文件¶
Odoo 文件讓您可以在 Odoo 中儲存、檢視及管理檔案。
資料夾和文件被組織成區段，可從左側樹狀結構中存取。提供以下區段：
全部：顯示使用者可存取的所有資料夾和檔案。
公司：包含在公司內共享的資料夾和檔案。存取權限由為該資料夾和檔案定義的存取權限決定。
我的雲端硬碟：使用者用於組織及存取其擁有或上傳之檔案和資料夾的個人工作區。
與我共享：包含已與使用者共享、但不屬於使用者可存取之任何父資料夾的檔案。
最近使用：顯示使用者有權檢視或編輯之最近修改的檔案。
垃圾桶：儲存已刪除的檔案和資料夾。
按一下樹狀結構中的某個區段以檢視其內容。選取資料夾以開啟、管理它，並存取其檔案。
按一下檔案以開啟並執行可用動作。若要關閉檔案，請按 Esc 或按一下（關閉）圖示。您也可以拖放檔案或資料夾，將其移至另一個資料夾或區段。
其他資料
配置¶
刪除延遲¶
預設情況下，移至垃圾桶的項目會在永久刪除前保留 30 天。若要調整此延遲時間，請前往並編輯刪除延遲（天）欄位。
檔案集中化¶
檔案集中化功能可自動將與特定應用程式相關聯的所有檔案整理到專屬資料夾中。每個應用程式在安裝時預設會啟用此功能。若要停用檔案集中化、修改預設資料夾，或配置要加入應用程式特定檔案的標籤，請前往，並在檔案集中化區段中編輯相關設定。
小訣竅
會計文件無法停用檔案集中化功能。系統會自動為每種日記帳類型（例如：銷售、採購、銀行等）建立子資料夾，並將日記帳名稱作為標籤加入每份文件。按一下日記帳即可編輯要同步的日記帳清單，並定義其對應的資料夾和標籤。
對於人力資源檔案，系統會自動為每位員工建立子資料夾，並根據文件類型（例如合約、工資單等）將特定標籤加入檔案。您也可以輸入所需的資料夾名稱（以逗號分隔），自動建立其他員工子資料夾。
備註
變更資料夾或標籤只會影響新檔案；現有檔案保持不變。
當應用程式啟用檔案集中化功能時，刪除該應用程式中的記錄會將其附件移至文件應用程式的垃圾桶。
資料夾¶
您可以在 公司或 我的雲端硬碟區段中的資料夾內組織檔案。
若要建立資料夾，請在樹狀結構中選取所需區段，按一下新增，然後選取資料夾。在彈出視窗中，輸入資料夾的名稱並按一下儲存。若要建立子資料夾，請先選取父資料夾，然後依照相同步驟操作。
備註
某些資料夾和子資料夾會根據檔案集中化設定自動建立。
若要管理資料夾或子資料夾，請選取它並按一下樹狀結構上方的（動作）圖示。選單中提供以下選項：
下載：將資料夾下載為 .zip 檔案，包含其檔案和子資料夾。
重新命名：修改資料夾名稱。
分享：分享資料夾並管理其存取權限。
加上星號：將資料夾標記為最愛，以便快速存取。此設定僅針對個別使用者，不會影響其他使用者的工作區。您可以使用已加星號篩選器快速導覽至您最愛的資料夾。
資訊與標籤：檢視資料夾的詳細資料和聊天欄。
移至垃圾桶：將資料夾及其內容移至垃圾桶。
選取時的動作：定義資料夾中檔案可用的伺服器動作（以按鈕形式顯示）。按一下動作以加入或移除。按一下加入自訂動作以建立新動作。
自動化：建立自動化規則。
重要
設定自動化規則需要啟用Studio，這可能會影響您的`定價方案<https://www.odoo.com/pricing>`_。
AI 自動分類：使用Odoo AI根據提供的AI提示自動整理資料夾中的檔案並觸發動作。在彈出視窗的下方區段中加入您提示所對應的動作。此選項需要安裝Odoo AI應用程式。
小訣竅
切換至清單檢視以：
一次管理多個資料夾。
匯出或 插入試算表一個或多個資料夾。
快速執行動作，例如分享、下載、重新命名等。將滑鼠懸停在資料夾列上，並按一下該列末端的對應圖示以執行所需動作。
文件¶
若要上傳檔案，請在樹狀結構中選取所需的資料夾，按一下新增，然後選取上傳。
小訣竅
在 Odoo 雲端版資料庫上，每個上傳的檔案不得超過 64MB。
您也可以將檔案從電腦拖放至文件應用程式內的所需資料夾。
網址連結¶
若要加入網址連結（例如影片）並使其可從資料夾存取，請按一下新增並選取連結。輸入網址，加入名稱，並選取適當的資料夾。
試算表¶
若要建立試算表，請按一下新增並選取試算表。
其他資料
管理檔案¶
開啟檔案時，頂端列提供數個按鈕：
動作選單，其中包含下述選項
分享：分享檔案並管理其存取權限
下載
以下選項可在動作選單中使用：
複製：建立檔案副本。在彈出視窗中選擇或建立目標資料夾，然後按一下複製至 目標資料夾名稱。
移至垃圾桶：將檔案移至垃圾桶。
重新命名
資訊與標籤：檢視檔案的詳細資訊和聊天欄。
移動：將檔案移動至另一個資料夾。在彈出視窗中選擇或建立目標資料夾，然後按一下移動至 目標資料夾名稱。
建立捷徑：捷徑是指向檔案的指標，允許從多個資料夾存取而無需複製檔案。在彈出視窗中選擇或建立目標資料夾，然後按一下在以下位置建立捷徑 目標資料夾名稱。
管理版本：依上傳順序檢視檔案的所有版本、下載特定版本，或視需要上傳新版本。
鎖定：保護檔案免於任何修改。
複製連結：複製檔案的網址以供分享。存取權限依據檔案的存取權限控制。
分割 PDF：分割 PDF 檔案。
小訣竅
您可以使用資料夾專屬的電子郵件別名，將傳送至該別名的檔案自動儲存到對應的資料夾中。
切換至清單檢視以：
一次管理多個檔案。
匯出或 插入試算表一個或多個檔案。
快速執行分享、下載、重新命名等動作。將游標移至檔案資料行上方，然後按一下該行末端的相應圖示以執行所需的動作。
分割與合併 PDF¶
若要將 PDF 分割成單頁或多頁群組，請開啟 PDF、按一下動作按鈕，然後選取分割 PDF。視需要按一下頁面間的（剪刀）圖示以移除分割點，然後按一下分割進行確認。
若要合併 PDF 檔案，請按照以下步驟操作：
瀏覽至包含要合併檔案的資料夾。
按住 Ctrl 並按一下相關檔案。
按一下動作按鈕，然後選取合併 PDF。
視需要按一下加入檔案，以瀏覽並選取電腦中的 PDF 檔案。
按一下檔案間的（剪刀）圖示。
按一下分割以合併它們。
備註
原始 PDF 將被合併後的版本取代。
小訣竅
按Shift + S以加入或移除所有頁面之間的分割。
若要刪除特定頁面，請選取該頁面，然後按一下刪除。
請求檔案¶
向使用者請求檔案，以提醒他們上傳特定檔案。若要這樣做，請依照下列步驟：
按一下新增並選取請求。
輸入文件名稱並在請求對象欄位中選取您要請求的對象。
如有需要，設定到期日、編輯應加入檔案的資料夾、加入標籤，並撰寫訊息。
按一下請求。
會在選取的資料夾中建立遺失檔案的預留位置。檔案可用後，按一下預留位置即可上傳。
小訣竅
您也可以從排定的活動清單請求文件。
若要查看所有請求檔案的清單，請切換至「文件」應用程式的「活動」檢視，並前往請求的文件欄。按一下請求檔案的日期以檢視其詳細資訊。然後您可以：
使用）按鈕上傳檔案；
使用）按鈕編輯活動；
使用）按鈕取消活動；
傳送提醒電子郵件。如有需要，按一下預覽以預覽提醒電子郵件的內容，然後按一下立即傳送。
若要為所有請求的檔案傳送提醒電子郵件，請按一下請求的文件欄中的）圖示，並選取文件請求：提醒。
詳細資訊面板¶
若要檢視資料夾或檔案的資訊和標籤，請選取資料夾或檔案，然後按一下圖示（用於資料夾）或動作按鈕（用於檔案），並選取資訊與標籤。
小訣竅
或者，對於資料夾，您也可以按一下右上角檢視圖示旁的）按鈕。
詳細資訊面板可執行以下動作：
變更檔案的資料夾或資料夾的名稱。
檢視檔案或資料夾的大小以及資料夾的項目計數。
變更檔案或資料夾的擁有者和聯絡人。預設情況下，建立檔案或資料夾的人員會被設定為其擁有者，並獲得對其的完整存取權限。若要變更，請從下拉式選單中選擇所需的使用者。聯絡人是僅擁有檔案或資料夾檢視者存取權限的人員，例如資料庫中的現有供應商。
存取聊天欄。
若要關閉詳細資訊面板，請按一下右上角的）按鈕。
備註
若要從使用者個人資料檢視檔案，使用者必須被設定為聯絡人，並至少擁有檢視者存取權限。
電子郵件別名¶
您可以使用電子郵件別名，將傳送到該電子郵件別名的檔案自動儲存到特定資料夾中。若要為資料夾設定電子郵件別名，請遵循以下步驟：
確保在一般設定中配置了自訂別名網域。
選擇應儲存檔案的資料夾。
按一下右上角檢視圖示旁的）。
在詳細資訊面板中，輸入所需的電子郵件別名。
可選：指定活動類型和受指派人，以便在透過別名接收檔案時建立活動。
可選：選擇要自動套用到透過別名建立之檔案的標籤。
備註
傳送到別名的電子郵件若沒有附件，會使用電子郵件主旨作為檔案名稱轉換成檔案。
其他資料
已連結記錄¶
若要將檔案連結到特定記錄，請從已連結至下拉式選單（可透過其佔位符無已連結模型識別）中選擇適當的模型，然後選擇所需的記錄。
備註
如果為特定應用程式啟用檔案集中管理，透過上傳附件將檔案加入到文件應用程式時，會自動在該檔案的已連結至欄位中加入對應的記錄。
分享及存取權限¶
備註
只有在您擁有編輯權限時，才能分享資料夾和檔案並編輯其存取權限。
可以在以下項目上設定存取權限：
資料夾：選擇資料夾，按一下）圖示，然後選擇分享。
檔案：開啟檔案並按一下頂部列的分享。
小訣竅
切換至清單檢視以一次分享或管理多個檔案或資料夾的存取權限。
若要授予特定使用者或聯絡人存取權限，請依照下列步驟進行：
在）欄位中，從下拉式選單選取您要授予存取權限的使用者或聯絡人，或輸入其電子郵件地址。
備註
必須先啟用透過連結存取，才能授予外部聯絡人存取權限。
將角色欄位設為檢視者或編輯者。
如有需要，請關閉通知切換開關以避免傳送通知電子郵件。
按一下分享以授予存取權限（無論是否包含通知），或按一下複製連結將分享連結複製到剪貼簿。
小訣竅
若要移除權限或為其設定到期日，請將滑鼠懸停在相關聯絡人上，然後分別按一下）或）按鈕。
若要為內部使用者或透過連結存取配置一般存取權限，請選取檢視者、編輯者或無`（以完全限制存取）。對於:guilabel:`透過連結存取，您也可以指定資料夾或檔案是否應為可探索`（即可透過瀏覽存取）。按一下:guilabel:`儲存以套用變更，然後按一下複製連結將分享連結複製到剪貼簿。
備註
每個資料夾和檔案的網址都包含指派給它的存取權限。當您分享資料夾連結時，收件者會被導向至專用門戶網站，他們可以在其中檢視該資料夾中的檔案，但不包括任何存取受限的檔案。
門戶網站使用者可以透過按一下文件卡片，在客戶門戶網站中存取他們有權檢視或編輯的資料夾和檔案。
跨應用程式管理檔案¶
您可以從任何記錄將檔案儲存到文件應用程式，或附加文件應用程式中現有的檔案。
若要將附件儲存到文件應用程式，請將游標移至記錄聊天欄中的附件上方，然後按一下）圖示。
若要從記錄的聊天欄將檔案附加至記錄，請按一下從文件加入圖示，選取所需的檔案，然後按一下從文件加入以加入原始檔案，或按一下貼上連結以插入檔案連結（並保留文件的存取權限）。
若要從文件將檔案插入Odoo 富文字編輯器，請輸入
/file，然後選取所需的檔案，並按一下從文件加入以加入原始檔案，或按一下貼上連結以插入檔案連結（並保留文件的存取權限）。
使用 AI 人工智慧進行檔案數位化¶
財務資料夾中的可用檔案可以進行數位化。選擇檔案，按一下建立供應商帳單、建立客戶發票或建立客戶貸記單，然後按一下傳送進行數位化。
其他資料