Sortare documente AI¶
Automatizarea documentelor AI Odoo permite clasificarea, rutarea și procesarea automată a documentelor folosind inteligența artificială. Reduce gestionarea manuală a documentelor precum facturi, contracte, NDA-uri și dosare de asigurări prin sortarea automată a acestora în foldere, extragerea informațiilor cheie și declanșarea acțiunilor de afaceri.
Această funcționalitate este concepută pentru fluxuri de lucru cu documente de volum mare și repetitive, unde viteza, acuratețea și trasabilitatea sunt esențiale, permițând totuși intervenția umană când este necesar.
Configurare¶
Pentru a utiliza automatizarea documentelor AI, asigurați-vă că sunt îndeplinite următoarele cerințe:
Aplicația Documente este instalată și permisiunile corecte sunt aplicate.
Aplicațiile relevante sunt instalate. Acestea pot include Contabilitate, Achiziții, Vânzări etc. Aplicațiile instalate influențează prompturile care sunt aplicate documentelor.
Notă
Aplicația AI nu trebuie să fie instalată pentru a utiliza automatizarea documentației. Cu toate acestea, tipurile de acțiuni de automatizare AI disponibile depind de celelalte aplicații instalate în baza de date. De exemplu, pentru a crea o factură, aplicația Contabilitate trebuie să fie instalată.
Prezentare generală a aplicației Documente¶
Aplicația Documente funcționează ca un sistem centralizat de gestionare a documentelor, similar cu un drive partajat. Este organizată în următoarele spații de lucru ca minim, deși pot fi create spații de lucru suplimentare:
Toate: afișează toate folderele și fișierele la care utilizatorul are acces.
Companie: conține foldere și fișiere partajate la nivelul companiei. Accesul este determinat de drepturile de acces definite pentru folder și fișier.
Unitatea mea: spațiul personal de lucru al utilizatorului pentru organizarea și accesarea fișierelor și folderelor pe care le deține sau le-a încărcat.
Partajate cu mine: include fișierele care au fost partajate cu utilizatorul, dar nu fac parte din niciun dosar părinte la care acesta are acces.
Documentele urmează de obicei un flux de lucru de la Inbox către dosare structurate, unde sunt aplicate automatizările AI și acțiunile de business.
Prezentare generală a sortării automate AI¶
AI Sortarea automată operează la nivel de dosar. Fiecare dosar din aplicația Documente poate conține propria sa logică de automatizare, permițându-vă să proiectați fluxuri de documente care reflectă procesele interne. În loc să aplicați o singură regulă globală, automatizarea este structurată progresiv: documentele intră într-un dosar, AI le evaluează conform promptului dosarului și apoi efectuează acțiunea corespunzătoare.
Configurarea prompturilor¶
Pentru a configura un prompt pentru un dosar, navigați la și selectați un dosar din arborele din stânga. Apoi, faceți clic pe pictograma Acțiuni din partea de sus a paginii. Utilizați meniul drop-down pentru a selecta Sortare automată AI.
În fereastra pop-up Ce vrei ca AI să facă?, formulați un prompt care explică cum ar trebui interpretate documentele și ce ar trebui să se întâmple în continuare.
Notă
Tastați / pentru a utiliza fie Selector de câmpuri, fie Selector de înregistrări pentru a insera câmpuri sau înregistrări care să îmbunătățească promptul.
Sub prompt, faceți clic pe câmpul Ce acțiuni poate efectua AI? și selectați una sau mai multe acțiuni din meniul drop-down. Acțiunile disponibile vor varia în funcție de aplicațiile instalate.
Pe baza acestor instrucțiuni, AI poate muta documente în alt dosar, adăuga etichete, declanșa activități sau crea înregistrări de business, cum ar fi facturi sau facturi de la furnizori. Acest lucru face din fiecare dosar atât o locație de stocare, cât și un punct de decizie în fluxul de lucru.
La configurarea promptului principal, dosarele pot include instrucțiuni pentru gestionarea excepțiilor sau etapelor de validare înainte ca logica principală să fie executată. De exemplu, un dosar poate verifica mai întâi dacă o valoare necesară există în document înainte de a continua cu automatizarea.
Example
Un utilizator dorește să identifice orice PDF-uri care conțin mai multe pagini și ar trebui să fie împărțite manual. Acesta adaugă următoarele instrucțiuni la începutul promptului de sortare automată din Inbox.
Mai întâi, verificați fișierul pentru a vedea dacă conține un singur document sau dacă mai multe documente sunt colaționare împreună. Pentru aceasta, utilizați acest câmp: Este considerat cu mai multe pagini. Dacă este adevărat, adăugați eticheta "De împărțit" și opriți-vă acolo. În acest fel, vom ști că trebuie mai întâi să îl împărțim manual în fișiere diferite. Dacă este fals, continuați cu procesul normal
Is considered multipage is selected via Field Selector. Under the What actions can the AI take? field, AI: Add Tags is selected.
This action does not perform the document split, but it adds a tag indicating which documents need to be split. Adding this step to the beginning of the prompt ensures it is the AI’s first action.
Vedeți și