Belgia

Înțelegerea statului de plată belgian

Imagine de ansamblu

Oferirea unui stat de plată clar și transparent angajaților este esențială pentru conformitate și satisfacția angajaților. Acest ghid explică modul de interpretare a unui stat de plată belgian, detaliind componentele cheie care influențează calculul salariului și deducerile.

Informații generale

Prima secțiune a statului de plată conține detaliile generale ale angajatului. Este esențial să verificați corectitudinea stării civile și a numărului de persoane în întreținere, deoarece acești factori influențează calculul impozitului. Angajatorii pot asigura actualizările prin configuratorul intern de salarii sau sistemele de gestionare a profilului angajatului.

Intrări de lucru

Această secțiune prezintă cererile de concediu și impactul lor asupra salariului. Salariul de bază rămâne de obicei constant, cu excepția cazului în care se ia concediu fără plată. Dacă un angajat a luat concediu fără plată, concediu parental sau orice absență neașteptată, salariul său va reflecta deducerile corespunzătoare.

Calculul salariului

Partea centrală a statului de plată detaliază diverse componente salariale, deduceri și beneficii. Mai jos sunt elementele principale:

• Beneficii în natură: Dacă este cazul, beneficiile în natură (cum ar fi un abonament la telefon sau internet sau un laptop) sunt supuse impozitării și influențează remunerația netă.

  Când o mașină de serviciu este oferită pentru uz personal, un beneficiu impozabil (ATN) este adăugat la salariul angajatului. Acesta este determinat de:

  • Valoarea de catalog și vechimea vehiculului

  • Emisiile de CO2 ale vehiculului

  Acest beneficiu este supus impozitului reținut la sursă și va fi ajustat ulterior în procesul de salarizare.

• Contribuții la asigurările sociale: O deducere obligatorie de 13,07% din salariul brut este alocată Oficiului Național de Securitate Socială (ONSS). Aceasta include:

  • Pensii: 7,5%

  • Asigurare de sănătate pentru îngrijire: 3,55%

  • Asigurare de sănătate pentru beneficii: 1,15%

  • Șomaj: 0,87%

  În plus, angajatorul contribuie în medie cu 25% din contribuțiile sale la Oficiul Național de Securitate Socială.

• Bonus de angajare: O reducere a contribuțiilor angajatului pe baza salariului brut, care dispare dacă salariul depășește un anumit prag.

  Vedeți și

  Mai multe informații despre bonusurile de angajare

• Impozite reținute la sursă: Ratele de impozitare reținute la sursă sunt revizuite anual de către SPF Finances.

  Suma impozitului este influențată de:

  • Salariul brut

  • Starea civilă (căsătorit, coabitare legală sau necăsătorit)

  • Componența gospodăriei (copii sau alte persoane în întreținere)

  Aceasta servește ca plată în avans pentru impozitul pe venit profesional.

• Reducere a impozitului reținut la sursă: O reducere bazată pe salariul brut, care este ignorată dacă salariul depășește o anumită sumă.

• Contribuție specială la asigurările sociale: O taxă bazată pe venitul gospodăriei, aplicabilă tuturor angajaților acoperiți de asigurările sociale.

• Deducere tichete de masă: Angajații primesc tichete de masă evaluate, de exemplu, la 8 € pe zi lucrătoare, unde:

  • Angajatorul contribuie cu 6,91 €

  • Angajatul contribuie cu 1,09 €

  Example

  • 5 zile lucrate -> deducere de 5,45 € (\(5\times\text{€}1.09\))

  • 22 zile lucrate -> deducere de 23,98 € (\(22\times\text{€}1.09\))

  Variațiile acestei deduceri influențează salariul net lunar.

• Cheltuieli de reprezentare: O componentă opțională a salariului net, alocată în două părți:

  • O parte fixă, independentă de orele lucrate

  • O parte proporțională, ajustată pentru programul part-time

• Salariul net: Suma finală virată în contul bancar al angajatului după deduceri.

Plata din decembrie

De ce o regularizare în decembrie?

Un angajator trebuie să plătească o indemnizație de concediu unui angajat în decembrie în două situații:

• Dacă angajatul și-a redus programul de lucru în cursul anului de concediu.

• Dacă angajatul nu poate să-și ia toate zilele de concediu până la sfârșitul anului.

În principiu, angajatorii trebuie să se asigure că angajații își iau concediul anual înainte de 31 decembrie. Totuși, anumite circumstanțe pot împiedica utilizarea tuturor zilelor de concediu. În aceste cazuri, angajatorul trebuie să plătească indemnizația simplă de concediu pentru zilele neutilizate înainte de sfârșitul anului. De asemenea, dacă angajatul nu a primit indemnizația dublă de concediu mai devreme în an (de obicei în mai sau iunie), are dreptul să o primească.

Reducerea programului de lucru

Când un angajat își reduce programul mediu de lucru la același angajator, angajatorul trebuie să plătească indemnizația de concediu în decembrie, în anul în care are loc reducerea, ca și cum angajatul ar fi părăsit compania.

Scenarii posibile:

• Trecerea la program de lucru part-time.

• Pauză parțială de carieră.

• Concediu tematic cu program parțial.

• Revenire parțială la muncă după o perioadă de incapacitate totală.

Regularizarea se calculează pe baza veniturilor din anul precedent de concediu și include:

• Indemnizație simplă de concediu: 7,67% din salariul brut anual din anul precedent, inclusiv orice salariu fictiv pentru zilele de întrerupere asimilate, minus indemnizația simplă de concediu deja plătită în anul de concediu.

• Indemnizație dublă de concediu: 7,67% din salariul brut anual din anul precedent, inclusiv orice salariu fictiv pentru zilele de întrerupere asimilate, minus indemnizația dublă de concediu deja plătită în anul de concediu.

Dacă toate zilele de concediu au fost luate înainte de reducerea programului de lucru, nu este necesar niciun calcul suplimentar.

Imposibilitatea de a folosi zilele de concediu

Ca regulă generală, toate zilele de concediu trebuie folosite în anul de concediu. Totuși, dacă un angajat nu poate să-și ia tot concediul din cauza forței majore sau a unor motive specifice de suspendare, angajatorul trebuie să plătească următoarele până la 31 decembrie:

• Indemnizație simplă de concediu pentru zilele neutilizate, calculată pe baza salariului din decembrie.

• Indemnizație dublă de concediu dacă nu a fost încă plătită, calculată pe baza salariului din decembrie.

Motive eligibile includ:

• Boală sau accident obișnuit.

• Accident de muncă sau boală profesională.

• Concediu de maternitate, concediu de paternitate (transformat în concediu de maternitate), concediu profilactic.

• Concediu pentru naștere, adopție sau primire.

• Concediu parental sau măsuri de protecție a maternității.

Regulă nouă (valabilă de la sfârșitul anului 2024)

Angajații care nu pot să-și ia concediul din motivele de mai sus (cu excepția forței majore sau a măsurilor de protecție a maternității) pot reporta zilele neutilizate pentru maximum 24 de luni. Deoarece indemnizația de concediu este deja plătită în decembrie, nu se va face nicio plată suplimentară când zilele reportate vor fi folosite.

Responsabilitățile de plată ale angajatorului

Angajatorul trebuie să plătească orice indemnizație simplă de concediu restantă, calculată la 7,67% din salariul brut din anul precedent. Totuși, nu se datorează o indemnizație de concediu la ieșire calculată pe baza salariului brut din anul curent.

Dacă un angajat își reduce programul de lucru și continuă în același rol anul următor, poate fi necesar un calcul suplimentar al indemnizației de concediu în decembrie.

Exemplu de calcul

1. În 2013, un angajat lucrează cu normă întreagă (5 zile pe săptămână).

2. În 2014, angajatul lucrează cu normă întreagă până la 30 iunie, apoi trece la program part-time (5 jumătăți de zi pe săptămână).

3. Angajatul își ia concediu în august 2014 conform noului regim part-time (20 de jumătăți de zi pe parcursul a 4 săptămâni).

4. Primește o indemnizație simplă de concediu pentru 20 de jumătăți de zi și o indemnizație dublă de concediu echivalentă cu 92% din salariul lunar.

5. În decembrie 2014, angajatul primește indemnizații suplimentare simple (7,67%) și duble (7,67%) de concediu, calculate pe baza salariului brut din 2013, minus sumele deja plătite.

6. În 2015, dacă angajatul continuă cu program part-time, va primi concediu pe baza orelor part-time plus 5 zile de concediu cu normă întreagă din anul de concediu 2014.

7. O a doua regularizare în decembrie 2015 include indemnizații suplimentare simple (7,67%) și duble (7,67%) de concediu, calculate pe baza salariului brut din 2014, minus sumele deja plătite.

Cum se face în Odoo

Pe un stat de plată emis în decembrie, apasă butonul Calculează plata concediului din decembrie pentru a deschide un asistent de configurare.

Pe baza timpului liber alocat și solicitat, Plata simplă a concediului N-1 și Plata dublă a concediului N-1 pentru statul de plată din decembrie sunt calculate (și pot fi editate manual). Apasă Validează pentru confirmare.

După validare, două intrări suplimentare sunt stocate pe statul de plată, iar statul de plată este recalculat pentru a ține cont de aceste noi remunerații.

Plata simplă a concediului este inclusă în remunerația brută.

Plata dublă a concediului este calculată separat și inclusă în suma netă.

Plecare: adeverințe de concediu

Imagine de ansamblu

În Belgia, când un angajat părăsește o companie, angajatorul este obligat să furnizeze adeverințe de concediu. Aceste documente ajută noul angajator să stabilească drepturile de concediu ale angajatului și orice plată de concediu datorată. Odoo facilitează generarea automată a acestor adeverințe pe baza datelor de salarizare și de timp liber.

Tipuri de adeverințe

Odoo generează două tipuri de adeverințe de concediu:

1. Pentru anul precedent (N-1): Dacă angajatul nu a luat încă toate zilele de concediu din anul precedent.

2. Pentru anul curent (N): Acoperă drepturile de concediu acumulate în anul plecării.

Fiecare adeverință include detalii precum:

• Perioada în care angajatul a fost angajat.

• Timpul de lucru agreat și orice modificări.

• Sumele brute ale plății simple și duble de concediu achitate.

• Contribuțiile la asigurările sociale plătite de angajator.

• Numărul de zile de concediu deja luate.

• Plată și zile suplimentare de concediu (europene).

Logica de calcul în Odoo

Odoo calculează adeverințele pe baza datelor de salarizare și de concediu. Principalele calcule includ:

1. Preluarea înregistrărilor de salarizare și concediu

   • Sistemul identifică înregistrările de salarizare ale angajatului pentru anii curent și precedent.

   • Preia cererile de concediu validate și alocările.

2. Calculul remunerației brute

   • Salariul anual brut pentru anii curent și precedent este calculat din înregistrările de salarizare.

   • Salariul mediu lunar este calculat pentru ajustările concediului fără plată.

3. Calculul timpului liber

   • Se determină numărul de zile de concediu luate și alocate în anul curent.

   • Zilele de concediu fără plată sunt evidențiate separat.

4. Calculul remunerației fictive

   • Dacă s-a luat concediu fără plată, Odoo calculează o ajustare a remunerației fictive folosind formula:

     \[\text{Remunerație fictivă} = (\text{Zile concediu fără plată} \times \text{Salariu mediu lunar} \times 3) \div (13 \times 5)\]

5. Generarea adeverinței finale

   • Odoo creează o înregistrare de salarizare care reflectă plata concediului datorată.

   • Documentul de adeverință este generat și poate fi tipărit sau exportat.

Sunt create două state de plată:

1. Stat de plată pentru anul curent (termination_payslip_n)

   Acest stat de plată acoperă ultima perioadă salarială a angajatului din anul încetării contractului.

2. Stat de plată pentru anul precedent (termination_payslip_n1)

   Acesta reflectă suma convertită din zilele de concediu neefectuate din anul precedent.

Fiecare stat de plată este generat folosind structura salarială corespunzătoare, asigurând calcule corecte pentru toate drepturile și deducerile.

Înainte de calcularea plății finale, sistemul colectează datele salariale necesare:

1. Calculul salariului brut anual

   Pentru a estima salariul brut anual al angajatului, sistemul caută cel mai recent stat de plată lunar validat. Dacă se găsește un stat de plată, salariul brut din acel stat se înmulțește cu 12 pentru a obține o estimare anuală. Dacă nu există niciun stat de plată, salariul brut anual este setat la zero.

2. Recuperarea concediului european

   Sistemul preia toate zilele de concediu european (LEAVE216) luate de angajat în anul curent. Apoi calculează suma totală plătită pentru aceste concedii și determină cât trebuie dedus.

   Deducerea urmează aceste principii:

   • Dacă un angajat a luat concedii europene (zile suplimentare de concediu), suma plătită în avans trebuie recuperată.

   • Recuperarea se face astfel:

     • Se deduce din plata dublă a concediului (85%) pentru anul următor.

     • Sau, dacă angajatul pleacă, se deduce din ultimul stat de plată la încetare.

   • Dacă s-a luat concediu, adeverința de încetare trebuie să specifice:

     • Numărul de zile de concediu european deja acordate.

     • Indemnizația brută corespunzătoare acestor zile.

   Pentru a asigura corectitudinea, sistemul verifică mai întâi dacă s-a aplicat deja o deducere în plata dublă a concediului. Dacă da, doar suma rămasă se deduce din ultimul stat de plată.

   După ce valorile necesare sunt determinate, acestea sunt înregistrate pe statul de plată ca intrări salariale suplimentare:

   • Referință salariu brut: Include suma finală a salariului plus orice remunerație fictivă.

   • Deducere concediu european: Deducerile sumelor plătite anterior pentru concediul european.

   • Alte intrări: Alocă timpul liber luat, sumele impozabile și orice alocări restante.

   După setarea acestor valori, sistemul calculează statul de plată pentru a se asigura că toate deducerile și plățile sunt aplicate corect.

   Acest proces asigură că ultimul stat de plată la încetare ia în considerare toate componentele salariale, inclusiv salariul brut anual, recuperarea concediului european și orice drepturi neachitate. Odoo preia statele de plată și înregistrările de timp liber anterioare pentru a asigura conformitatea cu reglementările belgiene de salarizare.

Prin automatizarea acestui proces, Odoo minimizează intervenția manuală, reduce erorile și asigură că angajații primesc plățile corecte la încetare.

Cum funcționează în Odoo?

În Odoo, pentru a accesa procesul de adeverințe de concediu, accesează vizualizarea formularului angajatului și apasă pe (Acțiune) apoi Plecare: Adeverințe de concediu sau navighează la Salarizare ‣ Rapoarte ‣ Plecare: Adeverințe de concediu.

În asistentul care apare, poți vedea toate statele de plată din anul curent și precedent, cererile și alocările de timp liber. Poți de asemenea să introduci timpul liber fără plată pe care dorești să-l declari pe acea adeverință de concediu.

Când ești gata, apasă butonul Validează & Calculează adeverințele de concediu. Două state de plată sunt generate pentru fiecare perioadă considerată (N și N-1).

După validare, se generează două documente .pdf. Un stat de plată clasic și o adeverință de concediu pentru viitorul angajator.

Example

În exemplul nostru, angajatul a luat și o zi de concediu european în anul N.

Pentru anul N-1, se poate observa că toate zilele legale de concediu au fost luate.

Pentru anul N, se poate vedea și numărul de zile suplimentare de concediu (europene) și zilele legale de concediu deja luate care sunt luate în considerare.

Note importante

Prin utilizarea generării automate a adeverințelor în Odoo, companiile pot asigura conformitatea cu legislația muncii din Belgia și pot reduce munca administrativă manuală.

Important

• Funcționalitatea este disponibilă doar pentru companiile înregistrate în Belgia.

• Dacă perioada de preaviz nu este setată pentru un angajat, Odoo va solicita această informație.

• Angajatorii trebuie să se asigure că adeverințele de concediu sunt furnizate înainte ca angajatul să trebuiască să le depună la noul angajator sau la ONEM.

Plecare: perioadă de preaviz și taxe de încetare

Această documentație explică modul în care funcționează procesul de plecare a angajatului în aplicație, concentrându-se pe calculul perioadei de preaviz și plata compensațiilor atunci când angajatul nu efectuează perioada de preaviz.

Imagine de ansamblu

Acest modul ajută la gestionarea plecărilor angajaților prin determinarea corectă a perioadei de preaviz pe baza vechimii, motivelor de plecare și reglementărilor specifice țării (Belgia). De asemenea, calculează compensațiile atunci când angajatul nu lucrează în perioada de preaviz.

Funcționalități cheie

• Calcul automat al datelor de început și sfârșit ale perioadei de preaviz.

• Luarea în considerare a sărbătorilor legale și a programelor specifice companiei.

• Calculul compensațiilor la încetare pe baza politicilor companiei și a reglementărilor guvernamentale.

• Generarea unui stat de plată final care include taxele de încetare.

Calculul perioadei de preaviz

Perioada de preaviz depinde de mai mulți factori:

• Vechimea angajatului în companie.

• Motivul plecării (demisie, concediere, pensionare etc.).

• Dacă angajatul lucrează sau nu în perioada de preaviz.

• Nivelul salarial înainte de 1 ianuarie 2014 (pentru unele cazuri).

Perioada de preaviz începe în prima zi de luni după data plecării, cu excepția cazului în care se aplică o regulă specifică (de exemplu, o perioadă de așteptare obligatorie de trei zile pentru anumite concedieri).

Reguli privind durata preavizului

Următorul tabel arată durata perioadei de preaviz în funcție de vechime:

Pentru angajații care demisionează

Vechime (luni)	Perioadă de preaviz (săptămâni)
0 - 3	1
3 - 6	2
6 - 12	3
12 - 18	4
18 - 24	5
24 - 48	6
48 - 60	7
60 - 72	9
72 - 84	10
84 - 96	12
96+	13

Pentru angajații concediați

Vechime (luni)	Perioadă de preaviz (săptămâni)
0 - 3	1
3 - 4	3
4 - 5	4
5 - 6	5
6 - 9	6
9 - 12	7
12 - 15	8
15 - 18	9
18 - 21	10
21 - 24	11
24 - 36	12
36 - 48	13
48 - 60	15
60 - 72	18
72 - 84	21
84 - 96	24
96 - 108	27
108 - 120	30
120 - 132	33
132 - 144	36
144 - 156	39
156 - 168	42
168 - 180	45
180 - 192	48
192 - 204	51
204 - 216	54
216 - 228	57
228 - 240	60
240 - 252	62
252 - 264	63
264 - 276	64
276 - 288	65
288+	66+

Caz special: angajați angajați înainte de 2014

Pentru angajații care au început înainte de 1 ianuarie 2014, calculul perioadei de preaviz se împarte în două părți:

Partea 1: Vechime acumulată înainte de 31 decembrie 2013

• Angajați de nivel inferior (salariu brut anual ≤ 32.254 €): Perioada de preaviz este de 3 luni pentru primii 5 ani de vechime, crescând cu 1,5 luni pentru fiecare an suplimentar.

• Angajați de nivel superior (salariu brut anual > 32.254 €): Perioada de preaviz este de 1 lună pentru fiecare an început de vechime, cu un minim de 3 luni.

Partea 2: Vechime acumulată după 1 ianuarie 2014

Regulile standard privind perioada de preaviz din 2014 se aplică vechimii acumulate după această dată.

Perioada totală de preaviz este suma celor două perioade calculate separat.

Calculul compensațiilor la încetare

Dacă un angajat nu efectuează perioada de preaviz, compensația la încetare se calculează pe baza:

• Duratei de preaviz rămase.

• Ultimului salariu al angajatului.

• Compensațiilor suplimentare, cum ar fi bonusuri, opțiuni pe acțiuni și contribuții la asigurări.

Compensația la încetare constă în:

• Salariul actual, care corespunde fie întregii perioade de preaviz care ar trebui respectată, fie părții rămase din aceasta.

• Beneficii dobândite pe durata contractului (de exemplu, tichete de masă, mașină de serviciu, utilizare telefon mobil).

Salariul actual se determină astfel:

• Salariul brut lunar al angajatului la momentul concedierii.

• Toate bonusurile recurente, cu excepția bonusurilor unice (de exemplu, bonus de echipă, bonus de vechime).

• Compensații suplimentare pentru orele suplimentare lucrate pe o perioadă mai lungă.

• Salariu variabil (media pe ultimele douăsprezece luni).

Sistemul generează automat un stat de plată la încetare care include aceste calcule, asigurând conformitatea cu legislația muncii din Belgia.

Cum funcționează în Odoo?

În Odoo, pentru a accesa procesul de plecare, accesează vizualizarea formularului angajatului și apasă pe (Acțiune) apoi Plecare: Preaviz și stat de plată sau navighează la Salarizare ‣ Rapoarte ‣ Plecare: Preaviz.

În asistentul care apare, selectează motivul plecării, oferă o descriere a plecării și specifică data concedierii. Vechimea angajatului este calculată pe baza istoricului contractului, iar perioada de preaviz este determinată în consecință. Poți indica, de asemenea, dacă angajatul va lucra în perioada de preaviz.

Dacă angajatul lucrează în perioada de preaviz, nu există taxe de încetare de calculat, iar perioada de preaviz va fi înregistrată pe formularul angajatului. Apasă butonul Validează.

Notă

Dacă angajatul lucrează parțial sau deloc, asistentul va genera și calcula un stat de plată cu taxe de încetare. Apasă butonul Validează & Calculează taxele de încetare.

Statul de plată ia în considerare toate salariile și beneficiile pe care angajatul le-ar fi primit pe parcursul unui an pentru a calcula o remunerație anuală virtuală. Această sumă este apoi proporționalizată în funcție de perioada de preaviz pentru a o converti într-un salariu brut.

Un rezumat detaliat este furnizat pe statul de plată.

Example

Concluzie

Acest modul simplifică procesul de plecare oferind calcule clare și automate pentru perioada de preaviz și compensațiile la încetare. Ajută echipele HR să asigure conformitatea și să eficientizeze procesul de ieșire al angajaților.

DIMONA

Ce este Dimona?

Obligație

Toți angajatorii, atât din sectorul public, cât și din cel privat, sunt obligați să comunice electronic intrarea și ieșirea personalului lor către Oficiul Național de Securitate Socială (Decret Regal din 5 noiembrie 2002).

Aceasta implică declararea imediată a angajării, cunoscută și sub numele de DIMONA (Déclaration Immédiate - Onmiddellijke Aangifte). Scopul său este de a notifica imediat instituțiile de securitate socială despre începutul și sfârșitul unei relații de muncă între lucrător și angajator.

Declarațiile transmise de angajator și verificate imediat de ONSS alimentează o bază de date numită fișă de personal. Angajatorul poate accesa această bază într-un mediu securizat. Există numeroase criterii de căutare: acestea pot fi bazate pe caracteristici și combinații de caracteristici.

Nerespectarea acestei obligații de raportare poate duce la sancțiuni penale, conform articolului 181 din Codul Penal Social.

În plus, în caz de omisiune a declarației, angajatorul va datora ONSS o contribuție de solidaritate.

Concept și terminologie

Relația angajator-lucrător

Relația dintre „angajator” și „lucrător”. Această relație include date stabile (numărul de identificare al angajatorului, numărul de identificare socială națională al lucrătorului (NISS), data de început a relației și, opțional, data de sfârșit), care vor fi menținute chiar și în caz de creare, închidere, modificare sau anulare a unei perioade. Această relație începe cu prima angajare a lucrătorului și se termină la sfârșitul ultimei sale ocupații. În fișa de personal, relațiile „angajator-lucrător” constituie primul nivel de consultare. Al doilea nivel cuprinde toate perioadele Dimona;

Perioada Dimona

O perioadă este creată cu fiecare declarație IN, deci la începutul fiecărei noi ocupații. Ea se închide printr-o dată de ieșire la sfârșitul fiecărei ocupații. Relația angajator-lucrător, pe de altă parte, se menține până la sfârșitul ultimei ocupații. Mai multe perioade Dimona pot sau nu să se succedă în cadrul aceleiași relații angajator-lucrător.

Orice modificări generate de o declarație OUT, o modificare (UPDATE) sau o anulare (CANCEL) au loc la acest al doilea nivel.

Această perioadă Dimona este identificată printr-un „număr de identificare a perioadei”. Acesta este atribuit fiecărei declarații IN și constituie cheia unică de identificare a unei perioade pentru depunerea declarațiilor OUT, de modificare sau de anulare.

Număr Dimona

Un număr unic atribuit de ONSS fiecărei declarații Dimona (IN, OUT, UPDATE, CANCEL,…). Pentru o declarație IN, acesta este numărul de identificare a perioadei. Când declarațiile sunt transmise prin transfer de fișiere, se creează mai multe numere Dimona: un număr pentru fiecare relație de muncă inclusă în mesajul structurat;

Caracteristici Dimona

Date obligatorii ale unei declarații Dimona. Sunt patru: numărul sectorului de activitate, tipul lucrătorului, subentitatea (rezervată anumitor angajatori din sectorul public) și utilizatorul (pentru lucrătorii temporari). Caracteristicile sunt întotdeauna legate de o perioadă. În caz de caracteristici diferite, pot coexista mai multe perioade;

Confirmare de primire

Confirmă pentru utilizatorii web că declarația a fost primită (apare imediat pe ecran);

Confirmare de recepție

Mesaj electronic pentru expeditorii de loturi care indică dacă fișierul este utilizabil pentru ONSS. Această „confirmare de recepție” conține numărul de tichet (număr de identificare a fișierului) și starea fișierului: acceptat sau respins, în funcție de lizibilitatea fișierului;

Notificare

Mesaj electronic cu feedback privind procesarea declarației. Notificarea este rezultatul imediat al verificărilor de formă și conținut. Poate fi de trei tipuri: pozitivă (Dimona acceptată), negativă (Dimona respinsă) sau provizorie (doar în caz de probleme cu identificarea lucrătorului). Notificarea provizorie va fi întotdeauna urmată de una pozitivă sau negativă.

Pentru declarația studenților sub un contract de student (STU), notificarea va conține și un avertisment dacă studentul este declarat pentru mai mult de 475 de ore. Dacă declarația a fost făcută printr-un canal securizat, va fi comunicat numărul exact de zile în exces.

Pentru declarația zilnică a lucrătorilor ocazionali din industria ospitalității, notificarea va conține și un avertisment dacă lucrătorul este declarat pentru mai mult de 50 de zile și/sau pentru cota angajatorului, dacă au fost declarate peste 100 de zile de muncă ocazională.

Odată ce ați primit această notificare, aveți la dispoziție cinci zile lucrătoare pentru a contesta exactitatea datelor menționate. La sfârșitul acestei perioade, aceste date vor fi considerate finale. Pentru orice dispută, trebuie să contactați Centrul de Contact Eranova (tel: 02 511 51 51, email: contactcenter@eranova.fgov.be).

Rețineți că, dacă angajatorul este afiliat la un secretariat social aprobat sau la un secretariat cu servicii complete, este posibil să nu primească nicio notificare. În acest caz, notificările sunt transmise electronic către secretariatul social sau secretariatul cu servicii complete, chiar și pentru declarațiile pe care angajatorul le-a depus personal. Totuși, angajatorul are acces la fișa de personal, unde poate vizualiza toate datele.

Canale

Declarația Dimona trebuie depusă sub forma unui mesaj electronic prin unul dintre următoarele canale:

• pânză

• fișă de personal

• transfer de fișiere

• serviciu web (REST)

• Dimona Mobile

Alegerea unui canal sau altuia nu are niciun impact asupra declarației. Prin urmare, puteți alege liber canalul pe care îl veți folosi.

Orice modificare a declarației poate fi făcută prin oricare dintre aceste patru canale. Canalul prin care a fost depusă declarația inițială nu are importanță.

O declarație Dimona nu poate fi depusă prin SMS.

Dimona în Odoo

Manual

În Odoo, când aveți instalată localizarea pentru salarizarea belgiană, imediat ce aveți un contract setat pe stadiul activ, se creează o activitate pentru responsabilul HR care trebuie să introducă Dimona pentru ziua respectivă cu linkul corect către Platforma Dimona (canalul web menționat în secțiunea Canale a acestui articol).

Automat

În Odoo, când aveți instalată localizarea pentru salarizarea belgiană, este posibil să instalați și modulul Belgia - Salarizare - Dimona. Acest modul vă va permite să efectuați cele 4 acțiuni principale necesare în Dimona (așa cum se vede în Secțiunea 1 a acestui articol):

1. Deschideți Dimona

2. Actualizați Dimona

3. Închideți Dimona

4. Anulați Dimona

Aceste acțiuni răspund diferitelor cazuri de utilizare explicate în Secțiunea 1.

Date despre contract și angajat

Practic, verifică datele despre contract și angajat necesare pentru a crea, actualiza, închide sau anula.

Gestionarea erorilor

Dacă lipsesc unele informații sau sunt configurate greșit, sistemul va returna erori și puteți lua măsuri corective pentru a vă asigura că Dimona este trimisă, actualizată, închisă sau anulată corect.

Stare sincronizare

Starea sincronizării și erorile sunt afișate în discuțiile contractului.

Acțiune programată

În final, cron verifică zilnic toate contractele care au statusul dimona în așteptare și declanșează acțiunile necesare pentru a actualiza corespunzător statusul dimona.

Configurare tehnică (în afara Odoo)

În ceea ce privește configurarea tehnică, totul este descris în informațiile modulului cu toate cerințele tehnice prealabile. Dacă clientul sau partenerul dumneavoastră are nevoie de asistență suplimentară, trebuie să contacteze departamentul IT sau reprezentanții, deoarece acest aspect nu face parte din configurarea Odoo.

Configurare funcțională (în Odoo)

Din punctul de vedere al configurării Odoo, navigați la Aplicația Salarizare ‣ Configurare ‣ Setări și în secțiunea Localizare belgiană pentru ONSS, configurați următoarele:

• ID Companie ONSS: Codul de TVA al Companiei

• Număr de înregistrare: cod de 9 cifre primit de la ONSS (ONSS - RSZ)

• Clasa angajator DMFA: cod de 3 cifre primit de la ONSS (ONSS - RSZ)

• Număr expeditor ONSS: Nu este obligatoriu (consultați documentația tehnică a modulului pentru mai multe informații)

• Certificat PEM, Parolă PEM, Fișier KEY: consultați informațiile modulului pentru explicații

DmfA - Declarație Multifuncțională

Imagine de ansamblu

DmfA înseamnă „Déclaration Multifonctionnelle” sau „Multifunctionele Aangifte”. A înlocuit declarația trimestrială ONSS din primul trimestru al anului 2003. Prin această declarație, angajatorii transmit date despre salariile și timpul de lucru al angajaților lor.

Aceste date sunt procesate astfel încât toate instituțiile de securitate socială să poată lucra cu aceleași informații. Declarația este numită „multifuncțională” deoarece este folosită nu doar pentru calculul și reducerea contribuțiilor sociale, ci și ca sursă de date pentru instituțiile care gestionează drepturile și beneficiile de securitate socială.

Sectoarele care utilizează datele DmfA includ:

• Asigurări de sănătate

• Indemnizații de șomaj

• Pensii

• Riscuri profesionale (Fedris)

• Alocații familiale

• Concediu anual

Toți angajatorii înregistrați la ONSS trebuie să depună o declarație DmfA.

Relația cu Dimona și DRS

DmfA este strâns legată de alte două declarații obligatorii:

Dimona (declarație imediată)

Dimona înregistrează începutul și sfârșitul unei relații de muncă cu un angajat.

DRS (declarație de riscuri sociale)

Pe parcursul unei relații de muncă pot apărea diverse riscuri sociale, cum ar fi încetarea, accidentele de muncă sau boala de lungă durată. Când apare un risc social, instituțiile de securitate socială solicită informații suplimentare față de cele furnizate de DmfA și Dimona.

DRS este acum în principal o declarație electronică, deși depunerea pe hârtie rămâne posibilă.

Cine depune declarația DmfA?

Opțiuni de auto-declarare

Angajatorii își pot depune singuri declarația DmfA prin:

1. Depunere web: Potrivită pentru angajatorii cu un număr mic de angajați. Declarațiile sunt introduse direct prin portalul de securitate socială.

2. Depunere în loturi: Concepută pentru angajatorii mari sau organizațiile care gestionează mai multe declarații (de exemplu, secretariate sociale, furnizori de software de salarizare). Declarațiile sunt depuse prin transfer de fișiere (FTP, SFTP etc.).

Avantajele depunerii web

• Acces automat la lista de angajați a companiei: Pe baza datelor Dimona. Dacă un angajat lipsește, acesta trebuie declarat mai întâi prin Dimona. După 24 de ore, lista de angajați este actualizată, permițând o depunere DmfA corectă.

• Calcul automat al sumei nete de plată: Odată ce toate datele necesare sunt introduse, sistemul calculează suma totală de plată.

• Calculul reducerilor: Sistemul calculează reducerile aplicabile, cu excepția reducerilor sub codul „0001” (reduceri ale contribuțiilor personale pentru lucrătorii cu venituri mici). Angajatorii trebuie să bifeze căsuțele relevante și, dacă este necesar, să furnizeze detalii suplimentare.

Avantajele depunerii în loturi

• Depunerea unui volum mare de declarații: Ideală pentru organizațiile care gestionează mai multe state de plată.

• Răspuns rapid privind statusul acceptării: Angajatorii primesc feedback imediat dacă declarația lor a fost acceptată.

• Raportarea erorilor: Sistemul generează un raport cu anomaliile detectate, indiferent de statusul acceptării.

• Corectarea automată a erorilor de calcul: Atunci când este posibil, erorile sunt corectate automat, iar angajatorii sunt notificați cu privire la ajustări.

Opțiuni de depunere prin terți

Angajatorii care nu doresc să depună singuri declarația DmfA pot delega această sarcină către:

1. Secretariate sociale acreditate: Aceste organizații se ocupă de sarcinile de salarizare și de depunerea declarațiilor în numele angajatorilor.

2. Furnizori de servicii: Aceștia pot fi companii sau persoane fizice cu care angajatorul are un acord contractual pentru gestionarea în siguranță a declarațiilor de salarizare.

Pentru mai multe informații despre secretariatele sociale acreditate sau furnizorii de servicii, consultați documentația oficială DmfA.

Configurare

Declarația este generată din Aplicația Salarizare ‣ Rapoarte ‣ Belgia ‣ DmfA și ar trebui să funcționeze corect după parcurgerea mai multor pași de configurare necesari.

Companie

Pentru a genera o declarație DmfA validă, sunt necesare informații specifice despre companie și angajator (din Aplicația Salarizare ‣ Configurare ‣ Setări). Acestea includ:

• ID Companie ONSS

• Număr de înregistrare ONSS

• Clasa angajator DMFA

• Certificat ONSS: certificat pentru generarea fișierului de semnătură (necesar pentru declarațiile în loturi)

• TVA Număr companie

• Cod venit

• Tip angajator FFE (Fonds de Fermeture d’Entreprise)

Angajat

În plus, fiecare angajat trebuie să fie asociat cu o adresă de lucru validă, identificată cu un cod DmfA, în fișa sa de angajat. Această unitate operațională trebuie să fie legată de un număr de identificare ONSS valid pentru a asigura conformitatea cu cerințele de declarare. O configurare incorectă poate duce la erori în procesul de depunere a declarației.

Pe fișa angajatului, trebuie definită Adresa de lucru.

Din Aplicația Salarizare ‣ Configurare ‣ DMFA: Locații de lucru, puteți lega adresa de lucru la un număr de identificare ONSS.

Tip de pontaj

Un cod DmfA trebuie definit pentru fiecare tip de pontaj declarat. Din Aplicația Salarizare ‣ Configurare ‣ Pontaje ‣ Tipuri de pontaj, specificați codul DMFA.

Erori potențiale de configurare

În timpul generării declarației pot apărea probleme de configurare, care pot declanșa erori precum:

• Angajați încetați fără sau cu perioadă de preaviz de început/sfârșit invalidă

• Număr NISS invalid pentru unii angajați

• Adrese de lucru care nu sunt legate de un cod de identificare ONSS

• Tip de pontaj fără cod DmfA corespunzător

• Alte neconcordanțe în fișele angajatorului sau ale angajatului

Angajatorii trebuie să se asigure că au o configurare corectă pentru a evita întârzierile și respingerea declarațiilor lor.

Declarație web

O declarație web generează un PDF care rezumă informațiile generale ale companiei, precum și toate datele angajaților care trebuie introduse manual în sistem. Acestea includ:

Pentru companie:

Pentru un angajat specific:

• Ocupații: Orare de lucru, coduri de part-time, concediu parental, unitate de exploatare, ore de lucru de referință.

• Servicii: Performanța de lucru agregată (în zile și ore) pentru trimestru, clasificată pe ocupație și tip. Codificarea timpului de lucru în declarația DmfA asigură raportarea corectă a activităților angajaților. Fiecare cod corespunde unui anumit tip de timp de lucru sau absență. Pentru o listă completă și detaliată de coduri, consultați site-ul oficial de securitate socială: socialsecurity.be

  • 1: Toate activitățile acoperite de un salariu supus contribuțiilor ONSS, cu excepția concediului legal și suplimentar pentru muncitori.

  • 2: Zile de concediu legal pentru muncitori.

  • 3: Zile suplimentare de concediu pentru muncitori.

  • 4: Zile de repaus compensatoriu.

  • 5: Zile de boală sau accident în afara muncii.

  • 6: Zile de concediu familial.

  • 7: Zile de concediu de maternitate sau paternitate.

  • 8: Zile de grevă.

  • 9: Șomaj temporar din motive economice.

  • 10: Șomaj temporar din cauza condițiilor meteo nefavorabile.

  • 11: Șomaj temporar din cauza forței majore.

  • 12: Zile de formare profesională.

  • 13: Suspendare din motive disciplinare.

  • 14: Zile suplimentare de concediu pentru începutul sau reluarea activității.

  • 15: Zile de concediu flexibile.

• Remunerații: Agregate pe cod pentru fiecare ocupație:

  • 1: Sume salariale obișnuite, cu excepția anumitor indemnizații.

  • 2: Prime și beneficii similare acordate independent de zilele efective lucrate.

  • 3: Plăți compensatorii exprimate în ore de lucru.

  • 7: Indemnizație simplă de concediu pentru angajații care părăsesc compania (supusă contribuțiilor).

  • 10: Utilizarea personală a unui vehicul de serviciu și alte beneficii de mobilitate.

  • 11: Indemnizație simplă de concediu pentru angajații care părăsesc compania (neimpozabilă).

  • 12: Indemnizație de concediu plătită în avans de un angajator anterior (neimpozabilă).

• Contribuții: Contribuții ale angajatorului și angajatului, precum:

  • 256: Contribuție la fondul de azbest.

  • 255: Contribuție specială pentru accidente de muncă.

  • 495: Total contribuție angajator + 13,07% contribuție angajat.

  • 809: Contribuție la fondul de închidere a întreprinderii.

  • 810: Contribuție specială la fondul de închidere a întreprinderii.

  • 831: Contribuție la Comitetul Paritar Auxiliar pentru Salariați (CP200).

  • 855: Contribuție pentru restricționarea salariilor.

  • 856: Contribuție specială de securitate socială.

  • 859: Contribuție pentru șomaj temporar.

Declarație în loturi

Declarațiile în loturi necesită cunoștințe tehnice, inclusiv chei SSH, servere SFTP și semnături electronice. Angajatorii ar trebui să consulte documentația oficială pentru loturi și prezentarea procesului.

O depunere în loturi generează trei fișiere:

1. Fișier de declarație (ex.: FI.DMFA.112768.20250109.00014.R.1.1)

2. Fișier de lansare (ex.: GO.DMFA.112768.20250109.00014.R.1)

3. Fișier de semnătură electronică (ex.: FS.DMFA.112768.20250109.00014.R.1.1) (doar pentru declarații reale, nu pentru teste)

Procesul complet include crearea, trimiterea, validarea și, eventual, corectarea declarațiilor. Respingerea și anomaliile trebuie soluționate înainte de acceptarea finală.

1. Crearea declarației

   • Creați un document XML care să conțină date despre beneficiile angajaților, remunerații și contribuții pentru companie.

   • Mai multe informații despre fișierele XML pot fi găsite în pagina Specificații.

2. Trimiterea declarației

   • Utilizați FTP sau SFTP pentru trimiterea fișierului. Accesul necesită autorizare prealabilă pentru zona securizată de către un manager local.

   • Instrucțiuni detaliate sunt disponibile la Introduceți și modificați (prin loturi).

3. Confirmare de primire a fișierului

   • Confirmare pozitivă: Indică faptul că fișierul poate fi procesat. Totuși, aceasta nu garantează acceptarea.

   • Confirmare negativă: Indică probleme cu structura fișierului sau cu drepturile de acces.

4. Notificare și număr de tichet pentru declarație

   • O notificare pozitivă este trimisă pentru fiecare declarație acceptată.

   • Notificare negativă: Oferă informații despre anomaliile întâlnite.

5. Transmiterea PID

   • Angajatorii și SSA vor primi PID și numere de versiune prin lot pentru declarații.

6. Notificare de modificare cu corecții de sistem

   • Dacă se fac corecții, se trimite o notificare de modificare cu valorile corectate.

Indemnizație dublă de concediu

Indemnizația dublă de concediu este un bonus suplimentar plătit angajaților și muncitorilor în timpul concediului anual. Suma depinde de salariul angajatului sau muncitorului.

Cum se calculează indemnizația dublă de concediu?

Pentru angajați, indemnizația dublă de concediu reprezintă 92% din salariul brut pentru luna în care își iau concediul anual principal. Această sumă se calculează în funcție de numărul de luni lucrate sau considerate echivalente în anul precedent.

Impactul concediului suplimentar sau european

Dacă luați concediu suplimentar sau european, angajatorul vă va plăti indemnizația obișnuită de concediu pentru acel concediu. Totuși, anul următor, această sumă va fi dedusă din indemnizația dublă de concediu. Acest lucru se datorează faptului că concediul suplimentar este considerat un avans din concediul legal al anului următor.

Factori care influențează calculul

1. Luni lucrate: Calculul se bazează pe numărul de luni lucrate în anul precedent.

2. Absente: Dacă ați avut absențe neplătite, acestea pot reduce indemnizația dublă de concediu.

3. Venituri variabile: Primele și comisioanele obținute în anul precedent pot influența suma totală a indemnizației duble de concediu.

4. Rețineri la sursă: Indemnizația dublă de concediu este supusă reținerilor pentru impozitul pe venit, care depind de veniturile anuale și de situația familială.

Calculul reținerii la sursă

Reținerea la sursă se calculează folosind un sistem de cote progresive. Procesul implică:

1. Identificați venitul anual impozabil al angajatului:

   • Calculați salariul anualizat, inclusiv beneficiile în natură (de exemplu, mașină de serviciu, internet, telefon mobil, laptop).

   • Aplicați reduceri pentru copiii aflați în întreținere.

2. Aplicați cotele de impozitare:

   • Utilizați tranșele de impozitare predefinite pentru a determina cota de bază a reținerii la sursă.

   • Dacă este cazul, aplicați o reducere în funcție de numărul de copii aflați în întreținere.

Tranșe de impozitare

Reținerea la sursă se aplică progresiv pe baza următoarelor tranșe (valabile din 2025):

Limită inferioară	Limită superioară	Cotă de impozitare
0.00	10.415,00	0,00%
10.415,01	13.330,00	19,17%
13.330,01	16.960,00	21,20%
16.960,01	20.340,00	26,25%
20.340,01	23.020,00	31,30%
23.020,01	25.710,00	34,33%
25.710,01	31.070,00	36,34%
31.070,01	33.810,00	39,37%
33.810,01	44.770,00	42,39%
44.770,01	58.460,00	47,44%
58.460,00	∞	53,50%

Scutire de impozit

O scutire de la reținerea la sursă se acordă atunci când venitul brut anual normal nu depășește un anumit prag, stabilit în funcție de numărul de copii aflați în întreținere [2].

Un copil aflat în întreținere cu dizabilități se consideră ca doi copii.

Metoda implică consultarea unui tabel cu două coloane:

• Coloana 1: Indică numărul de copii aflați în întreținere.

• Coloana 2: Specifică venitul brut anual normal maxim admis, în funcție de numărul de copii aflați în întreținere din coloana 1, care nu trebuie depășit pentru a beneficia de scutire totală sau parțială de la reținerea la sursă.

După determinarea venitului brut anual, pot apărea două situații:

1. Dacă venitul anual depășește pragul, nu se acordă nicio scutire.

2. Dacă venitul anual nu depășește pragul, se va aplica o scutire.

Suma acestei scutiri corespunde diferenței dintre venitul brut anual și valoarea pragului.

Bineînțeles, dacă această diferență depășește suma de bază a reținerii la sursă, nu se va datora nicio reținere la sursă.

Nr. copii	Venit maxim (EUR)
1	18.400,00
2	21.930,00
3	28.270,00
4	35.330,00
5	42.390,00
6	49.450,00
7	56.510,00
8	63.570,00
9	70.630,00
10	77.690,00
11	84.750,00
12	91.810,00

Reduceri de impozite

Când nu există justificare pentru scutirea totală sau parțială a indemnizației excepționale de la reținerea la sursă, este totuși posibilă acordarea unei reduceri a reținerii la sursă.

Pentru a determina eligibilitatea pentru această reducere, trebuie verificat dacă salariul brut anual normal depășește un anumit prag mai mare, care variază în funcție de numărul de copii aflați în întreținere [3]. Acest prag este mai mare decât cel folosit pentru scutire.

Un copil cu dizabilități se consideră ca doi copii.

Metoda implică consultarea unui tabel cu trei coloane:

• Coloana 1: Indică numărul de copii aflați în întreținere (până la maximum 5).

• Coloana 2: Specifică procentul de reducere a reținerii la sursă, în funcție de numărul de copii aflați în întreținere din coloana 1, care nu trebuie depășit pentru a beneficia de reducere.

• Coloana 3: Afișează valoarea pragului care nu trebuie depășit, corespunzător numărului de copii aflați în întreținere din coloana 1.

Pot apărea două situații:

1. Dacă valoarea pragului este depășită, nu se va acorda nicio reducere.

2. Dacă valoarea pragului nu este depășită, se va aplica o reducere la suma reținerii la sursă, până la procentul stabilit în coloana 2.

Pentru angajații cu copii în întreținere, reducerile de impozit se aplică astfel:

Nr. copii	Reducere (%)	Venit maxim
1	7,5%	28.245,00
2	20,0%	28.245,00
3	35,0%	31.070,00
4	55,0%	36.720,00
5+	75,0%	39.550,00

Calculul final al impozitului

Suma finală a impozitului reținut la sursă este:

\[\text{Impozit} = \text{Dublă sărbătoare brută} \times \text{Rată de impozitare aplicabilă} - \text{Reducere (dacă este cazul)}\]

Impozitul rezultat se deduce din salariul brut pentru concediul dublu pentru a determina suma netă de plată către angajat.

Calculul ia în considerare durata muncii, absențele, veniturile variabile și impozitele reținute la sursă aplicabile. Odoo automatizează aceste calcule pentru a asigura conformitatea cu legislația muncii și reglementările fiscale belgiene.

Generează un lot în Odoo

Accesează Aplicația Salarizare ‣ Fluturași de salariu ‣ Loturi și creează o nouă înregistrare cu date valide (aici decembrie 2024)

Apoi apasă butonul Generează fluturași de salariu, selectează tipul de structură salarială CP200 și structura salarială pentru a treisprezecea lună. Poți filtra angajații eligibili și după departament și/sau funcție.

Odată validat, se generează un fluturaș de salariu pentru fiecare angajat.

Acum poți verifica diferiții fluturași de salariu înainte de validare. Odată validați, fișierele PDF sunt generate și publicate pe portalurile angajaților, la fel ca pentru fluturașii clasici.

Concluzie

Plata concediului dublu este un beneficiu important care recompensează angajații pentru munca depusă în anul precedent. Înțelegerea modului de calcul ajută la o mai bună planificare financiară pentru perioada concediului.

Vouchere eco

Imagine de ansamblu

Voucherele eco sunt un beneficiu pentru angajați, neimpozabil, conceput pentru a sprijini achiziția de produse și servicii ecologice. Aceste vouchere sunt comandate prin furnizori externi și sunt scutite de contribuții la asigurările sociale.

Eligibilitate și alocare

Angajații care au lucrat în perioada de referință (01/06/N-1 - 31/05/N) sunt eligibili pentru până la 250€ în vouchere eco, care se acordă la începutul lunii iulie.

Example

Pentru 2025, angajații trebuie să fi lucrat între 01/06/2024 și 31/05/2025 pentru a se califica.

Pentru angajații care se alătură în perioada de referință, valoarea voucherului este calculată proporțional cu zilele lucrate.

Example

Un angajat angajat la 06/01, care a lucrat 6 din 12 luni, ar primi:

\[250\text{€} \times (6/12) = 125\text{€}\]

Pentru angajații part-time, suma este ajustată după cum urmează:

Regim de lucru	Valoare voucher (€)
4/5	250€
3/5	200€
1/2	125€
< 1/2	100€

Example

Dacă un angajat începe pe 1 septembrie cu normă întreagă și apoi trece la jumătate de normă pe 1 aprilie 2024, calculul va fi:

\[250\text{€} \times (7/12) + 125\text{€} \times (2/12) = 166\text{€}\]

Excepții și ajustări

Dacă un angajat a lucrat cu normă întreagă pe toată perioada de referință, dar nu a primit 250€, anumite zile de concediu neasimilate pot fi cauza recalculării.

Următoarele tipuri de concediu nu sunt luate în considerare pentru acordarea voucherelor eco:

• Concedii fără plată

• Concediu medical compensat de asigurarea mutuală (după 30 de zile de incapacitate de muncă)

Utilizare și valabilitate

Voucherele eco sunt valabile timp de 24 de luni de la data emiterii.

Vedeți și

Lista produselor și serviciilor eligibile care pot fi achiziționate cu vouchere eco este disponibilă aici:

• Produse eligibile pentru Eco-Voucher

Primă de sfârșit de an

Acest document explică modul de calcul al salariului pentru a treisprezecea lună (prima de sfârșit de an) în Belgia, în cadrul Odoo. Calculul ia în considerare contractele angajatului, ratele de timp de lucru și taxele aplicabile.

Calculul salariului pentru a treisprezecea lună

Criterii de eligibilitate

• Angajatul trebuie să fi lucrat cel puțin șase luni complete în acel an.

• Atât angajații cu normă întreagă, cât și cei cu normă parțială sunt eligibili, cu calcule proporționale în funcție de timpul de lucru.

Calculul salariului

Salariul pentru a treisprezecea lună se calculează astfel:

1. Stabiliți salariul de bază:

   • Preluați salariul contractual al angajatului.

   • Identificați rata de lucru aplicabilă.

2. Calculați lunile eligibile:

   • Dacă este furnizat explicit (câmpul MONTHS), folosiți numărul de luni indicat.

   • În caz contrar, calculați numărul de luni complete lucrate.

   • Calculați proporțional salariul pentru perioadele lucrate parțial în an.

3. Ajustați pentru absențe:

   • Scădeți absențele fără plată pentru a obține proporția de prezență.

   • Luați în considerare până la 60 de zile de concediu medical ca timp plătit.

4. Includeți veniturile variabile:

   • Dacă este furnizat explicit (câmpul VARIABLE), folosiți valoarea indicată.

   • În caz contrar, calculați media veniturilor variabile din ultimul an.

5. Suma finală:

   • Suma finală pentru a treisprezecea lună este suma dintre salariul fix proporțional și media veniturilor variabile.

Calculul reținerii la sursă

Reținerea la sursă se calculează folosind un sistem de cote progresive. Procesul implică:

1. Identificați venitul anual impozabil al angajatului:

   • Calculați salariul anualizat, inclusiv beneficiile în natură (de exemplu, mașină de serviciu, internet, telefon mobil, laptop).

   • Aplicați reduceri pentru copiii aflați în întreținere.

2. Aplicați cotele de impozitare:

   • Utilizați tranșele de impozitare predefinite pentru a determina cota de bază a reținerii la sursă.

   • Dacă este cazul, aplicați o reducere în funcție de numărul de copii aflați în întreținere.

Tranșe de impozitare

Reținerea la sursă se aplică progresiv pe baza următoarelor tranșe (valabile din 2025):

Limită inferioară	Limită superioară	Cotă de impozitare
0.00	10.415,00	0,00%
10.415,01	13.330,00	23,22%
13.330,01	16.960,00	25,23%
16.960,01	20.340,00	30,28%
20.340,01	23.020,00	35,33%
23.020,01	25.710,00	38,36%
25.710,01	31.070,00	40,38%
31.070,01	33.810,00	43,41%
33.810,01	44.770,00	46,44%
44.770,01	58.460,00	51,48%
58.460,00	∞	53,50%

Scutire de impozit

O scutire de la reținerea la sursă se acordă atunci când venitul brut anual normal nu depășește un anumit prag, stabilit în funcție de numărul de copii aflați în întreținere [2].

Un copil aflat în întreținere cu dizabilități se consideră ca doi copii.

Metoda implică consultarea unui tabel cu două coloane:

• Coloana 1: Indică numărul de copii aflați în întreținere.

• Coloana 2: Specifică venitul brut anual normal maxim admis, în funcție de numărul de copii aflați în întreținere din coloana 1, care nu trebuie depășit pentru a beneficia de scutire totală sau parțială de la reținerea la sursă.

După determinarea venitului brut anual, pot apărea două situații:

1. Dacă venitul anual depășește pragul, nu se acordă nicio scutire.

2. Dacă venitul anual nu depășește pragul, se va aplica o scutire.

Suma acestei scutiri corespunde diferenței dintre venitul brut anual și valoarea pragului.

Bineînțeles, dacă această diferență depășește suma de bază a reținerii la sursă, nu se va datora nicio reținere la sursă.

Nr. copii	Venit maxim (EUR)
1	18.400,00
2	21.930,00
3	28.270,00
4	35.330,00
5	42.390,00
6	49.450,00
7	56.510,00
8	63.570,00
9	70.630,00
10	77.690,00
11	84.750,00
12	91.810,00

Reduceri de impozite

Când nu există justificare pentru scutirea totală sau parțială a indemnizației excepționale de la reținerea la sursă, este totuși posibilă acordarea unei reduceri a reținerii la sursă.

Pentru a determina eligibilitatea pentru această reducere, trebuie verificat dacă salariul brut anual normal depășește un anumit prag mai mare, care variază în funcție de numărul de copii aflați în întreținere [3]. Acest prag este mai mare decât cel folosit pentru scutire.

Un copil cu dizabilități se consideră ca doi copii.

Metoda implică consultarea unui tabel cu trei coloane:

• Coloana 1: Indică numărul de copii aflați în întreținere (până la maximum 5).

• Coloana 2: Specifică procentul de reducere a reținerii la sursă, în funcție de numărul de copii aflați în întreținere din coloana 1, care nu trebuie depășit pentru a beneficia de reducere.

• Coloana 3: Afișează valoarea pragului care nu trebuie depășit, corespunzător numărului de copii aflați în întreținere din coloana 1.

Pot apărea două situații:

1. Dacă valoarea pragului este depășită, nu se va acorda nicio reducere.

2. Dacă valoarea pragului nu este depășită, se va aplica o reducere la suma reținerii la sursă, până la procentul stabilit în coloana 2.

Pentru angajații cu copii în întreținere, reducerile de impozit se aplică astfel:

Nr. copii	Reducere (%)	Venit maxim
1	7,5%	28.245,00
2	20,0%	28.245,00
3	35,0%	31.070,00
4	55,0%	36.720,00
5+	75,0%	39.550,00

Calculul final al impozitului

Suma finală a impozitului reținut la sursă este:

\[\text{Impozit} = \text{A treisprezecea lună brută} \times \text{Cota de impozitare aplicabilă} -\]

Impozitul rezultat se deduce din salariul brut pentru a treisprezecea lună pentru a determina suma netă de plată către angajat.

Calculul ia în considerare durata muncii, absențele, veniturile variabile și impozitele reținute la sursă aplicabile. Odoo automatizează aceste calcule pentru a asigura conformitatea cu legislația muncii și reglementările fiscale belgiene.

Cum se face în Odoo

Accesați Aplicația de salarizare ‣ Fluturași de salariu ‣ Loturi și creați o nouă înregistrare cu date valide (aici decembrie 2024).

Apoi faceți clic pe butonul Generează fluturași de salariu, selectați CP200: Angajat belgian Tip structură salariu și CP200: Angajați a treisprezecea lună Structură salariu. Puteți filtra angajații eligibili și după Departament și/sau Funcție.

Odată validat, se generează un fluturaș de salariu pentru fiecare angajat.

Acum poți verifica diferiții fluturași de salariu înainte de validare. Odată validați, fișierele PDF sunt generate și publicate pe portalurile angajaților, la fel ca pentru fluturașii clasici.

Recuperarea plății concediului

Acest document explică modul în care Odoo calculează recuperarea plății concediului (atât simplu, cât și dublu) pentru angajații din Belgia care și-au schimbat angajatorul. Când un angajat se mută de la o companie la alta, angajatorul anterior poate să fi plătit deja concediul pentru anul precedent. Această sumă trebuie recuperată de noul angajator, iar acest ghid explică modul în care este gestionat acest lucru în Odoo.

Înțelegerea plății concediului în Belgia

În Belgia, angajații au dreptul la concediu anual și la plata aferentă concediului, care constă în:

• Plată simplă a concediului: Plăți salariale obișnuite pentru zilele de concediu efectuate.

• Plată dublă a concediului: O plată suplimentară, de obicei egală cu aproximativ 92% din salariul brut lunar, acordată atunci când angajații își iau concediul anual.

Când un angajat își schimbă locul de muncă, angajatorul anterior poate să fi plătit deja aceste sume. Pentru a evita dubla plată, noul angajator trebuie să recupereze sumele deja plătite.

Recuperarea plății simple a concediului

Recuperarea plății simple a concediului în Odoo se bazează pe următoarele criterii:

1. Recuperarea se aplică dacă angajatul a luat concediu în anul curent și angajatorul anterior a plătit deja plata concediului.

2. Calculul ia în considerare numărul de zile de concediu efectuate și orele lucrate pe săptămână.

3. Procesul de recuperare este împărțit în:

   • Anul N: Recuperarea plății concediului pentru anul curent.

   • Anul N-1: Recuperarea plății concediului din anul precedent.

Sistemul verifică:

• Dacă data primului contract al angajatului cu compania a fost în anul precedent.

• Dacă angajatul are o sumă de recuperat pentru plata concediului rămasă neprocesată.

• Dacă recuperarea nu a fost deja procesată.

• Dacă angajatul a efectuat concediu anual.

Dacă toate condițiile sunt îndeplinite, Odoo calculează suma care trebuie dedusă din salariu pentru a compensa plata concediului deja primită de la angajatorul anterior.

Recuperarea plății duble a concediului

Recuperarea plății duble a concediului urmează acești pași:

1. Sistemul verifică contractul angajatului și stabilește durata angajării acestuia.

2. Salariul brut este calculat pe baza contractului angajatului.

3. Se identifică numărul de luni lucrate în anul precedent.

4. O sumă limită este calculată astfel:

   \[\text{Prag} = \text{Salariu lunar curent} \times \text{Luni lucrate în anul precedent} \times \text{Rată de ocupare} \times 7,67%\]

   Dacă suma de pe certificatul de concediu de la angajatorul anterior este mai mică decât acest prag, nu se aplică nicio limită.

5. Sistemul recuperează valoarea mai mică dintre:

   • Pragul calculat.

   • Suma efectiv plătită de angajatorul anterior.

Dacă angajatul a lucrat mai mult de 12 luni în compania actuală, nu este necesară recuperarea plății duble a concediului.

Cum se configurează în Odoo

În vizualizarea formularului de angajat, sub fila Setări, puteți introduce diferitele sume din atestatele de concediu furnizate de noul angajat.

Pentru recuperarea plății simple a concediului, trebuie să introduceți:

• Numărul de zile de concediu plătit

• Suma de recuperat de către angajat

Notă

Câmpul Suma Recuperată afișează suma deja recuperată.

Pentru recuperarea plății concediului dublu, trebuie să introduci o linie pentru fiecare atestat de concediu al angajatorului. Fiecare linie trebuie să includă:

• # Luni (numărul de luni lucrate la acel angajator)

• Suma acordată angajatului

• Rata de ocupare

Odoo folosește aceste date pentru a calcula o limită de recuperare. Dacă angajatul are acum un salariu mai mic, suma integrală nu poate fi recuperată.

Sfat

Ai grijă să nu amesteci atestatele de concediu pentru anul curent (N) și anul precedent (N-1).

Pentru recuperarea plății concediului simplu, sistemul deduce suma din fiecare perioadă legală de concediu până când:

1. Suma totală a fost recuperată integral, sau

2. Numărul de zile de concediu a fost atins (dacă salariul actual al angajatului este mai mic decât înainte).

Odată ce fluturașul de salariu este validat și plătit, recuperarea concediului de odihnă simplu se reflectă în vizualizarea formularului angajatului.

Pe fluturașul de salariu dublu pentru concediu, faceți clic pe Calculează recuperarea plății duble pentru a deschide un asistent care ajută la calcularea sumei recuperabile.

În asistentul Calcul recuperare plată dublă, veți găsi:

• Atestatele de concediu relevante enumerate în Liniile de Ocupație

• Suma Plată Dublă de Recuperat pe baza pragului

Această sumă este editabilă dacă sunt necesare ajustări manuale.

Odată validată, recuperarea plății duble se aplică pe fluturașul de salariu.

Odoo automatizează recuperarea atât a plății de concediu simple, cât și dublei, asigurând conformitatea cu legislația muncii belgiană. Prin analizarea detaliilor contractului, a duratei angajării și a plăților anterioare, Odoo calculează deducerile necesare și previne plățile duble de concediu.

Conturi individuale

Introducere

Contul individual oferă angajaților o imagine detaliată a câștigurilor, deducerilor (cum ar fi contribuțiile la asigurările sociale, impozitul pe venit etc.) și a zilelor lucrate, pe fiecare perioadă de plată. De asemenea, conține toate datele administrative relevante legate de remunerație.

Informații obligatorii în contul individual

Contul individual trebuie să includă mai multe detalii obligatorii stabilite prin Decret Regal.

Identificarea angajatorului:

• Nume, adresă, număr ONSS, număr ONVA

• Comitet paritar relevant (sau subcomitet)

• Numele fondului de concedii pentru lucrători

• Asigurator pentru accidente de muncă

• Secretariat social aprobat

• Numere de afiliere relevante

Identificarea lucrătorului:

• Nume, adresă, data nașterii, gen, statut fiscal

• Tipul contractului de muncă, funcția, calificarea profesională

• Locația locului de muncă (sau mențiune dacă se lucrează în mai multe locații)

• Data de început și de sfârșit a angajării

• Numărul de identificare al angajatului, salariul de pornire

• Componentele remunerației și periodicitatea plății

Componentele remunerației:

• Pe perioadă de plată (zilnic, săptămânal, bilunar sau lunar):

  • Numărul de zile și ore lucrate (normale, suplimentare și ore suplimentare)

  • Zile de întrerupere a muncii și motivele (boală, concedii, sărbători legale, zile de înlocuire, zile de repaus compensatoriu etc.)

  • Salariu fix sau pe oră, remunerație variabilă, prime, tichete de masă, tichete eco, plată concediu (inclusiv plată anticipată a concediului dacă este cazul), plăți compensatorii, prime de sfârșit de an (conform contractelor colective de muncă sectoriale sau altele), beneficii în natură și valoarea lor estimată

  • Suma brută a tuturor componentelor remunerației

  • Sume supuse deducerilor sociale și fiscale

  • Diverse deduceri sociale și fiscale: contribuții personale ONSS, impozit pe venit, contribuții speciale la asigurările sociale

  • Suma netă de plată către lucrător

  • Alte plăți efectuate de angajator, inclusiv rambursarea cheltuielilor de deplasare, indemnizații și alte plăți

• Pe trimestru:

  • Numărul efectiv de zile lucrate

  • Zile de întrerupere a muncii pe motive

  • Totalul remunerației supuse contribuțiilor de asigurări sociale

  • Sumele contribuțiilor de asigurări sociale ale angajatului

• Pe an:

  • Totalul sumelor supuse contribuțiilor de asigurări sociale

  • Sumele contribuțiilor de asigurări sociale ale angajatului

  • Remunerație impozabilă și alte sume

  • Suma impozitului reținut la sursă

Responsabilitatea pentru întocmirea și actualizarea contului individual

Angajatorii belgieni care utilizează Odoo Payroll pot genera conturile individuale ale lucrătorilor lor.

Totuși, pentru a asigura o evidență corectă, angajatorii trebuie să:

• Asigure plata primelor de sfârșit de an impuse de sector

• Asigure că toate sărbătorile legale, zilele de concediu legal și zilele de repaus compensatoriu sunt luate înainte de sfârșitul anului

• Planificați din timp concediul colectiv și zilele libere legale de înlocuire

• Plătiți angajaților plata concediului (inclusiv plata anticipată a concediului, dacă este cazul)

• Distribuiți tichetele eco datorate

• Plătiți orice cheltuieli de deplasare necesare între domiciliu și locul de muncă

Dacă aceste obligații sunt îndeplinite, datele corespunzătoare vor fi incluse în contul individual.

Perioada de păstrare și arhivare a contului individual

Contul individual este un document social care trebuie păstrat de angajator pentru o perioadă specificată după crearea sa.

Angajatorii pot păstra conturile individuale:

• La adresa înregistrată la ONSS

• La un loc de muncă

• La domiciliul sau sediul social dacă se află în Belgia; altfel, la domiciliul unui agent desemnat în Belgia

• La sediul secretariatului social aprobat, dacă există afiliere

Documentele trebuie păstrate lizibile și într-un format care să permită supravegherea eficientă. Perioada de păstrare este de cinci ani de la închiderea anuală a contului.

Când trebuie lucrătorii să primească o copie a contului lor individual?

Fiecare lucrător trebuie să primească o copie a contului său individual:

• În timpul angajării: Până la 1 martie a anului următor

• La încetarea angajării: În termen de două luni de la sfârșitul trimestrului în care s-a încheiat contractul

• Dacă apar plăți suplimentare după încetarea contractului: O copie care reflectă plata suplimentară trebuie furnizată în termen de două luni de la plată

În plus, angajatorii trebuie să emită un cont individual simplificat cu anumite detalii despre lucrător și angajator, în termen de două luni de la data începerii angajării lucrătorului.

Orice modificare a detaliilor obligatorii, cum ar fi funcția sau locația locului de muncă, trebuie comunicată în scris (de exemplu, printr-un cont individual simplificat actualizat) în termen de o lună de la data efectivă a modificării.

Generați conturi individuale în Odoo

Navigați la Aplicația Salarizare ‣ Rapoarte ‣ Belgia ‣ Conturi Individuale.

Apoi selectați anul de referință și faceți clic pe butonul Populate. Fișierele .pdf sunt afișate imediat ce sunt disponibile și sunt generate câte 30 odată; acest proces poate dura în funcție de numărul de angajați.

Pe prima pagină sunt listate Informațiile Angajatorului și Informațiile Angajatului.

Pagina următoare afișează toate zilele lucrate de angajat și liniile de fluturaș de salariu, lună de lună, împărțite pe structură (de exemplu, primă de sfârșit de an și salariu lunar).

Pagina următoare afișează aceleași informații, trimestru cu trimestru, și sumarizate pentru întregul an.

Odată ce toate fișierele PDF sunt generate, ele pot fi publicate în portalul de documente al angajaților dacă aplicația Documente este instalată și configurată corespunzător.

Selectați caseta de bifare pentru fiecare angajat ale cărui documente doriți să le publicați și faceți clic pe butonul Post PDF.

Proprietate intelectuală și fișe 273

Introducere

Declarația 273S este utilizată pentru Plata anticipată pe Venituri Mobiliare (Pr.M), care vizează impozitarea Drepturilor de Autor și a Drepturilor Conexe (cunoscute și ca Revenus Mobilier). Acestea sunt tipuri specifice de venituri supuse unui regim fiscal particular în anumite jurisdicții.

Acest document oferă utilizatorilor informații esențiale despre modul în care funcționează declarația 273S în Odoo pentru raportarea veniturilor provenite din aceste drepturi, inclusiv cotele de impozitare și condițiile aplicabile.

Cote de impozitare și calcul

Venitul net din Drepturi de Autor și Drepturi Conexe este impozitat la o cotă specifică de 15%. Totuși, cota efectivă de impozitare poate varia în funcție de aplicarea deducerilor forfetare. Aceste cote forfetare reduc suma impozabilă, ducând la o cotă efectivă mai mică pentru veniturile mai mici.

Puncte cheie ale impozitării:

• Cota efectivă de impozitare:

  • Pentru veniturile sub primul prag forfetar, cota efectivă de impozitare poate fi de doar 7,5%.

  • Pentru veniturile care ating plafonul forfetar de 37.500 EUR (indexat anual), cota poate crește la 12%.

• Impozite suplimentare: Veniturile din Drepturi de Autor și Drepturi Conexe trebuie declarate în declarația de impozit pe venit. Ca urmare, pot fi aplicate și majorări municipale la impozitul datorat.

Plata anticipată a impozitului se realizează printr-un impozit reținut la sursă pe venit. Debitorul venitului (de exemplu, angajatorul sau compania care plătește drepturile de autor) trebuie să depună declarația 273S la autoritățile fiscale. Această cotă de impozit reținut la sursă este, în general, de 15%, dar pentru veniturile care depășesc plafonul indexat de 37.500 EUR, cota crește la 30%.

Beneficiile Drepturilor de Autor în contractele de muncă

Companiile pot oferi remunerații avantajoase fiscal directorilor sau angajaților lor prin acordarea de Drepturi de Autor. Aceste drepturi sunt supuse unui impozit reținut la sursă de 15%, dar există deduceri forfetare care fac acest regim fiscal foarte favorabil, mai ales pentru veniturile mai mici.

Considerații importante:

• Opere creative: Pentru a beneficia de protecția Drepturilor de Autor, opera trebuie să fie creativă, originală și fixată într-o formă tangibilă. Ideile sau conceptele simple nu sunt eligibile.

• Cerință de exploatare: De la 1 ianuarie 2023, o nouă reglementare impune ca operele protejate transferate sau licențiate să fie exploatate, adică să fie utilizate pentru comunicare publică, execuție, reprezentare sau reproducere.

• Eligibilitate pentru beneficii fiscale: Pentru a beneficia de regimul fiscal favorabil, titularul drepturilor trebuie să îndeplinească anumite criterii, cum ar fi:

  • Deținerea unui „Certificat de Operă Artistică”.

  • Licențierea sau transferul drepturilor către o terță parte pentru comunicare publică sau reproducere.

• Restricții privind raportul veniturilor: Proporția veniturilor din Drepturi de Autor în raport cu salariul obișnuit va fi plafonată la 30%, iar 70% din venitul total va fi supus impozitului pe venit obișnuit.

• Plafon de venit: Plafonul absolut pentru veniturile eligibile în acest regim rămâne 37.500 EUR (indexat la 70.220 EUR pentru anul fiscal 2024).

Dacă venitul mediu din ultimii patru ani depășește acest plafon, nu veți mai fi eligibil pentru regimul fiscal avantajos.

• Solicitare de decizie fiscală: Pentru o claritate mai mare asupra domeniului și remunerației transferului de Drepturi de Autor, se poate solicita un acord prealabil cu autoritățile fiscale (numit ruling).

Regimul fiscal al veniturilor din Drepturi de Autor

Din 2008, veniturile din transferul sau licențierea Drepturilor de Autor beneficiază de un regim fiscal favorabil. Concret, venitul este supus:

• Impozit reținut la sursă de 15% până la plafonul indexat de 70.220 EUR (anul fiscal 2023).

• Deduceri forfetare:

  • Deducere forfetară de 50% se aplică pentru primele 18.720 EUR din venit.

  • Deducere forfetară de 25% se aplică pentru următorii 18.730 EUR (de la 18.720 EUR la 37.450 EUR).

Exemplu de impact fiscal:

De exemplu, dacă un director de companie primește 10.000 EUR din venituri din Drepturi de Autor, va plăti 750 EUR impozit (15% din venit după deducerile forfetare), rămânând cu un venit net de 9.250 EUR. Aceasta duce la o cotă efectivă de impozitare de 7,5% pe venitul din Drepturi de Autor.

Integrarea Odoo pentru Declarația 273S

Utilizatorii Odoo pot gestiona eficient depunerea Declarației 273S pentru veniturile din Drepturi de Autor și Drepturi Conexe prin modulul Odoo Payroll. Iată o prezentare rapidă a modului în care se poate face acest lucru:

Configurarea Drepturilor de Autor în Odoo

În vizualizarea formularului de angajați, asigurați-vă că bifați caseta Proprietate Intelectuală și specificați procentul de salariu alocat.

Odată ce se generează un fluturaș de salariu, partea IP este calculată pe baza procentului de proprietate intelectuală și a salariului brut. Impozitul este calculat corespunzător pe baza sumei veniturilor.

Generați formularul 273S

Odoo poate genera automat formularul 273S pe baza datelor de venit introduse în sistem. Asigurați-vă că toate detaliile necesare, inclusiv suma veniturilor supuse impozitului, sunt introduse corect.

Navigați la Aplicația Salarizare ‣ Rapoarte ‣ Belgia ‣ Fișă 273S pentru a crea un nou New.

Selectați Anul și Luna de referință, apoi faceți clic pe Export XML file pentru a genera declarația. Faceți clic pe Export PDF File pentru a genera detaliile tipărite.

În prima secțiune PDF sunt listate informațiile companiei și declarația globală.

În a doua secțiune, sunt listate informațiile specifice ale angajaților.

Depuneți declarația 273S

După generarea fișierului XML, compania sau debitorul venitului îl poate depune la autoritățile fiscale direct din MyMinfin. Urmăriți termenele de depunere și plată pentru a asigura depunerea la timp și conformitatea.

Concluzie

Declarația 273S este un instrument esențial pentru companiile și persoanele care beneficiază de regimul fiscal favorabil privind Drepturile de Autor și Drepturile Conexe. Prin utilizarea funcționalităților de gestionare fiscală din Odoo, utilizatorii pot asigura conformitatea și pot optimiza obligațiile fiscale.

Pentru asistență suplimentară, vă rugăm să consultați un specialist fiscal.

Cheltuieli de reprezentare

Introducere

Cheltuielile de reprezentare trebuie alocate pe fluturașul de salariu între costuri de reprezentare serioase și neserioase. Pragul este setat implicit la 283,73 €, dar poate fi ajustat în funcție de ceea ce compania poate justifica legal.

Taxa de reprezentare este configurată în formularul de contract al angajatului, în câmpul Cheltuieli de reprezentare.

Pe statul de plată, două sau una linie sunt afișate în funcție de faptul dacă suma taxei de reprezentare depășește sau nu pragul.

Detalierea pragului

Doar o parte din costurile de reprezentare sunt proporționate deoarece anumite costuri sunt acoperite integral de companie. Aceste costuri fixe includ:

\[\begin{split}\text{€}283,73\text{ Total} = \begin{cases} + \text{ €148,73 (Impozit, din 2021 - coronavirus)} \\ + \text{ €30 (Internet)} \\ + \text{ €25 (Telefon)} \\ + \text{ €80 (Taxe administrare mașină)} \\ \end{cases}\end{split}\]

Partea serioasă a cheltuielilor de reprezentare nu este repartizată proporțional, în timp ce partea neserioasă este repartizată proporțional în funcție de timpul de lucru.

Navigați la Aplicația Salarizare ‣ Configurare ‣ Salariu ‣ Parametri regulă și căutați înregistrarea CP200: Prag cheltuieli de reprezentare. Apoi, adaptați valoarea curentă sau introduceți una nouă de la o anumită dată.

Notă

Este posibil să definiți, pe baza postului, care locuri de muncă sunt eligibile pentru anumite criterii în fila Salarizare.

Calculul cheltuielilor de reprezentare

Condiții pentru plată

Cheltuielile de reprezentare se acordă doar dacă:

• Angajatul primește un salariu de bază, și

• Angajatul a lucrat cel puțin o parte din timp, cu excepția cazului în care este în desfășurare o simulare de salariu.

Dacă angajatul este în concediu complet (fără zile lucrătoare), nu este eligibil pentru cheltuieli de reprezentare.

Determinarea ratei timpului de lucru

• Numărul de zile lucrătoare pe săptămână este extras din contractul angajatului.

• Dacă angajatul are perioade de incapacitate de muncă (de exemplu, boală), calculul ajustează rata timpului de lucru corespunzător:

  • Totalul orelor de incapacitate este determinat.

  • Dacă firma urmează un program bilunar, orele de incapacitate sunt împărțite la doi.

  • Rata de incapacitate se calculează astfel:

    \[\text{rata de incapacitate} = 1 - \frac{\text{ore de incapacitate}}{\text{total ore săptămânale}}\]

  • Rata finală a timpului de lucru este apoi ajustată prin înmulțirea cu rata de incapacitate.

Aplicarea pragului și a regulilor de repartizare proporțională

• Pragul implicit (283,73 €) se aplică dacă nu este ajustat de companie.

• Dacă angajatul a lucrat cu normă întreagă, primește cheltuielile de reprezentare integrale fără reducere.

• Dacă angajatul lucrează part-time (contractual sau din cauza creditului de timp), doar partea neserioasă a cheltuielilor este repartizată proporțional.

  • Formula de repartizare proporțională pentru cheltuielile neserioase este:

    \[\text{suma ajustată} = \text{prag} + (\text{total taxe} - \text{prag}) \times \frac{\text{rata timpului de lucru}}{100}\]

• Dacă angajatul are zile de lucru lipsă, suma finală este ajustată suplimentar:

  • Mai întâi se calculează reducerea zilnică:

    \[\text{reducere zilnică} = \frac{(\text{suma totală} - \text{prag}) \times 3}{13 \times \text{zile pe săptămână}}\]

  • Apoi calculează suma finală:

    \[\text{suma finală} = max(0, \text{suma totală} - \text{reducere zilnică} \times \text{zile lipsă})\]

Calcul final

• Dacă angajatul îndeplinește toate condițiile, suma finală a cheltuielilor de reprezentare este rotunjită la două zecimale pentru salarizare.

• Angajații care lucrează cu program complet primesc rambursare integrală, iar cei cu ore reduse au partea neserioasă repartizată proporțional.

Concluzie

Acest calcul asigură alocarea echitabilă a cheltuielilor de reprezentare prin diferențierea între costuri serioase fixe și costuri neserioase repartizate proporțional. Compania poate ajusta pragul (283,73 € implicit) pe baza cheltuielilor de afaceri justificabile.

Angajații care lucrează cu normă întreagă primesc integral cheltuielile de reprezentare, iar cei care lucrează part-time sau au absențe primesc doar partea proporțională a cheltuielilor neserioase.

Concediu medical și recidivă

În Belgia, concediul medical este gestionat conform a două regimuri principale:

• Cu salariu garantat: Angajatorul continuă să plătească salariul lucrătorului pentru o perioadă specificată.

• Fără salariu garantat: Lucrătorul primește beneficii de la casa de asigurări mutuală după perioada de salariu garantat.

Concediu medical cu salariu garantat

Salariul garantat reprezintă perioada în care angajatorul continuă să plătească salariul lucrătorului care nu poate munci.

Angajați: Angajatorul plătește 100% din salariu în prima lună completă de incapacitate. După această perioadă, dacă incapacitatea continuă, lucrătorul intră sub regimul casei de asigurări mutuale.

Concediu medical fără salariu garantat

După perioada de salariu garantat, ONEM (Oficiul Național pentru Ocuparea Forței de Muncă) sau casa de asigurări mutuală preia responsabilitatea.

• Boală de lungă durată: O incapacitate care durează mai mult de 30 de zile duce la beneficii din partea casei de asigurări mutuale.

• Recidivă: Dacă un lucrător revine la muncă și apoi se îmbolnăvește din nou din același motiv în termen de 14 zile, acest lucru poate fi considerat recidivă, iar regulile pentru salariul garantat pot fi ajustate.

Gestionare în Odoo

În Odoo, concediul medical este gestionat automat dacă absențele sunt legate de tipul de pontaj Concediu medical.

• Înregistrarea absenței: Angajatul își înregistrează absența prin modulul Concedii.

• Automatizarea pontajelor: Dacă cererea este aprobată, Odoo generează automat pontajele corespunzătoare.

• Impact asupra salarizării: Salariul garantat este calculat automat conform regulilor configurate în funcție de statutul lucrătorului (angajat).

• Compensație după salariul garantat: După expirarea perioadei de salariu garantat, Odoo ajustează pontajele pentru a reflecta trecerea la casa de asigurări mutuală.

Astfel, Odoo asigură o gestionare eficientă și conformă a concediului medical, în conformitate cu reglementările belgiene.

Bilanț social

Introducere

Bilanțul social a fost introdus prin legea din 22 decembrie 1995, ca parte a măsurilor pentru implementarea planului multianual de ocupare a forței de muncă. Companiile obligate să depună situații financiare anuale (inclusiv unele care nu sunt obligate să le publice - vezi site-ul Băncii Naționale a Belgiei pentru detalii) trebuie să întocmească și să depună un Bilanț Social la Banca Națională a Belgiei.

Decretul Regal din 4 august 1996 integrează Bilanțul Social în situațiile financiare anuale, în special ca anexă. Acesta devine astfel parte integrantă a situațiilor financiare ale companiei.

Conținutul Bilanțului Social

Conținutul Bilanțului Social este stabilit prin Decretul Regal din 30 ianuarie 2001, care pune în aplicare Codul Societăților. Bilanțul Social cuprinde mai multe secțiuni:

• Sectiunile I și II: Informații despre persoanele angajate și mișcările de personal din cursul exercițiului financiar.

• Sectiunea III: Inițiative legate de formare.

Deoarece Bilanțul Social face parte din situațiile financiare anuale ale companiei, consiliul de întreprindere primește aceste informații ca parte a misiunii sale privind informațiile economice și financiare.

De asemenea, consiliul de întreprindere primește date despre beneficiile legate de ocupare, împreună cu informațiile anuale aferente (Trillium). Aceste detalii au fost integrate complet în Bilanțul Social până în 2008.

Domeniul de aplicare al Bilanțului Social

Bilanțul Social conține date specifice privind structura forței de muncă, fluctuația de personal și programele de formare. Unele organizații care nu sunt obligate să publice situații financiare anuale trebuie totuși să depună un Bilanț Social separat. Aceasta se aplică în principal anumitor spitale și entități juridice private care angajează cel puțin 20 de echivalenți normă întreagă (FTE).

Orice companie, asociație sau fundație cu cel puțin 20 de lucrători în medie anuală (în FTE) trebuie să completeze și să depună Bilanțul Social.

Bilanțul Social face parte din:

• „Alte documente care trebuie depuse conform Codului Societăților și Asociațiilor” (pentru companii);

• „Note explicative” (pentru asociații și fundații).

Obligații în funcție de tipul entității

Companii, asociații și fundații obligate să publice un Bilanț Social

Pentru companiile belgiene care angajează cel puțin un FTE:

• Model standardizat: Această schemă include o secțiune „Bilanț Social” care trebuie completată.

• Model specific: Dacă modelul utilizat nu include un Bilanț Social, acesta trebuie furnizat separat.

Pentru asociațiile și fundațiile belgiene care angajează cel puțin 20 de FTE:

• Model standard: Include o secțiune „Bilanț Social” care trebuie completată.

• Model specific: Un Bilanț Social separat trebuie depus dacă modelul ales nu include unul.

Asociațiile și fundațiile cu mai puțin de 20 de FTE pot completa voluntar Bilanțul Social, dar nu sunt obligate legal să facă acest lucru.

Pentru companiile străine, cum ar fi sucursalele corporațiilor străine și organizațiile non-profit străine (ASBL) cu activități în Belgia, Bilanțul Social se aplică doar operațiunilor lor din Belgia.

Bilanțul Social este făcut public de către Oficiul Central de Bilanțuri ca parte a depunerii situațiilor financiare.

Entități obligate să depună un Bilanț Social separat

Anumite organizații care nu trebuie să publice situații financiare anuale trebuie totuși să depună un Bilanț Social la Oficiul Central de Bilanțuri. Aceste date sunt folosite exclusiv în scopuri statistice și nu sunt făcute publice. Depunerea în aceste cazuri este gratuită.

Excepția se aplică la:

• Spitale, cu excepția cazului în care sunt structurate ca societăți cu răspundere limitată sau ASBL-uri mari, care trebuie să depună situații financiare complete, inclusiv Bilanțul Social integrat.

• Entități juridice private care nu sunt obligate să depună situații financiare anuale, dar au cel puțin 20 de angajați.

Modelul necesar depinde de tipul entității:

• Spitalele trebuie să utilizeze modelul complet sau prescurtat de Bilanț Social, în funcție de dimensiunea lor.

• Entitățile străine trebuie să utilizeze modelul complet sau prescurtat de Bilanț Social, în funcție de dimensiunea unităților lor din Belgia.

• Entitățile juridice private cu cel puțin 50 de angajați trebuie să utilizeze modelul complet, iar cele cu 20-49 de angajați pot folosi modelul prescurtat.

Modele de Bilanț Social

Cele mai recente versiuni ale modelelor de Bilanț Social pot fi găsite la următoarele linkuri:

• Model complet

  • PDF: Bilanț Social Complet PDF

  • Word: Bilanț Social Complet Word

• Model prescurtat

  • PDF: Bilanț Social Prescurtat PDF

  • Word: Bilanț Social Prescurtat Word

Asistență pentru completarea Bilanțului Social

Pentru îndrumare privind completarea Bilanțului Social, consultați următoarele resurse:

• Aviz CNC S100: Întrebări și răspunsuri despre Bilanțul Social

• Aviz CNC 2009/12: Bilanțul Social și lucrătorii statutari

• Notă explicativă: Informații despre activitățile de formare

Depunerea unui Bilanț Social separat

Un Bilanț Social separat trebuie depus online ca PDF prin aplicația Filing. Modelul poate fi selectat la Alte documente, cu opțiuni pentru Bilanț Social Prescurtat sau Bilanț Social Complet.

Pentru detalii suplimentare, vizitați site-ul Băncii Naționale a Belgiei: www.nbb.be.

Generarea Bilanțului Social în Odoo

Navigați la Aplicația Salarizare ‣ Rapoarte ‣ Belgia ‣ Bilanț Social și selectați Perioada de referință.

Apoi faceți clic pe Exportă în PDF sau Exportă în XLSX pentru a genera bilanțurile sociale cu toate datele disponibile în baza de date Odoo.

Diferitele informații sunt împărțite pe gen sau pe program de lucru (part-time, full-time, echivalent normă întreagă), pentru întreaga perioadă și pe luni, conform cerințelor Băncii Naționale a Belgiei.

Certificat de asigurări sociale

Certificatul de asigurări sociale din Odoo oferă o defalcare detaliată a tuturor contribuțiilor sociale plătite de angajat sau angajator, pe categorii (de exemplu, primă de sfârșit de an, rambursare mașină privată, plată concediu dublu etc.). Acest raport este util în special pentru companiile de audit și pentru verificarea concordanței sumelor declarate cu înregistrările contabile.

Accesarea certificatului de asigurări sociale

Pentru a genera certificatul de asigurări sociale, urmați acești pași:

1. Navigați la Aplicația Salarizare ‣ Rapoarte ‣ Belgia ‣ Certificat de asigurări sociale.

2. Selectați Perioada de referință.

3. Alegeți Nivelul de agregare al datelor:

   • Întreaga companie

   • Pe departament

   • Pe angajat

Exportarea raportului

După ce ați făcut selecțiile, puteți exporta raportul în diferite formate:

• Faceți clic pe Exportă în PDF pentru a genera o versiune imprimabilă a certificatului de asigurări sociale.

• Faceți clic pe Exportă în XLSX pentru a genera un fișier Excel cu toate datele relevante.

Această funcționalitate asigură transparență totală și conformitate cu reglementările privind asigurările sociale din Belgia.

Concediu

Concediu legal

Acest ghid oferă o prezentare generală a regulilor de bază care guvernează drepturile legale de concediu în Belgia pentru angajatorii care utilizează Odoo.

Calculul dreptului la concediu

Dreptul tău la concediu pentru anul curent (N) este determinat de numărul de luni lucrate în Belgia în anul precedent (N-1).

Detalii de calcul:

• Angajații câștigă 2 zile de concediu pe lună pe baza unei săptămâni de lucru de 6 zile.

• Dreptul este ajustat pentru o săptămână de lucru de 5 zile: \((\text{Zile totale} \div 6) \times 5\).

Example

Dacă un angajat a lucrat 7 luni în anul precedent (N-1):

• Săptămână de lucru de 6 zile: \(7 \times 2 = 14 \text{ zile}\)

• Săptămână de lucru de 5 zile: \(14 \div 6 \times 5 = 11,67 \text{ zile}\)

Calcul pentru lună parțială:

• Lucrat 1–10 ale lunii: Luna se consideră întreagă.

• Lucrat 11–19 ale lunii: Se consideră jumătate de lună.

• Lucrat din 20 ale lunii încolo: Luna nu se ia în calcul.

Reguli de rotunjire:

• Mai puțin de 0,35: Se rotunjește la 0.

• Între 0,35 - 0,74: Se rotunjește la 0,5.

• 0,75 și peste: Se rotunjește la 1.

Pentru un angajat cu normă întreagă, acest lucru duce de obicei la 11,5 zile de concediu legal.

Dreptul maxim la concediu

Angajații au dreptul la maximum 4 săptămâni de concediu, în funcție de programul de lucru. Dacă un angajat trece de la normă întreagă la part-time sau invers, dreptul la concediu se ajustează corespunzător.

Detalii de calcul:

• Săptămână de lucru de 5 zile: \(4 \times 5 = 20 \text{ zile}\)

• Săptămână de lucru de 4 zile: \(4 \times 4 = 16 \text{ zile}\)

• Săptămână de lucru de 3 zile: \(4 \times 3 = 12 \text{ zile}\)

Example

Dacă un angajat s-a alăturat Odoo la 1 ianuarie 2024 și intenționează să treacă la o săptămână de lucru de 3 zile din 1 aprilie 2024:

Pasul 1: Calculați dreptul la concediu pentru 2024

• Angajatul a lucrat 9 luni în 2023.

• Bază săptămână de lucru de 6 zile: \(9 \times 2 = 18 \text{ zile}\)

• Ajustat pentru săptămână de lucru de 5 zile: \(18 \div 6 \times 5 = 15 \text{ zile}\)

Pasul 2: Verificați dreptul maxim la concediu

• Pentru o săptămână de lucru de 5 zile, dreptul maxim este de 20 de zile.

• Deoarece angajatul are dreptul la 15 zile, rămâne în limita permisă.

Pasul 3: Ajustați dreptul la concediu pentru noul program de lucru

• Din 1 aprilie 2024, angajatul trece la o săptămână de lucru de 3 zile.

• Dreptul maxim pentru o săptămână de lucru de 3 zile: \(3 \times 4 = 12 \text{ zile}\).

• Dacă nu se ia niciun concediu înainte de 1 aprilie, angajatul poate lua până la 12 zile din dreptul său de 15 zile.

• Cele 3 zile rămase vor fi compensate la sfârșitul anului.

Aceasta asigură conformitatea cu reglementările belgiene privind concediul legal și permite angajatorilor să gestioneze eficient drepturile la concediu în Odoo.

Alocarea concediului legal

Este posibil să generați concediul legal pentru toți angajații la începutul unui nou an folosind asistentul din Aplicația Salarizare ‣ Rapoarte ‣ Belgia ‣ Alocare Concediu Plătit.

Pe baza ocupației angajaților din anul precedent, numărul de zile de concediu disponibile este pre-calculat pentru fiecare angajat.

Odată validată, se generează o alocare provizorie pentru fiecare angajat, care așteaptă confirmare manuală (poate fi făcută în lot).

Concediu european

Cum funcționează?

Dacă nu ați fost supus contribuțiilor ONSS belgiene înainte de a vă alătura companiei noastre și nu aveți dreptul la concediu legal sau dacă dreptul dumneavoastră este incomplet, puteți solicita concediu european.

Pentru a beneficia de concediu european într-un anumit an, trebuie să lucrați cel puțin 3 luni în acel an, fie la noi, fie la un alt angajator. După îndeplinirea acestei condiții, veți primi 5 zile de concediu european. Ulterior, veți acumula zile suplimentare de concediu în fiecare lună, după cum urmează:

• După 3 luni: 5 zile

• După 4 luni: 7 zile

• După 5 luni: 9 zile

• După 6 luni: 10 zile

• După 7 luni: 12 zile

• După 8 luni: 14 zile

• După 9 luni: 15 zile

• După 10 luni: 17 zile

• După 11 luni: 19 zile

Important

Totalul concediului legal și al concediului european nu poate depăși 20 de zile pe an. Trebuie să folosiți toate zilele de concediu legal înainte de a lua concediu european.

Dreptul la concediu european expiră la 31 decembrie al anului în care a fost obținut și nu poate fi reportat în anul următor. Pentru a beneficia de concediu european într-un nou an, trebuie să lucrați alte 3 luni.

Cum sunt plătite aceste zile?

Concediile europene sunt zile de concediu plătite în avans din „Plata dublă a concediului” (bonusul suplimentar din iunie) pentru anul următor. Practic, cu cât luați mai multe zile de concediu european într-un an, cu atât veți primi mai puțin ca bonus suplimentar în iunie anul următor.

Modificarea programului de lucru

Acest ghid explică cum să modificați programul de lucru al unui angajat în modulul de salarizare belgian din Odoo. Modificarea orelor de lucru ale unui angajat afectează calculul salariului, alocarea concediului și termenii contractuali.

Pași pentru modificarea programului de lucru al unui angajat

1. Navigați la contractul angajatului (Aplicația Salarizare ‣ Contracte) și selectați contractul angajatului al cărui program de lucru doriți să-l modificați.

2. Faceți clic pe (Acțiune) și selectați Modificare program de lucru. Asistentul afișează detaliile contractului curent și vă permite să setați noii parametri de timp de lucru.

3. Setați noul program de lucru:

   • Alegeți noul Program de lucru din calendarele de resurse disponibile.

   • Definiți Data de început pentru modificare (obligatoriu).

   • Dacă este cazul, specificați o Dată de sfârșit.

   • Dacă bifați opțiunea Part Time, orice diferență între calendarul de referință și noul calendar al angajatului va fi acoperită folosind Tipul de pontaj Absență. Astfel, salariul lunar al angajatului rămâne neschimbat, indiferent de numărul de zile de absență dintr-o lună. Această configurare este necesară pentru setarea corectă a Creditului de timp, Concediului parental sau Jumătate de normă medicală.

4. Ajustați salariul angajatului:

   • Asistentul calculează automat salariul echivalent normă întreagă pe baza noului program de lucru.

   • Puteți revizui și modifica noul salariu, dacă este necesar.

5. Gestionați alocarea concediului:

   • Selectați Tipul de concediu relevant.

   • Odoo ajustează automat dreptul la concediu al angajatului pe baza noului program de lucru, folosind următoarea formulă:

     \[\text{Noua alocare concediu} = \max(\min(\text{Alocare calculată}, ext{Alocare maximă}) + \text{Concedii efectuate}, \text{Concedii efectuate})\]

     • Alocare calculată este alocarea de concediu estimată pe baza noului program.

     • Alocare maximă este numărul maxim de zile permis conform noului program de lucru.

     • Concedii efectuate asigură că angajatul nu primește mai puține zile decât a folosit deja.

6. Decideți asupra unui contract ulterior

   • Dacă modificarea programului de lucru este temporară, puteți activa Creare contract după modificare pentru a crea automat un contract care reia programul anterior după data de sfârșit specificată.

7. Validați modificările

   • Faceți clic pe Validează pentru a aplica noul program de lucru.

   • Dacă noul program este identic cu cel actual, va fi afișată o eroare.

   • Sistemul va crea un nou contract cu programul de lucru și salariul actualizate.

   • Dacă a existat un contract anterior, acesta va fi închis cu o dată de sfârșit înainte de începerea noului contract.

Rezultat

• Noul program de lucru al angajatului este înregistrat.

• Salariul și drepturile la concediu sunt ajustate corespunzător.

• Un contract ulterior este creat, dacă este cazul.

Exporturi de pontaje

Ce sunt pontajele?

În contextul salarizării, pontajele se referă de obicei la înregistrări sau documente legate de orele lucrate și câștigurile unui angajat pentru o anumită perioadă de plată. Aceste înregistrări sunt esențiale pentru calcularea și procesarea corectă a remunerației angajaților.

Pontajele în contextul salarizării sunt esențiale atât pentru angajați, cât și pentru angajatori. Ele oferă o evidență transparentă și precisă a remunerației și deducerilor unui angajat, asigurând plata corectă și respectarea cerințelor fiscale și legale. Programele și sistemele de salarizare sunt folosite frecvent pentru a gestiona și automatiza aceste pontaje, făcând procesul de salarizare mai eficient și mai precis.

Concepte principale

General

În Odoo, pontajele se referă în principal la înregistrări de timp (urmărirea prezenței), acestea fiind pontaje care constau în evidențe ale timpului lucrat, incluzând numărul de ore lucrate de un angajat într-o anumită perioadă de plată. Aceste înregistrări pot specifica orele normale de lucru, orele suplimentare și orice alte informații relevante legate de timp, cum ar fi pauze, concedii plătite, concedii fără plată, concediu parental, timp creditat etc.

Pontajele au un rol dublu în gestionarea salarizării. În primul rând, permit organizațiilor să calculeze independent fluturașii de salariu ai angajaților. În al doilea rând, facilitează transmiterea datelor relevante către furnizorii externi de servicii de salarizare, care folosesc aceste informații pentru a calcula și genera fluturașii de salariu.

Intrări de lucru

• Au o denumire: folosită pentru a identifica tipul de pontaj (de exemplu, Prezență, Concediu plătit etc.).

• Au un cod de salarizare: folosit în calculele regulilor de salariu din Odoo

• Au un cod extern: folosit pentru a furniza codul corect de pontaj unui furnizor extern de servicii de salarizare.

• Sunt generate pe baza configurației contractului și a tipurilor de concediu

• Au o durată, o dată de început și de sfârșit, o stare și sunt întotdeauna legate de un angajat.

Tipuri de intrare în muncă

• Acestea sunt principala sursă de configurare pentru pontajele dumneavoastră. Datorită diferitelor tipuri de pontaje, veți putea diferenția evidențele de timp ale angajaților.

• Au o denumire.

• Conțin un cod, cod extern, cod de salarizare și o culoare pentru urmărire vizuală.

• Permit alte tipuri de configurări, cum ar fi modul în care sunt afișate pe fluturașii de salariu, dacă acest tip de pontaj este considerat plătit sau neplătit (ex. concediu fără plată), dacă are legătură cu concediul, dacă este valabil pentru anumite beneficii sau cum ar trebui reflectat în rapoarte.

Tipuri de concediu

După cum s-a menționat mai sus, deoarece tipurile de pontaj pot fi legate de un tip de concediu, puteți defini tipul de pontaj pentru fiecare tip de concediu. Pe tipul de concediu există o relație many2one cu tipul de pontaj.

Pași pentru generarea pontajelor personalului

1. Creați toți angajații

2. Creați un contract și setați starea la În derulare pentru fiecare angajat.

   În contract, alegeți Sursa pontajului. Aceasta indică sistemului cum să genereze pontajele pentru un angajat. Poate fi bazată pe:

   • Program de lucru: Odoo folosește orele și zilele de lucru predefinite din programul angajatului pentru a genera pontajele. Acest lucru este util pentru ture regulate, previzibile.

   • Prezențe: Pontajele sunt generate din înregistrările de prezență ale angajatului (adică atunci când se pontajează la intrare și la ieșire).

   • Planificare: Pontajele sunt create pe baza turelor sau intervalelor validate alocate angajatului în aplicația Planificare (utilizată adesea pentru programarea rolurilor precum ture în retail, restaurante etc.).

3. Generați pontajele în fiecare lună

   Odoo creează automat pontajele în aplicația Salarizare pe baza sursei de pontaj din contract și a diferitelor concedii efectuate. Puteți edita pontajele manual. Puteți oricând să decideți să regenerați pontajele manual, dar aveți grijă dacă ați făcut deja modificări manuale, deoarece Odoo va regenera pontajele pe baza informațiilor pe care le deține (de exemplu, programul de lucru și concediile).

4. Gestionarea conflictelor

   Conflictele indică înregistrări care nu pot fi validate fără intervenția dumneavoastră. Aceasta înseamnă că va trebui să calificați înregistrarea și să decideți care este cea corectă pentru perioada respectivă, dacă doriți să puteți genera fluturașul de salariu sau să validați înregistrările. Conflictele apar atunci când există suprapuneri de înregistrări sau când Odoo detectează că există o cerere de concediu care încă așteaptă validarea. De exemplu, dacă un angajat este marcat ca prezent la muncă și în același timp există o cerere de concediu plătit de validat pentru aceeași perioadă, acesta este un conflict.

   Conflictele pot fi gestionate filtrând înregistrările conflictuale și rezolvând discrepanțele. Începând cu Odoo 16.4, Odoo filtrează implicit înregistrările conflictuale. Pentru versiunile anterioare, puteți filtra manual sau puteți folosi meniul dedicat conflictelor.

5. Odată ce conflictul este rezolvat, puteți continua fie cu generarea fluturașilor de salariu pentru angajați, fie cu exportul pontajelor către entitatea corespunzătoare.

Exportați pontajele

Sfat

Această secțiune se referă la exportul pontajelor către SD Worx, dar configurația și comportamentul sunt similare și pentru alte exporturi către Partena, Group S și UCM.

Introducere

Această fișă vă ajută să învățați cum modulul SD Worx (l10n_be_hr_payroll_sd_worx) din Odoo simplifică salarizarea prin exportul facil al pontajelor. Ghidul oferă pași rapizi pentru a genera fișiere .txt pentru import direct în calendarele SD Worx, economisind timp și asigurând acuratețea.

În primul rând, este important de înțeles că nu există o integrare directă între Odoo și SD Worx. Nu există niciun schimb automat de informații între cele două. Odoo nu comunică direct cu SD Worx și nici invers.

Cum funcționează?

În realitate, Odoo oferă un export standardizat în format .txt pentru pontajele angajaților, permițând generarea unui fișier care respectă un format specific pentru importul acestor date în software-ul SD Worx.

Ce înseamnă acest lucru din perspectiva gestionării datelor?

Deoarece nu există o integrare directă între cele două sisteme, anumite date vor trebui introduse manual în ambele. De exemplu, când creați un angajat nou în Odoo, va trebui să îl creați manual și în SD Worx (și invers). Această cerință de introducere manuală a datelor se extinde la contracte, programe de lucru, detalii salariale și informații personale despre angajați.

Practic, toate informațiile necesare pentru ca SD Worx să calculeze salariile și să genereze fluturașii de salariu trebuie introduse manual în ambele sisteme.

Care este avantajul exportului către SD Worx?

Odoo este un software integrat care poate gestiona complet toate elementele variabile ale salarizării, inclusiv informațiile personale ale angajaților, detaliile contractelor, diverse tipuri de concedii și alte categorii de pontaje. Prin capabilitățile de integrare ale Odoo, aveți acces la toate aceste date esențiale într-un singur loc centralizat, făcându-le ușor accesibile pentru echipa de HR și angajați.

Această integrare nu doar asigură acuratețea datelor, ci și menține consistența, reducând riscul de erori la transmiterea pontajelor către furnizorul extern de salarizare. Cu modulul instalat, un singur clic generează un fișier .txt gata de import direct în SD Worx, simplificând întregul proces de transmitere a datelor.

Pași pentru configurarea modulului SD Worx

Important

Trebuie să fiți autentificat într-o companie belgiană pentru ca pașii următori să funcționeze.

1. instalați modulul Belgia - Salarizare - Export către SD Worx (l10n_be_hr_payroll_sd_worx).

2. Accesați Aplicația Salarizare ‣ Configurare ‣ Setări pentru a completa câmpul Cod SD Worx. Acesta este codul SD Worx al companiei, pe care îl obțineți direct din software-ul SD Worx. Când creați o companie, aceasta are un identificator unic pe care trebuie să îl setați în acest câmp.

3. La fiecare angajat, în fila Setări, completați câmpul Cod SDWorx.

4. Pentru tipurile de pontaje, în fila Setări, completați de asemenea câmpul Cod SDWorx.

Puteți exporta acum pontajele în formatul SD Worx .txt deschizând asistentul din Aplicația Salarizare ‣ Rapoarte ‣ Belgia ‣ Exportă pontaje către SDWorx.

Fișierul conține o serie de linii, cum ar fi următorul exemplu: 1111110000024K2023042370100360

Fiecare linie reprezintă un pontaj, iar structura este prezentată mai jos:

• 111111 -> Codul SD Worx al companiei

• 0000024 -> Codul SD Worx al angajatului

• K -> Delimitator

• 20230423 -> Dată

• 7010 -> Cod pontaj SD Worx

• 0360 -> Durată (editată)

Odată ce fișierul .txt este exportat, acesta poate fi importat direct în acest format în software-ul SD Worx. Astfel se actualizează calendarele fiecărui colaborator.

Fișe 274.XX

Această secțiune oferă o prezentare generală a Declarației 274, a componentelor sale și a modului în care este gestionată în Odoo.

Declarația 274.10

Impozitul reținut la sursă este o plată în avans a impozitului pe venit profesional. Acesta se calculează pe baza instrucțiunilor stabilite de administrația fiscală. Deși reducerea impozitului reținut la sursă nu este permisă în general, angajații pot solicita să plătească mai mult pentru a se apropia de obligația fiscală finală.

Impozitul reținut la sursă trebuie dedus atât din veniturile angajaților, cât și ale administratorilor companiei. Dacă impozitul reținut la sursă este insuficient, trebuie efectuate plăți anticipate pentru a evita penalități fiscale suplimentare.

În practică, unii angajați nu își informează angajatorul despre schimbările personale (de exemplu, nașterea unui copil), ceea ce poate afecta calculul impozitului.

Impozitul reținut la sursă trebuie declarat și plătit fie trimestrial, fie lunar, folosind formularul 274. Aceste declarații trebuie depuse prin aplicația FINPROF până la data de 15 a lunii următoare perioadei de raportare.

Veniturile impozabile și impozitul reținut la sursă aferent trebuie înregistrate în formularele fiscale de remunerare 281.x și în declarațiile sumare 325x. Angajatorii care nu raportează corect aceste date pot fi sancționați cu o penalizare de 309% asupra sumelor nedeclarate.

Administrația fiscală compară sumele declarate în formularul 274 cu cele raportate în formularele fiscale. Dacă plățile impozitului reținut la sursă sunt insuficiente, compania poate fi obligată să achite diferența. Dacă un formular 274 este depus fără plata corespunzătoare a impozitului, se vor aplica penalități fiscale suplimentare.

Este esențial să respectați toate instrucțiunile administrative pentru a evita taxe fiscale neașteptate.

Declarațiile 274.32, 274.33, 274.34

Scutiri de impozit reținut la sursă pentru angajații din cercetare

Companiile care angajează cercetători științifici pot beneficia de reduceri ale impozitului reținut la sursă în anumite condiții:

• Formularul 281.32 se aplică inginerilor civili și doctoranzilor.

• Formularul 281.33 se aplică angajaților cu diplomă de master.

• Formularul 281.34 se aplică angajaților cu diplomă de licență.

Angajatorii implicați în cercetare științifică pot fi eligibili pentru o scutire de la plata impozitului reținut la sursă. Pentru a beneficia, trebuie să își înregistreze proiectele de cercetare și dezvoltare la Belspo. Începând cu 1 august 2023, această înregistrare trebuie făcută înainte de începerea proiectului.

Detalii despre scutirea de impozit

Acest stimulent fiscal permite companiilor să rețină 80% din impozitul reținut la sursă din salariile cercetătorilor. Totuși, rata de scutire diferă în funcție de calificările cercetătorilor:

• Deținătorii de doctorat și master: scutire integrală de 80%.

• Deținătorii de diplomă de licență: 50% din valoarea totală a scutirii.

• Pentru companiile care nu sunt IMM-uri, această limită este redusă la 25%.

Scutirea se aplică doar părții din timpul de lucru dedicată cercetării științifice, acoperind cercetarea fundamentală, cercetarea industrială sau dezvoltarea experimentală.

Această scutire nu afectează salariul net al angajaților.

Reguli de plafonare

Scutirea totală acordată cercetătorilor cu diplomă de licență este limitată la 25% din scutirea acordată deținătorilor de doctorat și master. Pentru companiile mici (conform Articolului 15 §§ 1-6 din Codul Societăților), această limită se dublează. Aceste reguli au rămas neschimbate din 1 ianuarie 2020.

Cum funcționează în Odoo

Odoo automatizează calculul și declararea scutirilor de impozit reținut la sursă folosind structuri de salarizare predefinite. Mai jos este o explicație a modului în care sistemul procesează aceste scutiri.

Accesați Aplicația Salarizare ‣ Rapoarte ‣ Fișe 274.XX pentru a crea o nouă declarație.

Selectați Anul și Luna de referință, iar sumele vor fi calculate corespunzător.

1. Calculul salarizării

   • Odoo calculează salariul brut și totalul impozitului reținut la sursă.

   • Ia în considerare componente salariale specifice, inclusiv primele duble din decembrie.

2. Filtrarea fluturașilor eligibili

   • Sunt luați în considerare fluturașii de salariu legați de contracte de cercetare.

   • Angajații sunt categorizați în funcție de calificările lor (doctorat, master sau licență).

3. Calculul scutirii

   • Scutirea de impozit reținut la sursă se calculează la 80% din suma reținută.

   • Scutirile pentru deținătorii de diplomă de licență sunt plafonate conform reglementărilor.

4. Ajustări finale

   • Sistemul asigură respectarea regulilor legale de plafonare.

   • Dacă este necesar, se fac ajustări pe baza scutirii totale acordate.

Faceți clic pe Exportă fișier XML pentru a genera fișierul de încărcat pe portalul FINPROF și comunicarea structurată de asociat plății dumneavoastră.

Faceți clic pe Creează fișe 274.XX pentru a genera fișierele .pdf ale acestor declarații.

Notă

Pentru ca scutirea să funcționeze corect, Nivelul certificatului trebuie configurat corect în fișa angajatului.

Rata Procent timp C&D trebuie specificată și în contractul angajatului.

Dacă aplicația de contabilitate este instalată și funcționează corect, puteți înregistra direct sumele în notele contabile folosind butonul Înregistrează note contabile.

Notă

Dacă butonul Înregistrează note contabile nu este prezent în asistent, trebuie să configurați jurnalul și conturile pentru fiecare tip de sumă din Aplicația Salarizare ‣ Configurare ‣ Setări.

În secțiunea Localizare Belgia, completați fiecare cont de notă contabilă pentru Scutire impozit reținut la sursă.

Angajatorii care folosesc Odoo pot gestiona și raporta eficient scutirile de impozit reținut la sursă, asigurând conformitatea cu cerințele legale.

Pentru detalii suplimentare, consultați documentația financiară Odoo sau adresați-vă consultantului fiscal.

Declarația 281.10

Introducere

Declarația fiscală belgiană 281.10 este un raport anual pe care angajatorii trebuie să îl depună la autoritățile fiscale, detaliind salariile și beneficiile acordate fiecărui angajat. Această declarație asigură calculul corect al taxelor și conformitatea cu reglementările fiscale belgiene.

Generarea declarației în Odoo

Odoo oferă un proces simplificat pentru generarea declarației 281.10, punând la dispoziție atât un fișier XML complet pentru depunere electronică, cât și fișiere PDF individuale pentru arhivare.

Declarație XML globală

Pentru a genera fișierul XML global în Odoo, accesați Aplicația Salarizare ‣ Rapoarte ‣ Fișă 281.10.

Apoi creați o nouă înregistrare selectând Anul de referință.

Important

Opțiunile Tip trimitere și Tip procesare sunt momentan experimentale și trebuie păstrate la valorile implicite pentru a asigura o declarație originală validă.

Faceți clic pe butonul Populează pentru a genera angajații eligibili, apoi pe Creează XML. Un indicator verde va confirma generarea cu succes a fișierului.

Declarație PDF individuală

Pentru a genera fișiere PDF individuale pentru fiecare angajat, faceți clic pe butonul Populează. Se va genera o linie pentru fiecare angajat care a primit fluturaș de salariu în anul de referință.

Notă

Fișierele PDF sunt generate automat în loturi de câte 30, astfel că procesul poate dura ceva timp.

Odată ce toate fișierele PDF sunt generate, ele pot fi publicate în portalul de documente al angajaților dacă aplicația Documente este instalată și configurată corespunzător.

Selectați angajații pentru care doriți să publicați documentele, apoi faceți clic pe butonul Publică PDF.

După publicare, angajații pot accesa PDF-ul din portalul de documente prin butonul inteligent Documente de pe profilul lor.

Transmiterea declarației XML

După generarea fișierului XML, acesta trebuie transmis autorităților fiscale belgiene. Asigurați-vă că sunteți familiarizat cu procesul oficial de depunere.

Fișierele XML care conțin datele fiscale ce trebuie transmise prin aplicația Belcotax-on-web (BOW) trebuie convertite în format .bow.

Această conversie necesită utilizarea unui modul de validare disponibil în secțiunea Documentație tehnică.

Modulul de validare are două cerințe prealabile:

• Java 8 trebuie să fie instalat.

• Autoritatea de certificare care a semnat modulul de validare trebuie să fie recunoscută.

Declarația 281.45

Introducere

Declarația fiscală belgiană 281.45 este un raport anual pe care entitățile trebuie să îl depună la autoritățile fiscale, detaliind sumele plătite beneficiarilor pentru drepturi de autor și drepturi conexe. Această declarație asigură raportarea corectă a taxelor și conformitatea cu reglementările fiscale belgiene.

Generarea declarației în Odoo

Odoo oferă un proces simplificat pentru generarea declarației 281.45, punând la dispoziție atât un fișier XML complet pentru depunere electronică, cât și fișiere PDF individuale pentru arhivare.

Declarație XML globală

Pentru a genera fișierul XML global în Odoo, accesați Aplicația Salarizare ‣ Rapoarte ‣ Fișă 281.45.

Apoi creați o nouă înregistrare selectând Anul de referință.

Important

Opțiunile Tip trimitere și Tip procesare sunt momentan experimentale și trebuie păstrate la valorile implicite pentru a asigura o declarație originală validă.

Faceți clic pe butonul Populează pentru a genera angajații eligibili, apoi pe Creează XML. Un indicator verde va confirma generarea cu succes a fișierului.

Declarație PDF individuală

Pentru a genera fișiere PDF individuale pentru fiecare angajat, faceți clic pe butonul Populează. Se va genera o linie pentru fiecare angajat care a primit fluturaș de salariu în anul de referință.

Notă

Fișierele PDF sunt generate automat în loturi de câte 30, astfel că procesul poate dura ceva timp.

Odată ce toate fișierele PDF sunt generate, ele pot fi publicate în portalul de documente al angajaților dacă aplicația Documente este instalată și configurată corespunzător.

Selectați angajații pentru care doriți să publicați documentele, apoi faceți clic pe butonul Publică PDF.

După publicare, angajații pot accesa PDF-ul din portalul de documente prin butonul inteligent Documente de pe profilul lor.

Transmiterea declarației XML

După generarea fișierului XML, acesta trebuie transmis autorităților fiscale belgiene. Asigurați-vă că sunteți familiarizat cu procesul oficial de depunere.

Fișierele XML care conțin datele fiscale ce trebuie transmise prin aplicația Belcotax-on-web (BOW) trebuie convertite în format .bow.

Această conversie necesită utilizarea unui modul de validare disponibil în secțiunea Documentație tehnică.

Modulul de validare are două cerințe prealabile:

• Java 8 trebuie să fie instalat.

• Autoritatea de certificare care a semnat modulul de validare trebuie să fie recunoscută.