Documents¶
Odoo Documents vous permet de stocker, visualiser et gérer des fichiers dans Odoo.
Les dossiers et documents sont organisés en sections accessibles depuis l’arborescence à gauche. Les sections suivantes sont disponibles :
Tous : affiche tous les dossiers et fichiers auxquels l’utilisateur a accès.
Société : contient les dossiers et fichiers partagés dans toute la société. L’accès est déterminé par les droits d’accès définis pour le dossier et le fichier.
Mon espace : l’espace de travail personnel de l’utilisateur pour organiser et accéder aux fichiers et dossiers dont il est propriétaire ou qu’il a téléchargés.
Partagés avec moi : inclut les fichiers qui ont été partagés avec l’utilisateur mais ne font partie d’aucun dossier parent auquel il a accès.
Récents : affiche les fichiers récemment modifiés que l’utilisateur a l’autorisation de consulter ou de modifier.
Corbeille : stocke les fichiers et dossiers supprimés.
Cliquer sur une section dans l’arborescence pour afficher son contenu. Sélectionner un dossier pour l’ouvrir, le gérer et accéder à ses fichiers.
Cliquer sur un fichier pour l’ouvrir et effectuer les actions disponibles. Pour fermer le fichier, appuyer sur Échap ou cliquer sur l’icône (fermer). Vous pouvez également glisser-déposer un fichier ou un dossier pour le déplacer vers un autre dossier ou section.
Astuce
Utiliser la barre de recherche pour trouver rapidement des éléments spécifiques.
Le chatter suit les modifications apportées aux dossiers et fichiers et permet la communication avec les utilisateurs internes et les contacts externes. Ouvrir le panneau Détails pour y accéder.
Voir également
Configuration¶
Délai de suppression¶
Par défaut, les éléments déplacés dans la corbeille y restent 30 jours avant d’être définitivement supprimés. Pour ajuster ce délai, aller dans et modifier le champ Délai de suppression (jours).
Centralisation des fichiers¶
La centralisation des fichiers permet d’organiser automatiquement tous les fichiers associés à une application spécifique dans des dossiers dédiés. Elle est activée par défaut pour chaque application lors de l’installation. Pour désactiver la centralisation des fichiers, modifier le dossier par défaut ou configurer les étiquettes à ajouter aux fichiers spécifiques à l’application, aller dans , et modifier le paramètre concerné dans la section Centralisation des fichiers.
Astuce
La centralisation des fichiers ne peut pas être désactivée pour les documents Comptabilité. Un sous-dossier est automatiquement créé pour chaque type de journal (par exemple, Ventes, Achats, Banque, etc.), et le nom du journal est ajouté comme étiquette sur chaque document. Cliquer sur Journaux pour modifier la liste des journaux à synchroniser et définir leurs dossiers et étiquettes correspondants.
Pour les fichiers Ressources humaines, un sous-dossier est automatiquement créé pour chaque employé, et des étiquettes spécifiques sont ajoutées aux fichiers en fonction du type de document (par exemple, Contrats, Bulletins de paie, etc.). Vous pouvez également créer automatiquement des Sous-dossiers d’employé supplémentaires en saisissant les noms de dossier souhaités, séparés par des virgules.
Note
Modifier le dossier ou les étiquettes n’affecte que les nouveaux fichiers ; les fichiers existants restent inchangés.
Lorsque la centralisation des fichiers est activée pour une application, supprimer un enregistrement dans cette application déplace ses pièces jointes dans la corbeille de l’application Documents.
Dossiers¶
Vous pouvez organiser les fichiers dans des dossiers disponibles dans les sections Société ou Mon espace.
Pour créer un dossier, sélectionner la section souhaitée dans l’arborescence, cliquer sur Nouveau et sélectionner Dossier. Dans la fenêtre contextuelle, saisir le Nom du dossier et cliquer sur Enregistrer. Pour créer un sous-dossier, sélectionner d’abord le dossier parent, puis suivre les mêmes étapes.
Note
Certains dossiers et sous-dossiers sont créés automatiquement en fonction des paramètres de centralisation des fichiers.
Pour gérer un dossier ou un sous-dossier, sélectionnez-le et cliquez sur l’icône (Actions) au-dessus de l’arborescence. Les options suivantes sont disponibles dans le menu :
Télécharger : télécharger le dossier sous forme de fichier .zip, incluant ses fichiers et sous-dossiers.
Renommer : modifier le nom du dossier.
Partager : Partager le dossier et gérer ses droits d’accès.
Ajouter une étoile : marquer un dossier comme favori pour un accès plus rapide. Ce paramètre est spécifique à l’utilisateur et n’affecte pas les espaces de travail des autres utilisateurs. Vous pouvez ensuite utiliser le filtre Favoris pour accéder rapidement à vos dossiers favoris.
Info & Étiquettes : afficher les détails du dossier et le fil de discussion.
Mettre à la corbeille : déplacer le dossier et son contenu vers la corbeille.
Actions à la sélection : définir les actions serveur disponibles (sous forme de boutons) pour les fichiers du dossier. Cliquer sur une action pour l’ajouter ou la retirer. Cliquer sur Ajouter une action personnalisée pour en créer une nouvelle.
Automatisations : créer des règles d’automatisation.
Important
La configuration de règles d’automatisation nécessite l’activation de Studio, ce qui peut avoir un impact sur votre plan tarifaire.
Tri automatique par IA : Utiliser l’IA Odoo pour organiser automatiquement les fichiers dans le dossier et déclencher des actions basées sur l’instruction IA fournie. Ajouter les actions correspondantes pour votre instruction dans la section inférieure de la fenêtre contextuelle. Cette option nécessite l’installation de l’application Odoo AI.
Astuce
Passer à la vue liste pour :
gérer plusieurs dossiers à la fois.
Exporter ou Insérer dans une feuille de calcul un ou plusieurs dossiers.
exécuter rapidement des actions telles que Partager, Télécharger, Renommer, etc. Survoler une ligne de dossier et cliquer sur l’icône correspondante à la fin de la ligne pour effectuer l’action souhaitée.
Fichiers¶
Pour téléverser un fichier, sélectionner le dossier souhaité dans l’arborescence, cliquer sur Nouveau et sélectionner Téléverser.
Astuce
Sur les bases de données Odoo Online, chaque fichier téléversé ne doit pas dépasser 64 Mo.
Vous pouvez également glisser-déposer un fichier depuis votre ordinateur vers le dossier souhaité dans l’application Documents.
Liens URL¶
Pour ajouter un lien vers une URL (par exemple, une vidéo) et le rendre accessible depuis un dossier, cliquer sur Nouveau et sélectionner Lien. Saisir l”URL, ajouter un Nom et sélectionner le Dossier approprié.
Feuilles de calcul¶
Pour créer une feuille de calcul, cliquer sur Nouveau et sélectionner Feuille de calcul.
Voir également
Gérer les fichiers¶
Plusieurs boutons sont disponibles dans la barre supérieure lors de l’ouverture d’un fichier :
le menu Actions, qui inclut les options décrites ci-dessous
Partager : pour partager le fichier et gérer ses droits d’accès
Télécharger
tous les boutons définis pour le dossier
Les options suivantes sont disponibles dans le menu Actions :
Dupliquer : Créer une copie du fichier. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionner ou créer le dossier de destination, puis cliquer sur Dupliquer dans nom du dossier de destination.
Mettre à la corbeille : déplacer le fichier vers la corbeille.
Renommer
Infos & étiquettes : afficher les détails du fichier et le fil de discussion.
Déplacer : Déplacer le fichier vers un autre dossier. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionner ou créer le dossier de destination, puis cliquer sur Déplacer vers nom du dossier de destination.
Créer un raccourci : Un raccourci est un pointeur vers un fichier, permettant d’y accéder depuis plusieurs dossiers sans dupliquer le fichier. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionner ou créer le dossier de destination, puis cliquer sur Créer un raccourci dans nom du dossier de destination.
Gérer les versions : afficher toutes les versions du fichier par ordre de téléversement, télécharger une version spécifique ou en téléverser une nouvelle si nécessaire.
Verrouiller : protéger le fichier contre toute modification.
Copier les liens : copier l’URL du fichier pour le partager. L’accès est contrôlé en fonction des droits d’accès du fichier.
Séparer le PDF : séparer un fichier PDF.
Astuce
Vous pouvez utiliser des alias d’e-mail spécifiques aux dossiers pour enregistrer automatiquement les fichiers envoyés à l’alias dans le dossier correspondant.
Passer à la vue liste pour :
gérer plusieurs fichiers à la fois.
Exporter ou Insérer dans une feuille de calcul un ou plusieurs fichiers.
effectuer rapidement des actions telles que Partager, Télécharger, Renommer, etc. Survoler une ligne de fichier et cliquer sur l’icône correspondante à la fin de la ligne pour effectuer l’action souhaitée.
Séparer et fusionner des PDF¶
Pour diviser un PDF en pages individuelles ou en groupes de pages, ouvrir le PDF, cliquer sur le bouton Actions et sélectionner Séparer le PDF. Cliquer sur l’icône (ciseaux) entre les pages pour supprimer une séparation si nécessaire, puis cliquer sur Séparer pour confirmer.
Pour fusionner des fichiers PDF, suivre ces étapes :
Accéder au dossier contenant les fichiers à fusionner.
Maintenir Ctrl enfoncé et cliquer sur les fichiers concernés.
Cliquer sur le bouton Actions et sélectionner Fusionner les PDF.
Si nécessaire, cliquer sur Ajouter un fichier pour parcourir et sélectionner un fichier PDF depuis votre ordinateur.
Cliquer sur l’icône (ciseaux) entre les fichiers.
Cliquer sur Diviser pour les fusionner.
Note
Les PDF d’origine sont remplacés par la version fusionnée.
Astuce
Appuyer sur Maj + S pour ajouter ou supprimer toutes les divisions entre les pages.
Pour supprimer une page spécifique, sélectionner la page, puis cliquer sur Supprimer.
Demander des fichiers¶
Demander des fichiers aux utilisateurs comme rappel pour qu’ils téléversent des fichiers spécifiques. Pour ce faire, suivre ces étapes :
Cliquer sur Nouveau et sélectionner Demander.
Saisir un nom de document et sélectionner la personne à qui le demander dans le champ demander à.
Si nécessaire, définir une échéance dans, modifier le dossier où le fichier doit être ajouté, ajouter des étiquettes et rédiger un message.
Cliquer sur Demander.
Un espace réservé pour le fichier manquant est créé dans le dossier sélectionné. Une fois le fichier disponible, cliquer sur l’espace réservé pour le téléverser.
Astuce
Il est également possible de demander un document depuis la liste des activités planifiées.
Pour voir la liste de tous les fichiers demandés, passer à la vue Activité de l’application Documents et aller à la colonne document demandé. Cliquer sur la date d’un fichier demandé pour afficher ses détails. Il est alors possible de :
Téléverser un fichier à l’aide du bouton (téléverser) ;
Modifier l’activité à l’aide du bouton (modifier) ;
Annuler l’activité à l’aide du bouton (annuler) ;
Envoyer un e-mail de rappel. Cliquer sur Aperçu pour prévisualiser le contenu de l’e-mail de rappel si nécessaire, puis Envoyer maintenant.
Pour envoyer un e-mail de rappel pour tous les fichiers demandés, cliquer sur l’icône (points de suspension) dans la colonne document demandé et sélectionner demande de document : rappel.
Panneau de détails¶
Pour afficher les informations et les étiquettes d’un dossier ou d’un fichier, sélectionner le dossier ou le fichier, puis cliquer sur l’icône (pour les dossiers) ou le bouton Actions (pour les fichiers) et sélectionner Info & Tags.
Astuce
Alternativement, pour les dossiers, cliquer sur le bouton (Info & Tags) dans le coin supérieur droit à côté des icônes de vue.
Le panneau de détails permet ce qui suit :
Modifier le dossier du fichier ou le nom du dossier.
Afficher la taille du fichier ou du dossier et le nombre d’éléments du dossier.
Modifier le propriétaire et le contact du fichier ou du dossier. Par défaut, la personne qui crée un fichier ou un dossier est définie comme son propriétaire et se voit accorder des droits d’accès complets. Pour le modifier, sélectionner l’utilisateur requis dans la liste déroulante. Le contact est une personne qui n’a que des Viewer droits d’accès au fichier ou au dossier, par exemple un fournisseur existant dans la base de données.
Accéder au fil de discussion.
Pour fermer le panneau de détails, cliquer sur le bouton (remove) dans le coin supérieur droit.
Note
Pour afficher un fichier depuis son profil utilisateur, un utilisateur doit être défini comme contact et avoir au moins un Viewer accès.
Alias de messagerie¶
Utiliser un alias de messagerie pour enregistrer automatiquement les fichiers envoyés à l’alias dans un dossier spécifique. Pour configurer un alias de messagerie pour un dossier, suivre ces étapes :
S’assurer qu’un domaine d’alias personnalisé est configuré dans les General Settings.
Sélectionner le dossier où les fichiers doivent être enregistrés.
Cliquer sur (Info & Tags) dans le coin supérieur droit à côté des icônes de vue.
Dans le panneau de détails, saisir l’alias de messagerie souhaité.
Facultativement, spécifier un Activity type et un responsable pour créer une activité lorsqu’un fichier est reçu via l’alias.
Facultativement, sélectionner les étiquettes à appliquer automatiquement aux fichiers créés via l’alias.
Note
Les e-mails envoyés à l’alias sans pièces jointes sont convertis en fichiers, en utilisant l’objet de l’e-mail comme nom de fichier.
Voir également
Enregistrements liés¶
Pour lier le fichier à un enregistrement spécifique, sélectionner le modèle approprié dans le menu déroulant Lié à (identifiable par son paramètre fictif Aucun modèle lié), puis sélectionner l’enregistrement souhaité.
Note
Si la centralisation des fichiers est activée pour une application spécifique, l’ajout d’un fichier à l’application Documents en téléchargeant une pièce jointe ajoute automatiquement l’enregistrement correspondant dans le champ Lié à du fichier.
Partage et droits d’accès¶
Note
Vous ne pouvez partager des dossiers et des fichiers et modifier leurs droits d’accès que si vous disposez de droits de modification.
Les droits d’accès peuvent être définis sur :
dossiers : sélectionner le dossier, cliquer sur l’icône (engrenage) et sélectionner Partager.
fichiers : ouvrir le fichier et cliquer sur Partager dans la barre supérieure.
Astuce
Passer à la vue liste pour partager ou gérer les droits d’accès de plusieurs fichiers ou dossiers à la fois.
Pour accorder l’accès à des utilisateurs ou contacts spécifiques, suivre ces étapes :
Dans le champ (Inviter des personnes), sélectionner les utilisateurs ou contacts auxquels vous souhaitez accorder l’accès dans le menu déroulant ou saisir leur adresse e-mail.
Note
Accès par lien doit d’abord être activé avant d’accorder l’accès à des contacts externes.
Définir le champ Rôle sur Lecteur ou Éditeur.
Si vous le souhaitez, désactiver le bouton Notifier pour éviter d’envoyer un e-mail de notification.
Cliquer sur Partager pour accorder l’accès (avec ou sans notification) ou sur Copier les liens pour copier le lien de partage dans le presse-papiers.
Astuce
Pour supprimer une autorisation ou définir une date d’expiration, placer la souris sur le contact concerné et cliquer respectivement sur le bouton (supprimer) ou (calendrier).
Pour configurer l”Accès général pour les Utilisateurs internes ou l”Accès par lien, sélectionner Lecteur, Éditeur ou Aucun (pour restreindre complètement l’accès). Pour l”Accès par lien, vous pouvez également spécifier si le dossier ou le fichier doit être Découvrable (c’est-à-dire accessible par navigation). Cliquer sur Enregistrer pour appliquer les modifications, puis sur Copier les liens pour copier le lien de partage dans le presse-papiers.
Note
Chaque URL de dossier et de fichier inclut les droits d’accès qui lui sont attribués. Lorsque vous partagez un lien vers un dossier, les destinataires sont dirigés vers un portail dédié où ils peuvent consulter les fichiers de ce dossier, à l’exception de ceux dont l’accès est restreint.
Les utilisateurs du portail peuvent accéder aux dossiers et fichiers qu’ils ont la permission de consulter ou modifier via le portail client en cliquant sur la carte Documents.
Gérer les fichiers entre les applications¶
Vous pouvez enregistrer des fichiers dans l’application Documents ou joindre des fichiers existants depuis n’importe quel enregistrement.
Pour enregistrer une pièce jointe dans l’application Documents, survoler une pièce jointe dans le chatter de l’enregistrement et cliquer sur l’icône (Ajouter à Documents).
Pour joindre un fichier à un enregistrement depuis le chatter de l’enregistrement, cliquer sur l’icône Ajouter depuis Documents, sélectionner le fichier souhaité et cliquer sur Ajouter depuis Documents pour ajouter le fichier brut, ou sur Coller le(s) lien(s) pour insérer un lien vers le fichier (et préserver les droits d’accès du document).
Pour insérer un fichier de Documents dans l”éditeur de texte enrichi Odoo, taper
/file, puis sélectionner le fichier souhaité et cliquer sur Ajouter depuis Documents pour ajouter le fichier brut, ou sur Coller le(s) lien(s) pour insérer un lien vers le fichier (et préserver les droits d’accès du document).
Numérisation de fichiers avec l’IA¶
Les fichiers disponibles dans le dossier Finance peuvent être numérisés. Sélectionner le fichier, cliquer sur Créer une facture fournisseur, Créer une facture client ou Créer une note de crédit client, puis cliquer sur Envoyer pour numérisation.
Voir également