Înrolare¶
Când este angajat un nou angajat, este important să existe o procedură de onboarding care să poată fi urmată. Acest lucru asigură că informațiile, echipamentele și instruirea sunt furnizate angajatului și că orice alt pas necesar pentru companie este atribuit persoanelor potrivite.
Un onboarding corect asigură că noii angajați primesc toate informațiile și instrumentele necesare pentru a avea succes în rolurile lor și pentru a avea o tranziție ușoară către noul loc de muncă.
Notă
Depending on the installed applications, additional steps may appear in the onboarding plan.
Vezi planul de onboarding¶
Before onboarding can begin, it is recommended to check the default onboarding plan that comes preconfigured with the Employees app. To view the current default plan, navigate to , then click Onboarding to view the detailed onboarding plan form.
Formularul planului afișează următoarele informații:
Plan Name: The specific name for the onboarding plan.
Model: Specifies where this plan can be used. In this case, in the Employees app. This field cannot be modified.
Department: If left blank (the default setting) this plan is available for all departments. Limit the use of the plan to a specific department by selecting the department using the drop-down menu.
Activities To Create: This tab lists all the onboarding steps. Each row displays:
Activity Type: The specific activity for the step. The default options are To-Do, Email, Call, Meeting, Document, and Certifications. If the Sign app is installed, a Signature option is available.
Summary: A one line description of the step.
Assignment: Chooses who completes the activity, relative to the new hire:
Ask at launch: Choose the user in the Assigned To field when launching the onboarding plan.
Default user: Choose a user who always handles this activity. Defined in the Assigned to field.
Coach: Assigns the employee’s coach as defined on the employee record.
Manager: Assigns the employee’s manager as defined on the employee record.
Employee: The new hire completes the activity.
Fleet Manager: Assigns the designated Fleet app manager. This option is only available if the Fleet app is installed.
Assigned to: This field remains blank, unless Default user is selected for the Assignment field. If Default user is selected, this field is populated with the selected user.
Interval: The time when the activity is active.
Unit: The set time interval, either days, weeks, or months.
Trigger: How scheduling is determined for the activity. Options are either Before Plan Date or After Plan Date.
Example
Un laptop trebuie configurat și înregistrat pentru un nou angajat cu o zi înainte de a începe munca. Persoana care efectuează acest pas ar trebui să fie întotdeauna Managerul IT, Abby Jones.
Pentru a configura această activitate cu acești parametri, Tip activitate este setat la De făcut, cu un sumar Atribuie laptop. Câmpul Atribuire este setat la Utilizator implicit, iar câmpul Atribuit către este setat la Abby Jones. Intervalul este 1, iar Unitatea este zile. Declanșatorul este Înainte de data planului.
Notă
In a multi-company database, a Company field also appears. Selecting a company for an onboarding plan restricts the plan to only that company.
Pașii planului de onboarding¶
Planul implicit de Onboarding include trei pași prestabiliți. Toți pașii sunt activități de tip De făcut și sunt programați pentru ziua în care planul de onboarding este lansat (0 zile înainte de data planului).
Setup IT Materials: The manager must gather and configure all IT materials.
Plan Training: The manager must plan the training for the new employee.
Training: The new employee must complete the training planned by the manager.
Modifică planul de onboarding¶
Un singur plan de onboarding funcționează doar dacă fluxul este potrivit pentru întreaga companie.
Notă
If the onboarding plan is universal, add to or modify the default onboarding plan. If department-specific onboarding plans are needed, create a new onboarding plan and limit the plan to a department.
To modify the default plan, first navigate to , then click on Onboarding.
To modify a step, click on it. In the Open: Activities pop-up window, make any desired modifications to the step, then click Save.
To add a new step, click Add a line at the bottom of the listed activities in the Activities To Create tab, and a blank Create Activities pop-up window appears. Enter all the information in the pop-up window, then click Save & Close if there are no other steps to add, or click Save & New if more steps are needed.
Creează plan de onboarding¶
Unele companii necesită planuri de onboarding diferite, atunci când există proceduri specifice departamentului care nu se aplică întregii companii. În aceste cazuri, trebuie creat un plan de onboarding specific departamentului.
To create a new onboarding plan, navigate to . Click the New button in the upper-left corner, and a blank Employee Plans form loads.
Enter the Plan Name, and select the Department using the drop-down menu. This creates a plan exclusively for that department.
Add the various onboarding activities by clicking Add a line in the Activities To Create tab, and configure each activity.
Example
O companie specializată în fabricarea și vânzarea de mobilier metalic de exterior poate avea o fabrică mare care produce produsele și un birou de vânzări separat. Această companie poate avea două planuri de onboarding separate: unul pentru muncitorii din fabrică și unul pentru angajații de birou.
Planul de onboarding pentru muncitorii din fabrică este setat pentru departamentul Producție și include sarcini specializate legate de activitatea din fabrică. Acestea includ colectarea uniformei și echipamentului de protecție pentru noii angajați, atribuirea unui curs de siguranță, trimiterea unui email echipei despre noua angajare, prezentarea beneficiilor și altele.
Lansează planul de onboarding¶
After an employee has been hired and their employee profile is created, navigate to the desired employee’s profile by clicking on their Kanban card on the Employees app dashboard, then click the Launch Plan button on their employee profile, and a blank Launch Plan pop-up window loads.
The top of the screen displays a button for each available plan, as well as a button for the various available activities. Click the desired onboarding plan to select it. Then, using the calendar selector, set a date in the Due Date field. This is typically the employee’s first day, but any date can be selected.
The Plan Summary section of the Launch Plan pop-up window displays all the steps in the selected plan, along with the user icon for the person assigned to each activity.
Click the Schedule button, and Odoo schedules everything in the plan according to their respective due dates.
All scheduled activities appear in the both chatter of the employee profile, and in the chatter of the users with assignments relating to the plan.
Notă
If any activity assignments were configured to Ask at launch, an Assigned to field appears on the Launch Plan pop-up window. Using the drop-down menu, select the user responsible for all the unassigned activities.
Important
Onboarding can only be launched for users of the database. If there is any missing information on the employee’s profile, a warning listing the information needed appears.