Gestionați mesajele de intrare

Un mesaj primit este un email livrat unei baze de date Odoo. Oricine poate trimite un email către un alias de email creat în baza de date sau răspunde la un email care a fost trimis anterior din baza de date pe baza antetului reply-to.

Alias-uri de email

Alias-uri specifice modelului

Unele aplicații au alias-urile lor specifice (echipe de vânzări, echipe helpdesk, proiecte, etc.). Aceste alias-uri sunt folosite pentru:

• Crea o înregistrare când un email este trimis direct către alias,

• Primi răspunsuri la un email trimis inițial dintr-o înregistrare.

Example

În exemplul afișat mai sus, trimiterea unui email către info@company-name.odoo.com va crea o nouă oportunitate sau un nou lead atribuit automat echipei de vânzări corespunzătoare. Dacă un email este trimis din chatter-ul unei oportunități existente, reply-to va fi info@company-name.odoo.com. Răspunsul va fi postat în chatter-ul corect, conform antetului message-id.

Catchall

Dacă o aplicație nu are un alias, este folosit un alias generic de rezervă: catchall-ul. Un email trimis dintr-un chatter are adresa de răspuns setată la acest alias catchall. Un răspuns trimis către catchall este postat în chatter-ul corect datorită antetului message-id.

În mod implicit, partea locală catchall va fi folosită. Activați modul dezvoltator și mergeți la Settings ‣ Technical ‣ Emails: Alias Domains pentru a accesa configurația.

Un email către catchall trebuie să fie întotdeauna un răspuns la un email anterior trimis din baza de date. Dacă un email este trimis direct către catchall, expeditorul va primi următorul mesaj:

Notă

Adresa de email info@company-name.com afișată în captura de ecran de mai sus este adresa de email setată pe companie. La intrarea în modul dezvoltator pe un profil de companie, opțiunile de configurație suplimentare (precum catchall și bounce) devin lizibile. Poate fi modificată prin clic pe linkul intern al Domeniului de Email. În general, nu se recomandă modificarea acestor opțiuni decât dacă necesitățile specifice o dictează, deoarece va afecta toate răspunsurile la email-urile trimise anterior.

Example

Un alias poate fi configurat pe o echipă de vânzări în aplicația CRM. Când un client răspunde la un email care vine din aplicația CRM, reply-to este info@company-name.odoo.com.

Când un email este trimis din aplicația Contact, adresa de răspuns este catchall@company-name.odoo.com deoarece nu există alias pe modelul de contact.

Notă

Se recomandă să păstrați partea locală a catchall-ului și bounce-ului neschimbată. Dacă această valoare este modificată, email-urile anterioare trimise din baza de date vor avea încă valorile părții locale anterioare. Aceasta ar putea duce la răspunsuri care nu sunt primite corect în baza de date.

Salt

În același mod în care alias-ul catchall este folosit pentru a construi adresa de răspuns, alias-ul bounce este folosit pentru a construi return-path-ul email-ului. Return-path-ul este folosit când email-urile nu pot fi livrate destinatarului și o eroare este returnată expeditorului.

În mod implicit, numele bounce va fi folosit. Activați modul dezvoltator și mergeți la Settings ‣ Technical ‣ Emails: Alias Domains pentru a accesa configurația.

Notă

Pe Odoo Online, când se folosește serverul de email implicit de ieșire, adresa return-path este forțată la valoarea bounce@company-name.odoo.com independent de valoarea setată ca alias de respingere.

Când apare o eroare, se primește o notificare și se afișează într-un plic roșu în chatter. În unele cazuri, plicul roșu poate conține doar un mesaj no error, ceea ce înseamnă că există o eroare care nu a putut fi gestionată de Odoo.

O notificare va fi afișată și în pictograma Discuss din bara de navigare.

Example

Dacă adresa de email a destinatarului este incorectă, prin clic pe plicul roșu din chatter va fi afișat un mesaj de eroare care conține motivul eșecului.

Primirea de email-uri cu configurația implicită Odoo

Pe Odoo Online și Odoo.sh, adresele alias de email, răspuns și respingere sunt pre-configurate. Aceste adrese folosesc domeniul de alias adăugat automat la o bază de date standard.

Example

Presupunând că URL-ul bazei de date este https://mydatabase.odoo.com, domeniul de alias mydatabase.odoo.com este creat automat. Catchall și bounce pot fi folosite și adresa lor este respectiv catchall@mydatabase.odoo.com și bounce@mydatabase.odoo.com.

Dacă aplicația CRM este instalată și o echipă de vânzări cu aliasul info este creată, adresa info@mydatabase.odoo.com poate fi folosită imediat. Același lucru se aplică pentru orice alt alias creat în alte aplicații.

Domeniul bazei de date este gata să fie folosit pentru a primi email-uri fără nicio configurație suplimentară.

Folosirea mai multor subdomenii Odoo

Pe Odoo Online, singurul subdomeniu Odoo este cel definit la crearea bazei de date.

Pe Odoo.sh, este posibil să se folosească mai multe subdomenii Odoo. În setările ramurii, subdomenii Odoo suplimentare pot fi adăugate atâta timp cât nu sunt încă folosite în altă ramură. Aceste domenii trebuie apoi adăugate la domeniile de alias pentru a fi folosite de o companie.

Folosirea unui domeniu personalizat pentru mesajele de intrare

Domeniul de alias trebuie selectat în setările generale. Dacă aveți mai multe companii, fiecare trebuie configurată.

Toate aliasurile vor folosi acest domeniu personalizat. Răspunsurile la modelele pentru care este configurat un alias se fac la [alias]@my-custom-domain.com. Răspunsurile la alte modele sunt trimise la catchall prin catchall@my-custom-domain.com.

Important

Dacă e-mailurile sunt trimise folosind serverele de e-mail Odoo în timp ce se folosește un domeniu personalizat, urmați instrucțiunile „Folosirea unui domeniu personalizat cu serverul de e-mail Odoo”.

Întrucât acest domeniu personalizat este folosit, toate email-urile care folosesc un alias (răspunsuri, respingeri și trimiteri directe) sunt trimise la o adresă a domeniului. Acestea sunt astfel livrate la serverul de email legat de domeniu (înregistrare MX). Pentru a le afișa în chatter sau pentru a crea înregistrări noi, este necesar să se recupereze aceste email-uri de intrare în baza de date Odoo.

Metodă	Beneficii	Dezavantaje
Redirecționări	Ușor de configurat, email-urile sunt trimise direct în baza de date.	Fiecare alias al unei baze de date trebuie configurat.
Servere de email de intrare	Permite păstrarea unei copii a email-ului în căsuța dumneavoastră de poștă (cu IMAP). Permite crearea de înregistrări în modelul ales.	Depinde de un CRON, ceea ce înseamnă că email-urile nu sunt recuperate imediat în baza de date. Fiecare alias al unei baze de date trebuie configurat.
Înregistrare MX	Doar o înregistrare trebuie creată pentru ca toate aliasurile să funcționeze corect.	Este necesară folosirea unui subdomeniu. Necesită cunoștințe tehnice avansate.

Important

Pentru bazele de date on-premise, metodele de redirecționare și înregistrarea MX necesită de asemenea configurarea scriptului gateway de poștă. Trecerea prin acest script necesită cunoștințe tehnice și de infrastructură avansate.

Important

Consultați documentația furnizorului dvs. pentru informații mai detaliate despre cum să gestionați metodele detaliate mai jos.

Redirecționări

Dacă baza de date este găzduită pe Odoo Online sau Odoo.sh, se recomandă folosirea redirecționărilor. Acestea permit ca mesajele să fie primite fără întârziere în baza de date.

Este obligatoriu să redirecționați adresa catchall și bounce către subdomeniul Odoo al bazei de date. Orice alt alias folosit trebuie de asemenea redirecționat.

Example

Cu o echipă de vânzări, sunt necesare următoarele redirecționări:

• catchall@company-name.com → catchall@company-name.odoo.com

• bounce@company-name.com → bounce@company-name.odoo.com

• info@company-name.com → info@company-name.odoo.com

Important

Unii furnizori cer să validați redirecționarea prin trimiterea unui link la adresa de email țintă. Această procedură este o problemă pentru catchall și bounce deoarece acestea nu sunt folosite pentru a crea înregistrări.

1. Modificați valoarea catchall pe domeniul de alias de poștă. modul dezvoltator trebuie activat pentru a accesa acest meniu. De exemplu, poate fi schimbată de la catchall la temp-catchall. Acest lucru va permite folosirea catchall ca partea locală a unui alt alias.

2. Deschideți o aplicație care folosește un alias. De exemplu, CRM conține aliasuri pentru fiecare echipă de vânzări. Setați catchall ca partea locală a aliasului unei echipe de vânzări.

3. Email-ul de validare va crea o înregistrare în aplicația CRM. Email-ul trimis va fi vizibil în chatter, permițându-vă să validați redirecționarea.

4. Nu uitați să schimbați înapoi aliasul echipei de vânzări și valoarea catchall pe domeniul de alias de poștă, exact cum erau înainte de această procedură.

Notă

O alternativă la redirecționări este transferul. Cu transferul, adresa care transferă email-ul va fi identificată ca expeditor, în timp ce cu redirecționările, expeditorul original va rămâne întotdeauna.

Servere de poștă de intrare

As mentioned earlier, using redirections is the recommended method to receive emails in Odoo. However, it is also possible to set up incoming mail servers. Using this method means creating an incoming email server for each mailbox on your server, catchall, bounce, and every alias of the database, in order to fetch all incoming emails.

Atenționare

Odoo’s Incoming Mail Servers feature is designed for shared inboxes (e.g., sales@yourcompany.com or support@yourcompany.com) to route messages to team pipelines, tickets, or documents.

Using personal email addresses (e.g., mitchell.admin@yourcompany.com) as incoming mail servers is not recommended. Doing so can lead to increased security risks, unintended message routing, privacy issues, and difficulties syncing replies correctly.

Incoming mail servers are created by going to Settings ‣ Technical ‣ Emails: Incoming Mail Servers.

Important

Recomandăm folosirea protocolului IMAP în loc de protocolul POP, deoarece IMAP preia toate email-urile necitite, în timp ce POP preia tot istoricul email-urilor și apoi le marchează ca șterse în căsuța dumneavoastră poștală.

Sfat

Este de asemenea posibil să conectați o căsuță poștală prin Gmail cu Google OAuth sau Outlook cu Microsoft Azure OAuth.

Indiferent de protocolul ales, email-urile sunt preluate folosind acțiunea programată Mail: Fetchmail Service.

În plus, folosirea unui server de poștă de intrare în Odoo oferă oportunitatea de a crea înregistrări noi într-un model specificat. Fiecare server de poștă de intrare poate crea înregistrări într-un model diferit.

Example

Email-urile primite pe task@company-name.com sunt preluate de baza de date Odoo. Toate email-urile preluate vor crea o nouă sarcină de proiect în baza de date.

Înregistrare MX

O a treia opțiune este să creați o înregistrare MX în zona dumneavoastră DNS care specifică serverul de poștă care gestionează email-urile trimise către domeniul dumneavoastră. Sunt necesare cunoștințe tehnice avansate.

Important

Această configurație funcționează doar cu un subdomeniu pe infrastructura Odoo Online sau Odoo.sh (de ex., @mail.mydomain.com)

Mai jos sunt prezentate unele specificații în funcție de tipul de găzduire:

Odoo OnlineOdoo.sh

Subdomeniul personalizat trebuie adăugat la Portalul Odoo.

Bucle infinite de email

În unele cazuri, se pot crea bucle infinite de email. Odoo oferă o anumită protecție împotriva unor astfel de bucle, asigurându-se că același expeditor nu poate trimite prea multe email-uri care ar crea înregistrări către un alias într-un interval de timp specific.

În mod implicit, o adresă de email poate trimite până la 20 de email-uri în 120 de minute. Dacă se trimit mai multe email-uri, acestea sunt blocate și expeditorul primește următorul mesaj:

Pentru a schimba comportamentul implicit, activați modul dezvoltator, apoi mergeți la Settings ‣ Technical ‣ Parameters: System Parameters pentru a adăuga doi parametri.

• Pentru primul parametru, introduceți mail.gateway.loop.minutes ca Cheie și alegeți un număr de minute ca Valoare (120 este comportamentul implicit).

• Pentru al doilea parametru, introduceți mail.gateway.loop.threshold ca Cheie și alegeți un număr de email-uri ca Valoare (20 este comportamentul implicit).

Permite parametrul de sistem al domeniului alias

Aliasurile de intrare sunt setate în baza de date Odoo pentru a crea înregistrări prin primirea de email-uri de intrare. Pentru a vizualiza aliasurile setate în baza de date Odoo, activați mai întâi modul dezvoltator. Apoi, mergeți la Settings app ‣ Technical ‣ Aliases.

Următorul parametru de sistem, mail.catchall.domain.allowed, setat cu valorile domeniilor de alias permise, separate prin virgule, filtrează email-urile adresate corect către aliasuri. Setarea domeniilor pentru care aliasul poate crea un tichet, lead, oportunitate etc., elimină rezultatele fals pozitive unde sunt prezente adrese de email cu doar prefixul de alias, nu și domeniul.

În unele cazuri, potrivirile au fost făcute în baza de date Odoo atunci când se primește un e-mail cu același prefix de alias și un domeniu diferit pe adresa de e-mail primită. Acest lucru este valabil în adresele de e-mail ale expeditorului, destinatarului și CC ale unui e-mail primit.

Example

Când Odoo primește email-uri cu prefixul de alias commercial în expeditor, destinatar sau adresele de email CC (de ex. commercial@example.com), baza de date tratează în mod eronat email-ul ca aliasul complet commercial, cu un domeniu diferit, și prin urmare, creează un tichet/lead/oportunitate/etc.

Pentru a adăuga parametrul de sistem mail.catchall.domain.allowed, activați mai întâi modul dezvoltator. Apoi, mergeți la Settings app ‣ Technical ‣ System Parameters. Faceți clic pe New. Apoi, tastați mail.catchall.domain.allowed în câmpul Key.

Apoi, pentru câmpul Value, adăugați domeniile separate prin virgule. Salvați manual (Save), și parametrul de sistem intră în vigoare imediat.

Detectare bazată pe partea locală a destinatarului

La crearea unui alias nou, există o opțiune pentru a activa Local-part based incoming detection. Dacă este activată, Odoo necesită doar ca partea locală să se potrivească pentru a ruta un email de intrare. Dacă această funcție este dezactivată, Odoo necesită ca întreaga adresă de email să se potrivească pentru a ruta un email de intrare.