文件¶
通过**Odoo 说明文档**，您可以在 Odoo 中存储、查看和管理文件。
文件夹和文件分为多个部分，可通过左侧的树形结构进入。可使用以下部分：
所有：显示用户可以访问的所有文件夹和文件。
公司：包含整个公司共享的文件夹和文件。访问权限由为文件夹和文件定义的 访问权限 决定。
我的驱动器：用户的个人工作区，用于组织和访问他们拥有或上传的文件和文件夹。
与我共享：包括与用户共享的文件，但不属于用户可访问的母文件夹。
最近：显示用户有权查看或编辑的最近修改的文件。
垃圾：存储 已删除的文件和文件夹。
点击树状结构中的某个部分以查看其内容。选择一个文件夹以打开它， 管理 并访问其文件。
点击文件打开它，并 采取行动。要关闭文件，请按 Esc 或点击 ）图标。您还可以拖放文件或文件夹，将其移动到另一个文件夹或部分。
小訣竅
也參考
配置¶
刪除延遲¶
默认情况下，移至垃圾桶的项目会保留 30 天，然后才会被永久删除。要调整延迟时间，请访问 并编辑 删除延迟（天数） 字段。
文件集中¶
文件集中化管理功能可将与特定应用关联的所有文件自动整理到专用文件夹中。每个应用在安装时，此功能默认启用。若要禁用文件集中化管理、修改默认文件夹或配置要添加到特定应用文件的标签，请前往 ，并在 文件集中化管理 部分编辑相关设置。
小訣竅
对于 会计 文档，无法禁用文件集中化管理。系统会为每种日记账类型（例如：销售、采购、银行等）自动创建一个子文件夹，并将日记账名称作为标签添加到每个文档上。点击 日记账 可编辑要同步的日记账列表，并定义其对应的文件夹和标签。
对于 人力资源 文件，系统会为每位员工自动创建一个子文件夹，并根据文件类型（例如：合同、工资单 等）将特定标签添加到文件中。您还可以通过输入所需的文件夹名称（以逗号分隔）来自动创建额外的 员工子文件夹。
備註
更改文件夹或标签仅影响新文件；现有文件保持不变。
当为某个应用程序启用文件集中管理时，在该应用程序中删除记录会将其附件移动到文件管理应用程序的废纸篓中。
資料夾¶
您可以在 :icon:`fa building` 公司 或 我的驱动器 部分提供的文件夹中整理文件。
要创建文件夹，请在树中选择所需的部分，点击 新建，然后选择 文件夹。在弹出窗口中输入文件夹的 名称，然后点击 保存。要创建子文件夹，请先选择母文件夹，然后按照相同步骤操作。
備註
某些文件夹和子文件夹会根据 文件集中设置 自动创建。
要管理文件夹或子文件夹，请选择该文件夹并点击树上方的 ）图标。菜单中有以下选项：
下载：将文件夹下载为 .zip 文件，包括文件和子文件夹。
重命名：修改文件夹名称。
共享：共享文件夹并管理其访问权限.
添加星级： 将文件夹标记为收藏夹，以便快速访问。此设置针对特定用户，不会影响其他用户的工作区。然后，您可以使用 星级筛选项 快速导航到您收藏的文件夹。
信息和标签： 查看文件夹的 详情 和沟通栏。
移至垃圾箱：将文件夹及其内容移至 垃圾箱。
:icon:fa-cog 选择时操作：定义在此文件夹中的文件上可用的服务器操作（以按钮形式显示）。点击一个操作以添加或移除它。点击 添加自定义操作 来 创建一个新的操作。
:icon:fa-cog 自动化：创建 自动化规则。
AI 自动排序：使用 Odoo AI 自动整理文件夹中的文件，并根据提供的 AI 提示词触发操作。在弹出窗口的下半部分为您的提示词添加相应的操作。此选项需要安装**Odoo AI**应用。
小訣竅
切换到列表视图可以：
同时管理多个文件夹。
导出 或 插入到电子表格 中（一个或多个文件夹）。
快速执行操作，例如 共享、下载、重命名 等。将鼠标悬停在文件夹行上，并点击行末的相应图标以执行所需操作。
文件¶
要上传文件，请在树状图中选择所需文件夹，点击 新建，然后选择 上传。
小訣竅
在 Odoo Online 数据库上，每个上传的文件大小不得超过 64MB。
您也可以将文件从计算机拖放到文件管理应用内的所需文件夹中。
URL 链接¶
要添加一个 URL 链接（例如，视频链接）并使其可从文件夹访问，请点击 新建 并选择 链接。输入 URL，添加 名称，并选择适当的 文件夹。
試算表¶
要创建电子表格，请点击 新建 并选择 电子表格。
也參考
管理文件¶
打开文件时，顶部工具栏提供了多个按钮：
操作 菜单，包含下述选项
共享：用于 共享文件并管理其访问权限
下载
任何 为文件夹定义的按钮
操作 菜单中提供以下选项：
Duplicate in 复制：创建文件的副本。在弹出窗口中，选择或创建目标文件夹，然后点击 :guilabel:`复制到`*目标文件夹名称*。
移至垃圾箱：将文件移至 垃圾箱。
重命名
信息与标签：查看文件的 详细信息 和沟通栏。
移动：将文件移动到另一个文件夹。在弹出窗口中，选择或创建目标文件夹，然后点击 移动到 目标文件夹名称。
Create shortcut: A shortcut is a pointer to a file, allowing access from multiple folders without duplicating the file. In the popup, select or create the destination folder, then click Create a shortcut in destination folder’s name.
管理版本：按上传顺序查看文件的所有版本，下载特定版本，或根据需要上传新版本。
锁定：保护文件免受任何修改。
复制链接：复制文件的 URL 以供共享。访问权限受文件的 访问权限 控制。
拆分 PDF：拆分 PDF 文件。
小訣竅
您可以使用特定于文件夹的 邮件别名，将发送至该别名的文件自动保存到相应的文件夹中。
切换到列表视图可以：
同时管理多个文件。
导出 或 插入到电子表格 中（一个或多个文件）。
快速执行操作，例如 共享、下载、重命名 等。将鼠标悬停在文件行上，并点击行末的相应图标以执行所需操作。
拆分与合并 PDF¶
要将一个 PDF 分割成单个或多个页面组，请打开该 PDF，点击 操作 按钮，并选择 拆分 PDF。如果需要，可以点击页面之间的 (剪刀) 图标来移除拆分点，然后点击 拆分 以确认。
要合并 PDF 文件，请按照以下步骤操作：
导航到包含您要合并文件的文件夹。
按住 Ctrl 键并点击相关文件。
点击 操作 按钮并选择 合并 PDF。
如果需要，点击 添加文件 以浏览并从您的计算机中选择一个 PDF 文件。
点击文件之间的 :icon:`fa-scissors`（ :guilabel:`剪刀`） 图标。
点击 拆分 以合并它们。
備註
原始的 PDF 文件将被合并后的版本替换。
小訣竅
按 Shift + S 可以添加或移除所有页面之间的拆分点。
要删除特定页面，请选中该页面，然后点击 删除。
请求文件¶
可以向用户请求文件，以提醒他们上传特定文件。操作步骤如下：
点击 新建`并选择 :guilabel:`请求。
输入 文档名称，并在 请求对象 字段中选择您要向其请求文件的人员。
如果需要，设置 截止日期，编辑文件应添加到的 文件夹，添加 标签，并编写 消息。
点击 请求。
系统会在所选文件夹中为缺失的文件创建一个占位符。文件准备好后，点击该占位符即可上传。
小訣竅
您也可以从 计划活动列表 中请求文档。
要查看所有已请求文件的列表，请切换到文档应用的活动视图，并进入 已请求文档 列。点击已请求文件的日期以查看其详情。然后您可以：
使用 :icon:`fa-upload`（ :guilabel:`上传`）按钮上传文件；
使用 ）按钮编辑该活动；
使用 (取消) 按钮取消该活动；
发送提醒邮件。如果需要，可点击 预览 来预览提醒邮件的内容，然后点击 立即发送。
要为所有已请求的文件发送提醒邮件，请点击 已请求文档 列中的 (省略号) 图标，然后选择 文档请求：提醒。
详细信息面板¶
要查看文件夹或文件的信息和标签，请选中该文件夹或文件，然后点击 图标（针对文件夹）或 操作 按钮（针对文件）并选择 :信息与标签。
小訣竅
或者，对于文件夹，您也可以点击视图图标旁边右上角的 (信息与标签) 按钮。
详细信息面板允许进行以下操作：
更改文件的文件夹或更改文件夹的名称。
查看文件或文件夹的大小以及文件夹中的项目数量。
更改文件或文件夹的所有者和联系人。默认情况下，创建文件或文件夹的用户被设为其所有者，并拥有其完全访问权限。要更改此设置，请从下拉列表中选择所需的用户。联系人是指仅对文件或文件夹拥有 查看者 访问权限 的人员，例如，数据库中的现有供应商。
访问 沟通栏。
要关闭详细信息面板，请点击右上角的 移除 按钮。
備註
用户若要从其用户配置文件查看文件，必须被设置为联系人并且至少拥有 查看者 访问权限。
电子邮件别名¶
您可以使用电子邮件别名，将发送至该别名的文件自动保存到特定文件夹中。要为文件夹设置电子邮件别名，请按照以下步骤操作：
确保在 通用设置 中配置了 自定义别名域名。
选择文件应保存到的文件夹。
点击视图图标旁边右上角的 (信息与标签) 按钮。
在详细信息面板中，输入所需的电子邮件别名。
Optionally, specify an Activity type and assignee to create an activity when a file is received via the alias.
Optionally, select the Tags to automatically apply to the files created through the alias.
備註
Emails sent to the alias without attachments are converted into files, using the email subject as the file name.
也參考
Linked records¶
To link the file to a specific record, select the appropriate model from the Linked to dropdown menu (identifiable by its placeholder No linked model), then select the desired record.
備註
If file centralization is enabled for a specific app, adding a file to the Documents app by uploading an attachment automatically adds the corresponding record in the Linked to field of the file.
分享及存取權限¶
備註
You can only share folders and files and edit their access rights if you have editing rights.
Access rights can be set on:
folders: Select the folder, click the (gear) icon, and select Share.
files: Open the file and click Share in the top bar.
小訣竅
Switch to the list view to share or manage the access rights of multiple filers or folders at once.
To grant access to specific users or contacts, follow these steps:
In the (Invite people) field, select the users or contacts you want to grant access to from the dropdown menu or enter their email address.
備註
Access through link must be enabled first before granting access to external contacts.
Set the Role field to Viewer or Editor.
If desired, toggle the Notify switch off to avoid sending a notification email.
Click Share to grant access (with or without a notification) or Copy Links to copy the sharing link to the clipboard.
小訣竅
To remove a permission or set an expiration date for it, hover the mouse over the relevant contact and click the (remove) or (calendar) button, respectively.
To configure General access for Internal users or Access through link, select Viewer, Editor, or None (to completely restrict access). For Access through link, you can also specify whether the folder or file should be Discoverable (i.e., accessible through browsing). Click Save to apply the changes, then Copy Links to copy the sharing link to the clipboard.
備註
Each folder and file URL includes the access rights assigned to it. When you share a link to a folder, recipients are directed to a dedicated portal where they can view the files in that folder, excluding any with restricted access.
Portal users can access folders and files they have permission to view or edit through the customer portal by clicking the Documents card.
Managing files across apps¶
You can save files to or attach existing files in the Documents app from any record.
To save an attachment to the Documents app, hover over an attachment in the record’s chatter and click the (Add to Documents) icon.
To attach a file to a record from the record’s chatter, click the Add from Documents icon, select the desired file, and click Add from Documents to add the raw file, or Paste Link(s) to insert a link to the file (and preserve the document’s access rights).
To insert a file from Documents into the Odoo rich-text editor, type
/file, then select the desired file, and click Add from Documents to add the raw file, or Paste Link(s) to insert a link to the file (and preserve the document’s access rights).
File digitization with AI¶
Files available in the Finance folder can be digitized. Select the file, click Create Vendor Bill, Create Customer Invoice, or Create Customer Credit Note, then click Send for Digitization.
也參考