Adăugarea vehiculelor¶
Aplicația Fleet din Odoo gestionează toate vehiculele și documentația aferentă întreținerii vehiculelor și evidenței șoferilor.
La deschiderea aplicației , toate vehiculele sunt organizate în tabloul de bord Vehicule, care este tabloul de bord implicit. Fiecare vehicul este afișat în etapa Kanban corespunzătoare, în funcție de status. Etapele implicite sunt Cerere nouă, De comandat, Înregistrat și Retrogradat.
Setări¶
Înainte de a înregistra orice vehicul, verifică două setări Fleet care afectează direct operațiunile zilnice și beneficiile angajaților:
End Date Contract Alert: Emails the contract’s Responsible person a set number of days before the vehicle agreement expires, so renewals or returns are not missed.
New Vehicle Request: (Only for the Belgian payroll localization) Blocks employees from requesting a new company car through the salary configurator, once the available vehicles already exceed the defined limit, helping control benefits costs.
Pentru a accesa meniul de setări, mergi la .
Alertă privind data încheierii contractului¶
Câmpul Avertizare dată finalizare contract arată cu câte zile înainte de finalizarea unui contract de vehicul trebuie trimisă o alertă. Persoanele responsabile primesc un email care le informează că un contract de vehicul urmează să expire în numărul de zile definit în acest câmp.
Persoane responsabile¶
To determine the responsible person for a contract, open an individual contract. The person listed as Responsible under the Contract Information section of the contract receives the alert.
To open a contract from a list of all contracts, navigate to , and all contracts appear in the list. Click on a Contract to open it. In the Information section of the contract, look under Responsible to see who receives expiration alerts.
An individual contract can also be opened from a specific vehicle by navigating to and clicking on an individual vehicle. On the vehicle form, click the Contracts smart button at the top of the page. Only contracts associated with the vehicle appear in the list. Click on an individual contract to open it. The Responsible person is listed on the contract.
New vehicle request¶
Enter the maximum fleet size that may be reached through the salary-configurator flow. When the total number of available vehicles (vehicles without an assigned driver) is equal to or below this limit, employees can request a new company car. Once the available vehicles exceed the limit, the request option is hidden.
Example
Dacă limita Cerere vehicul nou este setată la 20 de vehicule și sunt disponibile 25 de vehicule, angajații nu pot solicita o mașină nouă și trebuie să aleagă dintre cele 25 deja disponibile. Dacă sunt disponibile doar 10 mașini, atunci angajatul va putea solicita un vehicul nou.
Notă
Această opțiune de setare apare doar dacă modulul Belgian-Payroll-Fleet este instalat pentru localizarea Belgia.
Adaugă un vehicul¶
Pentru a adăuga un vehicul nou în flotă din tabloul de bord Vehicule, apasă butonul Nou din colțul din stânga sus, iar un formular gol de vehicul se va încărca. Apoi, introdu informațiile despre vehicul în formular.
Câmpuri pentru formularul vehiculului¶
Model: Folosește meniul derulant pentru a selecta modelul vehiculului. Odată ce un model este selectat, pot apărea câmpuri suplimentare în formular. Dacă modelul nu este listat, tastează numele modelului și apasă fie pe Creează „model”, fie pe Creează și editează… pentru a crea un model nou și a edita detaliile modelului.
Număr de înmatriculare: Introdu numărul de înmatriculare al vehiculului.
Etichete: Selectează orice etichetă din meniul derulant sau introdu o etichetă nouă. Nu există limită pentru numărul de etichete care pot fi selectate.
Notă
Modelul este singurul câmp obligatoriu din formularul noului vehicul. Când un model este selectat, apar și alte câmpuri în formular, iar informațiile relevante se completează automat pentru modelul respectiv. Dacă unele câmpuri nu apar, este posibil să nu fie selectat niciun model.
Șofer¶
Această secțiune a formularului vehiculului se referă la persoana care conduce în prezent mașina, precum și la orice planuri de schimbare a șoferului în viitor și când.
Driver: Using the drop-down menu, select the driver for the vehicle. If the driver is not listed, create the new driver and edit the driver details.
Important
A driver does not have to be an employee. When creating a new driver, the driver is added to the Fleet app and the Contacts app (if installed), not in the Employees app.
Card de mobilitate: Dacă șoferul selectat are un card de mobilitate (cum ar fi un card de combustibil) listat în fișa de angajat din aplicația Employees, numărul cardului de mobilitate apare automat în acest câmp. Dacă nu există niciun card de mobilitate listat și ar trebui adăugat, editează fișa angajatului în aplicația Employees.
Viitor șofer: Dacă se cunoaște următorul șofer al vehiculului, selectează-l din meniul derulant. Sau, introdu următorul șofer și apasă fie pe Creează „viitor șofer”, fie pe Creează și editează… pentru a crea un viitor șofer nou și a edita detaliile șoferului.
Notă
If this field is populated, an Apply New Driver button appears on the vehicle form. Click the Apply New Driver button to change the driver information.
Dată atribuire: Folosește selectorul de calendar pentru a alege când vehiculul va fi disponibil pentru un alt șofer. Dacă acest câmp este lăsat necompletat, vehiculul este disponibil și poate fi atribuit altui șofer. Dacă este completat, vehiculul nu va fi disponibil pentru alt șofer până la data selectată.
Companie: Selectează compania din meniul derulant. Acest câmp apare doar într-o bază de date multi-companie.
Creați un driver nou¶
Dacă un driver nu este deja în sistem, noul driver trebuie mai întâi configurat și adăugat la baza de date. Un șofer nou poate fi adăugat fie din câmpurile Driver, fie din câmpurile Future Driver din formularul vehicle form.
Mai întâi, introduceți numele noului driver în câmpul Driver sau Future Driver, apoi faceți clic pe Create and edited…. Apare un formular Create Driver sau Create Future Driver, în funcție de câmpul care a inițiat formularul.
Both the Create Driver and Create Future Driver forms are identical, and are stored in the Contacts app. Configure the new contact, then click Save.
Notă
În funcție de aplicațiile instalate, diferite file sau câmpuri pot fi vizibile în formularele Create Driver și Create Future Driver.
Vehicul¶
This section captures key physical details of a vehicle. Selecting an existing Model may auto-fill some fields.
Completați următoarele câmpuri din formular:
Categorie: Folosește meniul derulant pentru a selecta categoria vehiculului din opțiunile disponibile. Dacă aplicația Inventory este instalată, categoria afectează orice sistem de management al livrărilor configurat.
Dată comandă: Folosește selectorul de calendar pentru a selecta data la care a fost comandat vehiculul. Urmărirea duratei de timp în care vehiculele au fost în flotă poate ajuta la luarea deciziilor privind reparațiile costisitoare sau la decizia de a renunța la un vehicul.
Dată înmatriculare: Folosește selectorul de calendar pentru a selecta data la care vehiculul a fost înmatriculat. Multe regiuni solicită înmatriculare corectă, așa că urmărirea datelor de înmatriculare este importantă.
Dată anulare: Folosește selectorul de calendar pentru a selecta data la care expiră leasingul vehiculului sau când vehiculul nu mai face parte din flotă (ex: vândut, plăcuțe predate).
Număr șasiu: Introdu numărul de șasiu în câmp. Acesta este cunoscut în unele țări ca VIN. Fiecare vehicul are un număr unic, astfel încât, în caz de furt sau accident, vehiculul poate fi identificat cu acest număr unic.
Ultima citire odometru: Introdu ultima valoare cunoscută a odometrului în câmpul numeric. Folosește meniul derulant de lângă câmp pentru a selecta dacă valoarea este în kilometri (km) sau mile (mi). Urmărirea kilometrajului este esențială pentru determinarea valorii vehiculului atât pentru scopuri fiscale, cât și pentru revânzare.
Manager flotă: Selectează managerul flotei din meniul derulant sau introdu un manager nou, apoi apasă fie pe Creează, fie pe Creează și editează….
Locație: Introdu locația specifică unde se află de obicei vehiculul în acest câmp. Informația trebuie să explice clar unde poate fi găsit vehiculul, de exemplu
Garaj principalsauParcarea clădirii 2. Aceasta este o informație esențială pentru companiile cu mai multe locații unde sunt depozitate vehiculele.Make Vehicle Available: Click the checkbox if the vehicle can be selected when an employee fills out the salary configurator.
Fila Informații fiscale¶
În funcție de setarea de localizare a bazei de date și de ce aplicații suplimentare sunt instalate, alte câmpuri pot fi prezente în formular.
Secțiunile de mai jos sunt implicite și apar pentru toate vehiculele, indiferent de alte aplicații instalate sau setări de localizare.
Fiscalitate¶
Impozitare cai putere: Introdu suma impozitată pe baza dimensiunii motorului vehiculului. Aceasta este determinată de taxele și reglementările locale și variază în funcție de locație. Se recomandă verificarea cu departamentul de contabilitate pentru a te asigura că valoarea este corectă.
Deductibility Rates: Configure the dates and percentages of the vehicle-related costs (fuel, maintenance, depreciation, etc.) that can be deducted from the company’s taxable income. The Start Date field indicates when the deduction begins, and the Deductibility (%) field indicates the percentage to be deducted.
Contract¶
Dată prim contract: Selectează data de început a primului contract al vehiculului folosind selectorul de calendar. De obicei, aceasta este ziua în care vehiculul este cumpărat sau închiriat.
Valoare catalog (TVA inclus): Introduceți MSRP pentru vehicul la momentul achiziției sau leasingului.
Valoare de achiziție: Introduceți prețul de achiziție sau valoarea inițială a leasingului pentru vehicul.
Valoare reziduală: Introduceți valoarea curentă a vehiculului.
Notă
Valorile enumerate mai sus afectează departamentul de contabilitate. Se recomandă să verificați cu departamentul de contabilitate pentru mai multe informații și/sau asistență cu aceste valori.
Fila Model¶
If the model for the new vehicle is already configured in the database, the Model and Engine sections are populated with the corresponding information. If the model is not already in the database and the Model tab needs to be configured, configure the new vehicle model.
Check the information in the Model tab to ensure it is accurate. For example, the color of the vehicle or whether a trailer hitch is installed are examples of common information that may need updating.
Fila Notă¶
Introduceți orice notă pentru vehicul în această secțiune.
Vezi și