Documente¶
Odoo Documents vă permite să stocați, să vizualizați și să gestionați fișiere în Odoo.
Folderele și documentele sunt organizate în secțiuni accesibile din arborele din stânga. Sunt disponibile următoarele secțiuni:
Toate: afișează toate folderele și fișierele la care utilizatorul are acces.
Companie: conține foldere și fișiere partajate la nivelul companiei. Accesul este determinat de drepturile de acces definite pentru folder și fișier.
Unitatea mea: spațiul personal de lucru al utilizatorului pentru organizarea și accesarea fișierelor și folderelor pe care le deține sau le-a încărcat.
Partajate cu mine: include fișiere care au fost partajate cu utilizatorul, dar care nu fac parte din niciun folder părinte la care acesta are acces.
Recente: afișează fișierele modificate recent pe care utilizatorul are permisiunea să le vizualizeze sau să le editeze.
Coș: stochează fișierele și folderele șterse.
Fă clic pe o secțiune din arbore pentru a-i vedea conținutul. Selectează un folder pentru a-l deschide, gestionează-l și accesează-i fișierele.
Fă clic pe un fișier pentru a-l deschide și a efectua acțiunile disponibile. Pentru a închide fișierul, apasă Esc sau fă clic pe pictograma (închide). Poți, de asemenea, să tragi și să plasezi un fișier sau folder pentru a-l muta într-un alt folder sau secțiune.
Sfat
Folosește bara de căutare pentru a găsi rapid elemente specifice.
The chatter tracks changes to folders and files and allows communication with internal users and external contacts. Open the Details panel to access it.
Vedeți și
Configurare¶
Întârziere ștergere¶
Implicit, elementele mutate în coș rămân acolo timp de 30 de zile înainte de a fi șterse definitiv. Pentru a ajusta această perioadă, mergi la și editează câmpul Perioadă de ștergere (zile).
Centralizarea fișierelor¶
File centralization allows for automatically organizing all files associated with a specific app into dedicated folders. It is enabled by default for each app upon installation. To disable file centralization, modify the default folder, or configure the tags to be added to the app-specific files, go to , and edit the relevant setting under the File Centralization section.
Sfat
File centralization cannot be disabled for Accounting documents. A sub-folder is automatically created for each journal type (e.g., Sales, Purchase, Bank, etc.), and the journal name is added as a tag on each document. Click Journals to edit the list of journals to synchronize and define their corresponding folders and tags.
For Human Resources files, a sub-folder is automatically created for each employee, and specific tags are added to the files based on the document type (e.g., Contracts, Payslips, etc.). You can also create additional Employee Subfolders automatically by entering the desired folder names, separated by commas.
Notă
Changing the folder or tags only affects new files; existing files remain unchanged.
When file centralization is enabled for an app, deleting a record in that app moves its attachments to the trash in the Documents app.
Foldere¶
Poți organiza fișierele în foldere disponibile în secțiunile Companie sau Unitatea mea.
Pentru a crea un folder, selectează secțiunea dorită din arbore, apasă Nou și selectează Folder. În fereastra pop-up, introdu Numele folderului și apasă Salvează. Pentru a crea un subfolder, selectează mai întâi folderul părinte, apoi urmează aceiași pași.
Notă
Unele foldere și subfoldere sunt create automat pe baza setărilor de centralizare a fișierelor.
Pentru a gestiona un folder sau un subfolder, selectează-l și apasă pe pictograma (Acțiuni) de deasupra arborelui. Următoarele opțiuni sunt disponibile în meniu:
Descarcă: Descarcă folderul ca fișier .zip, incluzând fișierele și subfolderele sale.
Redenumește: Modifică numele folderului.
Adaugă stea: Marchează un folder ca favorit pentru acces mai rapid. Această setare este specifică utilizatorului și nu afectează spațiile de lucru ale altor utilizatori. Poți apoi folosi Filtrul de favorite pentru a naviga rapid la folderele favorite.
Informații & Etichete: Vezi detaliile și conversațiile folderului.
Mută la coș: Mută folderul și conținutul acestuia în coșul de gunoi.
Acțiuni la selectare: Definește acțiunile serverului disponibile (ca butoane) pentru fișierele din folder. Apasă pe o acțiune pentru a o adăuga sau elimina. Apasă Adaugă acțiune personalizată pentru a crea una nouă.
Automatizări: Creează reguli de automatizare.
Important
Setting up automation rules requires activating Studio, which may impact your pricing plan.
AI Auto-sort: Use Odoo AI to automatically organize the files in the folder and trigger actions based on the provided AI prompt. Add the corresponding actions for your prompt in the lower section of the popup. This option requires the Odoo AI app to be installed.
Sfat
Switch to the list view to:
manage multiple folders at once.
Export or Insert in spreadsheet one or multiple folders.
quickly execute actions such as Share, Download, Rename, etc. Hover over a folder line and click the corresponding icon at the end of the line to perform the desired action.
Fișiere¶
To upload a file, select the desired folder in the tree, click New, and select Upload.
Sfat
Pe bazele de date Odoo Online, fiecare fișier încărcat nu trebuie să depășească 64MB.
Poți, de asemenea, să tragi și să plasezi un fișier de pe computerul tău în folderul dorit din aplicația Documente.
Linkuri URL¶
Pentru a adăuga un link către un URL (de exemplu, un video) și a-l face accesibil dintr-un folder, apasă Nou și selectează Link. Introdu URL, adaugă un Nume și selectează Folderul potrivit.
Foi de calcul¶
Pentru a crea o foaie de calcul, apasă Nou și selectează Foaie de calcul.
Vedeți și
Gestionarea fișierelor¶
Când deschizi un fișier, sunt disponibile mai multe butoane în bara de sus:
the Actions menu, which includes the options described below
Descarcă
The following options are available in the Actions menu:
Duplicate: Create a copy of the file. In the popup, select or create the destination folder, then click Duplicate in destination folder’s name.
Mută la coș: Mută fișierul în coșul de gunoi.
Redenumește
Informații & etichete: Vezi detaliile și conversațiile fișierului.
Move: Move the file to another folder. In the popup, select or create the destination folder, then click Move to destination folder’s name.
Create shortcut: A shortcut is a pointer to a file, allowing access from multiple folders without duplicating the file. In the popup, select or create the destination folder, then click Create a shortcut in destination folder’s name.
Gestionează versiunile: Vezi toate versiunile fișierului în ordinea încărcării, descarcă o versiune specifică sau încarcă una nouă, după nevoie.
Blochează: Protejează fișierul de orice modificare.
Copiază linkuri: Copiază URL-ul fișierului pentru partajare. Accesul este controlat pe baza drepturilor de acces ale fișierului.
Împarte PDF: Împarte un fișier PDF.
Sfat
Poți folosi aliasuri de email specifice folderului pentru a salva automat fișierele trimise către alias în folderul corespunzător.
Switch to the list view to:
manage multiple files at once.
Export or Insert in spreadsheet one or multiple files.
quickly perform actions such as Share, Download, Rename, etc. Hover over a file line and click the corresponding icon at the end of the line to perform the desired action.
Împărțirea și unirea PDF-urilor¶
To divide a PDF into individual or groups of pages, open the PDF, click the Actions button, and select Split PDF. Click the (scissors) icon between pages to remove a split if needed, then click Split to confirm.
Pentru a uni fișiere PDF, urmează acești pași:
Navigate to the folder containing the files you want to merge.
Hold down Ctrl and click the relevant files.
Click the Actions button and select Merge PDFs.
Dacă este necesar, apasă Adaugă fișier pentru a răsfoi și selecta un fișier PDF de pe computerul tău.
Apasă pictograma (foarfece) dintre fișiere.
Apasă Împarte pentru a le uni.
Notă
PDF-urile originale sunt înlocuite de versiunea unificată.
Sfat
Apasă Shift + S pentru a adăuga sau elimina toate împărțirile dintre pagini.
Pentru a șterge o pagină specifică, selecteaz-o, apoi apasă Șterge.
Solicitarea fișierelor¶
Solicită fișiere de la utilizatori ca un memento pentru a încărca anumite fișiere. Pentru a face acest lucru, urmează acești pași:
Apasă Nou și selectează Solicitare.
Introdu un Nume document și selectează persoana de la care soliciți fișierul în câmpul Solicitare către.
If needed, set a Due Date In, edit the Folder where the file should be added, add Tags, and write a Message.
Apasă Solicitare.
Un substituent pentru fișierul lipsă este creat în folderul selectat. Odată ce fișierul este disponibil, apasă pe substituent pentru a-l încărca.
Sfat
Poți solicita un document și din lista activităților programate.
Pentru a vedea lista tuturor fișierelor solicitate, comută la vizualizarea Activitate din aplicația Documente și mergi la coloana Document solicitat. Apasă pe data unui fișier solicitat pentru a-i vedea detaliile. Poți apoi:
Încarcă un fișier folosind butonul (încărcare);
Editează activitatea folosind butonul (editare);
Anulează activitatea folosind butonul (anulează);
Trimite un email de reamintire. Apasă Previzualizare pentru a previzualiza conținutul emailului de reamintire, dacă este necesar, apoi Trimite acum.
Pentru a trimite un email de reamintire pentru toate fișierele solicitate, apasă pe pictograma (elipsă) din coloana Document solicitat și selectează Solicitare document: Reamintire.
Panou de detalii¶
To view a folder’s or file’s information and tags, select the folder or file, then click the icon (for folders) or Actions button (for files) and select Info & Tags.
Sfat
Alternatively, for folders, you can also click the (Info & Tags) button in the upper-right corner next to the view icons.
Panoul de detalii permite următoarele:
Schimbă folderul fișierului sau numele folderului.
Vezi dimensiunea fișierului sau folderului și numărul de elemente din folder.
Change the file’s or folder’s owner and contact. By default, the person who creates a file or folder is set as its owner and granted full access rights to it. To change it, select the required user from the dropdown list. The contact is a person who only has Viewer access rights to the file or folder, e.g., an existing supplier in the database.
Access the chatter.
To close the details panel, click the (remove) button in the upper-right corner.
Notă
To view a file from their user profile, a user must be set as the contact and have at least Viewer access.
Alias-uri de email¶
Poți folosi un alias de email pentru a salva automat fișierele trimise către acel alias într-un anumit folder. Pentru a configura un alias de email pentru un folder, urmează acești pași:
Make sure a custom alias domain is configured in the General Settings.
Selectează folderul în care fișierele trebuie salvate.
Apasă pe (Informații & Etichete) în colțul dreapta sus, lângă pictogramele de vizualizare.
In the details panel, enter the desired email alias.
Opțional, specifică un Tip de activitate și un responsabil pentru a crea o activitate când un fișier este primit prin alias.
Opțional, selectează Etichetele care să fie aplicate automat fișierelor create prin alias.
Notă
Emails sent to the alias without attachments are converted into files, using the email subject as the file name.
Vedeți și
/aplicații/general/comunicare_email/servere_email_inbound
Linked records¶
To link the file to a specific record, select the appropriate model from the Linked to dropdown menu (identifiable by its placeholder No linked model), then select the desired record.
Notă
If file centralization is enabled for a specific app, adding a file to the Documents app by uploading an attachment automatically adds the corresponding record in the Linked to field of the file.
Sharing and access rights¶
Notă
Poți partaja foldere și fișiere și edita drepturile de acces doar dacă ai drepturi de editare.
Drepturile de acces pot fi setate pentru:
foldere: Selectează folderul, apasă pe pictograma (roată dințată) și selectează Partajează.
fișiere: Deschide fișierul și apasă Partajează în bara de sus.
Sfat
Switch to the list view to share or manage the access rights of multiple filers or folders at once.
To grant access to specific users or contacts, follow these steps:
In the (Invite people) field, select the users or contacts you want to grant access to from the dropdown menu or enter their email address.
Notă
Access through link must be enabled first before granting access to external contacts.
Set the Role field to Viewer or Editor.
If desired, toggle the Notify switch off to avoid sending a notification email.
Click Share to grant access (with or without a notification) or Copy Links to copy the sharing link to the clipboard.
Sfat
Pentru a elimina o permisiune sau a seta o dată de expirare, treci cu mouse-ul peste contactul relevant și apasă pe butonul (elimină) sau (calendar), respectiv.
To configure General access for Internal users or Access through link, select Viewer, Editor, or None (to completely restrict access). For Access through link, you can also specify whether the folder or file should be Discoverable (i.e., accessible through browsing). Click Save to apply the changes, then Copy Links to copy the sharing link to the clipboard.
Notă
Each folder and file URL includes the access rights assigned to it. When you share a link to a folder, recipients are directed to a dedicated portal where they can view the files in that folder, excluding any with restricted access.
Utilizatorii portalului pot accesa folderele și fișierele la care au permisiunea de a vizualiza sau edita prin portalul de clienți, făcând clic pe cardul Documente.
Managing files across apps¶
You can save files to or attach existing files in the Documents app from any record.
To save an attachment to the Documents app, hover over an attachment in the record’s chatter and click the (Add to Documents) icon.
To attach a file to a record from the record’s chatter, click the Add from Documents icon, select the desired file, and click Add from Documents to add the raw file, or Paste Link(s) to insert a link to the file (and preserve the document’s access rights).
To insert a file from Documents into the Odoo rich-text editor, type
/file, then select the desired file, and click Add from Documents to add the raw file, or Paste Link(s) to insert a link to the file (and preserve the document’s access rights).
Digitizarea fișierelor cu AI¶
Fișierele disponibile în folderul Finanțe pot fi digitizate. Selectează fișierul, apasă Creează factură furnizor, Creează factură client sau Creează notă de credit client, apoi apasă Trimite la digitizare.