Documentos¶
La aplicación Documentos de Odoo le permite almacenar, visualizar y gestionar archivos dentro de Odoo.
Las carpetas y documentos están organizados en secciones a las que puede acceder desde el tablero en la parte izquierda. Las secciones disponibles son:
Todos: Aquí encontrará todas las carpetas y todos los archivos a los que el usuario tiene acceso.
Compañía: Aquí están las carpetas y los archivos que se comparten para toda la compañía. Puede determinar el acceso en los derechos de acceso para la carpeta y el archivo.
Mi Drive: Este es el espacio de trabajo personal del usuario donde podrá organizar los archivos y las carpetas que le pertenezcan o haya subido.
Compartido conmigo: Aquí se encuentran los archivos que se compartieron con el usuario, pero no pertenecen a ninguna carpeta principal a la que el usuario tenga acceso.
Reciente: Aquí se muestran los archivos que se modificaron recientemente y a los que el usuario tiene permiso de visualización o edición.
Papelera: Aquí se guardan los archivos y las carpetas eliminados.
Haga clic en una sección en la barra lateral para ver su contenido. Seleccione una carpeta para abrirla, gestionarla y acceder a sus archivos.
Haga clic en un archivo para abrirlo y realizar cualquiera de las acciones disponibles. Para cerrar el archivo, presione Esc o haga clic en el icono (cerrar). También puede arrastrar y soltar un archivo o carpeta para moverlo a otra carpeta o sección.
Truco
Utilice la barra de búsqueda para encontrar archivos o carpetas específicas.
The chatter tracks changes to folders and files and allows communication with internal users and external contacts. Open the Details panel to access it.
Ver también
Configuración¶
Plazo de eliminación¶
Por defecto, los elementos que mueva a la papelera se almacenarán ahí durante 30 días antes de que se eliminen de forma permanente. Para ajustar este plazo, vaya a y edite el campo Plazo de eliminación (días).
Centralización de archivos¶
File centralization allows for automatically organizing all files associated with a specific app into dedicated folders. It is enabled by default for each app upon installation. To disable file centralization, modify the default folder, or configure the tags to be added to the app-specific files, go to , and edit the relevant setting under the File Centralization section.
Truco
File centralization cannot be disabled for Accounting documents. A sub-folder is automatically created for each journal type (e.g., Sales, Purchase, Bank, etc.), and the journal name is added as a tag on each document. Click Journals to edit the list of journals to synchronize and define their corresponding folders and tags.
For Human Resources files, a sub-folder is automatically created for each employee, and specific tags are added to the files based on the document type (e.g., Contracts, Payslips, etc.). You can also create additional Employee Subfolders automatically by entering the desired folder names, separated by commas.
Nota
Changing the folder or tags only affects new files; existing files remain unchanged.
When file centralization is enabled for an app, deleting a record in that app moves its attachments to the trash in the Documents app.
Carpetas¶
Puede organizar los archivos en las carpetas disponibles en las secciones Compañía o Mi Drive.
Para crear una carpeta, seleccione la sección que quiera en la barra lateral, haga clic en Nuevo y después en Carpeta. En la ventana emergente ingrese el Nombre de la carpeta y haga clic en Guardar. Para crear una carpeta secundaria, primero seleccione la carpeta principal y después siga el mismo procedimiento.
Nota
Algunas carpetas o carpetas secundarias se crean automáticamente en función de los ajustes de centralización de archivos.
Para gestionar una carpeta o carpeta secundaria, selecciónela y haga clic en el icono (Acciones) en la barra superior. Las opciones disponibles en el menú son:
Descargar: Para descargar la carpeta como un archivo .zip, incluyendo los archivos y carpetas secundarias.
Renombrar: Modifique el nombre de la carpeta.
Añadir estrella: para marcar una carpeta como favorita y poder acceder a ella para acceder más rápido a ella. Esta es una función específica para cada usuario y no afectará el espacio de trabajo del resto de los usuarios. Puede usar el Filtro de favoritos para ubicar sus filtros favoritos con mayor facilidad.
Información y etiquetas: para ver los detalles de la carpeta y el chatter.
Mover a la papelera: para mover la carpeta y sus contenidos a la papelera.
Acciones al seleccionar: para definir qué acciones del servidor estarán disponibles (como botones) para los archivos en la carpeta. Haga clic en una de las acciones para añadirla o eliminarla. Si quiere crear una acción nueva, haga clic en Añadir una acción personalizada.
Automatizaciones: para crear reglas de automatización.
Importante
Setting up automation rules requires activating Studio, which may impact your pricing plan.
AI Auto-sort: Use Odoo AI to automatically organize the files in the folder and trigger actions based on the provided AI prompt. Add the corresponding actions for your prompt in the lower section of the popup. This option requires the Odoo AI app to be installed.
Truco
Switch to the list view to:
manage multiple folders at once.
Export or Insert in spreadsheet one or multiple folders.
quickly execute actions such as Share, Download, Rename, etc. Hover over a folder line and click the corresponding icon at the end of the line to perform the desired action.
Archivos¶
To upload a file, select the desired folder in the tree, click New, and select Upload.
Truco
En las bases de datos de Odoo en línea, cada archivo que suba no puede exceder los 64 MB.
También puede arrastrar y soltar un archivo desde su ordenador hasta una carpeta de la aplicación Documentos.
Enlaces URL¶
Para añadir un enlace a una URL (como un vídeo) y que sea posible acceder a él desde una carpeta, haga clic en Nuevo y seleccione Enlace. Ingrese la URL, añada un Nombre y seleccione la Carpeta apropiada.
Hojas de cálculos¶
Para crear una hoja de cálculo, haga clic en Nuevo y seleccione Hoja de cálculo.
Ver también
Gestionar archivos¶
Hay varios botones disponibles en la barra superior al abrir un archivo:
the Actions menu, which includes the options described below
Descargar
Todos los botones que haya recibido para la carpeta.
The following options are available in the Actions menu:
Duplicate: Create a copy of the file. In the popup, select or create the destination folder, then click Duplicate in destination folder’s name.
Mover a la papelera: Mueva el archivo a la papelera.
Renombrar
Información y etiquetas: Vea los detalles de la carpeta y el chatter.
Move: Move the file to another folder. In the popup, select or create the destination folder, then click Move to destination folder’s name.
Create shortcut: A shortcut is a pointer to a file, allowing access from multiple folders without duplicating the file. In the popup, select or create the destination folder, then click Create a shortcut in destination folder’s name.
Gestionar versiones: Consulte todas las versiones del archivo en el orden en el que se han subido. También es posible descargar una versión específica o subir una nueva si es necesario.
Bloquear: Proteja el archivo contra cualquier modificación.
Copiar enlaces: Copie la URL para compartir. El acceso se controla en función de los derechos de acceso del archivo.
Dividir PDF: Divida un archivo PDF.
Truco
Puede usar un alias de correo que sea específico para cada carpeta. Así podrá guardar los archivos que se envíen a ese correo en la carpeta que seleccione.
Switch to the list view to:
manage multiple files at once.
Export or Insert in spreadsheet one or multiple files.
quickly perform actions such as Share, Download, Rename, etc. Hover over a file line and click the corresponding icon at the end of the line to perform the desired action.
Dividir y fusionar archivos PDF¶
To divide a PDF into individual or groups of pages, open the PDF, click the Actions button, and select Split PDF. Click the (scissors) icon between pages to remove a split if needed, then click Split to confirm.
Para fusionar los archivos PDF, siga los siguientes pasos:
Navigate to the folder containing the files you want to merge.
Hold down Ctrl and click the relevant files.
Click the Actions button and select Merge PDFs.
Si es necesario, haga clic en Añadir archivo para buscar y seleccionar un archivo PDF desde su ordenador.
Haga clic en el icono (tijeras) que aparece entre los archivos.
Haga clic en Dividir para fusionarlos.
Nota
La versión fusionada reemplazará a los archivos PDF originales.
Truco
Presione Shift + S para añadir o eliminar todas las divisiones entre páginas.
Para borrar una página específica, selecciónela y después haga clic en Eliminar.
Solicitar archivos¶
Solicite archivos a otros usuarios para recordarles subir archivos específicos. Para hacerlo, siga los pasos a continuación:
Haga clic en Nuevo y seleccione Solicitar.
Ingrese el Nombre del documento y, en el campo Solicitar a, seleccione a la persona a quien enviará la solicitud.
If needed, set a Due Date In, edit the Folder where the file should be added, add Tags, and write a Message.
Haga clic en Solicitar.
Se crea un marcador de posición para el archivo que falta en la carpeta seleccionada. Una vez que el archivo esté disponible, haga clic en el marcador de posición para subirlo.
Truco
También puede solicitar un documento desde la lista de actividades programadas.
Para ver la lista de todos los archivos solicitados, cambie a la vista de actividad de la aplicación Documentos y vaya a la columna Documento solicitado. Haga clic en la fecha del archivo para ver sus detalles. Desde ahí puede:
Subir un archivo con el botón (Subir).
Editar la actividad con el botón (Editar).
Cancelar la actividad con el botón (Cancelar).
Enviar un recordatorio por correo electrónico. Haga clic en Vista previa para observar una vista previa del contenido del correo electrónico de recordatorio si lo necesita. Por último, haga clic en Enviar ahora.
Para enviar un recordatorio por correo electrónico para todos los archivos solicitados, haga clic en el icono (tres puntos verticales) en la columna Documento solicitado y seleccione Solicitud de documento: recordatorio.
Panel de detalles¶
To view a folder’s or file’s information and tags, select the folder or file, then click the icon (for folders) or Actions button (for files) and select Info & Tags.
Truco
Alternatively, for folders, you can also click the (Info & Tags) button in the upper-right corner next to the view icons.
En el panel de detalles puede:
Cambiar la carpeta del archivo o el nombre de la carpeta.
Ver el tamaño del archivo o la carpeta y cuántos archivos incluye la carpeta.
Change the file’s or folder’s owner and contact. By default, the person who creates a file or folder is set as its owner and granted full access rights to it. To change it, select the required user from the dropdown list. The contact is a person who only has Viewer access rights to the file or folder, e.g., an existing supplier in the database.
Access the chatter.
To close the details panel, click the (remove) button in the upper-right corner.
Nota
To view a file from their user profile, a user must be set as the contact and have at least Viewer access.
Alias de correo electrónico¶
Puede utilizar un alias de correo electrónico para guardar archivos que se envíen a ese alias en una carpeta específica. Para configurar un alias para una carpeta, siga los pasos a continuación:
Make sure a custom alias domain is configured in the General Settings.
Seleccione la carpeta donde quiere guardar los archivos.
Haga clic en (Información y etiquetas) en la esquina superior derecha junto a los iconos de vistas.
In the details panel, enter the desired email alias.
Puede especificar un Tipo de actividad y a la persona asignada para crear una actividad cuando se reciba un archivo a través del alias.
También puede seleccionar las Etiquetas que se aplicarán automáticamente a los archivos que se creen a través del alias.
Nota
Emails sent to the alias without attachments are converted into files, using the email subject as the file name.
Ver también
Linked records¶
To link the file to a specific record, select the appropriate model from the Linked to dropdown menu (identifiable by its placeholder No linked model), then select the desired record.
Nota
If file centralization is enabled for a specific app, adding a file to the Documents app by uploading an attachment automatically adds the corresponding record in the Linked to field of the file.
Sharing and access rights¶
Nota
Solo puede compartir y editar los derechos de acceso de carpetas y archivos si tiene derechos de edición.
Los derechos de acceso se pueden establecer:
Para carpetas: seleccione la carpeta, haga clic en el icono (engranaje) y seleccione Compartir.
Para archivos: abra el archivo y haga clic en Compartir en la barra superior.
Truco
Switch to the list view to share or manage the access rights of multiple filers or folders at once.
To grant access to specific users or contacts, follow these steps:
In the (Invite people) field, select the users or contacts you want to grant access to from the dropdown menu or enter their email address.
Nota
Access through link must be enabled first before granting access to external contacts.
Set the Role field to Viewer or Editor.
If desired, toggle the Notify switch off to avoid sending a notification email.
Click Share to grant access (with or without a notification) or Copy Links to copy the sharing link to the clipboard.
Truco
Para quitar un permiso o configurar una fecha límite para el mismo, pase el cursor por encima del contacto y haga clic en el botón (eliminar) o (calendario) respectivamente.
To configure General access for Internal users or Access through link, select Viewer, Editor, or None (to completely restrict access). For Access through link, you can also specify whether the folder or file should be Discoverable (i.e., accessible through browsing). Click Save to apply the changes, then Copy Links to copy the sharing link to the clipboard.
Nota
Each folder and file URL includes the access rights assigned to it. When you share a link to a folder, recipients are directed to a dedicated portal where they can view the files in that folder, excluding any with restricted access.
Los Usuarios del portal pueden acceder a carpetas y archivos que tengan el permiso de leer o editar a través del portal del cliente al hacer clic en la tarjeta Documentos.
Managing files across apps¶
You can save files to or attach existing files in the Documents app from any record.
To save an attachment to the Documents app, hover over an attachment in the record’s chatter and click the (Add to Documents) icon.
To attach a file to a record from the record’s chatter, click the Add from Documents icon, select the desired file, and click Add from Documents to add the raw file, or Paste Link(s) to insert a link to the file (and preserve the document’s access rights).
To insert a file from Documents into the Odoo rich-text editor, type
/file, then select the desired file, and click Add from Documents to add the raw file, or Paste Link(s) to insert a link to the file (and preserve the document’s access rights).
Digitalización de archivos con IA¶
Puede digitalizar los archivos que se encuentran en el espacio de trabajo de finanzas. Seleccione el archivo, haga clic en Crear factura de proveedor, Crear factura de cliente o Crear una factura rectificativa para el cliente y después haga clic en Digitalizar documento.