Salida¶
Cuando un empleado deja la empresa, es importante tener un plan de salida de empleado para asegurarnos de seguir todos los pasos necesarios, como la devolución de equipo, revocar permisos de acceso a los sistemas de la empresa, llenar formularios de RR. HH., tener una entrevista de salida y más. Según la empresa, puede haber varios planes de salida configurados para diferentes departamentos o divisiones que tienen necesidades y pasos diferentes al plan de salida principal.
In addition to an offboarding plan, the employee record must be updated to reflect their departure, log the reason why they left, and close any open activities associated with the employee.
Revisar el plan de salida¶
Before offboarding can begin, it is recommended to check the default offboarding plan that comes preconfigured with the Employees app. To view the current default plan, navigate to . Click Offboarding to view the detailed offboarding plan form.
Pasos del plan de salida¶
The default Offboarding plan is minimal, with two default steps (three if the Fleet app is installed). All steps are To-Do activities, and are scheduled for the day the offboarding plan is launched (0 days Before Plan Date). The default steps are:
Organize knowledge transfer inside the team: The manager must ensure all knowledge the employee has relating to their job position is either documented or shared with colleagues so there is no knowledge gap.
Take Back Fleet: The fleet manager ensures any vehicles assigned to the employee are either unassigned (available for other employees) or the next driver is assigned. This step only appears if the Fleet app is installed.
Recuperar materiales de RR. HH.: El gerente debe obtener todos los documentos y materiales que solicite el departamento de RR. HH. Es recomendable hablar con el departamento de RR. HH. para asegurar que todo lo necesario para este paso se complete.
Modificar el plan de salida¶
El plan predeterminado de salida incluye una configuración mínima para que se puedan hacer modificacines según las necesidades de salida de cada empresa. Cada empresa tiene necesidades diferentes, por lo tanto, es posible que se deban agregar pasos adicionales al plan de salida.
If the offboarding plan is universal, add or modify the default offboarding plan. If the offboarding plan needed is only for a specific department, then a new plan should be created, specifically for that department.
To modify the default plan, first navigate to , then click on Offboarding.
To modify a step, click on the step and an Open: Activities pop-up window appears. Make any desired modifications to the step, then click Save to accept the changes and close the pop-up window.
Para agregar un paso nuevo, haga clic en Agregar una línea en la parte inferior de la lista de actividades en la pestaña Actividades por crear y aparecerá la ventana emergente Crear actividades. Ingrese toda la información en la ventana emergente, después haga clic en Guardar y cerrar si no hay otros pasos que agregar, o haga clic en Guardar y crear nuevo si necesita más pasos.
Configure todos los pasos deseados para el plan de salida.
Crear un plan de salida¶
Algunas empresas pueden necesitar planes de salida específicos para algunos departamentos. Para estos casos, es posible que necesie un nuevo plan de salida específico para el departamento.
To create a new onboarding plan, navigate to . Click the New button in the upper-left corner, and a blank Employee Plans form loads.
Enter the Plan Name, and select the Department using the drop-down menu. This creates a plan exclusively for that department.
Add the various offboarding activities by clicking Add a line in the Activities To Create tab, and configure each activity.
Proporcione la siguiente información en el formulario:
Plan Name: The specific name for the plan.
Modelo: Este campo especifica dónde se puede usar este plan. En este caso, es la aplicación Empleados. Este campo no se podrá modificar.
Department: If left blank (the default setting) the plan is available for all departments. To make the plan department-specific, select a department using the drop-down menu.
Next, add the various steps for the plan by clicking Add a line at the bottom of the listed activities in the Activities To Create tab, and a blank Create Activities pop-up window appears.
Ingresa la siguiente información en la ventana emergente:
Activity Type: Using the drop-down menu, select the specific activity to be scheduled. The default options are To-Do, Email, Call, Meeting, Document, or Certifications. If the Sign app is installed, a Signature option is available.
Resumen: Ingrese una descripción corta del paso.
Asignación: Usa el menú desplegable para seleccionar a la persona asignada para realizar la actividad. Las opciones predeterminadas son: Preguntar en el lanzamiento, Usuario predeterminado, Instructor, Gerente y Empleado. La opción Gerente de la flotilla aparecerá si la aplicación Flotilla está instalada.
Nota
La selección del rol de Asignación es en relación al empleado. Si se selecciona Instructor, se selecciona el instructor del empleado en la actividad.
Si se selecciona Usuario predeterminado, aparecerá el campo Asignado a. Con el menú desplegable, seleccione el usuario al que siempre se le asignará la actividad.
Intervalo: Configure los campos en esta línea para determinar la fecha límite de la actividad. Ingrese un número en el primer campo, luego, con los menús desplegables en los siguientes campos, configure cuándo se debe crear la fecha límite, el (
número) de días, semanas, o meses ya sea Antes de la fecha del plan o Después de la fecha del plan.
When the Create Activities form is completed, click Save & Close if there are no other steps to add, or click Save & New to add more steps, as needed.
Example
Una empresa que se especializa en programas de arte después de clases tiene dos planes de salida por separado, uno para profesores que trabajan yendo a otras escuelas y otro para los que trabajan en las oficinas.
El plan de salida para profesores está configurado para el departamento Profesores del programa de arte e incluye tareas especializadas que se relacionan a esos trabajos. Estas tareas incluyen asegurarse que todos los suministros de arte se cateloguen y devuelvan, se entreguen todos los formularios de retroalimentación de los estudiantes y que todas las credenciales y llaves de acceso para las diferentes ubicaciones se regresen
Iniciar el plan de salida¶
After an employee has given notice (typically two weeks) or once the company has decided to terminate the working relationship with the employee, the offboarding plan should be launched. Navigate to the and click on the departing employee profile. Click the Launch Plan button, and a blank Launch Plan pop-up window loads.
The top of the screen displays a button for each available plan, as well as a button for the various available activities. Click the desired offboarding plan to select it. Then, using the calendar selector, set a date in the Due Date field. This is typically the employee’s last day, but any date can be selected.
The Plan Summary section of the Launch Plan pop-up window displays all the steps in the selected plan, along with the user icon for the person assigned to each activity.
Click the Schedule button, and Odoo schedules everything in the plan, according to their respective due dates.
Archivar empleados¶
En Odoo es necesario archivar a los empleados cuando estos dejan la empresa. Este paso se debe hacer después de terminar el proceso de salida completo. Para archivar a un empleado, primero vaya a , luego busque al empleado correspondiente y haga clic en su tarjeta.
The employee form loads, displaying all their information. Click the (gear) icon in the top-left corner, and a drop-down menu appears. Click Archive, and an Employee Termination pop-up window appears.
Complete los siguientes campos del formulario:
Employees: The selected employee populates this field by default. Multiple employees can be archived at once by adding the additional employees to archive in this field.
Motivo de salida: Seleccione el motivo por el que el empleado se va con el menú desplegable. Las opciones predeterminadas son:
Despedido: Seleccione esta opción si el empleado fue despedido y la empresa dio el aviso correspondiente.
Renunció: Seleccione esta opción si el empleado ya no desea trabajar en la empresa y haya dado aviso.
Retired: Select this option when the employee is retiring.
Nota
If a new departure reason is needed, a new one can be created. Close the Employee Termination pop-up window, and navigate to . Click the New button, and a blank line appears at the bottom of the list. Enter the new reason, and click Save.
Fecha de finalización del contrato: Use el selector de calendario para seleccionar el último día en que el empleado trabajará para la empresa.
Motivo detallado: Escriba una breve descripción acerca de la partida del empleado en este campo.
Close Activities: Click the checkbox next to each type of activity to close or delete any open activities associated with it. It is recommended to click all checkboxes that are applicable. The available options are:
Contract: Applies an end date for the current contract.
Company Car: Removes the employee as the driver for their current company car, and assigns the next driver, if applicable.
Equipment: Unassigns the employee from any assigned equipment.
Appraisals: Cancels all appraisals scheduled after the contract end date.
When the form is complete, click Apply. The employee record is archived, and a red Archived banner appears in the top-right corner of the employee form. The chatter logs the various details, including the Departure Date, Departure Reason, Contract End Date, the dates for the last work entries, and the employee version that was archived.
Nota
If any issues exist that prevent Odoo from archiving the employee, the detailed reasons appear in
a red warning box in the Employee Termination pop-up window. The warning states The plan
"(Plan Name)" cannot be launched, then lists the various steps that must be done before
archiving the employee.