Germania

Contabilitate

Planul de conturi

Atât planurile de conturi SKR03, cât și SKR04 sunt suportate în Odoo. Când creați o nouă bază de date Odoo Online, SKR03 este instalat în mod implicit.

Verificați care este instalat mergând la Contabilitate ‣ Configurare ‣ Setări și verificând câmpul Pachet din secțiunea Localizare Fiscală.

Atenționare

Selectarea unui alt pachet este posibilă doar dacă nu ați creat o înregistrare contabilă. Dacă una a fost înregistrată, o nouă companie sau bază de date trebuie configurată pentru a selecta alt pachet. În plus, toate înregistrările din jurnal vor trebui create din nou.

Rapoarte

Următoarele rapoarte specifice Germaniei disponibile pe Odoo Enterprise:

• Bilanț

• Profit & Pierdere

• Raport fiscal (decontare anticipată de TVA)

• Listă Vânzări EC

• Intrastat

Exportarea înregistrărilor din Odoo în DATEV

Cu condiția ca unul dintre pachetele de localizare fiscală germane să fie instalat, puteți exporta înregistrările dumneavoastră contabile din Odoo în DATEV din registrul general.

Sunt necesare două tipuri de exporturi: mai întâi exportul DATEV ATCH, apoi exportul DATEV DATA.

Notă

Ambele sunt necesare în diferite etape pentru a transfera datele corect către DATEV, deoarece DATEV funcționează cu două interfețe, una pentru clienți (DUO - DATEV Unternehmen Online) și una pentru consultanții fiscali (DATEV Rechnungswesen).

1. DATEV ATCH

Mergeți la Contabilitate ‣ Raportare ‣ Registru General, faceți clic pe butonul (Acțiuni) și selectați Datev ATCH (zip).

Încărcați fișierul ZIP descărcat prin intermediul software-ului DATEV Belegtransfer.

Dacă nu aveți software-ul DATEV Belegtransfer instalat pe computerul dumneavoastră, cereți consultantului dumneavoastră fiscal să vă ajute cu aceasta.

Atenționare

The DATEV ATCH ZIP file includes the files (reports) linked to an Odoo invoice or bill. For customer invoices, the file must have been generated by using the Send button. For vendor bills, the file must have been received via an email alias or uploaded by using the Upload button.

Fișierul ZIP DATEV ATCH

Fișierul ZIP conține două tipuri de fișiere:

• fișierele individuale de factură/facturare (PDF, JPEG, etc.) pentru perioada selectată din registrul general, și

• un fișier document.xml folosit pentru a genera un ID unic (GUID) pentru fiecare fișier.

Aceste ID-uri unice sunt esențiale deoarece permit DATEV să lege automat fișierele la elementele individuale din jurnal, care vor fi importate cu fișierul DATEV DATA în următorul pas.

2. DATEV DATA

Mergeți la Contabilitate ‣ Raportare ‣ Registru General, faceți clic pe butonul (Acțiuni) și selectați Datev DATA (zip).

Transferați fișierul ZIP descărcat către consultantul dumneavoastră fiscal. Aceștia ar trebui să importe fișierul ZIP în DATEV Rechnungswesen.

Verificați cu consultantul dumneavoastră fiscal cât de des au nevoie de aceste fișiere.

Fișierul ZIP DATEV ATCH

Fișierul ZIP conține trei fișiere CSV:

• fișierul EXTF_customer_accounts.csv care conține toate informațiile legate de clienții dumneavoastră,

• fișierul EXTF_vendor_accounts.csv care conține toate informațiile legate de furnizorii dumneavoastră, și

• fișierul EXTF_accounting_entries.csv care conține toate elementele din jurnal pentru perioada definită în registrul general, precum și ID-urile unice (GUID) astfel încât elementele din jurnal să poată fi legate de fișierele din interiorul fișierului ZIP DATEV ATCH.

Conformitatea GoBD

GoBD înseamnă Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Pe scurt, este o directivă pentru gestionarea și stocarea adecvată a cărților, înregistrărilor și documentelor în formă electronică, precum și pentru accesul la date, care este relevantă pentru autoritatea fiscală germană, declarația fiscală și bilanțul contabil.

Aceste principii au fost scrise și publicate de Ministerul Federal de Finanțe (BMF) în noiembrie 2014. Din ianuarie 2015, acestea au devenit norma și au înlocuit practicile acceptate anterior legate de contabilitatea bazată pe computer. Câteva modificări au fost făcute de BMF în 2019 și ianuarie 2020 pentru a specifica o parte din conținut datorită dezvoltării soluțiilor digitale (găzduire în cloud, companii fără hârtie, etc.).

Important

Odoo este certificat conform GoBD.

Înțelegerea GoBD în relație cu software-ul contabil

GoBD este obligatorie pentru companiile care trebuie să prezinte conturi, care include IMM-uri, freelanceri și antreprenori, autorităților financiare. Ca atare, contribuabilul însuși este singurul responsabil pentru păstrarea completă și exhaustivă a datelor relevante fiscal (datele financiare și conexe menționate mai sus).

În afara cerințelor software, utilizatorul este obligat să asigure sisteme de control intern (în conformitate cu sec. 146 din Codul Fiscal):

• controlul drepturilor de acces;

• segregarea sarcinilor, separarea funcțională;

• controalele de intrare (notificări de eroare, verificări de plauzibilitate);

• verificările de reconciliere la introducerea datelor;

• controalele de procesare; și

• măsuri pentru a preveni manipularea intenționată sau neintenționată a software-ului, datelor sau documentelor.

Utilizatorul trebuie să distribuie sarcinile din cadrul organizației sale către pozițiile relevante (control) și să verifice că sarcinile sunt îndeplinite corect și complet (supraveghere). Rezultatul acestor controale trebuie înregistrat (documentare), și dacă sunt găsite erori în timpul acestor controale, măsuri adecvate pentru a corecta situația ar trebui puse în aplicare (prevenire).

Securitatea datelor

Contribuabilul trebuie să securizeze sistemul împotriva oricărei pierderi de date din cauza ștergerilor, eliminărilor sau furtului oricăror date. Dacă înregistrările nu sunt suficient de securizate, contabilitatea va fi considerată ca nefiind în conformitate cu directivele GoBD.

Odată ce rezervările au fost în sfârșit publicate, acestea nu mai pot fi modificate sau șterse prin intermediul aplicației.

• Dacă Odoo este utilizat în cloud, backup-urile regulate fac parte din serviciul Odoo Online. În plus, backup-urile obișnuite pot fi descărcate și copiate de rezervă pe sisteme externe.

  Vezi și

  Odoo Cloud Hosting - Acord privind nivelul de servicii

• Dacă serverul este operat local, utilizatorul este responsabil pentru crearea infrastructurii de backup necesare.

Important

În unele cazuri, datele trebuie păstrate timp de zece ani sau mai mult, așa că aveți întotdeauna copii de siguranță salvate. Este și mai important dacă decideți să schimbați furnizorul de software.

Responsabilitatea editorului de software

Având în vedere că GoBD se aplică doar contribuabilului, editorul de software nu poate fi în niciun caz considerat responsabil pentru documentarea precisă și conformă a datelor tranzacționale financiare ale utilizatorilor săi. Poate doar să furnizeze instrumentele necesare pentru ca utilizatorul să respecte directivele legate de software descrise în GoBD.

Asigurarea conformității prin Odoo

Cuvintele cheie, când vine vorba de GoBD sunt: trasabile, verificabile, adevărate, clare și continue. Pe scurt, trebuie să aveți o arhivare rezistentă la audit în loc, și Odoo vă oferă mijloacele pentru a atinge toate aceste obiective:

1. Trasabilitate și verificabilitate

   Fiecare înregistrare în Odoo este marcată cu creatorul documentului, data creării, data modificării și cine l-a modificat. În plus, câmpurile relevante sunt urmărite. Astfel, se poate vedea ce valoare a fost schimbată de cine în conversația obiectului relevant.
2. Completitudine

   Toate datele financiare trebuie înregistrate în sistem, și nu pot exista lacune. Odoo asigură că nu există lacune în numerotarea tranzacțiilor financiare. Este responsabilitatea utilizatorului să codifice toate datele financiare în sistem. Deoarece majoritatea datelor financiare în Odoo sunt generate automat, rămâne responsabilitatea utilizatorului să codifice complet toate facturile furnizorilor și operațiunile diverse.
3. Precizie

   Odoo asigură că, cu configurarea corectă, sunt folosite conturile corecte. În plus, mecanismele de control dintre comenzile de achiziție și comenzile de vânzare și facturile lor respective reflectă realitatea afacerii. Este responsabilitatea utilizatorului să scaneze și să atașeze factura furnizorului pe hârtie la înregistrarea respectivă în Odoo. Odoo Documents vă ajută să automatizați această sarcină.
4. Rezervare și evidență în timp util

   Deoarece majoritatea datelor financiare din Odoo sunt generate de obiectele tranzacționale (de exemplu, factura este înregistrată la confirmare), Odoo asigură păstrarea în timp util a înregistrărilor. Este responsabilitatea utilizatorului să codifice toate facturile primite de la furnizori în timp util, precum și operațiunile diverse.
5. Ordin

   Datele financiare stocate în Odoo sunt, prin definiție, ordonate și pot fi reordonate conform majorității câmpurilor prezente în model. O ordonare specifică nu este impusă de GoBD, dar sistemul trebuie să asigure că o anumită tranzacție financiară poate fi găsită rapid de un expert terț. Odoo asigură aceasta din fabrică.
6. Inalterabilitate

   Cu localizarea germană Odoo, Odoo este configurat în standard astfel încât clauza de inalterabilitate să poată fi respectată fără nicio personalizare suplimentară.

Exportul GoBD

În cazul controlului fiscal, autoritatea fiscală poate solicita trei niveluri de acces la sistemul contabil (Z1, Z2, Z3). Aceste niveluri variază de la accesul direct la interfață până la predarea datelor financiare pe un dispozitiv de stocare.

În cazul transferului datelor financiare către un dispozitiv de stocare, GoBD nu impune formatul. Poate fi, de exemplu, în XLS, CSV, XML, Lotus 123, formatul SAP, formatul AS/400 sau altceva. Odoo suportă exportul CSV și XLS al datelor financiare din fabrică. GoBD recomandă exportul într-un format GoBD specific bazat pe XML (vezi „Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung” §3), dar nu este obligatoriu.

Neconformitatea

În caz de încălcare, vă puteți aștepta la o amendă și la o hotărâre judecătorească care să ceară implementarea unor măsuri specifice.

Punct de vânzare

Sistemul tehnic de securitate

Kassensicherungsverordnung (Legea privind Protecția împotriva Manipulării Înregistrărilor Digitale) necesită ca sistemele electronice de ținere a evidențelor - inclusiv sistemele punct de vânzare - să fie echipate cu un sistem tehnic de securitate (numit și TSS sau TSE).

Odoo oferă un serviciu care este compatibil cu ajutorul fiskaly, o soluție bazată pe cloud.

Important

Deoarece această soluție este bazată pe cloud, este necesară o conexiune la internet funcțională.

Notă

Singurele cote TVA permise sunt date de fiskaly. Puteți verifica aceste cote consultând fiskaly DSFinV-K API: VAT Definition.

Configurare

Instalați modulele Germania - Certificare pentru punctul de vânzare (l10n_de_pos_cert) și Germania - Certificare pentru punctul de vânzare de tip restaurant (l10n_de_pos_res_cert).

Sfat

Dacă aceste module nu sunt listate, actualizați lista de aplicații.

Înregistrarea companiei la autoritatea financiară

Pentru a vă înregistra compania, deschideți aplicația Setări, faceți clic pe Actualizare Informații din secțiunea Companii și completați următoarele câmpuri:

• Numele companiei

• Adresa

• TVA

• St.-Nr. (Steuernummer) acest număr este atribuit de biroul fiscal fiecărei persoane fizice sau juridice impozabile (de ex., 2893081508152).

• W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) acest număr este folosit ca număr de identificare permanent pentru persoanele active economic.

Apoi puteți înregistra compania prin fiskaly deschizând fila Fiskaly și făcând clic pe butonul Înregistrare Fiskaly.

Sfat

Dacă nu vedeți butonul Înregistrare Fiskaly, asigurați-vă că ați salvat detaliile companiei și nu mai sunteți în modul de editare.

Odată ce înregistrarea a fost finalizată, apar câmpuri noi:

• ID Organizație Fiskaly se referă la ID-ul companiei dumneavoastră în partea fiskaly.

• Cheie API Fiskaly și Secret API Fiskaly sunt credențialele pe care sistemul le folosește pentru a accesa serviciile oferite de fiskaly.

Notă

Este posibil să solicitați credențiale noi dacă există vreo problemă cu cele actuale făcând clic pe butonul Chei noi.

Creați un sistem tehnic de securitate și legați-l la un POS

Pentru a folosi un punct de vânzare în Germania, mai întâi creați un TSS mergând la Punct de Vânzare ‣ Configurare ‣ Punct de Vânzare, selectând Punctul de Vânzare de editat, apoi bifând caseta Creare TSS din secțiunea API Fiskaly.

Odată ce crearea TSS este reușită, puteți găsi:

• ID TSS, care se referă la ID-ul TSS-ului dumneavoastră în partea fiskaly, și

• ID Client Fiskaly, care se referă la POS-ul dumneavoastră în partea fiskaly.

Exportul DSFinV-K

De fiecare dată când închideți o sesiune PoS, detaliile comenzilor sunt trimise la serviciul DSFinV-K al fiskaly.

În caz de audit, puteți exporta datele trimise la DSFinV-K mergând la Punct de Vânzare ‣ Comenzi ‣ Exporturi DSFinV-K ‣ Nou.

Aceste câmpuri sunt obligatorii:

• Data și Ora de Start: exportă datele cu date mai mari sau egale cu data de start dată

• Data și Ora de Sfârșit: exportă datele cu date mai mici sau egale cu data de sfârșit dată

Lăsați câmpul Punct de Vânzare gol pentru a exporta datele tuturor punctelor de vânzare; specificați unul dacă doriți să exportați datele doar pentru acest POS specific.

Când un export este declanșat cu succes și este în curs de procesare, câmpul Stare ar trebui să menționeze În așteptare. Faceți clic pe Actualizare Stare pentru a verifica dacă este gata.