Documente¶
Odoo Documents vă permite să stocați, să vizualizați și să gestionați fișiere în Odoo.
Folderele și documentele sunt organizate în secțiuni accesibile din arborele din stânga. Sunt disponibile următoarele secțiuni:
Toate: afișează toate folderele și fișierele la care utilizatorul are acces.
Companie: conține foldere și fișiere partajate la nivelul companiei. Accesul este determinat de drepturile de acces definite pentru folder și fișier.
Unitatea mea: spațiul personal de lucru al utilizatorului pentru organizarea și accesarea fișierelor și folderelor pe care le deține sau le-a încărcat.
Partajate cu mine: include fișiere care au fost partajate cu utilizatorul, dar care nu fac parte din niciun folder părinte la care acesta are acces.
Recente: afișează fișierele modificate recent pe care utilizatorul are permisiunea să le vizualizeze sau să le editeze.
Coș: stochează fișierele și folderele șterse.
Fă clic pe o secțiune din arbore pentru a-i vedea conținutul. Selectează un folder pentru a-l deschide, gestionează-l și accesează-i fișierele.
Fă clic pe un fișier pentru a-l deschide și a efectua acțiunile disponibile. Pentru a închide fișierul, apasă Esc sau fă clic pe pictograma (închide). Poți, de asemenea, să tragi și să plasezi un fișier sau folder pentru a-l muta într-un alt folder sau secțiune.
Sfat
Folosește bara de căutare pentru a găsi rapid elemente specifice.
Chatter-ul urmărește modificările aduse dosarelor și fișierelor și permite comunicarea cu utilizatorii interni și contactele externe. Deschideți panoul Detalii pentru a-l accesa.
Vedeți și
Configurare¶
Întârziere ștergere¶
Implicit, elementele mutate în coș rămân acolo timp de 30 de zile înainte de a fi șterse definitiv. Pentru a ajusta această perioadă, mergi la și editează câmpul Perioadă de ștergere (zile).
Centralizarea fișierelor¶
Centralizarea fișierelor permite organizarea automată a tuturor fișierelor asociate cu o aplicație specifică în dosare dedicate. Este activată implicit pentru fiecare aplicație la instalare. Pentru a dezactiva centralizarea fișierelor, a modifica dosarul implicit sau a configura etichetele care urmează să fie adăugate la fișierele specifice aplicației, accesați și editați setarea relevantă din secțiunea Centralizare fișiere.
Sfat
Centralizarea fișierelor nu poate fi dezactivată pentru documentele din Contabilitate. Un subdosar este creat automat pentru fiecare tip de jurnal (de ex., Vânzări, Achiziții, Bancă etc.), iar numele jurnalului este adăugat ca etichetă pe fiecare document. Faceți clic pe Jurnale pentru a edita lista jurnalelor de sincronizat și pentru a defini dosarele și etichetele corespunzătoare.
Pentru fișierele din Resurse umane, un subdosar este creat automat pentru fiecare angajat, iar etichete specifice sunt adăugate la fișiere în funcție de tipul de document (de ex., Contracte, State de plată etc.). Puteți crea, de asemenea, Subdosare angajați suplimentare automat introducând numele dosarelor dorite, separate prin virgule.
Notă
Schimbarea dosarului sau a etichetelor afectează doar fișierele noi; fișierele existente rămân neschimbate.
Când centralizarea fișierelor este activată pentru o aplicație, ștergerea unei înregistrări din acea aplicație mută atașamentele sale în coșul de gunoi din aplicația Documents.
Foldere¶
Poți organiza fișierele în foldere disponibile în secțiunile Companie sau Unitatea mea.
Pentru a crea un folder, selectează secțiunea dorită din arbore, apasă Nou și selectează Folder. În fereastra pop-up, introdu Numele folderului și apasă Salvează. Pentru a crea un subfolder, selectează mai întâi folderul părinte, apoi urmează aceiași pași.
Notă
Unele foldere și subfoldere sunt create automat pe baza setărilor de centralizare a fișierelor.
Pentru a gestiona un folder sau un subfolder, selectează-l și apasă pe pictograma (Acțiuni) de deasupra arborelui. Următoarele opțiuni sunt disponibile în meniu:
Descarcă: Descarcă folderul ca fișier .zip, incluzând fișierele și subfolderele sale.
Redenumește: Modifică numele folderului.
Partajează: Partajați dosarul și gestionați drepturile de acces.
Adaugă stea: Marchează un folder ca favorit pentru acces mai rapid. Această setare este specifică utilizatorului și nu afectează spațiile de lucru ale altor utilizatori. Poți apoi folosi Filtrul de favorite pentru a naviga rapid la folderele favorite.
Informații & Etichete: Vezi detaliile și conversațiile folderului.
Mută la coș: Mută folderul și conținutul acestuia în coșul de gunoi.
Acțiuni la selectare: Definește acțiunile serverului disponibile (ca butoane) pentru fișierele din folder. Apasă pe o acțiune pentru a o adăuga sau elimina. Apasă Adaugă acțiune personalizată pentru a crea una nouă.
Automatizări: Creează reguli de automatizare.
Important
Configurarea regulilor de automatizare necesită activarea Studio, ceea ce poate afecta planul de tarifare.
Sortare automată AI: Folosiți Odoo AI pentru a organiza automat fișierele din dosar și pentru a declanșa acțiuni pe baza promptului AI furnizat. Adăugați acțiunile corespunzătoare pentru promptul dvs. în secțiunea inferioară a ferestrei popup. Această opțiune necesită instalarea aplicației Odoo AI.
Sfat
Comutați la vizualizarea listă pentru a:
gestiona mai multe dosare simultan.
Exportați sau Introduceți în foaia de calcul unul sau mai multe dosare.
executați rapid acțiuni precum Partajare, Descărcare, Redenumire etc. Treceți cu mouse-ul peste linia unui dosar și faceți clic pe pictograma corespunzătoare de la sfârșitul liniei pentru a efectua acțiunea dorită.
Fișiere¶
Pentru a încărca un fișier, selectați dosarul dorit din arbore, faceți clic pe Nou și selectați Încărcare.
Sfat
Pe bazele de date Odoo Online, fiecare fișier încărcat nu trebuie să depășească 64MB.
Poți, de asemenea, să tragi și să plasezi un fișier de pe computerul tău în folderul dorit din aplicația Documente.
Linkuri URL¶
Pentru a adăuga un link către un URL (de exemplu, un video) și a-l face accesibil dintr-un folder, apasă Nou și selectează Link. Introdu URL, adaugă un Nume și selectează Folderul potrivit.
Foi de calcul¶
Pentru a crea o foaie de calcul, apasă Nou și selectează Foaie de calcul.
Vedeți și
Gestionarea fișierelor¶
Când deschizi un fișier, sunt disponibile mai multe butoane în bara de sus:
meniul Acțiuni, care include opțiunile descrise mai jos
Partajează: pentru a partaja fișierul și a gestiona drepturile de acces
Descarcă
Următoarele opțiuni sunt disponibile în meniul Acțiuni:
Duplică: Creează o copie a fișierului. În fereastra popup, selectați sau creați dosarul de destinație, apoi faceți clic pe Duplică în numele dosarului de destinație.
Mută la coș: Mută fișierul în coșul de gunoi.
Redenumește
Informații & etichete: Vezi detaliile și conversațiile fișierului.
Mută: Mută fișierul în alt dosar. În fereastra popup, selectează sau creează dosarul de destinație, apoi fă clic pe Mută în numele dosarului de destinație.
Creare comandă rapidă: O comandă rapidă este un pointer către un fișier, permițând accesul din mai multe dosare fără a duplica fișierul. În fereastra popup, selectează sau creează dosarul de destinație, apoi fă clic pe Creează o comandă rapidă în numele dosarului de destinație.
Gestionează versiunile: Vezi toate versiunile fișierului în ordinea încărcării, descarcă o versiune specifică sau încarcă una nouă, după nevoie.
Blochează: Protejează fișierul de orice modificare.
Copiază linkuri: Copiază URL-ul fișierului pentru partajare. Accesul este controlat pe baza drepturilor de acces ale fișierului.
Împarte PDF: Împarte un fișier PDF.
Sfat
Poți folosi aliasuri de email specifice folderului pentru a salva automat fișierele trimise către alias în folderul corespunzător.
Comutați la vizualizarea listă pentru a:
gestionează mai multe fișiere simultan.
Exportă sau Inserează în foaie de calcul unul sau mai multe fișiere.
efectuează rapid acțiuni precum Partajează, Descarcă, Redenumește etc. Treci cu mouse-ul peste o linie de fișier și fă clic pe pictograma corespunzătoare de la sfârșitul liniei pentru a efectua acțiunea dorită.
Împărțirea și unirea PDF-urilor¶
Pentru a împărți un PDF în pagini individuale sau grupuri de pagini, deschideți PDF-ul, faceți clic pe butonul Acțiuni și selectați Împarte PDF. Faceți clic pe pictograma (foarfece) între pagini pentru a elimina o împărțire dacă este necesar, apoi faceți clic pe Împarte pentru a confirma.
Pentru a uni fișiere PDF, urmează acești pași:
Navigați la dosarul care conține fișierele pe care doriți să le îmbinați.
Țineți apăsat Ctrl și faceți clic pe fișierele relevante.
Faceți clic pe butonul Acțiuni și selectați Îmbinare PDF-uri.
Dacă este necesar, apasă Adaugă fișier pentru a răsfoi și selecta un fișier PDF de pe computerul tău.
Apasă pictograma (foarfece) dintre fișiere.
Apasă Împarte pentru a le uni.
Notă
PDF-urile originale sunt înlocuite de versiunea unificată.
Sfat
Apasă Shift + S pentru a adăuga sau elimina toate împărțirile dintre pagini.
Pentru a șterge o pagină specifică, selecteaz-o, apoi apasă Șterge.
Solicitarea fișierelor¶
Solicită fișiere de la utilizatori ca un memento pentru a încărca anumite fișiere. Pentru a face acest lucru, urmează acești pași:
Apasă Nou și selectează Solicitare.
Introdu un Nume document și selectează persoana de la care soliciți fișierul în câmpul Solicitare către.
Dacă este necesar, setați o Dată scadentă în, editați Dosarul în care ar trebui adăugat fișierul, adăugați Etichete și scrieți un Mesaj.
Apasă Solicitare.
Un substituent pentru fișierul lipsă este creat în folderul selectat. Odată ce fișierul este disponibil, apasă pe substituent pentru a-l încărca.
Sfat
Poți solicita un document și din lista activităților programate.
Pentru a vedea lista tuturor fișierelor solicitate, comută la vizualizarea Activitate din aplicația Documente și mergi la coloana Document solicitat. Apasă pe data unui fișier solicitat pentru a-i vedea detaliile. Poți apoi:
Încarcă un fișier folosind butonul (încărcare);
Editează activitatea folosind butonul (editare);
Anulează activitatea folosind butonul (anulează);
Trimite un email de reamintire. Apasă Previzualizare pentru a previzualiza conținutul emailului de reamintire, dacă este necesar, apoi Trimite acum.
Pentru a trimite un email de reamintire pentru toate fișierele solicitate, apasă pe pictograma (elipsă) din coloana Document solicitat și selectează Solicitare document: Reamintire.
Panou de detalii¶
Pentru a vizualiza informațiile și etichetele unui dosar sau fișier, selectați dosarul sau fișierul, apoi faceți clic pe pictograma (pentru dosare) sau butonul Acțiuni (pentru fișiere) și selectați Informații și etichete.
Sfat
Alternativ, pentru dosare, puteți face clic și pe butonul (Informații și etichete) din colțul din dreapta sus, lângă pictogramele de vizualizare.
Panoul de detalii permite următoarele:
Schimbă folderul fișierului sau numele folderului.
Vezi dimensiunea fișierului sau folderului și numărul de elemente din folder.
Modificați proprietarul și contactul fișierului sau dosarului. În mod implicit, persoana care creează un fișier sau dosar este setată ca proprietar și i se acordă drepturi de acces complete la acesta. Pentru a-l modifica, selectați utilizatorul necesar din lista derulantă. Contactul este o persoană care are doar drepturi de acces de vizualizare la fișier sau dosar, de exemplu, un furnizor existent în baza de date.
Accesează chatter-ul.
Pentru a închide panoul de detalii, faceți clic pe butonul (eliminare) din colțul din dreapta sus.
Notă
Pentru a vizualiza un fișier din profilul său de utilizator, un utilizator trebuie setat ca contact și trebuie să aibă cel puțin acces de vizualizare.
Alias-uri de email¶
Poți folosi un alias de email pentru a salva automat fișierele trimise către acel alias într-un anumit folder. Pentru a configura un alias de email pentru un folder, urmează acești pași:
Asigurați-vă că un domeniu alias personalizat este configurat în Setările generale.
Selectează folderul în care fișierele trebuie salvate.
Apasă pe (Informații & Etichete) în colțul dreapta sus, lângă pictogramele de vizualizare.
În panoul de detalii, introduceți aliasul de e-mail dorit.
Opțional, specifică un Tip de activitate și un responsabil pentru a crea o activitate când un fișier este primit prin alias.
Opțional, selectează Etichetele care să fie aplicate automat fișierelor create prin alias.
Notă
E-mailurile trimise la alias fără atașamente sunt convertite în fișiere, folosind subiectul e-mailului ca nume de fișier.
Vedeți și
/aplicații/general/comunicare_email/servere_email_inbound
Înregistrări asociate¶
Pentru a asocia fișierul cu o înregistrare specifică, selectați modelul corespunzător din meniul derulant Asociat la (identificabil prin substituientul Niciun model asociat), apoi selectați înregistrarea dorită.
Notă
Dacă centralizarea fișierelor este activată pentru o aplicație specifică, adăugarea unui fișier în aplicația Documente prin încărcarea unei atașări adaugă automat înregistrarea corespunzătoare în câmpul Asociat la al fișierului.
Partajare și drepturi de acces¶
Notă
Poți partaja foldere și fișiere și edita drepturile de acces doar dacă ai drepturi de editare.
Drepturile de acces pot fi setate pentru:
foldere: Selectează folderul, apasă pe pictograma (roată dințată) și selectează Partajează.
fișiere: Deschide fișierul și apasă Partajează în bara de sus.
Sfat
Comută la vizualizarea listă pentru a partaja sau a gestiona drepturile de acces ale mai multor dosare sau fișiere simultan.
Pentru a acorda acces utilizatorilor sau contactelor specifice, urmează acești pași:
În câmpul (Invită persoane), selectează utilizatorii sau contactele cărora vrei să le acorzi acces din meniul derulant sau introdu adresa lor de e-mail.
Notă
Acces prin link trebuie activat mai întâi înainte de a acorda acces contactelor externe.
Setează câmpul Rol la Vizualizator sau Editor.
Dacă dorești, dezactivează comutatorul Notifică pentru a evita trimiterea unui e-mail de notificare.
Fă clic pe Partajează pentru a acorda acces (cu sau fără notificare) sau Copiază linkuri pentru a copia linkul de partajare în clipboard.
Sfat
Pentru a elimina o permisiune sau a seta o dată de expirare, treci cu mouse-ul peste contactul relevant și apasă pe butonul (elimină) sau (calendar), respectiv.
Pentru a configura Acces general pentru Utilizatori interni sau Acces prin link, selectează Vizualizator, Editor sau Niciunul (pentru a restricționa complet accesul). Pentru Acces prin link, poți specifica și dacă dosarul sau fișierul ar trebui să fie Descoperibil (adică accesibil prin navigare). Fă clic pe Salvează pentru a aplica modificările, apoi Copiază linkuri pentru a copia linkul de partajare în clipboard.
Notă
Fiecare URL de dosar și fișier include drepturile de acces atribuite acestuia. Când partajezi un link către un dosar, destinatarii sunt direcționați către un portal dedicat unde pot vizualiza fișierele din acel dosar, excluzând orice fișiere cu acces restricționat.
Utilizatorii portalului pot accesa dosarele și fișierele pe care au permisiunea de a le vizualiza sau edita prin portalul clienților făcând clic pe cardul Documents.
Gestionarea fișierelor între aplicații¶
Poți salva fișiere în aplicația Documente sau poți atașa fișiere existente din orice înregistrare.
Pentru a salva un atașament în aplicația Documente, treci cu mouse-ul peste un atașament în chatter-ul înregistrării și fă clic pe pictograma (Adaugă la Documente).
Pentru a atașa un fișier la o înregistrare din chatter-ul înregistrării, faceți clic pe pictograma Add from Documents, selectați fișierul dorit și faceți clic pe Add from Documents pentru a adăuga fișierul brut sau pe Paste Link(s) pentru a insera un link către fișier (și a păstra drepturile de acces ale documentului).
Pentru a insera un fișier din Documents în editorul de text îmbogățit Odoo, tastați
/file, apoi selectați fișierul dorit și faceți clic pe Add from Documents pentru a adăuga fișierul brut sau pe Paste Link(s) pentru a insera un link către fișier (și a păstra drepturile de acces ale documentului).
Digitizarea fișierelor cu AI¶
Fișierele disponibile în folderul Finanțe pot fi digitizate. Selectează fișierul, apasă Creează factură furnizor, Creează factură client sau Creează notă de credit client, apoi apasă Trimite la digitizare.