Documenten¶
met *Odoo Documenten* kun je bestanden opslaan, bekijken en beheren in Odoo.
Mappen en documenten zijn georganiseerd in secties die toegankelijk zijn vanaf de boomstructuur aan de linkerkant. De volgende secties zijn beschikbaar:
Alle: geeft alle mappen en bestanden weer waartoe de gebruiker toegang heeft.
Bedrijf: bevat mappen en bestanden die binnen het bedrijf worden gedeeld. De toegang wordt bepaald door de toegangsrechten die zijn gedefinieerd voor de map en het bestand.
Mijn map: de persoonlijke werkruimte van de gebruiker voor het organiseren en openen van bestanden en mappen die hij bezit of heeft geüpload.
Gedeeld met mij: bevat bestanden die met de gebruiker zijn gedeeld, maar die geen deel uitmaken van een bovenliggende map waartoe ze toegang hebben.
Recent: toont recent gewijzigde bestanden die de gebruiker mag bekijken of bewerken.
Prullenbak: bewaart verwijderde bestanden en mappen.
Klik op een sectie in de boomstructuur om de inhoud te bekijken. Selecteer een map om deze te openen, te beheren en de bestanden te openen.
Klik op een bestand om het te openen en beschikbare acties uit te voeren. Druk op Esc of klik op het (sluiten) icoon om het bestand te sluiten. Je kunt ook een bestand of map slepen en neerzetten om het naar een andere map of sectie te verplaatsen.
Tip
Gebruik de zoekbalk om snel specifieke items te vinden.
De chatter houdt wijzigingen aan mappen en bestanden bij en maakt communicatie met interne gebruikers en externe contacten mogelijk. Open het Details-paneel om het te openen.
Configuratie¶
Verwijdertermijn¶
Standaard blijven items die naar de prullenbak zijn verplaatst 30 dagen bewaard voordat ze permanent worden verwijderd. Ga naar en bewerk het veld Verwijderingswachttijd (dagen) om deze wachttijd aan te passen.
Bestandscentralisatie¶
Bestandscentralisatie maakt het mogelijk om automatisch alle bestanden die aan een specifieke app zijn gekoppeld te organiseren in speciale mappen. Het is standaard ingeschakeld voor elke app bij installatie. Om bestandscentralisatie uit te schakelen, de standaardmap te wijzigen of de labels te configureren die aan de app-specifieke bestanden worden toegevoegd, ga je naar en bewerk je de relevante instelling onder de sectie Bestandscentralisatie.
Tip
Bestandscentralisatie kan niet worden uitgeschakeld voor Boekhouding-documenten. Er wordt automatisch een submap gemaakt voor elk dagboektype (bv. Verkoop, Inkoop, Bank, etc.), en de dagboeknaam wordt als label toegevoegd aan elk document. Klik op Dagboeken om de lijst met te synchroniseren dagboeken te bewerken en hun bijbehorende mappen en labels te definiëren.
Voor Human Resources-bestanden wordt automatisch een submap gemaakt voor elke werknemer, en worden specifieke labels toegevoegd aan de bestanden op basis van het documenttype (bv. Contracten, loonstroken, etc.). Je kunt ook automatisch extra Werknemerssubmappen aanmaken door de gewenste mapnamen in te voeren, gescheiden door komma’s.
Notitie
Het wijzigen van de map of labels heeft alleen invloed op nieuwe bestanden; bestaande bestanden blijven ongewijzigd.
Wanneer bestandscentralisatie is ingeschakeld voor een app, worden bij het verwijderen van een record in die app de bijlagen naar de prullenbak in de Documenten-app verplaatst.
Mappen¶
Je kunt bestanden organiseren in mappen die beschikbaar zijn in de secties Bedrijf of Mijn schijf.
Selecteer de gewenste sectie in de boomstructuur, klik op Nieuw en selecteer Map om een map te maken. Voer in het pop-upvenster de Naam van de map in en klik op Opslaan. Selecteer eerst de bovenliggende map en volg vervolgens dezelfde stappen om een submap te maken.
Notitie
Sommige mappen en submappen worden automatisch aangemaakt op basis van de instellingen voor bestandscentralisatie.
Selecteer een map of submap en klik op het (Acties) icoon boven de boomstructuur om deze te beheren. De volgende opties zijn beschikbaar in het menu:
Downloaden: download de map als een .zip-bestand, inclusief de bestanden en submappen.
Hernoemen: wijzig de naam van de map.
Ster toevoegen: markeer een map als favoriet voor snellere toegang. Deze instelling is gebruikersspecifiek en heeft geen invloed op de werkruimtes van andere gebruikers. Je kunt vervolgens het filter Favorieten gebruiken om snel naar je favoriete mappen te navigeren.
Info & Labels: bekijk de details en chatter van de map.
Naar prullenbak verplaatsen: verplaats de map en de inhoud naar de prullenbak.
Acties bij selectie: definieer de serveracties die beschikbaar zijn (als knoppen) voor de bestanden in de map. Klik op een actie om deze toe te voegen of te verwijderen. Klik op Aangepaste actie toevoegen om een nieuwe te maken.
Automatisering: maak automatiseringsregels.
AI Auto-sorteren: Gebruik Odoo AI om automatisch de bestanden in de map te organiseren en acties te activeren op basis van de opgegeven AI-prompt. Voeg de bijbehorende acties voor je prompt toe in het onderste gedeelte van de popup. Voor deze optie moet de Odoo AI-app zijn geïnstalleerd.
Tip
Schakel over naar de lijstweergave om:
meerdere mappen tegelijk te beheren.
Exporteer of Invoegen in spreadsheet één of meerdere mappen.
snel acties uit te voeren zoals Delen, Downloaden, Hernoemen, etc. Beweeg over een mapregel en klik op het bijbehorende icoon aan het einde van de regel om de gewenste actie uit te voeren.
Bestanden¶
Selecteer de gewenste map in de boom, klik op Nieuw en selecteer Uploaden om een bestand te uploaden.
Tip
Op Odoo Online databases mag elk geüpload bestand niet groter zijn dan 64MB.
Je kunt ook een bestand van je computer naar de gewenste map binnen de Documenten-app slepen en neerzetten.
URL-links¶
Klik op Nieuw en selecteer Link om een link naar een URL (bv. een video) toe te voegen en deze toegankelijk te maken vanuit een map. Voer de URL in, voeg een Naam toe en selecteer de juiste Map.
Spreadsheets¶
Klik op Nieuw en selecteer Spreadsheet om een spreadsheet te maken.
Zie ook
Bestanden beheren¶
Verschillende knoppen zijn beschikbaar in de bovenbalk bij het openen van een bestand:
het Acties-menu, dat de hieronder beschreven opties bevat
Delen: om het bestand te delen en de toegangsrechten te beheren
Downloaden
De volgende opties zijn beschikbaar in het Acties-menu:
Dupliceren: Maak een kopie van het bestand. Selecteer of maak in de popup de doelmap en klik vervolgens op Dupliceren in naam van doelmap.
Naar prullenbak verplaatsen: Verplaats het bestand naar de prullenbak.
Hernoemen
Info & labels: Bekijk de details en chatter van het bestand.
Verplaatsen: Verplaats het bestand naar een andere map. Selecteer of maak in de popup de doelmap en klik vervolgens op Verplaatsen naar naam van doelmap.
Snelkoppeling aanmaken: Een snelkoppeling is een verwijzing naar een bestand, waardoor toegang mogelijk is vanuit meerdere mappen zonder het bestand te dupliceren. Selecteer of maak in de popup de doelmap en klik vervolgens op Snelkoppeling aanmaken in naam van doelmap.
Versies beheren: Bekijk alle versies van het bestand in uploadvolgorde, download een specifieke versie of upload indien nodig een nieuwe.
Vergrendelen: Bescherm het bestand tegen wijzigingen.
Links kopiëren: Kopieer de URL van het bestand om te delen. Toegang wordt geregeld op basis van de toegangsrechten van het bestand.
Pdf splitsen: Split een pdf-bestand.
Tip
Gebruik mapspecifieke e-mailaliassen om bestanden die naar de alias worden verzonden automatisch in de bijbehorende map op te slaan.
Schakel over naar de lijstweergave om:
meerdere bestanden tegelijk beheren.
Exporteer of Invoegen in spreadsheet een of meerdere bestanden.
snel acties uitvoeren zoals Delen, Downloaden, Hernoemen, enz. Zweef over een bestandsregel en klik op het overeenkomstige icoon aan het einde van de regel om de gewenste actie uit te voeren.
Pdf’s splitsen en samenvoegen¶
Om een pdf te verdelen in afzonderlijke pagina’s of groepen pagina’s, open je de pdf, klik je op de Acties-knop en selecteer je Pdf splitsen. Klik op het (schaar) icoon tussen pagina’s om indien nodig een splitsing te verwijderen, en klik vervolgens op Splitsen om te bevestigen.
Volg deze stappen om pdf-bestanden samen te voegen:
Navigeer naar de map met de bestanden die je wilt samenvoegen.
Houd Ctrl ingedrukt en klik op de relevante bestanden.
Klik op de Acties-knop en selecteer Pdf’s samenvoegen.
Klik indien nodig op Bestand toevoegen om een pdf-bestand van je computer te zoeken en selecteren.
Klik op het (schaar) icoon tussen de bestanden.
Klik op Splitsen om ze samen te voegen.
Notitie
De originele pdf’s worden vervangen door de samengevoegde versie.
Tip
Druk op Shift + S om alle splitsingen tussen pagina’s toe te voegen of te verwijderen.
Om een specifieke pagina te verwijderen, selecteer je de pagina en klik je op Verwijderen.
Bestanden aanvragen¶
Vraag bestanden aan van gebruikers als herinnering om specifieke bestanden te uploaden. Volg hiervoor deze stappen:
Klik op Nieuw en selecteer Verzoek.
Voer een Documentnaam in en selecteer de persoon van wie je het aanvraagt in het veld Verzoeken aan.
Stel indien nodig een Vervaldatum in in, bewerk de Map waar het bestand moet worden toegevoegd, voeg Labels toe en schrijf een Bericht.
Klik op Aanvragen.
Er wordt een placeholder voor het ontbrekende bestand gemaakt in de geselecteerde map. Zodra het bestand beschikbaar is, klik je op de placeholder om het te uploaden.
Tip
Je kunt ook een document aanvragen vanuit de lijst met geplande activiteiten.
Om de lijst met alle aangevraagde bestanden te zien, schakel je over naar de Activiteitenweergave van de Documenten-app en ga je naar de kolom Aangevraagd document. Klik op de datum van een aangevraagd bestand om de details te bekijken. Je kunt vervolgens:
Upload een bestand met de knop (uploaden);
Bewerk de activiteit met de knop (bewerken);
Annuleer de activiteit met de knop (annuleren);
Verstuur een herinneringsmail. Klik op Voorbeeld om indien nodig de inhoud van de herinneringsmail te bekijken, en klik vervolgens op Nu verzenden.
Om een herinneringsmail te verzenden voor alle aangevraagde bestanden, klik je op het icoon (beletselteken) in de kolom Aangevraagd document en selecteer je Documentaanvraag: Herinnering.
Detailspaneel¶
Om de informatie en labels van een map of bestand te bekijken, selecteer je de map of het bestand, klik je vervolgens op het icoon (voor mappen) of de knop Acties (voor bestanden) en selecteer je Info & Labels.
Tip
Voor mappen kun je ook op de knop (Info & Labels) rechtsboven naast de weergave-iconen klikken.
Het detailspaneel biedt de volgende mogelijkheden:
Wijzig de map van het bestand of de naam van de map.
Bekijk de grootte van het bestand of de map en het aantal items in de map.
Wijzig de eigenaar en het contact van het bestand of de map. Standaard wordt de persoon die een bestand of map aanmaakt als eigenaar ingesteld en krijgt deze volledige toegangsrechten. Om dit te wijzigen, selecteer je de gewenste gebruiker uit de vervolgkeuzelijst. Het contact is een persoon die alleen Viewer toegangsrechten heeft tot het bestand of de map, bv. een bestaande leverancier in de database.
Open de chatter.
Om het detailspaneel te sluiten, klik je op de knop (verwijderen) rechtsboven.
Notitie
Om een bestand vanuit hun gebruikersprofiel te bekijken, moet een gebruiker als contact zijn ingesteld en minimaal Viewer toegang hebben.
E-mail aliassen¶
Je kunt een e-mailalias gebruiken om bestanden die naar de e-mailalias worden verzonden automatisch op te slaan in een specifieke map. Volg deze stappen om een e-mailalias in te stellen voor een map:
Zorg ervoor dat een aangepast aliasdomein is geconfigureerd in de Algemene instellingen.
Selecteer de map waar bestanden moeten worden opgeslagen.
Klik op het (Info & labels) in de rechterbovenhoek naast de weergave-iconen.
Voer in het detailpaneel de gewenste e-mailalias in.
Geef optioneel een activiteitstype en toegewezene op om een activiteit te maken wanneer een bestand via de alias wordt ontvangen.
Selecteer optioneel de labels die automatisch moeten worden toegepast op de bestanden die via de alias worden gemaakt.
Notitie
E-mails die zonder bijlagen naar het alias worden gestuurd, worden geconverteerd naar bestanden, waarbij het e-mailonderwerp als bestandsnaam wordt gebruikt.
Zie ook
Gekoppelde records¶
Selecteer het juiste model uit het Gekoppeld aan vervolgkeuzemenu (herkenbaar aan de placeholder Geen gekoppeld model) om het bestand aan een specifiek record te koppelen, en selecteer vervolgens het gewenste record.
Notitie
Als bestandscentralisatie is ingeschakeld voor een specifieke app, wordt bij het toevoegen van een bestand aan de Documenten-app door een bijlage te uploaden automatisch het bijbehorende record toegevoegd in het veld Gekoppeld aan van het bestand.
Delen en toegangsrechten¶
Notitie
Je kunt alleen mappen en bestanden delen en hun toegangsrechten bewerken als je bewerkingsrechten hebt.
Toegangsrechten kunnen worden ingesteld op:
mappen: selecteer de map, klik op het (tandwiel) icoon en selecteer Delen.
bestanden: open het bestand en klik op Delen in de bovenbalk.
Tip
Schakel over naar de lijstweergave om de toegangsrechten van meerdere bestanden of mappen tegelijk te delen of te beheren.
Volg deze stappen om specifieke gebruikers of contacten toegang te verlenen:
Selecteer in het (Mensen uitnodigen) veld de gebruikers of contacten waaraan je toegang wilt verlenen uit het dropdownmenu of voer hun e-mailadres in.
Notitie
Toegang via link moet eerst ingeschakeld worden voordat externe contacten toegang krijgen.
Stel het Rol veld in op Kijker of Bewerker.
Zet indien gewenst de Notificeren schakelaar uit om te voorkomen dat er een notificatie-e-mail wordt verstuurd.
Klik op Delen om toegang te verlenen (met of zonder notificatie) of Links kopiëren om de deellink naar het klembord te kopiëren.
Tip
Beweeg de muis over het relevante contact en klik op de (verwijderen) of (agenda) knop om respectievelijk een toestemming te verwijderen of er een vervaldatum voor in te stellen.
Selecteer om Algemene toegang te configureren voor Interne gebruikers of Toegang via link, Kijker, Bewerker of Geen (om de toegang volledig te beperken). Voor Toegang via link kun je ook aangeven of de map of het bestand Vindbaar moet zijn (d.w.z. toegankelijk via browsen). Klik op Opslaan om de wijzigingen toe te passen en vervolgens op Links kopiëren om de deellink naar het klembord te kopiëren.
Notitie
Elke map- en bestands-URL bevat de toegangsrechten die eraan zijn toegewezen. Wanneer je een link naar een map deelt, worden ontvangers doorverwezen naar een speciale portal waar ze de bestanden in die map kunnen bekijken, exclusief bestanden met beperkte toegang.
Portaalgebruikers hebben via het klantenportaal toegang tot mappen en bestanden waarvoor ze weergave- of bewerkingsrechten hebben door op de Documenten-kaart te klikken.
Bestanden beheren in verschillende apps¶
Je kunt bestanden opslaan in of bestaande bestanden bijvoegen vanuit de Documenten-app vanuit elk record.
Zweef over een bijlage in de chatter van het record en klik op het (Toevoegen aan Documenten) icoon om een bijlage op te slaan in de Documenten-app.
Klik op het Toevoegen vanuit Documenten icoon, selecteer het gewenste bestand en klik op Toevoegen vanuit Documenten om het ruwe bestand toe te voegen, of Link(s) plakken om een link naar het bestand in te voegen (en de toegangsrechten van het document te behouden) om een bestand aan een record vanuit de chatter van het record bij te voegen.
Typ
/file, selecteer het gewenste bestand en klik op Toevoegen vanuit Documenten om het ruwe bestand toe te voegen, of Link(s) plakken om een link naar het bestand in te voegen (en de toegangsrechten van het document te behouden) om een bestand vanuit Documenten in te voegen in de Odoo rich-text editor.
Bestandsdigitalisering met AI¶
Bestanden die beschikbaar zijn in de map Finance kunnen worden gedigitaliseerd. Selecteer het bestand, klik op Leveranciersfactuur aanmaken, Verkoopfactuur aanmaken of Creditfactuur aanmaken, en klik vervolgens op Verzenden voor digitalisering.