Documentos¶
La aplicación Documentos de Odoo le permite almacenar, visualizar y gestionar archivos dentro de Odoo.
Las carpetas y documentos están organizados en secciones a las que puede acceder desde el tablero en la parte izquierda. Las secciones disponibles son:
Todos: Aquí encontrará todas las carpetas y todos los archivos a los que el usuario tiene acceso.
Compañía: Aquí están las carpetas y los archivos que se comparten para toda la compañía. Puede determinar el acceso en los derechos de acceso para la carpeta y el archivo.
Mi Drive: Este es el espacio de trabajo personal del usuario donde podrá organizar los archivos y las carpetas que le pertenezcan o haya subido.
Compartido conmigo: Aquí se encuentran los archivos que se compartieron con el usuario, pero no pertenecen a ninguna carpeta principal a la que el usuario tenga acceso.
Reciente: Aquí se muestran los archivos que se modificaron recientemente y a los que el usuario tiene permiso de visualización o edición.
Papelera: Aquí se guardan los archivos y las carpetas eliminados.
Haga clic en una sección en la barra lateral para ver su contenido. Seleccione una carpeta para abrirla, gestionarla y acceder a sus archivos.
Haga clic en un archivo para abrirlo y realizar cualquiera de las acciones disponibles. Para cerrar el archivo, presione Esc o haga clic en el icono (cerrar). También puede arrastrar y soltar un archivo o carpeta para moverlo a otra carpeta o sección.
Truco
Utilice la barra de búsqueda para encontrar archivos o carpetas específicas.
El chatter realiza un seguimiento de los cambios en carpetas y archivos y permite la comunicación con usuarios internos y contactos externos. Abre el panel de Detalles para acceder a él.
Ver también
Configuración¶
Plazo de eliminación¶
Por defecto, los elementos que mueva a la papelera se almacenarán ahí durante 30 días antes de que se eliminen de forma permanente. Para ajustar este plazo, vaya a y edite el campo Plazo de eliminación (días).
Centralización de archivos¶
La centralización de archivos permite organizar automáticamente todos los archivos asociados con una aplicación específica en carpetas dedicadas. Está habilitada por defecto para cada aplicación al instalarla. Para deshabilitar la centralización de archivos, modificar la carpeta predeterminada o configurar las etiquetas que se añadirán a los archivos específicos de la aplicación, ve a y edita el ajuste relevante en la sección Centralización de archivos.
Truco
La centralización de archivos no se puede deshabilitar para documentos de Contabilidad. Se crea automáticamente una subcarpeta para cada tipo de diario (por ejemplo, Ventas, Compra, Banco, etc.), y el nombre del diario se añade como etiqueta en cada documento. Haz clic en Diarios para editar la lista de diarios a sincronizar y definir sus carpetas y etiquetas correspondientes.
Para archivos de Recursos humanos, se crea automáticamente una subcarpeta para cada empleado, y se añaden etiquetas específicas a los archivos según el tipo de documento (por ejemplo, Contratos, Nóminas, etc.). También puedes crear Subcarpetas de empleado adicionales automáticamente ingresando los nombres de carpeta deseados, separados por comas.
Nota
Cambiar la carpeta o las etiquetas solo afecta a los archivos nuevos; los archivos existentes permanecen sin cambios.
Cuando la centralización de archivos está habilitada para una aplicación, eliminar un registro en esa aplicación mueve sus adjuntos a la papelera en la aplicación Documentos.
Carpetas¶
Puede organizar los archivos en las carpetas disponibles en las secciones Compañía o Mi Drive.
Para crear una carpeta, seleccione la sección que quiera en la barra lateral, haga clic en Nuevo y después en Carpeta. En la ventana emergente ingrese el Nombre de la carpeta y haga clic en Guardar. Para crear una carpeta secundaria, primero seleccione la carpeta principal y después siga el mismo procedimiento.
Nota
Algunas carpetas o carpetas secundarias se crean automáticamente en función de los ajustes de centralización de archivos.
Para gestionar una carpeta o carpeta secundaria, selecciónela y haga clic en el icono (Acciones) en la barra superior. Las opciones disponibles en el menú son:
Descargar: Para descargar la carpeta como un archivo .zip, incluyendo los archivos y carpetas secundarias.
Renombrar: Modifique el nombre de la carpeta.
Compartir: Comparte la carpeta y gestiona sus derechos de acceso.
Añadir estrella: para marcar una carpeta como favorita y poder acceder a ella para acceder más rápido a ella. Esta es una función específica para cada usuario y no afectará el espacio de trabajo del resto de los usuarios. Puede usar el Filtro de favoritos para ubicar sus filtros favoritos con mayor facilidad.
Información y etiquetas: para ver los detalles de la carpeta y el chatter.
Mover a la papelera: para mover la carpeta y sus contenidos a la papelera.
Acciones al seleccionar: para definir qué acciones del servidor estarán disponibles (como botones) para los archivos en la carpeta. Haga clic en una de las acciones para añadirla o eliminarla. Si quiere crear una acción nueva, haga clic en Añadir una acción personalizada.
Automatizaciones: para crear reglas de automatización.
Importante
Configurar reglas de automatización requiere activar Studio, lo que puede afectar tu plan de precios.
Organización automática con IA: usa la IA de Odoo para organizar automáticamente los archivos en la carpeta y activar acciones basadas en la indicación de IA proporcionada. Añade las acciones correspondientes para tu indicación en la sección inferior de la ventana emergente. Esta opción requiere que la aplicación IA de Odoo esté instalada.
Truco
Cambia a la vista de lista para:
gestionar múltiples carpetas a la vez.
Exportar o Insertar en hoja de cálculo una o varias carpetas.
ejecutar rápidamente acciones como Compartir, Descargar, Renombrar, etc. Pasa el cursor sobre una línea de carpeta y haz clic en el icono correspondiente al final de la línea para realizar la acción deseada.
Archivos¶
Para subir un archivo, selecciona la carpeta deseada en el árbol, haz clic en Nuevo y selecciona Subir.
Truco
En las bases de datos de Odoo en línea, cada archivo que suba no puede exceder los 64 MB.
También puede arrastrar y soltar un archivo desde su ordenador hasta una carpeta de la aplicación Documentos.
Enlaces URL¶
Para añadir un enlace a una URL (como un vídeo) y que sea posible acceder a él desde una carpeta, haga clic en Nuevo y seleccione Enlace. Ingrese la URL, añada un Nombre y seleccione la Carpeta apropiada.
Hojas de cálculos¶
Para crear una hoja de cálculo, haga clic en Nuevo y seleccione Hoja de cálculo.
Ver también
Gestionar archivos¶
Hay varios botones disponibles en la barra superior al abrir un archivo:
el menú Acciones, que incluye las opciones descritas a continuación
Compartir: para compartir el archivo y gestionar sus derechos de acceso
Descargar
Todos los botones que haya recibido para la carpeta.
Las siguientes opciones están disponibles en el menú Acciones:
Duplicar: crea una copia del archivo. En la ventana emergente, selecciona o crea la carpeta de destino y luego haz clic en Duplicar en nombre de la carpeta de destino.
Mover a la papelera: Mueva el archivo a la papelera.
Renombrar
Información y etiquetas: Vea los detalles de la carpeta y el chatter.
Mover: mueve el archivo a otra carpeta. En la ventana emergente, selecciona o crea la carpeta de destino y luego haz clic en Mover a nombre de la carpeta de destino.
Crear acceso directo: un acceso directo es un puntero a un archivo, que permite el acceso desde varias carpetas sin duplicar el archivo. En la ventana emergente, selecciona o crea la carpeta de destino y luego haz clic en Crear un acceso directo en nombre de la carpeta de destino.
Gestionar versiones: Consulte todas las versiones del archivo en el orden en el que se han subido. También es posible descargar una versión específica o subir una nueva si es necesario.
Bloquear: Proteja el archivo contra cualquier modificación.
Copiar enlaces: Copie la URL para compartir. El acceso se controla en función de los derechos de acceso del archivo.
Dividir PDF: Divida un archivo PDF.
Truco
Puede usar un alias de correo que sea específico para cada carpeta. Así podrá guardar los archivos que se envíen a ese correo en la carpeta que seleccione.
Cambia a la vista de lista para:
gestionar varios archivos a la vez.
Exportar o Insertar en hoja de cálculo uno o varios archivos.
realizar rápidamente acciones como Compartir, Descargar, Renombrar, etc. Pasa el cursor sobre una línea de archivo y haz clic en el icono correspondiente al final de la línea para realizar la acción deseada.
Dividir y fusionar archivos PDF¶
Para dividir un PDF en páginas individuales o grupos de páginas, abre el PDF, haz clic en el botón Acciones y selecciona Dividir PDF. Haz clic en el icono (tijeras) entre las páginas para eliminar una división si es necesario, luego haz clic en Dividir para confirmar.
Para fusionar los archivos PDF, siga los siguientes pasos:
Ve a la carpeta que contiene los archivos que deseas combinar.
Mantén presionado Ctrl y haz clic en los archivos relevantes.
Haz clic en el botón Acciones y selecciona Combinar PDFs.
Si es necesario, haga clic en Añadir archivo para buscar y seleccionar un archivo PDF desde su ordenador.
Haga clic en el icono (tijeras) que aparece entre los archivos.
Haga clic en Dividir para fusionarlos.
Nota
La versión fusionada reemplazará a los archivos PDF originales.
Truco
Presione Shift + S para añadir o eliminar todas las divisiones entre páginas.
Para borrar una página específica, selecciónela y después haga clic en Eliminar.
Solicitar archivos¶
Solicite archivos a otros usuarios para recordarles subir archivos específicos. Para hacerlo, siga los pasos a continuación:
Haga clic en Nuevo y seleccione Solicitar.
Ingrese el Nombre del documento y, en el campo Solicitar a, seleccione a la persona a quien enviará la solicitud.
Si es necesario, establece una Fecha de vencimiento en, edita la Carpeta donde se debe agregar el archivo, añade Etiquetas y escribe un Mensaje.
Haga clic en Solicitar.
Se crea un marcador de posición para el archivo que falta en la carpeta seleccionada. Una vez que el archivo esté disponible, haga clic en el marcador de posición para subirlo.
Truco
También puede solicitar un documento desde la lista de actividades programadas.
Para ver la lista de todos los archivos solicitados, cambie a la vista de actividad de la aplicación Documentos y vaya a la columna Documento solicitado. Haga clic en la fecha del archivo para ver sus detalles. Desde ahí puede:
Subir un archivo con el botón (Subir).
Editar la actividad con el botón (Editar).
Cancelar la actividad con el botón (Cancelar).
Enviar un recordatorio por correo electrónico. Haga clic en Vista previa para observar una vista previa del contenido del correo electrónico de recordatorio si lo necesita. Por último, haga clic en Enviar ahora.
Para enviar un recordatorio por correo electrónico para todos los archivos solicitados, haga clic en el icono (tres puntos verticales) en la columna Documento solicitado y seleccione Solicitud de documento: recordatorio.
Panel de detalles¶
Para ver la información y etiquetas de una carpeta o archivo, selecciona la carpeta o archivo, luego haz clic en el icono (para carpetas) o el botón Acciones (para archivos) y selecciona Información y etiquetas.
Truco
Alternativamente, para carpetas, también puedes hacer clic en el botón (Información y etiquetas) en la esquina superior derecha junto a los iconos de vista.
En el panel de detalles puede:
Cambiar la carpeta del archivo o el nombre de la carpeta.
Ver el tamaño del archivo o la carpeta y cuántos archivos incluye la carpeta.
Cambia el propietario y contacto del archivo o carpeta. Por defecto, la persona que crea un archivo o carpeta se establece como su propietario y se le otorgan derechos de acceso completos. Para cambiarlo, selecciona el usuario requerido de la lista desplegable. El contacto es una persona que solo tiene Visor derechos de acceso al archivo o carpeta, por ejemplo, un proveedor existente en la base de datos.
Acceder al chatter.
Para cerrar el panel de detalles, haz clic en el botón (eliminar) en la esquina superior derecha.
Nota
Para ver un archivo desde su perfil de usuario, un usuario debe estar establecido como contacto y tener al menos Visor acceso.
Alias de correo electrónico¶
Puede utilizar un alias de correo electrónico para guardar archivos que se envíen a ese alias en una carpeta específica. Para configurar un alias para una carpeta, siga los pasos a continuación:
Asegúrate de que un dominio de alias personalizado esté configurado en la Configuración general.
Seleccione la carpeta donde quiere guardar los archivos.
Haga clic en (Información y etiquetas) en la esquina superior derecha junto a los iconos de vistas.
En el panel de detalles, introduce el alias de correo deseado.
Puede especificar un Tipo de actividad y a la persona asignada para crear una actividad cuando se reciba un archivo a través del alias.
También puede seleccionar las Etiquetas que se aplicarán automáticamente a los archivos que se creen a través del alias.
Nota
Los correos electrónicos enviados al alias sin archivos adjuntos se convierten en archivos, usando el asunto del correo como nombre del archivo.
Ver también
Registros vinculados¶
Para vincular el archivo a un registro específico, selecciona el modelo apropiado del menú desplegable Vinculado a (identificable por su marcador de posición Sin modelo vinculado), luego selecciona el registro deseado.
Nota
Si la centralización de archivos está habilitada para una aplicación específica, agregar un archivo a la aplicación Documentos cargando un adjunto automáticamente añade el registro correspondiente en el campo Vinculado a del archivo.
Compartir y derechos de acceso¶
Nota
Solo puede compartir y editar los derechos de acceso de carpetas y archivos si tiene derechos de edición.
Los derechos de acceso se pueden establecer:
Para carpetas: seleccione la carpeta, haga clic en el icono (engranaje) y seleccione Compartir.
Para archivos: abra el archivo y haga clic en Compartir en la barra superior.
Truco
Cambia a la vista de lista para compartir o gestionar los derechos de acceso de varios archivos o carpetas a la vez.
Para otorgar acceso a usuarios o contactos específicos, sigue estos pasos:
En el campo (Invitar personas), selecciona los usuarios o contactos a los que deseas otorgar acceso desde el menú desplegable o ingresa su dirección de correo electrónico.
Nota
Acceso a través de enlace debe estar habilitado primero antes de otorgar acceso a contactos externos.
Configura el campo Rol como Visualizador o Editor.
Si lo deseas, desactiva el interruptor Notificar para evitar enviar un correo electrónico de notificación.
Haz clic en Compartir para otorgar acceso (con o sin notificación) o en Copiar enlaces para copiar el enlace de compartir al portapapeles.
Truco
Para quitar un permiso o configurar una fecha límite para el mismo, pase el cursor por encima del contacto y haga clic en el botón (eliminar) o (calendario) respectivamente.
Para configurar el Acceso general para Usuarios internos o Acceso a través de enlace, selecciona Visualizador, Editor o Ninguno (para restringir completamente el acceso). Para Acceso a través de enlace, también puedes especificar si la carpeta o el archivo debe ser Detectable (es decir, accesible mediante navegación). Haz clic en Guardar para aplicar los cambios y luego en Copiar enlaces para copiar el enlace de compartir al portapapeles.
Nota
Cada URL de carpeta y archivo incluye los derechos de acceso asignados a ella. Cuando compartes un enlace a una carpeta, los destinatarios son dirigidos a un portal dedicado donde pueden ver los archivos en esa carpeta, excluyendo cualquiera con acceso restringido.
Los usuarios del portal pueden acceder a las carpetas y archivos que tienen permiso para ver o editar a través del portal de cliente haciendo clic en la tarjeta Documentos.
Gestionar archivos entre aplicaciones¶
Puedes guardar archivos o adjuntar archivos existentes en la aplicación Documentos desde cualquier registro.
Para guardar un archivo adjunto en la aplicación Documentos, pasa el ratón sobre un archivo adjunto en el chatter del registro y haz clic en el icono (Agregar a Documentos).
Para adjuntar un archivo a un registro desde el chatter del registro, haz clic en el icono Agregar desde Documentos, selecciona el archivo deseado y haz clic en Agregar desde Documentos para añadir el archivo sin procesar, o Pegar enlace(s) para insertar un enlace al archivo (y preservar los derechos de acceso del documento).
Para insertar un archivo de Documentos en el editor de texto enriquecido de Odoo, escribe
/file, luego selecciona el archivo deseado y haz clic en Agregar desde Documentos para añadir el archivo sin procesar, o Pegar enlace(s) para insertar un enlace al archivo (y preservar los derechos de acceso del documento).
Digitalización de archivos con IA¶
Puede digitalizar los archivos que se encuentran en el espacio de trabajo de finanzas. Seleccione el archivo, haga clic en Crear factura de proveedor, Crear factura de cliente o Crear una factura rectificativa para el cliente y después haga clic en Digitalizar documento.