Înrolare

Când este angajat un nou angajat, este important să existe o procedură de onboarding care să poată fi urmată. Acest lucru asigură că informațiile, echipamentele și instruirea sunt furnizate angajatului și că orice alt pas necesar pentru companie este atribuit persoanelor potrivite.

Un onboarding corect asigură că noii angajați primesc toate informațiile și instrumentele necesare pentru a avea succes în rolurile lor și pentru a avea o tranziție ușoară către noul loc de muncă.

Vezi planul de onboarding

Înainte de a începe onboarding-ul, este recomandat să verifici planul implicit de onboarding care vine preconfigurat cu aplicația Angajați. Pentru a vedea planul implicit curent, accesează Aplicația Angajați ‣ Configurare ‣ Plan de activități. Apasă pe Onboarding pentru a vedea formularul detaliat al planului de onboarding.

Formularul planului afișează următoarele informații:

• Nume plan: denumirea specifică a planului de onboarding.

• Model: specifică unde poate fi folosit acest plan. În acest caz, în aplicația Angajați.

• Departament: dacă este lăsat necompletat (setarea implicită), planul este disponibil pentru toate departamentele. Pentru a limita utilizarea planului la un anumit departament, selectează departamentul din meniul derulant.

• Activități de creat: această filă listează toți pașii de onboarding. Fiecare rând afișează:

  • Tip activitate: activitatea specifică pentru pas. Opțiunile implicite sunt Email, Apel, Întâlnire, De făcut sau Încarcă document. Dacă aplicația Semnătură este instalată, este disponibilă și opțiunea Solicită semnătură.

  • Sumar: o descriere scurtă a pasului.

  • Atribuire: stabilește cine finalizează activitatea, în raport cu noul angajat:

    • Întreabă la lansare: alege utilizatorul în câmpul Atribuit către când lansezi planul de onboarding.

    • Utilizator implicit: alege un utilizator care se ocupă întotdeauna de această activitate. Definirea se face în câmpul Atribuit către.

    • Manager: atribuie managerul angajatului, așa cum este definit în fișa angajatului.

    • Antrenor: atribuie antrenorul angajatului, așa cum este definit în fișa angajatului.

    • Angajat: noul angajat finalizează activitatea.

    • Manager Flotă: atribuie managerul desemnat al aplicației Flotă. Această opțiune este disponibilă doar dacă aplicația Flotă este instalată.

  • Atribuit către: acest câmp rămâne necompletat, cu excepția cazului în care este selectat Utilizator implicit la câmpul Atribuire. Dacă este selectat Utilizator implicit, acest câmp va fi completat cu utilizatorul ales.

  • Document de semnat: documentul corespunzător care necesită semnătură.

  • Interval: perioada în care activitatea este activă.

  • Unitate: intervalul de timp setat, fie zile, săptămâni sau luni.

  • Declanșator: modul în care este stabilită programarea activității. Opțiunile sunt Înainte de data planului sau După data planului.

    Example

    Un laptop trebuie configurat și înregistrat pentru un nou angajat cu o zi înainte de a începe munca. Persoana care efectuează acest pas ar trebui să fie întotdeauna Managerul IT, Abby Jones.

    Pentru a configura această activitate cu acești parametri, Tip activitate este setat la De făcut, cu un sumar Atribuie laptop. Câmpul Atribuire este setat la Utilizator implicit, iar câmpul Atribuit către este setat la Abby Jones. Intervalul este 1, iar Unitatea este zile. Declanșatorul este Înainte de data planului.

    

Pașii planului de onboarding

Planul implicit de Onboarding include trei pași prestabiliți. Toți pașii sunt activități de tip De făcut și sunt programați pentru ziua în care planul de onboarding este lansat (0 zile înainte de data planului).

• Pregătește materiale IT: managerul trebuie să adune și să configureze toate materialele IT.

• Planifică instruirea: managerul trebuie să planifice instruirea pentru noul angajat.

• Instruire: noul angajat trebuie să finalizeze instruirea planificată de manager.

Modifică planul de onboarding

Un singur plan de onboarding funcționează doar dacă fluxul este potrivit pentru întreaga companie.

Notă

Dacă planul de onboarding este universal, adaugă sau modifică planul implicit de onboarding. Dacă sunt necesare planuri de onboarding specifice departamentului, creează un plan de onboarding nou.

Pentru a modifica planul implicit, accesează Aplicația Angajați ‣ Configurare ‣ Plan de activități, apoi apasă pe Onboarding.

Pentru a modifica un pas, apasă pe el. În fereastra pop-up Deschide: Activități, efectuează modificările dorite, apoi apasă Salvează.

Pentru a adăuga un pas nou, apasă Adaugă o linie la finalul listei de activități din fila Activități de creat, iar o fereastră pop-up Creează activități va apărea. Completează toate informațiile în fereastră, apoi apasă Salvează și închide dacă nu mai sunt alți pași de adăugat sau Salvează și nou dacă mai sunt necesari pași suplimentari.

Creează plan de onboarding

Unele companii necesită planuri de onboarding diferite, atunci când există proceduri specifice departamentului care nu se aplică întregii companii. În aceste cazuri, trebuie creat un plan de onboarding specific departamentului.

Pentru a crea un plan de onboarding nou, navighează la planul dorit și configurează toți pașii necesari.

Example

O companie specializată în fabricarea și vânzarea de mobilier metalic de exterior poate avea o fabrică mare care produce produsele și un birou de vânzări separat. Această companie poate avea două planuri de onboarding separate: unul pentru muncitorii din fabrică și unul pentru angajații de birou.

Planul de onboarding pentru muncitorii din fabrică este setat pentru departamentul Producție și include sarcini specializate legate de activitatea din fabrică. Acestea includ colectarea uniformei și echipamentului de protecție pentru noii angajați, atribuirea unui curs de siguranță, trimiterea unui email echipei despre noua angajare, prezentarea beneficiilor și altele.

Lansează planul de onboarding

După ce un angajat a fost angajat și profilul său a fost creat, accesează profilul angajatului dorit făcând clic pe cardul său Kanban din panoul aplicației Angajați, apoi apasă butonul Lansează planul din profilul angajatului, iar o fereastră pop-up Lansează planul goală va fi afișată.

În câmpul Plan, alege planul de onboarding dorit. Apoi, folosind selectorul de calendar, setează o dată în câmpul Data planului. Aceasta este, de obicei, prima zi a angajatului, dar poate fi selectată orice dată.

Partea dreaptă a ferestrei pop-up Lansează planul afișează toți pașii din planul selectat, grupați după ceea ce a fost selectat în câmpurile Atribuire din formularul planului.

După ce câmpurile Plan și Data planului sunt configurate, apasă butonul Programează, iar Odoo va programa toate activitățile din plan, conform termenelor stabilite.

Toate activitățile programate apar atât în zona de discuții a profilului angajatului, cât și în zona de discuții a utilizatorilor cu atribuții legate de plan.

Notă

Dacă unele atribuiri de activități au fost configurate ca Întreabă la lansare, în fereastra pop-up Lansează planul va apărea câmpul Atribuit către. Folosește meniul derulant pentru a selecta utilizatorul responsabil de toate activitățile neatribuite.