Documentos¶
O Odoo Documentos permite que você armazene, visualize e gerencie arquivos no Odoo.
Pastas e documentos são organizados em seções acessíveis a partir da árvore à esquerda. As seguintes seções estão disponíveis:
Todos: exibe todas as pastas e arquivos aos quais o usuário tem acesso.
Empresa: contém pastas e arquivos compartilhados em toda a empresa. O acesso é determinado pelos direitos de acesso definidos para a pasta e arquivo.
Meu Drive: o espaço de trabalho pessoal do usuário para organizar e acessar arquivos e pastas que ele possui ou carregou.
Compartilhado comigo: inclui arquivos que foram compartilhados com o usuário, mas não fazem parte de nenhuma pasta principal à qual ele tenha acesso.
Recente: mostra arquivos modificados recentemente que o usuário tem permissão para visualizar ou editar.
Lixeira: armazena arquivos e pastas excluídos.
Clique em uma seção na árvore para visualizar seu conteúdo. Selecione uma pasta para abri-la, gerenciá-la e acessar seus arquivos.
Clique em um arquivo para abri-lo e executar as ações disponíveis. Para fechar o arquivo, pressione Esc ou clique no ícone (fechar). Você também pode arrastar e soltar um arquivo ou pasta para movê-lo para outra pasta ou seção.
Dica
Use a barra de pesquisa para encontrar rapidamente itens específicos.
O chatter rastreia alterações em pastas e arquivos e permite a comunicação com usuários internos e contatos externos. Abra o painel Detalhes para acessá-lo.
Veja também
Configuração¶
Atraso de exclusão¶
Por padrão, os itens movidos para a lixeira permanecem lá por 30 dias antes de serem excluídos permanentemente. Para ajustar este atraso, vá para e edite o campo Atraso de exclusão (dias).
Centralização de arquivos¶
A centralização de arquivos permite organizar automaticamente todos os arquivos associados a um aplicativo específico em pastas dedicadas. Ela é habilitada por padrão para cada aplicativo após a instalação. Para desabilitar a centralização de arquivos, modificar a pasta padrão ou configurar as etiquetas a serem adicionadas aos arquivos específicos do aplicativo, vá para e edite a configuração relevante na seção Centralização de Arquivos.
Dica
A centralização de arquivos não pode ser desabilitada para documentos do Financeiro. Uma subpasta é criada automaticamente para cada tipo de diário (por exemplo, Vendas, Compras, Banco, etc.), e o nome do diário é adicionado como uma etiqueta em cada documento. Clique em Diários para editar a lista de diários a serem sincronizados e definir suas pastas e etiquetas correspondentes.
Para arquivos de Recursos Humanos, uma subpasta é criada automaticamente para cada funcionário, e etiquetas específicas são adicionadas aos arquivos com base no tipo de documento (por exemplo, Contratos, Holerites, etc.). Você também pode criar Subpastas de Funcionário adicionais automaticamente inserindo os nomes de pasta desejados, separados por vírgulas.
Nota
Alterar a pasta ou as etiquetas afeta apenas novos arquivos; os arquivos existentes permanecem inalterados.
Quando a centralização de arquivos está habilitada para um aplicativo, excluir um registro nesse aplicativo move seus anexos para a lixeira no aplicativo Documentos.
Pastas¶
Você pode organizar arquivos em pastas disponíveis nas seções Empresa ou Meu Drive.
Para criar uma pasta, selecione a seção desejada na árvore, clique em Novo e selecione Pasta. No pop-up, insira o Nome da pasta e clique em Salvar. Para criar uma subpasta, selecione primeiro a pasta pai e siga os mesmos passos.
Nota
Algumas pastas e subpastas são criadas automaticamente com base nas configurações de centralização de arquivos.
Para gerenciar uma pasta ou subpasta, selecione-a e clique no ícone (Ações) acima da árvore. As seguintes opções estão disponíveis no menu:
Baixar: Baixe a pasta como um arquivo .zip, incluindo seus arquivos e subpastas.
Renomear: Modifique o nome da pasta.
Compartilhar: Compartilhe a pasta e gerencie seus direitos de acesso.
Adicionar estrela: Marque uma pasta como favorita para acesso mais rápido. Esta configuração é específica do usuário e não afeta os espaços de trabalho de outros usuários. Você pode usar o filtro Favoritos para navegar rapidamente até suas pastas favoritas.
Informações e Tags: Visualize os detalhes da pasta e o chat.
Mover para a lixeira: Mova a pasta e seu conteúdo para a lixeira.
Ações ao Selecionar: Defina as ações do servidor que estão disponíveis (como botões) para os arquivos na pasta. Clique em uma ação para adicioná-la ou removê-la. Clique em Adicionar Ação Personalizada para criar uma nova.
Automatizações: Crie regras de automação.
Importante
A configuração de regras de automação requer a ativação do Estúdio, o que pode impactar seu plano de preços.
Organização Automática por IA: Use a IA do Odoo para organizar automaticamente os arquivos na pasta e acionar ações com base no prompt de IA fornecido. Adicione as ações correspondentes para seu prompt na seção inferior do pop-up. Esta opção requer que o aplicativo Odoo AI esteja instalado.
Dica
Mude para a visualização em lista para:
gerenciar várias pastas de uma vez.
Exportar ou Inserir em planilha uma ou várias pastas.
executar rapidamente ações como Compartilhar, Baixar, Renomear, etc. Passe o mouse sobre uma linha de pasta e clique no ícone correspondente no final da linha para executar a ação desejada.
Arquivos¶
Para enviar um arquivo, selecione a pasta desejada na árvore, clique em Novo e selecione Enviar.
Dica
Em bancos de dados Odoo Online, cada arquivo enviado não deve exceder 64MB.
Você também pode arrastar e soltar um arquivo do seu computador para a pasta desejada dentro do aplicativo Documentos.
Links de URL¶
Para adicionar um link para uma URL (por exemplo, um vídeo) e torná-lo acessível a partir de uma pasta, clique em Novo e selecione Link. Insira a URL, adicione um Nome e selecione a Pasta apropriada.
Planilhas¶
Para criar uma planilha, clique em Novo e selecione Planilha.
Veja também
Gerenciando arquivos¶
Vários botões estão disponíveis na barra superior ao abrir um arquivo:
o menu Ações, que inclui as opções descritas abaixo
Compartilhar: para compartilhar o arquivo e gerenciar seus direitos de acesso
Baixar
quaisquer botões definidos para a pasta
As seguintes opções estão disponíveis no menu Ações:
Duplicar: Crie uma cópia do arquivo. No pop-up, selecione ou crie a pasta de destino e clique em Duplicar em nome da pasta de destino.
Mover para a Lixeira: Move o arquivo para a lixeira.
Renomear
Informações e etiquetas: Visualize os detalhes e o chat do arquivo.
Mover: Mova o arquivo para outra pasta. No pop-up, selecione ou crie a pasta de destino e clique em Mover para nome da pasta de destino.
Criar atalho: Um atalho é um apontador para um arquivo, permitindo acesso a partir de várias pastas sem duplicar o arquivo. No pop-up, selecione ou crie a pasta de destino e clique em Criar um atalho em nome da pasta de destino.
Gerenciar versões: Visualize todas as versões do arquivo na ordem de envio, baixe uma versão específica ou envie uma nova conforme necessário.
Bloquear: Protege o arquivo contra quaisquer modificações.
Copiar Links: Copia a URL do arquivo para compartilhamento. O acesso é controlado com base nos direitos de acesso do arquivo.
Dividir PDF: Dividir um arquivo PDF.
Dica
Você pode usar aliases de e-mail específicos de pasta para salvar automaticamente os arquivos enviados para o alias na pasta correspondente.
Mude para a visualização em lista para:
gerenciar vários arquivos de uma vez.
Exportar ou Inserir em planilha um ou vários arquivos.
executar rapidamente ações como Compartilhar, Baixar, Renomear, etc. Passe o mouse sobre uma linha de arquivo e clique no ícone correspondente no final da linha para executar a ação desejada.
Dividindo e mesclando PDFs¶
Para dividir um PDF em páginas individuais ou grupos de páginas, abra o PDF, clique no botão Ações e selecione Dividir PDF. Clique no ícone (tesoura) entre as páginas para remover uma divisão, se necessário, e clique em Dividir para confirmar.
Para mesclar arquivos PDF, siga estas etapas:
Navegue até a pasta que contém os arquivos que você deseja mesclar.
Mantenha pressionado Ctrl e clique nos arquivos relevantes.
Clique no botão Ações e selecione Mesclar PDFs.
Se necessário, clique em Adicionar arquivo para procurar e selecionar um arquivo PDF do seu computador.
Clique no ícone (tesoura) entre os arquivos.
Clique em Dividir para mesclá-los.
Nota
Os PDFs originais são substituídos pela versão mesclada.
Dica
Pressione Shift + S para adicionar ou remover todas as divisões entre as páginas.
Para excluir uma página específica, selecione a página e clique em Excluir.
Solicitando arquivos¶
Solicite arquivos de usuários como um lembrete para que eles enviem arquivos específicos. Para fazer isso, siga estas etapas:
Clique em Novo e selecione Solicitar.
Insira um Nome do Documento e selecione a pessoa para quem você está solicitando no campo Solicitar Para.
Se necessário, defina uma Data de vencimento em, edite a Pasta onde o arquivo deve ser adicionado, adicione Etiquetas e escreva uma Mensagem.
Clique em Solicitar.
Um espaço reservado para o arquivo ausente é criado na pasta selecionada. Quando o arquivo estiver disponível, clique no espaço reservado para carregá-lo.
Dica
Você também pode solicitar um documento a partir da lista de atividades agendadas.
Para ver a lista de todos os arquivos solicitados, alterne para a visualização de Atividade do aplicativo Documentos e vá para a coluna Documento solicitado. Clique na data de um arquivo solicitado para ver seus detalhes. Você pode então:
Carregar um arquivo usando o botão (carregar);
Editar a atividade usando o botão (editar);
Cancelar a atividade usando o botão (cancelar);
Enviar um e-mail de lembrete. Clique em Visualizar para visualizar o conteúdo do e-mail de lembrete, se necessário, e depois em Enviar agora.
Para enviar um e-mail de lembrete para todos os arquivos solicitados, clique no ícone (reticências) na coluna Documento solicitado e selecione Solicitação de documento: Lembrete.
Painel de detalhes¶
Para ver as informações e etiquetas de uma pasta ou arquivo, selecione a pasta ou arquivo, depois clique no ícone (para pastas) ou no botão Ações (para arquivos) e selecione Informações e etiquetas.
Dica
Como alternativa, para pastas, você também pode clicar no botão (Informações e etiquetas) no canto superior direito, ao lado dos ícones de visualização.
O painel de detalhes permite o seguinte:
Alterar a pasta do arquivo ou o nome da pasta.
Ver o tamanho do arquivo ou da pasta e a contagem de itens da pasta.
Alterar o proprietário e o contato do arquivo ou da pasta. Por padrão, a pessoa que cria um arquivo ou pasta é definida como seu proprietário e recebe direitos de acesso total a ele. Para alterar, selecione o usuário necessário na lista suspensa. O contato é uma pessoa que tem apenas Visualizador direitos de acesso ao arquivo ou pasta, por exemplo, um fornecedor existente no banco de dados.
Acesse o chatter.
Para fechar o painel de detalhes, clique no botão (remover) no canto superior direito.
Nota
Para visualizar um arquivo a partir de seu perfil de usuário, um usuário deve ser definido como contato e ter pelo menos acesso de Visualizador :ref:` <documents/access-rights>`.
Aliases de e-mail¶
Você pode usar um alias de e-mail para salvar automaticamente arquivos enviados para o alias de e-mail em uma pasta específica. Para configurar um alias de e-mail para uma pasta, siga estas etapas:
Certifique-se de que um domínio de alias personalizado esteja configurado nas Configurações Gerais.
Selecione a pasta onde os arquivos devem ser salvos.
Clique no (Info & Tags) no canto superior direito, ao lado dos ícones de visualização.
No painel de detalhes, insira o alias de e-mail desejado.
Opcionalmente, especifique um Tipo de atividade e responsável para criar uma atividade quando um arquivo for recebido por meio do alias.
Opcionalmente, selecione as Tags para aplicar automaticamente aos arquivos criados por meio do alias.
Nota
E-mails enviados para o alias sem anexos são convertidos em arquivos, usando o assunto do e-mail como nome do arquivo.
Veja também
Registros vinculados¶
Para vincular o arquivo a um registro específico, selecione o modelo apropriado no menu suspenso Vinculado a (identificável por seu placeholder Nenhum modelo vinculado) e, em seguida, selecione o registro desejado.
Nota
Se a centralização de arquivos estiver ativada para um aplicativo específico, adicionar um arquivo ao aplicativo Documentos fazendo upload de um anexo adiciona automaticamente o registro correspondente no campo Vinculado a do arquivo.
Direitos de compartilhamento e acesso¶
Nota
Você só pode compartilhar pastas e arquivos e editar seus direitos de acesso se tiver direitos de edição.
Os direitos de acesso podem ser definidos em:
pastas: Selecione a pasta, clique no ícone (engrenagem) e selecione Compartilhar.
arquivos: Abra o arquivo e clique em Compartilhar na barra superior.
Dica
Alterne para a visualização de lista para compartilhar ou gerenciar os direitos de acesso de vários arquivos ou pastas de uma vez.
Para conceder acesso a usuários ou contatos específicos, siga estas etapas:
No campo (Convidar pessoas), selecione os usuários ou contatos aos quais deseja conceder acesso no menu suspenso ou insira o endereço de e-mail deles.
Nota
Acesso através de link deve ser habilitado primeiro antes de conceder acesso a contatos externos.
Defina o campo Função como Visualizador ou Editor.
Se desejar, desative o botão Notificar para evitar o envio de um e-mail de notificação.
Clique em Compartilhar para conceder acesso (com ou sem notificação) ou Copiar Links para copiar o link de compartilhamento para a área de transferência.
Dica
Para remover uma permissão ou definir uma data de expiração para ela, passe o mouse sobre o contato relevante e clique no botão (remover) ou (calendário), respectivamente.
Para configurar Acesso geral para Usuários internos ou Acesso através de link, selecione Visualizador, Editor ou Nenhum (para restringir completamente o acesso). Para Acesso através de link, você também pode especificar se a pasta ou arquivo deve ser Descobrível (ou seja, acessível através de navegação). Clique em Salvar para aplicar as alterações e, em seguida, Copiar Links para copiar o link de compartilhamento para a área de transferência.
Nota
Cada URL de pasta e arquivo inclui os direitos de acesso atribuídos a ele. Quando você compartilha um link para uma pasta, os destinatários são direcionados para um portal dedicado onde podem visualizar os arquivos dessa pasta, excluindo aqueles com acesso restrito.
Usuários do portal podem acessar pastas e arquivos que têm permissão para visualizar ou editar através do portal do cliente clicando no card Documentos.
Gerenciar arquivos entre aplicativos¶
Você pode salvar arquivos ou anexar arquivos existentes no aplicativo Documentos a partir de qualquer registro.
Para salvar um anexo no aplicativo Documentos, passe o mouse sobre um anexo no chatter do registro e clique no ícone (Adicionar aos Documentos).
Para anexar um arquivo a um registro a partir do chatter do registro, clique no ícone Adicionar dos Documentos, selecione o arquivo desejado e clique em Adicionar dos Documentos para adicionar o arquivo bruto ou Colar Link(s) para inserir um link para o arquivo (e preservar os direitos de acesso do documento).
Para inserir um arquivo dos Documentos no editor de rich-text do Odoo, digite
/file, selecione o arquivo desejado e clique em Adicionar dos Documentos para adicionar o arquivo bruto ou Colar Link(s) para inserir um link para o arquivo (e preservar os direitos de acesso do documento).
Digitalização de arquivos com IA¶
Os arquivos disponíveis na pasta Finanças podem ser digitalizados. Selecione o arquivo, clique em Criar fatura de fornecedor, Criar fatura de cliente, ou Criar nota de credit de cliente, depois clique em Enviar para digitalização.
Veja também
Digitalização de documentos com base em IA