Partajați și colaborați

Odoo Spreadsheet oferă diverse funcții care permit o colaborare eficientă în timp real, asigurând în același timp nivelul adecvat de control și trasabilitate, inclusiv:

• partajare bazată pe permisiuni

• istoricul versiunilor

• discuții prin intermediul comentariilor și al firului de conversație al foii de calcul

Acces și partajare

În principiu, drepturile de acces la foile de calcul Odoo sunt gestionate ca orice alt fișier din aplicația Documente. Rolurile și permisiunile sunt fie moștenite din dosarul în care este salvată o foaie de calcul, fie controlate la nivelul foii de calcul în sine.

Cu toate acestea, există diferențe importante de luat în considerare între foile de calcul care conțin doar date statice și foile de calcul care conțin date Odoo dinamice, atât din punct de vedere al accesului, cât și al vizibilității datelor.

Sfat

• Accesul la un dosar sau o foaie de calcul poate fi gestionat de proprietarul acestuia sau de orice utilizator cu drepturi de Editor.

• Un utilizator cu drepturi de Viewer nu poate partaja direct o foaie de calcul cu un anumit utilizator, dar poate copia un link către foaia de calcul.

• Orice utilizator cu acces la o foaie de calcul o poate descărca ca fișier .xlsx făcând clic pe Fișier ‣ Descărcare din bara de meniu. Dacă foaia de calcul conținea date dinamice, valorile sunt înghețate în momentul descărcării.

Roluri și permisiuni

Permisiunile sunt gestionate folosind următoarele roluri:

Rol	Afișare	Editare	Șterge	Descărcare .xlsx	Partajează	Gestionare roluri	Utilizare comentarii	Utilizare discuție
Proprietar					cu anumite persoane sau prin link	inclusiv schimbarea proprietarului
Editor					cu anumite persoane sau prin link	dar nu poate schimba proprietarul
Telespectator					doar prin link

Partajare foaie de calcul statică

Foile de calcul care conțin doar date statice pot fi partajate intern sau extern de proprietarul foii de calcul sau de orice utilizator cu drepturi de Editor.

Pentru aceasta, faceți clic pe Partajare în colțul din dreapta sus deasupra foii de calcul, apoi configurați accesul în mod corespunzător.

Partajare foaie de calcul dinamică

O foaie de calcul este considerată o foaie de calcul dinamică dacă conține oricare dintre următoarele:

• formule care preiau date live dintr-o bază de date Odoo, de ex., într-un tabel listă sau pivot care a fost inserat în foaia de calcul

• o sursă de date legată, chiar dacă tabelul listă sau pivot corespunzător a fost șters din foaia de calcul

• linkuri către elemente de meniu Odoo

Partajare internă

Foile de calcul care conțin date Odoo dinamice pot fi partajate doar cu utilizatori interni de către proprietarul foii de calcul sau orice utilizator cu drepturi de Editor.

Cu toate acestea, a avea acces la o foaie de calcul nu înseamnă neapărat că un utilizator intern vede toate datele din foaia de calcul originală. Vizibilitatea datelor Odoo dinamice se bazează pe drepturile de acces ale unui utilizator intern la modelul din care datele au fost preluate și ia în considerare orice reguli de înregistrare care ar putea restricționa accesul.

Important

Permisiunile de vizualizare a datelor sunt luate în considerare atunci când un utilizator intern deschide o foaie de calcul, foaia de calcul fiind populată doar cu date pe care utilizatorul este autorizat să le vadă.

Example

Un manager de vânzări creează o foaie de calcul care include date de vânzări pentru toți agenții de vânzări din echipa sa. Utilizatorii cu permisiunea Sales / User: Own Documents Only văd doar datele legate de propriile lor vânzări.

Pentru a partaja o foaie de calcul care conține date Odoo dinamice, faceți clic pe Share în colțul din dreapta sus deasupra foii de calcul, apoi configurați accesul în mod corespunzător.

Partajare externă

Foile de calcul care conțin date Odoo dinamice nu pot fi accesate de utilizatori externi.

Notă

Dacă un utilizator extern încearcă să acceseze o foaie de calcul dinamică printr-un link, este afișat un mesaj de eroare.

Dacă o foaie de calcul care conține date Odoo trebuie partajată cu un utilizator extern, proprietarul foii de calcul sau un utilizator cu drepturi de Editor poate crea o versiune înghețată, doar pentru citire. În această versiune, toate formulele Odoo sunt convertite la valoarea lor din momentul în care versiunea înghețată este creată, iar orice linkuri către meniuri Odoo sunt eliminate.

Pentru a crea o versiune înghețată a unei foi de calcul care conține date Odoo dinamice, faceți clic pe File ‣ Share ‣ Freeze and share din bara de meniu, apoi configurați accesul în mod corespunzător.

Sfat

Este, de asemenea, posibil să descărcați o versiune înghețată a unei foi de calcul care conține date Odoo ca fișier .xlsx făcând clic pe File ‣ Download din bara de meniu. Valorile oricăror date dinamice sunt înghețate în momentul descărcării.

Comentarii și chatter

Odoo Spreadsheet oferă două modalități de a comunica cu alți utilizatori care au acces la aceeași foaie de calcul, și anume prin utilizarea:

• comentariilor

• firului chatter al foii de calcul

Utilizați comentarii într-o foaie de calcul

Comentariile, care sunt adăugate la celule individuale ale foii de calcul, sunt utile pentru discutarea elementelor specifice ale unei foi de calcul. Alți colaboratori pot fi notificați tastând @ urmat de numele lor.

Important

Doar proprietarul foii de calcul sau utilizatorii cu drepturi de Editor pot utiliza comentarii într-o foaie de calcul; ambele roluri pot efectua aceleași acțiuni. Comentariile nu sunt vizibile pentru utilizatorii cu drepturi de Vizualizator.

Adăugați sau reacționați la comentarii

Pentru a adăuga sau a reacționa la un comentariu:

1. Dacă comentariul este:

   • primul comentariu adăugat la celulă, faceți clic dreapta pe celulă, apoi faceți clic pe Inserați comentariu sau faceți clic pe Inserare ‣ Inserați comentariu din bara de meniu.

   • o reacție la un fir de comentarii existent pe o celulă, faceți clic pe celula relevantă sau pe firul de comentarii pentru a deschide firul.

2. Tastați un comentariu în caseta de text.

   Sfat

   • Faceți clic pe pictograma , apoi:

     • Adăugați din Documente pentru a adăuga un fișier salvat în aplicația Documente

     • Adăugați GIF-uri pentru a adăuga GIF-uri (dacă acest lucru este activat în Setări generale)

   • Faceți clic pe (Adăugați emoji-uri) pentru a adăuga emoji-uri.

   • Tastați @ urmat de numele unui utilizator pentru a-l menționa în comentariu.

3. Faceți clic pe pictograma (Jurnal) sau apăsați Enter pentru a înregistra comentariul.

Faceți clic oriunde altundeva în foaia de calcul pentru a închide firul de comentarii.

Sfat

Pentru a reacționa la un comentariu individual doar cu un emoji, treceți cu mouse-ul peste comentariu, faceți clic pe pictograma (Adăugați o reacție), apoi selectați emoji-ul dorit.

Vizualizați comentarii

Când a fost adăugat un comentariu la o celulă, apare un mic triunghi galben în colțul din dreapta sus al celulei.

Pentru a vizualiza un fir de comentarii pe o singură celulă, treceți cu mouse-ul peste celulă; faceți clic pe celulă sau pe firul de comentarii pentru a deschide firul pentru a putea adăuga un comentariu.

Pentru a vizualiza toate comentariile dintr-o foaie de calcul, faceți clic pe View ‣ All comments din bara de meniu. Alternativ, după deschiderea unui fir de comentarii, faceți clic pe Open all comments.

Panoul Comments se deschide în partea dreaptă a foii de calcul. În mod implicit, firele de comentarii pentru All sheets din foaia de calcul sunt afișate, grupate pe foi. Pentru a vedea doar firele de comentarii pentru foaia curentă, selectați This sheet în câmpul Filter comments.

Faceți clic pe un fir de comentarii din panoul Comments pentru a-l deschide.

Editați sau ștergeți comentarii

Notă

Proprietarul unei foi de calcul sau utilizatorii cu drepturi de Editor pot edita sau șterge orice comentariu.

Pentru a edita un comentariu:

1. Poziționați cursorul peste comentariu, apoi faceți clic pe pictograma (ellipsis).

2. Faceți clic pe Edit.

3. Efectuați modificările dorite, apoi faceți clic pe Save sau apăsați Enter. Pentru a anula editarea, faceți clic pe Cancel sau apăsați Escape.

Sfat

Un comentariu care a fost modificat are (edited) adăugat la sfârșitul textului.

Pentru a șterge un comentariu:

1. Poziționați cursorul peste comentariu, apoi faceți clic pe pictograma (ellipsis).

2. Faceți clic pe Delete.

3. Faceți clic pe Confirm pentru a confirma ștergerea.

Rezolvați firele de comentarii

Pentru a rezolva un fir de comentarii:

1. Accesați panoul Comments făcând clic pe View ‣ All comments din bara de meniu. Alternativ, cu un fir de comentarii deschis, faceți clic pe Open all comments.

2. Faceți clic pe pictograma (ellipsis) pentru firul de comentarii relevant, apoi faceți clic pe Resolve this thread.

Odată rezolvat, firul de comentarii nu mai este accesibil direct în foaia de calcul, dar rămâne vizibil în panoul Comments; firele rezolvate sunt identificate prin pictograma (check).

Pentru a redeschide un fir de comentarii rezolvat, din panoul Comments, faceți clic pe pictograma (ellipsis) pentru firul de comentarii relevant, apoi faceți clic pe Re-open this thread.

Utilizați firul de discuții al unei foi de calcul

În timp ce comentariile pe celule specifice ale foii de calcul sunt potrivite pentru discuții despre elemente specifice ale unei foi de calcul, firul de conversație al foii de calcul permite o discuție mai generală.

Pentru a accesa firul de conversație al unei foi de calcul:

1. Cu aplicația Documents deschisă, navigați la dosarul sau secțiunea unde este salvată foaia de calcul.

2. Selectați vizualizarea (Listă) din colțul din dreapta sus.

3. Selectați foaia de calcul relevantă, apoi faceți clic pe butonul (Informații și etichete) din colțul din dreapta sus lângă selectorul de vizualizare. Alternativ, cu foaia de calcul selectată, faceți clic pe butonul Acțiune, apoi selectați (Informații și etichete).

Firul de conversație al foii de calcul se deschide în partea dreaptă a ecranului, sub panoul de detalii al foii de calcul.