Documenti¶
Odoo Documenti consente di archiviare, visualizzare e gestire file all’interno di Odoo.
Le cartelle e i documenti sono organizzati in sezioni accessibili dall’albero a sinistra. Sono disponibili le seguenti sezioni:
Tutti: visualizza tutte le cartelle e i file a cui l’utente ha accesso.
Azienda: contiene cartelle e file condivisi all’interno dell’azienda. L’accesso è determinato dai diritti di accesso definiti per la cartella e il file.
Mio Drive: lo spazio di lavoro personale dell’utente per organizzare e accedere a file e cartelle di cui è proprietario o che ha caricato.
Condivisi con me: include i file che sono stati condivisi con l’utente ma non fanno parte di alcuna cartella principale a cui ha accesso.
Recenti: mostra i file modificati di recente che l’utente ha il permesso di visualizzare o modificare.
Cestino: archivia file e cartelle eliminati.
Fare clic su una sezione nell’albero per visualizzarne il contenuto. Selezionare una cartella per aprirla, gestirla e accedere ai suoi file.
Fare clic su un file per aprirlo ed eseguire le azioni disponibili. Per chiudere il file, premere Esc o fare clic sull’icona (chiudi). È anche possibile trascinare e rilasciare un file o una cartella per spostarli in un’altra cartella o sezione.
Suggerimento
Usa la barra di ricerca per trovare rapidamente elementi specifici.
Il chatter traccia le modifiche a cartelle e file e consente la comunicazione con utenti interni e contatti esterni. Aprire il pannello Dettagli per accedervi.
Vedi anche
Configurazione¶
Ritardo eliminazione¶
Per impostazione predefinita, gli elementi spostati nel cestino rimangono lì per 30 giorni prima di essere eliminati definitivamente. Per modificare questo ritardo, vai a e modifica il campo Ritardo di eliminazione (giorni).
Centralizzazione dei file¶
La centralizzazione dei file consente di organizzare automaticamente tutti i file associati a un’app specifica in cartelle dedicate. È abilitata per impostazione predefinita per ogni app al momento dell’installazione. Per disabilitare la centralizzazione dei file, modificare la cartella predefinita o configurare i tag da aggiungere ai file specifici dell’app, andare in e modificare l’impostazione pertinente nella sezione Centralizzazione dei file.
Suggerimento
La centralizzazione dei file non può essere disabilitata per i documenti di Contabilità. Viene automaticamente creata una sottocartella per ogni tipo di registro (ad es. Vendite, Acquisti, Banca, ecc.) e il nome del registro viene aggiunto come tag su ogni documento. Fare clic su Registri per modificare l’elenco dei registri da sincronizzare e definire le cartelle e i tag corrispondenti.
Per i file delle Risorse umane, viene automaticamente creata una sottocartella per ogni dipendente e tag specifici vengono aggiunti ai file in base al tipo di documento (ad es. Contratti, Buste paga, ecc.). È anche possibile creare ulteriori Sottocartelle dipendente automaticamente inserendo i nomi delle cartelle desiderate, separati da virgole.
Nota
La modifica della cartella o dei tag influisce solo sui nuovi file; i file esistenti rimangono invariati.
Quando la centralizzazione dei file è abilitata per un’app, l’eliminazione di un record in quell’app sposta i suoi allegati nel cestino nell’app Documenti.
Cartelle¶
Puoi organizzare i file in cartelle disponibili nelle sezioni Azienda o Il mio Drive.
Per creare una cartella, seleziona la sezione desiderata nell’albero, fai clic su Nuovo e seleziona Cartella. Nel pop-up, inserisci il Nome della cartella e fai clic su Salva. Per creare una sottocartella, seleziona prima la cartella principale, quindi segui gli stessi passaggi.
Nota
Alcune cartelle e sottocartelle vengono create automaticamente in base alle impostazioni di centralizzazione dei file.
Per gestire una cartella o sottocartella, selezionala e fai clic sull’icona (Azioni) sopra l’albero. Nel menu sono disponibili le seguenti opzioni:
Scarica: scarica la cartella come file .zip, inclusi i file e le sottocartelle.
Rinomina: modifica il nome della cartella.
Condividi: Condividere la cartella e gestire i suoi diritti di accesso.
Aggiungi stella: contrassegna una cartella come preferita per un accesso più rapido. Questa impostazione è specifica per l’utente e non influisce sugli spazi di lavoro di altri utenti. Puoi quindi utilizzare il filtro Speciali per navigare rapidamente alle tue cartelle preferite.
Info e Tag: visualizza i dettagli della cartella e la chat.
Sposta nel cestino: sposta la cartella e il suo contenuto nel cestino.
Azioni su Selezione: definisci le azioni del server disponibili (come pulsanti) per i file nella cartella. Fai clic su un’azione per aggiungerla o rimuoverla. Fai clic su Aggiungi Azione Personalizzata per crearne una nuova.
Automazioni: crea regole di automazione.
Importante
La configurazione delle regole di automazione richiede l’attivazione di Studio, il che potrebbe influire sul tuo piano tariffario.
Ordinamento automatico AI: utilizzare Odoo AI per organizzare automaticamente i file nella cartella e attivare azioni basate sul prompt AI fornito. Aggiungere le azioni corrispondenti per il proprio prompt nella sezione inferiore del popup. Questa opzione richiede l’installazione dell’app Odoo AI.
Suggerimento
Passare alla vista elenco per:
gestire più cartelle contemporaneamente.
Esportare o Inserire in foglio di calcolo una o più cartelle.
eseguire rapidamente azioni come Condividi, Scarica, Rinomina, ecc. Passare il mouse su una riga della cartella e fare clic sull’icona corrispondente alla fine della riga per eseguire l’azione desiderata.
File¶
Per caricare un file, seleziona la cartella desiderata nell’albero, fai clic su Nuovo e seleziona Carica.
Suggerimento
Sui Database Odoo Online, ogni file caricato non deve superare i 64MB.
Puoi anche trascinare e rilasciare un file dal tuo computer nella cartella desiderata all’interno dell’app Documenti.
Collegamenti URL¶
Per aggiungere un link a un URL (ad es. un video) e renderlo accessibile da una cartella, fare clic su Nuovo e selezionare Link. Inserire l”URL, aggiungere un Nome e selezionare la Cartella appropriata.
Fogli di calcolo¶
Per creare un foglio di calcolo, fare clic su Nuovo e selezionare Foglio di calcolo.
Vedi anche
Gestione dei file¶
Diversi pulsanti sono disponibili nella barra superiore all’apertura di un file:
il menu Azioni, che include le opzioni descritte di seguito
Condividi: per condividere il file e gestire i suoi diritti di accesso
Scarica
qualsiasi pulsante definito per la cartella
Le seguenti opzioni sono disponibili nel menu Azioni:
Duplica: creare una copia del file. Nel popup, selezionare o creare la cartella di destinazione, quindi fare clic su Duplica in nome della cartella di destinazione.
Sposta nel cestino: sposta il file nel cestino.
Rinomina
Info e tag: visualizza i dettagli del file e la chat.
Sposta: Sposta il file in un’altra cartella. Nel popup, seleziona o crea la cartella di destinazione, quindi fai clic su Sposta in nome della cartella di destinazione.
Crea collegamento: Un collegamento è un puntatore a un file, che consente l’accesso da più cartelle senza duplicare il file. Nel popup, seleziona o crea la cartella di destinazione, quindi fai clic su Crea un collegamento in nome della cartella di destinazione.
Gestisci versioni: visualizza tutte le versioni del file in ordine di caricamento, scarica una versione specifica o caricane una nuova se necessario.
Blocca: protegge il file da qualsiasi modifica.
Copia link: copia l’URL del file per la condivisione. L’accesso è controllato in base ai diritti di accesso del file.
Dividi PDF: divide un file PDF.
Suggerimento
È possibile utilizzare alias email specifici per cartella per salvare automaticamente i file inviati all’alias nella cartella corrispondente.
Passare alla vista elenco per:
gestire più file contemporaneamente.
Esporta o Inserisci nel foglio di calcolo uno o più file.
eseguire rapidamente azioni come Condividi, Scarica, Rinomina, ecc. Passa il mouse su una riga del file e fai clic sull’icona corrispondente alla fine della riga per eseguire l’azione desiderata.
Divisione e unione di PDF¶
Per dividere un PDF in pagine singole o gruppi di pagine, aprire il PDF, fare clic sul pulsante Azioni e selezionare Dividi PDF. Fare clic sull’icona (forbici) tra le pagine per rimuovere una divisione se necessario, quindi fare clic su Dividi per confermare.
Per unire file PDF, seguire questi passaggi:
Accedere alla cartella contenente i file da unire.
Tenere premuto Ctrl e fare clic sui file pertinenti.
Fare clic sul pulsante Azioni e selezionare Unisci PDF.
Se necessario, fare clic su Aggiungi file per cercare e selezionare un file PDF dal computer.
Fare clic sull’icona (forbici) tra i file.
Fare clic su Dividi per unirli.
Nota
I PDF originali vengono sostituiti dalla versione unita.
Suggerimento
Premere Shift + S per aggiungere o rimuovere tutte le divisioni tra le pagine.
Per eliminare una pagina specifica, selezionare la pagina, quindi fare clic su Elimina.
Richiesta di file¶
Richiedere file agli utenti come promemoria per caricare file specifici. Per farlo, seguire questi passaggi:
Fare clic su Nuovo e selezionare Richiesta.
Inserire un Nome documento e selezionare la persona a cui si sta richiedendo nel campo Richiedi a.
Se necessario, impostare una Scadenza tra, modificare la Cartella in cui deve essere aggiunto il file, aggiungere Tag e scrivere un Messaggio.
Fare clic su Richiedi.
Viene creato un segnaposto per il file mancante nella cartella selezionata. Una volta disponibile il file, fare clic sul segnaposto per caricarlo.
Suggerimento
È anche possibile richiedere un documento dall”elenco delle attività programmate.
Per visualizzare l’elenco di tutti i file richiesti, passare alla vista Attività dell’app Documenti e accedere alla colonna Documento richiesto. Fare clic sulla data di un file richiesto per visualizzarne i dettagli. È quindi possibile:
Caricare un file utilizzando il pulsante (carica);
Modificare l’attività utilizzando il pulsante (modifica);
Annullare l’attività utilizzando il pulsante (annulla);
Inviare un’email di promemoria. Fare clic su Anteprima per visualizzare in anteprima il contenuto dell’email di promemoria, se necessario, quindi fare clic su Invia ora.
Per inviare un’email di promemoria per tutti i file richiesti, fare clic sull’icona (puntini di sospensione) nella colonna Documento richiesto e selezionare Richiesta documento: Promemoria.
Pannello dei dettagli¶
Per visualizzare le informazioni e i tag di una cartella o di un file, selezionare la cartella o il file, quindi fare clic sull’icona (per le cartelle) o sul pulsante Azioni (per i file) e selezionare Info e tag.
Suggerimento
In alternativa, per le cartelle, è anche possibile fare clic sul pulsante (Info e tag) nell’angolo in alto a destra accanto alle icone di visualizzazione.
Il pannello dei dettagli consente di:
Modificare la cartella del file o il nome della cartella.
Visualizzare la dimensione del file o della cartella e il conteggio degli elementi della cartella.
Modificare il proprietario e il contatto del file o della cartella. Per impostazione predefinita, la persona che crea un file o una cartella viene impostata come proprietario e riceve i diritti di accesso completi. Per modificarlo, selezionare l’utente desiderato dall’elenco a discesa. Il contatto è una persona che ha solo diritti di accesso Visualizzatore al file o alla cartella, ad esempio un fornitore esistente nel database.
Accedi al chatter.
Per chiudere il pannello dei dettagli, fare clic sul pulsante (rimuovi) nell’angolo in alto a destra.
Nota
Per visualizzare un file dal proprio profilo utente, un utente deve essere impostato come contatto e avere almeno accesso Visualizzatore.
Alias e-mail¶
È possibile utilizzare un alias email per salvare automaticamente i file inviati all’alias email in una cartella specifica. Per configurare un alias email per una cartella, seguire questi passaggi:
Assicurarsi che un dominio alias personalizzato sia configurato nelle Impostazioni generali.
Selezionare la cartella in cui devono essere salvati i file.
Fare clic su (Info e tag) nell’angolo in alto a destra accanto alle icone di visualizzazione.
Nel pannello dei dettagli, inserire l’alias email desiderato.
Facoltativamente, specificare un Tipo di attività e un assegnatario per creare un”attività quando viene ricevuto un file tramite l’alias.
Facoltativamente, selezionare i Tag da applicare automaticamente ai file creati tramite l’alias.
Nota
Le email inviate all’alias senza allegati vengono convertite in file, utilizzando l’oggetto dell’email come nome del file.
Vedi anche
Record collegati¶
Per collegare il file a un record specifico, selezionare il modello appropriato dal menu a discesa Collegato a (identificabile dal segnaposto Nessun modello collegato), quindi selezionare il record desiderato.
Nota
Se la centralizzazione dei file è abilitata per un’app specifica, l’aggiunta di un file all’app Documenti caricando un allegato aggiunge automaticamente il record corrispondente nel campo Collegato a del file.
Diritti di accesso e di condivisione¶
Nota
È possibile condividere cartelle e file e modificare i relativi diritti di accesso solo se si dispone dei diritti di modifica.
I diritti di accesso possono essere impostati su:
cartelle: selezionare la cartella, fare clic sull’icona (ingranaggio) e selezionare Condividi.
file: aprire il file e fare clic su Condividi nella barra superiore.
Suggerimento
Passa alla vista elenco per condividere o gestire i diritti di accesso di più file o cartelle contemporaneamente.
Per concedere l’accesso a utenti o contatti specifici, segui questi passaggi:
Nel campo (Invita persone), seleziona gli utenti o i contatti a cui vuoi concedere l’accesso dal menu a discesa o inserisci il loro indirizzo email.
Nota
Accesso tramite link deve essere abilitato prima di concedere l’accesso a contatti esterni.
Imposta il campo Ruolo su Visualizzatore o Editor.
Se lo desideri, disattiva l’interruttore Notifica per evitare l’invio di un’email di notifica.
Fai clic su Condividi per concedere l’accesso (con o senza notifica) o su Copia link per copiare il link di condivisione negli appunti.
Suggerimento
Per rimuovere un’autorizzazione o impostare una data di scadenza, passare il mouse sul contatto pertinente e fare clic rispettivamente sul pulsante (rimuovi) o (calendario).
Per configurare l”Accesso generale per gli Utenti interni o l”Accesso tramite link, seleziona Visualizzatore, Editor o Nessuno (per limitare completamente l’accesso). Per l”Accesso tramite link, puoi anche specificare se la cartella o il file deve essere Individuabile (ossia accessibile tramite navigazione). Fai clic su Salva per applicare le modifiche, quindi su Copia link per copiare il link di condivisione negli appunti.
Nota
Ogni URL di cartella e file include i diritti di accesso assegnati ad esso. Quando condividi un link a una cartella, i destinatari vengono indirizzati a un portale dedicato dove possono visualizzare i file in quella cartella, esclusi quelli con accesso limitato.
Gli utenti del portale possono accedere alle cartelle e ai file che hanno il permesso di visualizzare o modificare attraverso il portale clienti facendo clic sulla scheda Documenti.
Gestione dei file tra le app¶
Puoi salvare file o allegare file esistenti nell’app Documenti da qualsiasi record.
Per salvare un allegato nell’app Documenti, passa il mouse su un allegato nel chatter del record e fai clic sull’icona (Aggiungi a Documenti).
Per allegare un file a un record dal chatter del record, fai clic sull’icona Aggiungi da Documenti, seleziona il file desiderato e fai clic su Aggiungi da Documenti per aggiungere il file grezzo, oppure su Incolla link per inserire un link al file (e preservare i diritti di accesso del documento).
Per inserire un file da Documenti nell”editor rich-text di Odoo, digita
/file, quindi seleziona il file desiderato e fai clic su Aggiungi da Documenti per aggiungere il file grezzo, oppure Incolla link per inserire un link al file (e conservare i diritti di accesso del documento).
Digitalizzazione di file con AI¶
I file disponibili nella cartella Finanza possono essere digitalizzati. Selezionare il file, fare clic su Crea fattura fornitore, Crea fattura cliente o Crea nota di carta di credito cliente, quindi fare clic su Invia per digitalizzazione.
Vedi anche