieli: Costul mărfurilor vândute

50

Explicație

  • Veniturile cresc cu 100 $

  • O taxă de plată de 9 $ la sfârșitul lunii

  • Clientul datorează 109 $

  • Stocul scade cu 50 $ (livrarea mărfurilor)

  • Costul mărfurilor vândute reduce profitul brut cu 50 $

Configurare

  • Venituri: definit pe produs sau pe categoria de produse dacă nu este definit pe produs, câmpul Cont de venituri

  • Datorii privind impozitul amânat: definit pentru taxa utilizată pe linia facturii

  • Creanțe clienți: definit pe client (proprietate)

  • Stoc: definit pe categoria produsului aferent (proprietate)

  • Cheltuieli: definit pe produs sau pe categoria de produse (proprietate)

Poziția fiscală utilizată pe factură poate avea o regulă care înlocuiește contul de venituri sau taxa definită pe produs cu o alta.

Încasări

Cont

Debit

Credit

Active: Numerar

109

Active: Creanțe clienți

109

Explicație

  • Compania primește 109 $ în numerar

  • Creanța față de client este redusă cu 109 $

Configurare

  • Numerar: definit pe jurnalul utilizat la înregistrarea plății, câmpurile Cont de credit implicit și Cont de debit implicit

  • Creanțe clienți: definit pe client (proprietate)

Factură furnizor (Comandă de achiziție 50 $, dar factură 52 $)

Cont

Debit

Credit

Active: Stoc nefacturat

50

Active: Active privind impozitul amânat

4.68

Cheltuieli: Diferență de preț

2

Datorii: Conturi de plătit

56.68

Explicație

  • Un cont temporar este utilizat pentru a înregistra bunurile de primit

  • Comanda de achiziție furnizează prețurile bunurilor, factura efectivă poate include costuri suplimentare, cum ar fi transportul

  • Compania trebuie să plătească în continuare furnizorul (a schimbat un activ contra unei datorii)

Configurare

  • Stoc nefacturat: definit pe produs sau pe categoria de produs asociată, câmp: Cont intrare stoc

  • Active privind impozitul amânat: definite pe taxa utilizată pe linia comenzii de achiziție

  • Conturi de plătit: definite pe furnizorul asociat facturii

În acest scenariu, comanda de achiziție a fost de 50 $, dar compania a primit o factură de 52 $, deoarece au existat costuri suplimentare de transport

Bunuri primite de la furnizor (Comandă de achiziție: 50 $)

Cont

Debit

Credit

Active: Stoc

50

Active: Stoc nefacturat

50

Explicație

  • Stocul este majorat cu 50 $, suma preconizată provenită din comanda de achiziție

  • Un cont temporar este utilizat pentru contrapartidă și va fi compensat la primirea facturii

Configurare

  • Stoc nefacturat: definit pe produs sau pe categoria de produs asociată, câmp: Cont intrare stoc

  • Stoc: definit pe categoria de produs, câmp: Evaluare stoc

Cumpărare activ (300.000 $ - fără taxe)

Cont

Debit

Credit

Active: Clădiri

300000

Datorii: Conturi de plătit

300000

Explicație

  • Compania obține un activ în valoare de 300.000 $

  • Compania trebuie să plătească 300.000 $ furnizorului (schimb al unui activ contra unei datorii)

Configurare

  • Clădiri: definit pe categoria de active selectată pe linia facturii de furnizor

  • Datorii comerciale: definit pe furnizorul asociat facturii (proprietate)

Plată factură furnizor

Cont

Debit

Credit

Datorii: Conturi de plătit

300000

Active: Numerar

300000

Explicație

  • Compania datorează cu 300.000 $ mai puțin furnizorului (datoriile sunt stinse)

  • Numerarul companiei scade cu 300.000 $ (diminuare de activ)

Configurare

  • Datorii comerciale: definit pe furnizorul pe care îl plătiți (proprietate)

  • Numerar: definit pe jurnalul asociat metodei de plată

Vânzare în numerar (chitanță de vânzare)

Cont

Debit

Credit

Active: Numerar

109

Venituri: Mărfuri

100

Datorii: Datorii privind impozitul amânat

9

Explicație

  • Numerarul companiei crește cu 109 $

  • Veniturile cresc cu 100 $

  • Trebuie plătită o taxă de 9 $

Configurare

  • Numerar: metodă de plată definită pe chitanța de vânzare

  • Vânzări: definit pe produsul utilizat în chitanța de vânzare sau pe categoria de produse dacă este necompletat

  • Datorii privind impozitul amânat: definit pe taxa utilizată în chitanța de vânzare (provenită de la produs)

Clientul plătește factura, reducere de 5% pentru plată anticipată

Cont

Debit

Credit

Active: Numerar

950

Venituri: reducere la vânzare

50

Active: Creanțe clienți

1000

Explicație

  • Numerarul companiei crește cu 950 $

  • Reduceri comerciale care diminuează veniturile efective cu 50 $

  • Clientul datorează cu 1000 $ mai puțin companiei

Configurare

  • Numerar: este definit pe jurnalul asociat plății / extrasului de cont

  • Reducere comercială: este selectată în timpul procesului de reconciliere a plății

  • Creanțe clienți: este definit pe clientul asociat plății

Închiderea anului fiscal - profit pozitiv și 50% dividende

Cont

Debit

Credit

Profit net

1000

Capitaluri proprii: Rezultat reportat

500

Datorii: Dividende de plată

500

Explicație

  • Contul de profit și pierdere este soldat (profit net)

  • 50% este transferat la rezultatul reportat

  • 50% vor fi plătite acționarilor sub formă de dividende

Configurare

Această tranzacție este înregistrată de expertul contabil înainte de închiderea anului fiscal, în funcție de modul în care compania își utilizează profitul net.

Reconciliere

Reconcilierea este procesul de conectare a articolelor de jurnal dintr-un anumit cont și de potrivire a creditelor și a debitelor.

Scopul său principal este de a lega plățile de facturile aferente acestora pentru a le marca ca plătite. Acest lucru se realizează prin reconcilierea contului de încasat și/sau a contului de plătit.

Reconcilierea este efectuată automat de sistem atunci când:

  • plata este înregistrată direct pe factură

  • legăturile dintre plăți și facturi sunt detectate la procesul de potrivire bancară

Exemplu de declarație de client

Creanţe de încasat

Debit

Credit

Factură 1

100

Plata parțială 1/2

70

Factură 2

65

Plata parțială 2/2

30

Plată 2

65

Factură 3

50

Total de plată

50

  • Reconciliază

  • Reconciliază următorul

  • Anulare reconciliere

Reconciliere bancară

Reconcilierea bancară este potrivirea liniilor extraselor de cont (furnizate de banca dumneavoastră) cu tranzacțiile înregistrate intern (plăți către furnizori sau de la clienți). Pentru fiecare linie dintr-un extras de cont, aceasta poate fi:

  • potrivit cu o plată înregistrată anterior: o plată este înregistrată atunci când se primește un cec de la un client, apoi se potrivește la verificarea extrasului bancar.

  • înregistrat ca o nouă plată: înregistrarea de jurnal a plății este creată și reconciliată cu factura aferentă la procesarea extrasului bancar.

  • înregistrat ca altă tranzacție: transfer bancar, taxare directă etc.

Odoo ar trebui să reconcilieze automat majoritatea tranzacțiilor; doar câteva ar trebui să aibă nevoie de revizuire manuală. Când procesul de reconciliere bancară este încheiat, soldul contului bancar din Odoo ar trebui să se potrivească cu soldul extrasului bancar.

Gestionarea cecurilor

Există două abordări pentru a gestiona cecurile și transferurile interne:

  • Două intrări în jurnal și o reconciliere

  • O intrare în jurnal și o reconciliere bancară

Prima intrare în jurnal este creată prin înregistrarea plății pe factură. A doua este creată la înregistrarea extrasului de cont.

Cont

Debit

Credit

Reconciliere

Cont creanță

100

Factura ABC

Fonduri neîncasate

100

Cec 0123

Cont

Debit

Credit

Reconciliere

Fonduri neîncasate

100

Cec 0123

Bancă

100

O intrare în jurnal este creată prin înregistrarea plății pe factură. La reconcilierea extrasului de cont, linia extrasului este legată de intrarea existentă în jurnal.

Cont

Debit

Credit

Reconciliere

Extras de cont

Cont creanță

100

Factura ABC

Bancă

100

Extras XYZ