Documente¶
Odoo Documents vă permite să stocați, să vizualizați și să gestionați fișiere în Odoo.
Folderele și documentele sunt organizate în secțiuni accesibile din arborele din stânga. Sunt disponibile următoarele secțiuni:
Toate: afișează toate folderele și fișierele la care utilizatorul are acces.
Companie: conține foldere și fișiere partajate la nivelul companiei. Accesul este determinat de drepturile de acces definite pentru folder și fișier.
Unitatea mea: spațiul personal de lucru al utilizatorului pentru organizarea și accesarea fișierelor și folderelor pe care le deține sau le-a încărcat.
Partajate cu mine: include fișiere care au fost partajate cu utilizatorul, dar care nu fac parte din niciun folder părinte la care acesta are acces.
Recente: afișează fișierele modificate recent pe care utilizatorul are permisiunea să le vizualizeze sau să le editeze.
Coș: stochează fișierele și folderele șterse.
Fă clic pe o secțiune din arbore pentru a-i vedea conținutul. Selectează un folder pentru a-l deschide, gestionează-l și accesează-i fișierele.
Fă clic pe un fișier pentru a-l deschide și a efectua acțiunile disponibile. Pentru a închide fișierul, apasă Esc sau fă clic pe pictograma (închide). Poți, de asemenea, să tragi și să plasezi un fișier sau folder pentru a-l muta într-un alt folder sau secțiune.
Sfat
Folosește bara de căutare pentru a găsi rapid elemente specifice.
chatter urmărește modificările folderelor și fișierelor și permite comunicarea cu utilizatorii interni și contactele externe. Fă clic pe butonul (Info & Etichete) din colțul din dreapta sus, lângă vizualizare, pentru a accesa această funcție.
Vedeți și
Configurare¶
Întârziere ștergere¶
Implicit, elementele mutate în coș rămân acolo timp de 30 de zile înainte de a fi șterse definitiv. Pentru a ajusta această perioadă, mergi la și editează câmpul Perioadă de ștergere (zile).
Centralizarea fișierelor¶
Activarea centralizării fișierelor pentru o anumită aplicație organizează automat toate fișierele asociate în foldere dedicate. Pentru a face acest lucru, mergi la . De exemplu, activarea Resurse Umane face ca documentele HR să fie disponibile automat în folderul HR, iar documentele legate de salarii să fie disponibile automat în subfolderul Salarii. Selectează folderul dorit din lista derulantă și alege Etichetele care să fie adăugate fișierelor relevante.
Sfat
Când centralizezi fișierele contabile, apasă Jurnale pentru a configura subfoldere specifice pentru fiecare jurnal.
Notă
Schimbarea folderului sau a etichetelor nu afectează fișierele existente; modificările se vor aplica doar celor nou create.
Dacă centralizarea fișierelor este activată pentru o aplicație, ștergerea unei înregistrări din acea aplicație mută atașamentele sale în coșul de gunoi din aplicația Documente.
Foldere¶
Poți organiza fișierele în foldere disponibile în secțiunile Companie sau Unitatea mea.
Pentru a crea un folder, selectează secțiunea dorită din arbore, apasă Nou și selectează Folder. În fereastra pop-up, introdu Numele folderului și apasă Salvează. Pentru a crea un subfolder, selectează mai întâi folderul părinte, apoi urmează aceiași pași.
Notă
Unele foldere și subfoldere sunt create automat pe baza setărilor de centralizare a fișierelor.
Pentru a gestiona un folder sau un subfolder, selectează-l și apasă pe pictograma (Acțiuni) de deasupra arborelui. Următoarele opțiuni sunt disponibile în meniu:
Descarcă: Descarcă folderul ca fișier .zip, incluzând fișierele și subfolderele sale.
Redenumește: Modifică numele folderului.
Partajează: Partajează folderul sau gestionează drepturile de acces.
Adaugă scurtătură: Această opțiune este disponibilă doar pentru subfoldere și permite crearea unei scurtături către un subfolder.
Dacă ai permisiuni de editare, scurtătura este creată în același folder.
Dacă nu ai permisiuni de editare, scurtătura apare în secțiunea Unitatea mea.
O poți apoi trage și plasa în folderul dorit.
Adaugă stea: Marchează un folder ca favorit pentru acces mai rapid. Această setare este specifică utilizatorului și nu afectează spațiile de lucru ale altor utilizatori. Poți apoi folosi Filtrul de favorite pentru a naviga rapid la folderele favorite.
Informații & Etichete: Vezi detaliile și conversațiile folderului.
Mută la coș: Mută folderul și conținutul acestuia în coșul de gunoi.
Acțiuni la selectare: Definește acțiunile serverului disponibile (ca butoane) pentru fișierele din folder. Apasă pe o acțiune pentru a o adăuga sau elimina. Apasă Adaugă acțiune personalizată pentru a crea una nouă.
Automatizări: Creează reguli de automatizare.
Important
Setting up automation rules requires activating Studio, which may impact your pricing plan.
Fișiere¶
To upload a file, select the desired folder in the tree, click New, and select Upload.
Sfat
Pe bazele de date Odoo Online, fiecare fișier încărcat nu trebuie să depășească 64MB.
Poți, de asemenea, să tragi și să plasezi un fișier de pe computerul tău în folderul dorit din aplicația Documente.
Linkuri URL¶
Pentru a adăuga un link către un URL (de exemplu, un video) și a-l face accesibil dintr-un folder, apasă Nou și selectează Link. Introdu URL, adaugă un Nume și selectează Folderul potrivit.
Foi de calcul¶
Pentru a crea o foaie de calcul, apasă Nou și selectează Foaie de calcul.
Vedeți și
Gestionarea fișierelor¶
Când deschizi un fișier, sunt disponibile mai multe butoane în bara de sus:
the Actions menu, which includes the options described below
Partajează: pentru a partaja fișierul sau a gestiona drepturile de acces
Descarcă
The following options are available in the Actions menu:
Duplică: Creează o copie a fișierului.
Mută la coș: Mută fișierul în coșul de gunoi.
Redenumește
Informații & etichete: Vezi detaliile și conversațiile fișierului.
Creează scurtătură: O scurtătură este un indicator către un fișier, permițând accesul din mai multe foldere fără a duplica fișierul.
Dacă ai permisiuni de editare, scurtătura este creată în același folder.
Dacă nu ai permisiuni de editare, scurtătura apare în secțiunea Unitatea mea.
O poți apoi trage și plasa în folderul dorit.
Gestionează versiunile: Vezi toate versiunile fișierului în ordinea încărcării, descarcă o versiune specifică sau încarcă una nouă, după nevoie.
Blochează: Protejează fișierul de orice modificare.
Copiază linkuri: Copiază URL-ul fișierului pentru partajare. Accesul este controlat pe baza drepturilor de acces ale fișierului.
Împarte PDF: Împarte un fișier PDF.
Sfat
Poți folosi aliasuri de email specifice folderului pentru a salva automat fișierele trimise către alias în folderul corespunzător.
Împărțirea și unirea PDF-urilor¶
To divide a PDF into individual or groups of pages, open the PDF, click the Actions button, and select Split PDF. Click the (scissors) icon between pages to remove a split if needed, then click Split to confirm.
Pentru a uni fișiere PDF, urmează acești pași:
Navigate to the folder containing the files you want to merge.
Hold down Ctrl and click the relevant files.
Click the Actions button and select Merge PDFs.
Dacă este necesar, apasă Adaugă fișier pentru a răsfoi și selecta un fișier PDF de pe computerul tău.
Apasă pictograma (foarfece) dintre fișiere.
Apasă Împarte pentru a le uni.
Notă
PDF-urile originale sunt înlocuite de versiunea unificată.
Sfat
Apasă Shift + S pentru a adăuga sau elimina toate împărțirile dintre pagini.
Pentru a șterge o pagină specifică, selecteaz-o, apoi apasă Șterge.
Solicitarea fișierelor¶
Solicită fișiere de la utilizatori ca un memento pentru a încărca anumite fișiere. Pentru a face acest lucru, urmează acești pași:
Apasă Nou și selectează Solicitare.
Introdu un Nume document și selectează persoana de la care soliciți fișierul în câmpul Solicitare către.
If needed, set a Due Date In, edit the Folder where the file should be added, add Tags, and write a Message.
Apasă Solicitare.
Un substituent pentru fișierul lipsă este creat în folderul selectat. Odată ce fișierul este disponibil, apasă pe substituent pentru a-l încărca.
Sfat
Poți solicita un document și din lista activităților programate.
Pentru a vedea lista tuturor fișierelor solicitate, comută la vizualizarea Activitate din aplicația Documente și mergi la coloana Document solicitat. Apasă pe data unui fișier solicitat pentru a-i vedea detaliile. Poți apoi:
Încarcă un fișier folosind butonul (încărcare);
Editează activitatea folosind butonul (editare);
Anulează activitatea folosind butonul (anulează);
Trimite un email de reamintire. Apasă Previzualizare pentru a previzualiza conținutul emailului de reamintire, dacă este necesar, apoi Trimite acum.
Pentru a trimite un email de reamintire pentru toate fișierele solicitate, apasă pe pictograma (elipsă) din coloana Document solicitat și selectează Solicitare document: Reamintire.
Panou de detalii¶
To view a folder’s or file’s information and tags, select the folder or file, then click the icon (for folders) or Actions button (for files) and select Info & Tags.
Sfat
Alternatively, for folders, you can also click the (Info & Tags) button in the upper-right corner next to the view icons.
Panoul de detalii permite următoarele:
Schimbă folderul fișierului sau numele folderului.
Vezi dimensiunea fișierului sau folderului și numărul de elemente din folder.
Change the file’s or folder’s owner and contact. By default, the person who creates a file or folder is set as its owner and granted full access rights to it. To change it, select the required user from the dropdown list. The contact is a person who only has Viewer access rights to the file or folder, e.g., an existing supplier in the database.
To close the details panel, click the (remove) button in the upper-right corner.
Notă
To view a file from their user profile, a user must be set as the contact and have at least Viewer access.
Alias-uri de email¶
Poți folosi un alias de email pentru a salva automat fișierele trimise către acel alias într-un anumit folder. Pentru a configura un alias de email pentru un folder, urmează acești pași:
Make sure a custom alias domain is configured in the General Settings.
Selectează folderul în care fișierele trebuie salvate.
Apasă pe (Informații & Etichete) în colțul dreapta sus, lângă pictogramele de vizualizare.
In the details panel, enter the desired email alias.
Opțional, specifică un Tip de activitate și un responsabil pentru a crea o activitate când un fișier este primit prin alias.
Opțional, selectează Etichetele care să fie aplicate automat fișierelor create prin alias.
Vedeți și
/aplicații/general/comunicare_email/servere_email_inbound
Linked records¶
To link the file to a specific record, select the appropriate model from the Linked to dropdown menu (identifiable by its placeholder No linked model), then select the desired record.
Notă
If file centralization is enabled for a specific app, adding a file to the Documents app by uploading an attachment automatically adds the corresponding record in the Linked to field of the file.
Drepturi de partajare și acces¶
Notă
Poți partaja foldere și fișiere și edita drepturile de acces doar dacă ai drepturi de editare.
Drepturile de acces pot fi setate pentru:
foldere: Selectează folderul, apasă pe pictograma (roată dințată) și selectează Partajează.
fișiere: Deschide fișierul și apasă Partajează în bara de sus.
In the Share pop-up, click Invite people to grant access to specific users or contacts. Select their name from the dropdown menu or enter their email address in the People field, then set the Role field to Viewer or Editor.
Sfat
Pentru a elimina o permisiune sau a seta o dată de expirare, treci cu mouse-ul peste contactul relevant și apasă pe butonul (elimină) sau (calendar), respectiv.
Pentru a seta Acces general pentru Utilizatori interni sau Oricine are linkul, selectează Vizualizator, Editor sau Niciunul (pentru a restricționa complet accesul). Pentru Oricine are linkul, poți specifica suplimentar dacă folderul sau fișierul trebuie să fie Descoperibil (accesibil prin navigare) sau să necesite ca utilizatorii Să aibă linkul pentru acces.
Notă
Utilizatorii publici Trebuie să aibă linkul pentru acces la un folder sau fișier pe portal la prima conectare.
Fiecare URL de folder și fișier include drepturile de acces care au fost setate pentru acesta. Când partajezi un folder, persoana cu care îl partajezi este direcționată către un portal dedicat unde poate vedea fișierele din acel folder, cu excepția celor cu acces restricționat.
Sfat
Utilizatorii portalului pot accesa folderele și fișierele la care au permisiunea de a vizualiza sau edita prin portalul de clienți, făcând clic pe cardul Documente.
Digitizarea fișierelor cu AI¶
Fișierele disponibile în folderul Finanțe pot fi digitizate. Selectează fișierul, apasă Creează factură furnizor, Creează factură client sau Creează notă de credit client, apoi apasă Trimite la digitizare.