Prezențe¶
Aplicația Prezențe din Odoo funcționează ca un ceas de pontaj. Angajații pot să se ponteze la intrarea și ieșirea de la serviciu folosind un dispozitiv dedicat în modul kiosk, iar utilizatorii pot de asemenea să se ponteze direct din baza de date. Managerii pot vedea cine este disponibil în orice moment, pot crea rapoarte pentru a vedea orele tuturor și pot obține informații despre angajații care lucrează peste program sau care pleacă mai devreme decât era de așteptat.
Drepturi de acces¶
Înțelegerea drepturilor de acces este esențială pentru a naviga în aplicația Prezențe.
Fiecare utilizator din baza de date se poate ponta direct din sistem, fără a avea nevoie de acces la aplicația Prezențe. De asemenea, toți utilizatorii își pot accesa propriile înregistrări de prezență din fișa de angajat din aplicația Angajați.
Accesul la aplicația Prezențe și la funcționalitățile acesteia este determinat de drepturile de acces.
Pentru a vedea ce drepturi de acces are un utilizator, accesați și faceți clic pe un utilizator individual. Tab-ul Drepturi de acces este vizibil implicit. Derulați la secțiunea RESURSE UMANE pentru a vedea setările. Pentru câmpul Prezențe, opțiunile sunt fie să lăsați câmpul necompletat, fie să selectați Administrator.
Dacă este selectată opțiunea Administrator, utilizatorul are acces complet la întreaga aplicație Prezențe, fără restricții. Poate vedea toate înregistrările de prezență ale angajaților, poate intra în Modul Kiosk din aplicație, are acces la toate metricile de raportare și poate modifica setările. Dacă este lăsat necompletat, utilizatorul nu are acces la aplicația Prezențe.
Notă
Dacă un utilizator nu are drepturi de Administrator pentru aplicația Prezențe, nu poate deschide aplicația, chiar dacă aceasta apare pe tabloul de bord principal al bazei de date. Va apărea un mesaj pop-up Eroare de acces cu următorul text:
Nu aveți suficiente drepturi pentru a accesa câmpurile "attendance_manager_id" pe Angajat (hr.employee). Vă rugăm să contactați administratorul de sistem.
Utilizatorii care nu pot accesa aplicația Prezențe pot totuși să se ponteze la intrare și ieșire din baza de date, folosind (cerc roșu) sau (cerc verde) care sunt mereu disponibile în partea de sus a bazei de date.
Aprobatori¶
Un aprobator este un utilizator desemnat să revizuiască și să gestioneze înregistrările de prezență ale unui angajat. Un aprobator este de obicei un manager, dar nu este obligatoriu. Aprobatorii fără drepturi administrative pot accesa și modifica înregistrările de prezență doar pentru angajații care le sunt alocați. Aceasta este singura excepție în care utilizatorii non-admin pot vedea înregistrări în aplicația Prezențe.
Pentru a vedea cine este aprobatorul de prezențe pentru un angajat, accesați și faceți clic pe angajatul respectiv. Dați clic pe tab-ul Informații de lucru, derulați la secțiunea APROBATORI și verificați câmpul Prezență. Persoana selectată poate vedea înregistrările de prezență ale acelui angajat, atât pe tabloul de bord al aplicației Prezențe, cât și în rapoartele de prezență, și poate face modificări asupra acestora.
Configurare¶
Puține configurări sunt necesare în aplicația Prezențe. Stabilirea modului în care angajații se pontează, definirea modului de funcționare a kiosk-urilor și modul de calcul al orelor suplimentare se stabilesc din meniul Configurare. Accesați pentru a accesa meniul de configurare.
Notă
Orice element de configurare cu pictograma (clădire) este o configurare specifică companiei. Elementele fără pictograma (clădire) se aplică tuturor companiilor din baza de date.
Moduri¶
Prezențe din Backend : activați această funcție pentru a permite utilizatorilor să se ponteze direct din baza de date Odoo. Dacă nu este activată, utilizatorii trebuie să folosească un kiosk pentru a se ponta la intrare și ieșire.
Pontare automată la ieșire : activați această funcție pentru a ponta automat angajații la ieșire conform programului de lucru, după ce a trecut o perioadă de timp tampon.
Toleranță: acest câmp apare doar când funcția Pontare automată la ieșire este activată. Introduceți perioada de timp, în ore, care trebuie să treacă după terminarea programului de lucru al angajatului, înainte ca acesta să fie pontat automat la ieșire.
Example
Cu opțiunea Pontare automată la ieșire activată și Toleranță setată la 2.00 ore, un angajat se pontează la 9:00 dimineața și uită să se ponteze la ieșire la 17:00. La ora 19:00, acesta este pontat automat la ieșire.
Gestionare absențe : activați această funcție pentru a înregistra orice absențe care nu sunt asociate cu o cerere de concediu, cum ar fi concediul de odihnă sau medical, în raportul de prezență.
Ore suplimentare¶
Această secțiune specifică modul în care este calculat timpul suplimentar (uneori denumit ore suplimentare), inclusiv când este contorizat timpul suplimentar și ce perioade nu sunt înregistrate.
Timp de toleranță în favoarea companiei: introduceți durata de timp, în minute, care nu este luată în considerare pentru orele suplimentare ale unui angajat. Când un angajat face check-out, iar timpul suplimentar înregistrat este sub minutele specificate, timpul suplimentar nu este socotit ca ore suplimentare pentru angajat.
Timp de toleranță în favoarea angajatului: introduceți timpul, în minute, acordat unui angajat, care nu îi afectează în mod negativ prezența dacă înregistrează mai puțin timp decât orele de lucru. Când un angajat efectuează check-out, iar timpul total înregistrat pentru o zi este mai mic decât orele de lucru specificate și mai mic decât această perioadă de grație specificată, acesta nu este penalizat pentru orele reduse.
Example
O companie setează ambele câmpuri Toleranță la
15minute, iar orele de lucru pentru întreaga companie sunt setate de la 9:00 la 17:00.Dacă un angajat se înregistrează la ora 9:00 și pleacă la ora 17:14, cele 14 minute suplimentare sunt nu luate în considerare pentru orele suplimentare.
Dacă un angajat se înregistrează la ora 9:05 și face check-out la ora 16:55, chiar dacă a înregistrat un total de 10 minute mai puțin decât programul complet de lucru, nu este penalizat pentru această discrepanță.
Validare ore suplimentare : bifați fie butonul radio de lângă Aprobat automat pentru ca toate orele suplimentare să fie aprobate automat, fie Aprobat de manager dacă toate orele suplimentare trebuie revizuite și aprobate de un manager.
Afișează orele suplimentare: activați această casetă pentru a afișa orele suplimentare înregistrate de un angajat când face check-out cu un chioșc sau când un utilizator efectuează check-out în baza de date.
Notă
Orele suplimentare aprobate pot fi scăzute dintr-o cerere de concediu aprobată.
Imagine de ansamblu¶
La accesarea aplicației Prezențe, este afișat tabloul de bord Prezentare generală, care conține toate informațiile despre pontajul de intrare și ieșire ale utilizatorului. Dacă utilizatorul are drepturile de acces necesare sau este aprobator pentru anumiți angajați, informațiile de pontaj ale acestora apar și ele pe tabloul de bord Prezentare generală.
Tabloul de bord Prezențe permite comutarea între vizualizările (Gantt) și (List), precum și selectarea unei perioade pentru analiză. Perioada curentă este evidențiată automat cu galben pentru înregistrările de prezență în timp real, iar butonul (Focalizează azi) readuce instantaneu tabloul de bord la data curentă.
Notă
Orice înregistrare care conține erori apare cu roșu, indicând că trebuie rezolvată de un utilizator cu drepturile de acces corespunzătoare și/sau de aprobatorii pentru angajații cu erori.
Filtre și grupuri¶
Uneori, responsabilii de prezență și managerii trebuie să vizualizeze anumite înregistrări, cum ar fi toate pontajele automate la ieșire pentru a determina care angajați uită frecvent să se ponteze la plecare sau pe departamente, pentru a vedea care echipă lucrează cel mai mult peste program.
Pentru aceste cazuri, folosiți bara de căutare pentru a selecta Filtre sau Grupează după, sau combinați-le pentru a afișa informațiile dorite.
Filtre de valoare ridicată¶
Filtru |
Caz de utilizare frecvent |
|---|---|
La muncă |
Verificați dacă angajații sunt încă la sediu înainte de a închide clădirea pentru noapte sau pentru a face un recensământ. |
Erori |
Vizualizați toate erorile pentru a le corecta înainte de procesarea salariilor. |
Ieșit automat |
Efectuați un audit pentru a determina angajații care uită frecvent să se ponteze la plecare. |
Dată |
Limitați rezultatele la o anumită perioadă de salarizare sau fereastră de audit. |
Angajați activi/arhi vați |
Comutați între personalul actual și foștii angajați când auditați date istorice. |
Grupări relevante¶
Grupează după |
Când este util |
|---|---|
Angajat |
Revizuiți înregistrările individuale de prezență în timpul unei întâlniri 1:1. |
Departament |
Comparați nivelurile de personal și orele lucrate pentru a determina echipele care lucrează prea mult sau prea puțin. |
Manager |
Determinați către cine pot fi direcționate întrebările de urmărire a prezenței pentru un angajat. |
Metodă |
Identificați tendințe în metodele de pontaj pentru a rezolva eventuale probleme hardware. |
Dată (Zi/Săptămână/Lună) |
Identificați vârfurile de absenteism sau tiparele sezoniere. |
Detaliile jurnalului de prezență¶
Odoo înregistrează atât ora, cât și locația pentru fiecare pontaj de intrare și ieșire, cu câmpuri care variază în funcție de metoda folosită. Aceste jurnale detaliate de prezență pot confirma unde a fost un angajat într-o anumită zi de lucru. Acest lucru poate fi util pentru companiile cu programe de lucru hibride, care pot avea nevoie să efectueze audituri pentru a asigura conformitatea corectă.
Jurnalul detaliat de prezență conține următoarele informații:
Detalii principale¶
Angajat: numele angajatului.
Check In: data și ora la care angajatul s-a înregistrat.
Pontare la ieșire: data și ora la care angajatul s-a pontat la ieșire. Acest câmp apare doar dacă angajatul s-a pontat la ieșire.
Timp lucrat: timpul total înregistrat de angajat pentru ziua respectivă, pe parcursul mai multor pontaje de intrare și ieșire. În format oră și minut (HH:MM).
Worked Extra Hours: unpaid overtime hours worked beyond the expected working schedule (shows only when present for the employee).
Extra Hours: approved overtime (the Worked Time minus the approved Worked Extra Hours.
Detalii de check-in/check-out¶
Următoarele informații apar atât pentru secțiunile Check In, cât și pentru Check Out.
Mod: metoda de înregistrare a prezenței. Poate fi Systray, Kiosk sau introducere Manuală.
Adresă IP: adresa IP a dispozitivului folosit pentru pontaj la intrare sau ieșire.
Browser: browserul web folosit de angajat pentru a se conecta sau a se deconecta.
Localizare: orașul și țara asociate cu adresa IP a computerului.
Coordonate GPS: coordonatele exacte la care utilizatorul s-a pontat la intrare sau ieșire. Pentru a vedea coordonatele pe hartă, faceți clic pe butonul Vezi pe hartă de sub Coordonate GPS. Se va deschide o hartă într-o filă nouă de browser, cu locația indicată.
Erori de prezență¶
Înregistrările care conțin o eroare apar pe tabloul de bord general cu roșu. În vizualizarea (Gantt), înregistrarea apare cu fundal roșu. În vizualizarea (List), textul înregistrării apare cu roșu.
O eroare apare atunci când un angajat s-a pontat la intrare, dar nu s-a pontat la ieșire în decurs de 24 de ore sau când o singură perioadă de pontaj depășește 16 ore.
Pentru a remedia eroarea, înregistrarea de prezență trebuie modificată sau ștearsă. Faceți clic pe intrare pentru a afișa o fereastră pop-up care conține detaliile pentru respectiva intrare. Pentru a modifica informațiile Check In și/sau Check Out, faceți clic pe câmpul Check In sau Check Out și apare un selector de calendar. Faceți clic pe data dorită, apoi utilizați selectorul de timp de sub calendar pentru a selecta ora specifică pentru intrare. Când informațiile sunt corecte, faceți clic pe Aplicați.
Când toate informațiile din fereastra pop-up sunt corecte, faceți clic pe Salvați și închideți. Când intrarea nu mai are o eroare, intrarea apare cu gri în loc de roșu.
Pentru a șterge o înregistrare, faceți clic pe butonul roșu Șterge din fereastra pop-up, în loc să modificați înregistrarea.
Vedeți și