Rambursează angajații

După ce un raport de cheltuieli este postat într-un jurnal contabil, următorul pas este să rambursați angajatul. La fel ca aprobarea și postarea cheltuielilor, angajații pot fi rambursați în două moduri: cu numerar, cec sau depozit direct (individual sau în vrac), sau rambursat într-o foaie de plată.

Setări

Rambursările pot fi plătite prin salariu, cec, numerar sau transfer bancar. Pentru a configura opțiunile de plată, mai întâi configurați diversele setări navigând la Aplicația Cheltuieli ‣ Configurare ‣ Setări.

Pentru a rambursa angajații pentru cheltuieli în salariile lor, bifați caseta de selectare de lângă opțiunea Rambursează în Foaia de Plată din secțiunea Cheltuieli.

Apoi, setați cum sunt efectuate plățile în secțiunea Contabilitate. Faceți clic pe meniul derulant sub Metode de Plată și selectați opțiunea de plată dorită. Opțiunile implicite includ plata prin Manual (Numerar), Cecuri (Bancă), NACHA (Bancă) și altele. Lăsarea acestui câmp gol permite utilizarea tuturor opțiunilor de plată disponibile.

Când toate configurațiile dorite sunt complete, faceți clic pe Salvează pentru a activa setările.

Rambursează individual

Pentru a rambursa un raport individual de cheltuieli, mai întâi navigați la Aplicația Cheltuieli ‣ Rapoarte de Cheltuieli. Toate rapoartele de cheltuieli sunt prezentate într-o vizualizare listă implicită. Faceți clic pe raportul de cheltuieli care urmează să fie rambursat pentru a vizualiza detaliile raportului.

Important

Doar rapoartele de cheltuieli cu statusul Postat pot fi rambursate.

Faceți clic pe butonul Înregistrează Plata în colțul din stânga sus al raportului de cheltuieli și apare o fereastră pop-up Înregistrează Plata. Introduceți următoarele informații în fereastra pop-up:

• Jurnal: Selectați jurnalul contabil în care să postați plata folosind meniul derulant. Opțiunile implicite sunt Bancă sau Numerar.

• Metodă de Plată: Selectați cum se efectuează plata folosind meniul derulant. Dacă se selectează Numerar pentru Jurnal, singura opțiune disponibilă este Manual. Dacă se selectează Bancă pentru Jurnal, opțiunile implicite sunt Manual sau Cecuri.

• Cont Bancar Destinatar: Selectați contul bancar al angajatului către care se trimite plata. Dacă angajatul are un cont bancar în fișier în fila Informații Private din formularul său de angajat din aplicația Angajați, acel cont bancar populează acest câmp în mod implicit.

• Sumă: Suma totală care urmează să fie rambursată populează acest câmp în mod implicit. Moneda, situată în dreapta câmpului, poate fi modificată folosind meniul derulant.

• Data Plății: Introduceți data când sunt emise plățile în acest câmp. Data curentă populează acest câmp în mod implicit.

• Notă: Textul introdus în câmpul Rezumat Raport de Cheltuieli al raportului de cheltuieli populează acest câmp în mod implicit.

Când câmpurile ferestrei pop-up sunt completate, faceți clic pe butonul Creează Plata pentru a înregistra plata și a rambursa angajatul.

Rambursare în lot

Pentru a rambursa mai multe rapoarte de cheltuieli deodată, navigați la Aplicația Cheltuieli ‣ Rapoarte de Cheltuieli pentru a vizualiza toate rapoartele de cheltuieli într-o vedere listă. Apoi, ajustați filtrele STATUS din partea stângă pentru a prezenta doar rapoartele de cheltuieli cu statusul Postat.

Sfat

Ajustarea filtrelor STATUS pentru a afișa doar rapoartele de cheltuieli Postat nu este necesară, dar elimină pasul de selectare a fiecărui raport individual din listă.

Bifați caseta de selectare de lângă titlul coloanei Angajat pentru a selecta toate rapoartele din listă. Odată bifată, numărul rapoartelor de cheltuieli selectate apare în partea de sus a paginii ((#) Selectate). În plus, un buton Înregistrează Plata apare și în colțul din stânga sus.

Faceți clic pe butonul Înregistrează Plata și apare o fereastră pop-up Înregistrează Plata. Introduceți următoarele informații în fereastra pop-up:

• Jurnal: Selectați jurnalul contabil în care ar trebui postată plata, folosind meniul derulant. Opțiunile implicite sunt Bancă sau Numerar.

• Metodă de Plată: Selectați cum se efectuează plata folosind meniul derulant. Dacă se selectează Numerar pentru Jurnal, singura opțiune disponibilă este Manual. Dacă se selectează Bancă pentru Jurnal, opțiunile implicite sunt Manual sau Cecuri.

• Grupează Plățile: Când sunt selectate mai multe rapoarte de cheltuieli pentru același angajat, această opțiune apare. Bifați caseta de selectare pentru a avea doar o plată efectuată, în loc să emiți mai multe plăți pentru același angajat.

• Data Plății: Introduceți data când sunt emise plățile. Data curentă populează acest câmp în mod implicit.

Când câmpurile din fereastra pop-up sunt completate, faceți clic pe butonul Creează Plățile pentru a înregistra plățile și a rambursa angajații.

Raportează în următorul fluturaș de salariu

Dacă opțiunea Rambursează în Fluturaș de Salariu este activată pe pagina Setări, plățile pot fi adăugate la următorul fluturaș de salariu, în loc să fie emise manual.

Important

Rambursarea cheltuielilor pe fluturașii de salariu se poate face doar individual, pe un raport de cheltuieli cu statusul Aprobat. Odată ce un raport de cheltuieli are statusul Postat, opțiunea de rambursare în următorul fluturaș de salariu nu apare.

Navigați la Aplicația Cheltuieli ‣ Rapoarte de Cheltuieli și faceți clic pe raportul individual de cheltuieli care urmează să fie rambursat în următorul salariu. Faceți clic pe butonul inteligent Raportează în Următorul Fluturaș de Salariu și cheltuielile sunt adăugate la următorul fluturaș de salariu emis pentru acel angajat. În plus, un mesaj este înregistrat în chat indicând că cheltuiala este adăugată la următorul fluturaș de salariu.

Statusul pentru raportul de cheltuieli rămâne Aprobat. Statusul se schimbă doar la Postat (și apoi la Finalizat), când salariul este procesat.

Vedeți și

Consultați documentația Fluturași de Salariu pentru mai multe informații despre procesarea salariilor.