Offboarding

Khi nhân viên rời công ty, điều quan trọng là phải có kế hoạch offboarding để đảm bảo tất cả các bước cần thiết được thực hiện, chẳng hạn như trả lại thiết bị, thu hồi quyền truy cập vào hệ thống kinh doanh, điền biểu mẫu HR, phỏng vấn nghỉ việc, v.v. Tùy thuộc vào công ty, có thể có nhiều kế hoạch offboarding khác nhau, được cấu hình cho các phòng ban hoặc bộ phận cụ thể, có các yêu cầu và bước khác với kế hoạch offboarding chính.

Ngoài kế hoạch offboarding, hồ sơ nhân viên phải được cập nhật để phản ánh sự ra đi của họ, ghi lại lý do họ rời đi và đóng mọi hoạt động đang mở liên quan đến nhân viên.

Xem kế hoạch offboarding

Trước khi bắt đầu offboarding, nên kiểm tra kế hoạch offboarding mặc định đi kèm được cấu hình sẵn với ứng dụng Nhân viên. Để xem kế hoạch mặc định hiện tại, điều hướng đến ứng dụng Nhân viên ‣ Cấu hình ‣ Onboarding / Offboarding. Nhấp Offboarding để xem biểu mẫu kế hoạch offboarding chi tiết.

Các bước của kế hoạch offboarding

Kế hoạch Offboarding mặc định tối thiểu, với hai bước mặc định (ba bước nếu ứng dụng Đội xe được cài đặt). Tất cả các bước đều là hoạt động Việc cần làm và được lên lịch cho ngày kế hoạch offboarding được khởi chạy (0 ngày Trước Ngày Kế hoạch). Các bước mặc định là:

• Tổ chức chuyển giao kiến thức trong nhóm: Người quản lý phải đảm bảo tất cả kiến thức mà nhân viên có liên quan đến vị trí công việc của họ được ghi chép lại hoặc chia sẻ với đồng nghiệp để không có khoảng trống kiến thức.

• Thu hồi Đội xe: Quản lý đội xe đảm bảo mọi xe được gán cho nhân viên đều được hủy gán (có sẵn cho nhân viên khác) hoặc tài xế tiếp theo được chỉ định. Bước này chỉ xuất hiện nếu ứng dụng Đội xe được cài đặt.

• Thu hồi tài liệu HR: Quản lý phải thu thập mọi tài liệu và vật liệu mà phòng Nhân sự yêu cầu. Bạn nên kiểm tra với phòng Nhân sự để đảm bảo mọi thứ cần thiết cho bước này đã hoàn tất.

Sửa đổi kế hoạch offboarding

Kế hoạch offboarding mặc định là tối thiểu, để có thể thực hiện các sửa đổi nhằm đáp ứng nhu cầu offboarding của bất kỳ công ty nào. Mỗi công ty có các yêu cầu khác nhau, do đó cần phải thêm các bước cần thiết vào kế hoạch offboarding.

Nếu kế hoạch offboarding là phổ quát, hãy thêm hoặc chỉnh sửa kế hoạch offboarding mặc định. Nếu kế hoạch offboarding cần thiết chỉ dành cho một phòng ban cụ thể, thì nên tạo một kế hoạch mới, dành riêng cho phòng ban đó.

Để chỉnh sửa kế hoạch mặc định, trước tiên điều hướng đến ứng dụng Nhân viên ‣ Cấu hình ‣ Onboarding / Offboarding, sau đó nhấp vào Offboarding.

Để chỉnh sửa một bước, nhấp vào bước đó và cửa sổ bật lên Mở: Hoạt động xuất hiện. Thực hiện bất kỳ sửa đổi mong muốn nào cho bước, sau đó nhấp Lưu để chấp nhận các thay đổi và đóng cửa sổ bật lên.

Để thêm bước mới, nhấp Thêm dòng ở cuối danh sách hoạt động trong thẻ Hoạt động cần tạo, cửa sổ bật lên Tạo hoạt động trống sẽ xuất hiện. Nhập tất cả thông tin vào cửa sổ bật lên, sau đó nhấp Lưu & Đóng nếu không có bước nào khác cần thêm, hoặc nhấp Lưu & Tạo mới nếu cần thêm bước.

Cấu hình tất cả các bước mong muốn cho kế hoạch offboarding.

Tạo kế hoạch offboarding

Đối với một số công ty, các kế hoạch offboarding cụ thể có thể cần thiết cho một số phòng ban. Trong những trường hợp này, một kế hoạch offboarding riêng cho phòng ban có thể cần được tạo.

Để tạo kế hoạch onboarding mới, điều hướng đến ứng dụng Nhân viên ‣ Cấu hình ‣ Onboarding / Offboarding. Nhấp nút Mới ở góc trên bên trái và biểu mẫu Kế hoạch Nhân viên trống sẽ tải.

Nhập Tên kế hoạch và chọn Phòng ban bằng menu thả xuống. Điều này tạo ra một kế hoạch dành riêng cho phòng ban đó.

Thêm các hoạt động offboarding khác nhau bằng cách nhấp Thêm dòng trong tab Hoạt động cần tạo, và cấu hình từng hoạt động.

Nhập thông tin sau đây trên biểu mẫu:

• Tên kế hoạch: Tên cụ thể cho kế hoạch.

• Mô hình: Trường này xác định nơi kế hoạch này có thể được sử dụng. Trong trường hợp này, trong ứng dụng Nhân viên. Trường này không thể được sửa đổi.

• Phòng ban: Nếu để trống (cài đặt mặc định), kế hoạch sẽ khả dụng cho tất cả các phòng ban. Để tạo kế hoạch dành riêng cho phòng ban, hãy chọn một phòng ban bằng menu thả xuống.

Tiếp theo, thêm các bước khác nhau cho kế hoạch bằng cách nhấp Thêm dòng ở cuối danh sách các hoạt động trong tab Hoạt động cần tạo, và một cửa sổ bật lên Tạo hoạt động trống sẽ xuất hiện.

Nhập thông tin sau vào cửa sổ bật lên:

• Loại hoạt động: Sử dụng menu thả xuống, chọn hoạt động cụ thể cần lên lịch. Các tùy chọn mặc định là Việc cần làm, Email, Cuộc gọi, Cuộc họp, Tài liệu, hoặc Chứng chỉ. Nếu ứng dụng Sign được cài đặt, tùy chọn Chữ ký sẽ khả dụng.

• Tóm tắt: Nhập mô tả ngắn gọn cho bước.

• Phân công: Sử dụng menu thả xuống, chọn người được chỉ định thực hiện hoạt động. Các tùy chọn mặc định là: Hỏi khi khởi chạy, Người dùng mặc định, Huấn luyện viên, Quản lý, và Nhân viên. Nếu ứng dụng Đội xe được cài đặt, tùy chọn Quản lý đội xe sẽ khả dụng.

  Ghi chú

  Lựa chọn cho vai trò Phân công liên quan đến nhân viên. Nếu Huấn luyện viên được chọn, huấn luyện viên của nhân viên sẽ được chỉ định cho hoạt động.

  Nếu Người dùng mặc định được chọn, trường Phân công cho sẽ xuất hiện. Sử dụng menu thả xuống, chọn người dùng sẽ luôn được chỉ định hoạt động này.

• Khoảng thời gian: Cấu hình các trường trong dòng này để xác định ngày đến hạn của hoạt động. Nhập một số vào trường đầu tiên, sau đó, sử dụng menu thả xuống trong hai trường tiếp theo, cấu hình khi nào ngày đến hạn sẽ được tạo; (#) của ngày, tuần, hoặc tháng, Trước ngày kế hoạch hoặc Sau ngày kế hoạch.

Khi biểu mẫu Tạo hoạt động được hoàn thành, nhấp Lưu & Đóng nếu không có bước nào khác cần thêm, hoặc nhấp Lưu & Tạo mới để thêm nhiều bước hơn nếu cần.

Example

Một công ty chuyên về chương trình nghệ thuật sau giờ học có hai kế hoạch offboarding riêng biệt, một cho giáo viên làm việc ngoài thực địa và một cho nhân viên văn phòng.

Kế hoạch offboarding cho giáo viên được thiết lập cho phòng ban Giáo viên Chương trình Nghệ thuật và bao gồm các nhiệm vụ chuyên biệt liên quan đến những công việc đó. Những nhiệm vụ này bao gồm đảm bảo tất cả đồ dùng nghệ thuật được lập danh mục và trả lại, tất cả biểu mẫu phản hồi của học sinh được nộp và tất cả thẻ truy cập và chìa khóa của các địa điểm khác nhau được hoàn trả.

Khởi chạy kế hoạch offboarding

Sau khi nhân viên đã thông báo nghỉ việc (thường là hai tuần) hoặc khi công ty đã quyết định chấm dứt quan hệ làm việc với nhân viên, kế hoạch offboarding nên được khởi động. Điều hướng đến ứng dụng Nhân viên và nhấp vào hồ sơ nhân viên sắp nghỉ việc. Nhấp nút Khởi động kế hoạch, và cửa sổ bật lên Khởi động kế hoạch trống sẽ tải lên.

Đầu màn hình hiển thị một nút cho mỗi kế hoạch khả dụng, cũng như một nút cho các hoạt động khả dụng khác nhau. Nhấp vào kế hoạch offboarding mong muốn để chọn nó. Sau đó, sử dụng bộ chọn lịch, đặt ngày trong trường Ngày đến hạn. Đây thường là ngày làm việc cuối cùng của nhân viên, nhưng bất kỳ ngày nào cũng có thể được chọn.

Phần Tóm tắt kế hoạch của cửa sổ bật lên Khởi động kế hoạch hiển thị tất cả các bước trong kế hoạch đã chọn, cùng với biểu tượng người dùng cho người được gán cho mỗi hoạt động.

Nhấp nút Lên lịch, và Odoo sẽ lên lịch mọi thứ trong kế hoạch, theo ngày đến hạn tương ứng của chúng.

Lưu trữ một nhân viên

Trong Odoo, khi nhân viên rời công ty, họ phải được lưu trữ. Bước này nên được thực hiện sau khi nhân viên đã hoàn tất quá trình offboarding. Để lưu trữ nhân viên, trước tiên hãy điều hướng đến ứng dụng Nhân viên. Từ đây, xác định vị trí nhân viên đang rời công ty và nhấp vào thẻ nhân viên của họ.

Biểu mẫu nhân viên tải lên, hiển thị tất cả thông tin của họ. Nhấp vào biểu tượng (bánh răng) ở góc trên bên trái, và một menu thả xuống sẽ xuất hiện. Nhấp Lưu trữ, và cửa sổ bật lên Chấm dứt hợp đồng nhân viên sẽ xuất hiện.

Điền các trường sau vào biểu mẫu:

• Nhân viên: Nhân viên đã chọn sẽ tự động điền vào trường này theo mặc định. Nhiều nhân viên có thể được lưu trữ cùng lúc bằng cách thêm các nhân viên bổ sung cần lưu trữ vào trường này.

• Lý do Nghỉ việc: Chọn lý do nhân viên rời đi từ menu thả xuống. Các tùy chọn mặc định là:

  • Bị Sa thải: Chọn tùy chọn này khi nhân viên bị cho thôi việc và công ty đã thông báo.

  • Từ chức: Chọn tùy chọn này khi nhân viên không còn mong muốn làm việc và nhân viên đã thông báo.

  • Nghỉ hưu: Chọn tùy chọn này khi nhân viên nghỉ hưu.

  Ghi chú

  Nếu cần lý do nghỉ việc mới, có thể tạo một lý do mới. Đóng cửa sổ bật lên Chấm dứt hợp đồng nhân viên, và điều hướng đến ứng dụng Nhân viên ‣ Cấu hình ‣ Lý do nghỉ việc. Nhấp nút Tạo mới, và một dòng trống sẽ xuất hiện ở cuối danh sách. Nhập lý do mới, và nhấp Lưu.

• Ngày Kết thúc Hợp đồng: Sử dụng công cụ chọn lịch, chọn ngày làm việc cuối cùng của nhân viên tại công ty.

• Lý do Chi tiết: Nhập mô tả ngắn gọn về việc nhân viên rời đi trong trường này.

• Đóng hoạt động: Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi loại hoạt động để đóng hoặc xóa bất kỳ hoạt động mở nào liên quan đến nó. Khuyến nghị nhấp vào tất cả các hộp kiểm có thể áp dụng. Các tùy chọn khả dụng là:

  • Hợp đồng: Áp dụng ngày kết thúc cho hợp đồng hiện tại.

  • Xe công ty: Loại bỏ nhân viên khỏi vị trí lái xe công ty hiện tại của họ, và chỉ định người lái tiếp theo, nếu có.

  • Thiết bị: Hủy gán nhân viên khỏi bất kỳ thiết bị nào đã được gán.

  • Đánh giá: Hủy tất cả các đánh giá được lên lịch sau ngày kết thúc hợp đồng.

Khi hoàn tất biểu mẫu, nhấp Áp dụng. Hồ sơ nhân viên được lưu trữ và biểu ngữ màu đỏ Đã lưu trữ xuất hiện ở góc trên bên phải của biểu mẫu nhân viên. Nhật ký trò chuyện ghi lại các thông tin chi tiết, bao gồm Ngày nghỉ việc, Lý do nghỉ việc, Ngày kết thúc hợp đồng, ngày của các mục nhập công việc cuối cùng và phiên bản nhân viên đã được lưu trữ.

Ghi chú

Nếu có bất kỳ vấn đề nào ngăn Odoo lưu trữ nhân viên, các lý do chi tiết sẽ xuất hiện trong hộp cảnh báo màu đỏ trong cửa sổ bật lên Chấm dứt hợp đồng nhân viên. Cảnh báo nêu rõ Kế hoạch "(Tên kế hoạch)" không thể khởi chạy, sau đó liệt kê các bước khác nhau phải thực hiện trước khi lưu trữ nhân viên.