Offboarding¶
Wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, is het belangrijk om een offboardingplan te hebben om ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke stappen worden gevolgd, zoals het inleveren van apparatuur, het intrekken van toegang tot bedrijfssystemen, het invullen van HR-formulieren, het houden van een exitgesprek en meer. Afhankelijk van het bedrijf kunnen er verschillende offboardingplannen zijn, geconfigureerd voor specifieke afdelingen of divisies, met andere vereisten en stappen dan het algemene offboardingplan.
Naast een offboardingplan moet het werknemersrecord worden bijgewerkt om het vertrek weer te geven, de reden van vertrek te registreren en eventuele openstaande activiteiten die aan de werknemer zijn gekoppeld af te sluiten.
Offboardingplan bekijken¶
Voordat offboarding kan beginnen, is het raadzaam om het standaard offboarding plan te controleren dat vooraf is geconfigureerd met de Werknemers app. Bekijk het huidige standaard plan via . Klik op Offboarding om het gedetailleerde offboarding plan formulier te bekijken.
Stappen offboardingplan¶
Het standaard Offboarding plan is minimaal, met twee standaard stappen (drie als de Wagenpark app is geïnstalleerd). Alle stappen zijn To-do activiteiten en zijn gepland voor de dag waarop het offboarding plan wordt gestart (0 dagen voor plandatum). De standaard stappen zijn:
Organiseer kennisoverdracht binnen het team: De manager moet ervoor zorgen dat alle kennis die de werknemer heeft met betrekking tot zijn functie wordt gedocumenteerd of wordt gedeeld met collega’s zodat er geen kenniskloof is.
Wagenpark terugnemen: De wagenpark manager zorgt ervoor dat alle voertuigen die aan de werknemer zijn toegewezen worden niet toegewezen (beschikbaar voor andere werknemers) of dat de volgende bestuurder wordt toegewezen. Deze stap verschijnt alleen als de Wagenpark app is geïnstalleerd.
HR-materialen terughalen: De manager moet alle documenten en materialen verkrijgen die de HR-afdeling nodig heeft. Het wordt aanbevolen om contact op te nemen met de HR-afdeling om er zeker van te zijn dat alles wat voor deze stap vereist is, is voltooid.
Offboardingplan aanpassen¶
Het standaard offboardingplan is minimaal, zodat aanpassingen kunnen worden gemaakt om aan de offboardingbehoeften van elk bedrijf te voldoen. Elk bedrijf heeft andere vereisten, daarom is het noodzakelijk om de benodigde stappen aan het offboardingplan toe te voegen.
Als het offboarding plan universeel is, voeg dan het standaard offboarding plan toe of pas dit aan. Als het benodigde offboarding plan alleen voor een specifieke afdeling is, moet dan een nieuw plan worden aangemaakt, specifiek voor die afdeling.
Navigeer om het standaardplan te wijzigen eerst naar , en klik vervolgens op Offboarding.
Klik op de stap om deze te wijzigen en er verschijnt een Open: Activiteiten pop-upvenster. Breng gewenste wijzigingen aan in de stap en klik vervolgens op Opslaan om de wijzigingen te accepteren en het pop-upvenster te sluiten.
Klik op Regel toevoegen onderaan de vermelde activiteiten in het tabblad Aan te maken activiteiten om een nieuwe stap toe te voegen. Er verschijnt een leeg pop-upvenster Activiteiten aanmaken. Voer alle informatie in het pop-upvenster in en klik vervolgens op Opslaan & sluiten als er geen andere stappen meer hoeven te worden toegevoegd, of klik op Opslaan & nieuw als er meer stappen nodig zijn.
Configureer alle gewenste stappen voor het offboardingplan.
Offboardingplan aanmaken¶
Voor sommige bedrijven kunnen specifieke offboardingplannen noodzakelijk zijn voor bepaalde afdelingen. In deze gevallen kan een nieuw afdelingsspecifiek offboardingplan nodig zijn.
Navigeer om een nieuw onboardingplan te maken naar . Klik op de knop Nieuw in de linkerbovenhoek, en er wordt een leeg Werknemersplannen formulier geladen.
Voer de Plannaam in en selecteer de Afdeling via het dropdownmenu. Dit maakt een plan exclusief voor die afdeling.
Voeg de verschillende offboardingactiviteiten toe door op Voeg een regel toe te klikken in het tabblad Aan te maken activiteiten, en configureer elke activiteit.
Voer de volgende informatie in op het formulier:
Plannaam: De specifieke naam voor het plan.
Model: Dit veld specificeert waar dit plan kan worden gebruikt. In dit geval in de app Werknemers. Dit veld kan niet worden aangepast.
Afdeling: Indien leeg gelaten (de standaardinstelling) is het plan beschikbaar voor alle afdelingen. Selecteer een afdeling via het dropdownmenu om het plan afdelingsspecifiek te maken.
Voeg vervolgens de verschillende stappen voor het plan toe door onderaan de vermelde activiteiten in het tabblad Aan te maken activiteiten op Voeg een regel toe te klikken, waarna er een leeg Activiteiten aanmaken pop-upvenster verschijnt.
Voer de volgende informatie in het pop-upvenster in:
Activiteitstype: Selecteer via het dropdownmenu de specifieke activiteit die gepland moet worden. De standaardopties zijn To-do, E-mail, Oproep, Afspraak, Document, of Certificeringen. Als de Ondertekenen app is geïnstalleerd, is er een Handtekening optie beschikbaar.
Samenvatting: Voer een korte beschrijving voor de stap in.
Toewijzing: Selecteer met behulp van het vervolgkeuzemenu de persoon die is toegewezen om de activiteit uit te voeren. De standaardopties zijn: Vragen bij lancering, Standaardgebruiker, Coach, Manager en Werknemer. Als de Wagenpark-app is geïnstalleerd, is een optie Wagenparkbeheerder beschikbaar.
Notitie
De selectie voor de Toewijzing-rol is in relatie tot de werknemer. Als Coach is geselecteerd, wordt de coach van de werknemer toegewezen aan de activiteit.
Als Standaardgebruiker is geselecteerd, verschijnt een veld Toegewezen aan. Selecteer met behulp van het vervolgkeuzemenu de gebruiker die altijd aan deze activiteit wordt toegewezen.
Interval: Configureer de velden op deze regel om de vervaldatum van de activiteit te bepalen. Voer een nummer in het eerste veld in en configureer vervolgens met behulp van de vervolgkeuzemenu’s in de volgende twee velden wanneer de vervaldatum moet worden aangemaakt; (
#) dagen, weken of maanden, Voor plandatum of Na plandatum.
Klik wanneer het Activiteiten aanmaken formulier voltooid is op Opslaan & Sluiten als er geen andere stappen hoeven te worden toegevoegd, of klik op Opslaan & Nieuw om indien nodig meer stappen toe te voegen.
Example
Een bedrijf gespecialiseerd in naschoolse kunstprogramma’s heeft twee afzonderlijke offboardingplannen, een voor de docenten die in het veld werken en een voor kantoormedewerkers.
Het offboardingplan voor de leraren is ingesteld voor de afdeling Art Program Teachers en omvat gespecialiseerde taken die verband houden met deze functies. Deze omvatten het catalogiseren en retourneren van alle kunstbenodigdheden, het inleveren van alle feedbackformulieren van studenten en het retourneren van alle toegangspasjes en sleutels voor de verschillende locaties.
Offboardingplan starten¶
Nadat een werknemer ontslag heeft aangezegd (doorgaans twee weken) of zodra het bedrijf heeft besloten de arbeidsrelatie met de werknemer te beëindigen, moet het offboardingplan worden gestart. Navigeer naar de en klik op het profiel van de vertrekkende werknemer. Klik op de knop Start Plan, en er wordt een leeg Plan Starten pop-upvenster geladen.
Bovenaan het scherm verschijnt een knop voor elk beschikbaar plan, evenals een knop voor de verschillende beschikbare activiteiten. Klik op het gewenste offboardingplan om het te selecteren. Stel vervolgens met de agendakiezer een datum in het veld Vervaldatum in. Dit is doorgaans de laatste dag van de werknemer, maar elke datum kan worden geselecteerd.
Het gedeelte Plansamenvating van het Plan Starten pop-upvenster toont alle stappen in het geselecteerde plan, samen met het gebruikersicoon voor de persoon die aan elke activiteit is toegewezen.
Klik op de knop Plannen, en Odoo plant alles in het plan, volgens de respectievelijke vervaldatums.