Dokument¶
Med Odoo Documents kan du lagra, visa och hantera filer i Odoo.
Mappar och dokument är organiserade i sektioner som är tillgängliga från trädet till vänster. Följande sektioner är tillgängliga:
Alla: visar alla mappar och filer som användaren har åtkomst till.
Företag: innehåller mappar och filer som delas inom företaget. Åtkomst bestäms av åtkomstbehörigheter som definierats för mappen och filen.
Min enhet: användarens personliga arbetsyta för att organisera och komma åt filer och mappar som de äger eller har laddat upp.
Delat med mig: inkluderar filer som har delats med användaren men som inte är en del av någon överordnad mapp de har åtkomst till.
Senaste: visar nyligen ändrade filer som användaren har behörighet att visa eller redigera.
Soptunna: lagrar borttagna filer och mappar.
Klicka på en sektion i trädet för att visa dess innehåll. Välj en mapp för att öppna den, hantera den och få åtkomst till dess filer.
Klicka på en fil för att öppna den och utföra tillgängliga åtgärder. För att stänga filen, tryck Esc eller klicka på ikonen (stäng). Du kan också dra och släppa en fil eller mapp för att flytta den till en annan mapp eller sektion.
Tips
Använd sökfältet för att snabbt hitta specifika objekt.
Händelseflödet spårar ändringar i mappar och filer och möjliggör kommunikation med interna användare och externa kontakter. Öppna Detaljpanelen för att komma åt den.
Konfiguration¶
Fördröjning för borttagning¶
Som standard förblir objekt som flyttas till soptunnan där i 30 dagar innan de tas bort permanent. För att justera denna fördröjning, gå till och redigera fältet Fördröjning för borttagning (dagar).
Filcentralisering¶
Filcentralisering gör det möjligt att automatiskt organisera alla filer som är kopplade till en specifik app i dedikerade mappar. Det är aktiverat som standard för varje app vid installation. För att avaktivera filcentralisering, ändra standardmappen eller konfigurera taggarna som ska läggas till appspecifika filer, gå till och redigera relevant inställning under sektionen Filcentralisering.
Tips
Filcentralisering kan inte avaktiveras för Bokföring-dokument. En undermapp skapas automatiskt för varje journaltyp (t.ex. Försäljning, Inköp, Bank, osv.) och journalnamnet läggs till som en tagg på varje dokument. Klicka på Journaler för att redigera listan över journaler som ska synkroniseras och definiera deras motsvarande mappar och taggar.
För Personaladministration-filer skapas en undermapp automatiskt för varje anställd och specifika taggar läggs till filerna baserat på dokumenttypen (t.ex. Kontrakt, Lönespecifikationer, osv.). Du kan också skapa ytterligare Anställda undermappar automatiskt genom att ange önskade mappnamn, separerade med kommatecken.
Observera
Ändring av mappen eller taggarna påverkar endast nya filer; befintliga filer förblir oförändrade.
När filcentralisering är aktiverad för en app flyttas dess bilagor till soptunnan i Dokument-appen om en post i den appen tas bort.
Mappar¶
Du kan organisera filer i mappar som finns i sektionerna Företag eller Min enhet.
För att skapa en mapp, välj önskad sektion i trädet, klicka på Ny och välj Mapp. I popup-fönstret anger du mappens Namn och klickar på Spara. För att skapa en undermapp, välj först den överordnade mappen och följ sedan samma steg.
Observera
Vissa mappar och undermappar skapas automatiskt baserat på inställningarna för filcentralisering.
För att hantera en mapp eller undermapp, välj den och klicka på ikonen (Åtgärder) ovanför trädet. Följande alternativ är tillgängliga i menyn:
Ladda ned: Ladda ned mappen som en .zip-fil, inklusive dess filer och undermappar.
Döp om: Ändra mappens namn.
Lägg till stjärna: Markera en mapp som favorit för snabbare åtkomst. Denna inställning är användarspecifik och påverkar inte andra användares arbetsytor. Du kan sedan använda stjärnmärkt filter för att snabbt navigera till dina favoritmappar.
Info & Taggar: Visa mappens detaljer och händelseflöde.
Flytta till soptunnan: Flytta mappen och dess innehåll till soptunnan.
Åtgärder vid val: Definiera de serveråtgärder som är tillgängliga (som knappar) för filerna i mappen. Klicka på en åtgärd för att lägga till eller ta bort den. Klicka på Lägg till anpassad åtgärd för att skapa en ny.
Automatiseringar: Skapa automationsregler.
AI Auto-sortering: Använd Odoo AI för att automatiskt organisera filerna i mappen och utlösa åtgärder baserat på den angivna AI-uppmaningen. Lägg till motsvarande åtgärder för din uppmaning i den nedre delen av popup-fönstret. Detta alternativ kräver att appen Odoo AI är installerad.
Tips
Byt till listvyn för att:
hantera flera mappar samtidigt.
Exportera eller Infoga i kalkylark en eller flera mappar.
snabbt verkställa åtgärder som Dela, Ladda ner, Döp om, osv. Håll muspekaren över en mapprad och klicka på motsvarande ikon i slutet av raden för att utföra önskad åtgärd.
Filer¶
För att ladda upp en fil, välj önskad mapp i trädet, klicka på Ny och välj Ladda upp.
Tips
I Odoo Online-databaser får varje uppladdad fil inte överskrida 64MB.
Du kan även dra och släppa en fil från din dator till önskad mapp i appen Dokument.
URL-länkar¶
För att lägga till en länk till en URL (t.ex. en video) och göra den tillgänglig från en mapp, klicka på Ny och välj Länk. Ange URL, lägg till ett Namn och välj lämplig Mapp.
Kalkylblad¶
För att skapa ett kalkylark, klicka på Ny och välj Kalkylark.
Se även
Hantera filer¶
Flera knappar är tillgängliga i det övre fältet när en fil öppnas:
menyn Åtgärder, som innehåller de alternativ som beskrivs nedan
Dela: för att dela filen och hantera dess åtkomstbehörighet
Ladda ner
eventuella knappar definierade för mappen
Följande alternativ är tillgängliga i menyn Åtgärder:
Skapa kopia: Skapa en kopia av filen. I popup-fönstret väljer du eller skapar destinationsmappen och klickar sedan på Duplicera i destinationsmappens namn.
Flytta till soptunnan: Flytta filen till soptunnan.
Döp om
Info & taggar: Visa filens detaljer och händelseflöde.
Transport: Flytta filen till en annan mapp. I popup-fönstret väljer du eller skapar destinationsmappen och klickar sedan på Flytta till destinationsmappens namn.
Skapa genväg: En genväg är en pekare till en fil som ger åtkomst från flera mappar utan att duplicera filen. I popup-fönstret väljer du eller skapar destinationsmappen och klickar sedan på Skapa en genväg i destinationsmappens namn.
Hantera versioner: Visa alla versioner av filen i uppladdningsordning, ladda ner en specifik version eller ladda upp en ny vid behov.
Lås: Skydda filen från eventuella ändringar.
Kopiera länkar: Kopiera filens URL för delning. Åtkomst kontrolleras baserat på filens åtkomstbehörighet.
Dela upp PDF: Dela upp en PDF-fil.
Tips
Du kan använda mappspecifika e-postalias för att automatiskt spara filer som skickas till aliaset i motsvarande mapp.
Byt till listvyn för att:
hantera flera filer samtidigt.
Exportera eller Infoga i kalkylark en eller flera filer.
snabbt utföra åtgärder som Dela, Ladda ner, Döp om, osv. Håll muspekaren över en filrad och klicka på motsvarande ikon i slutet av raden för att utföra önskad åtgärd.
Dela upp och sammanfoga PDF-filer¶
För att dela upp en PDF i enskilda sidor eller grupper av sidor, öppna PDF:en, klicka på knappen Åtgärder och välj Dela upp PDF. Klicka på ikonen (sax) mellan sidorna för att ta bort en uppdelning om det behövs, klicka sedan på Dela upp för att bekräfta.
För att sammanfoga PDF-filer, följ dessa steg:
Navigera till mappen som innehåller filerna du vill sammanfoga.
Håll ned Ctrl och klicka på relevanta filer.
Klicka på knappen Åtgärder och välj Sammanfoga PDF-filer.
Om det behövs, klicka på Lägg till fil för att bläddra och välja en PDF-fil från din dator.
Klicka på ikonen (sax) mellan filerna.
Klicka på Dela upp för att sammanfoga dem.
Observera
De ursprungliga PDF-filerna ersätts av den sammanfogade versionen.
Tips
Tryck på Shift + S för att lägga till eller ta bort alla uppdelningar mellan sidor.
För att radera en specifik sida, välj sidan och klicka sedan på Radera.
Begära filer¶
Begär filer från användare som en påminnelse för dem att ladda upp specifika filer. För att göra detta, följ dessa steg:
Klicka på Ny och välj Förfrågan.
Ange ett Dokumentnamn och välj den person du begär det från i fältet Begär från.
Om det behövs, ställ in ett Förfallodatum om, redigera Mapp där filen ska läggas till, lägg till Taggar och skriv ett Meddelande.
Klicka på Förfrågan.
En platshållare för den saknade filen skapas i den valda mappen. När filen är tillgänglig klickar du på platshållaren för att ladda upp den.
Tips
Du kan också begära ett dokument från listan över planerade aktiviteter.
För att se listan över alla begärda filer, växla till aktivitetsvyn i Dokument-appen och gå till kolumnen Begärt dokument. Klicka på en begärd fils datum för att visa dess detaljer. Du kan då:
Ladda upp en fil med knappen (ladda upp);
Redigera aktiviteten med knappen (redigera);
Avbryt aktiviteten med knappen (avbryt);
Skicka en påminnelse via e-post. Klicka på Förhandsvisa för att förhandsgranska innehållet i påminnelsen om det behövs, sedan Skicka nu.
För att skicka en påminnelse via e-post för alla begärda filer, klicka på ikonen (ellips) i kolumnen Begärt dokument och välj Dokumentförfrågan: Påminnelse.
Detaljpanel¶
För att visa en mapps eller fils information och taggar, välj mappen eller filen, klicka sedan på ikonen (för mappar) eller knappen Åtgärder (för filer) och välj Info & Taggar.
Tips
Alternativt, för mappar, kan du också klicka på knappen (Info & Taggar) i det övre högra hörnet bredvid vyikonerna.
Detaljpanelen möjliggör följande:
Ändra filens mapp eller mappens namn.
Visa filens eller mappens storlek och mappens antal objekt.
Ändra filens eller mappens ägare och kontakt. Som standard är den person som skapar en fil eller mapp inställd som dess ägare och beviljas fri tillgång till den. För att ändra det, välj den behövliga användaren från rullgardinsmenyn. Kontakten är en person som endast har Visare åtkomstbehörighet till filen eller mappen, t.ex. en befintlig leverantör i databasen.
Öppna händelseflödet.
För att stänga detaljpanelen, klicka på knappen (ta bort) i det övre högra hörnet.
Observera
För att visa en fil från sin användarprofil måste en användare vara inställd som kontakt och ha åtminstone Visare åtkomst.
Aliasnamn för e-post¶
Du kan använda ett e-postalias för att automatiskt spara filer som skickas till e-postaliaset i en specifik mapp. För att installera ett e-postalias för en mapp, följ dessa steg:
Se till att en anpassad aliasdomän är konfigurerad i Allmänna inställningar.
Välj den mapp där filer ska sparas.
Klicka på (Info & Taggar) i det övre högra hörnet bredvid vyikonerna.
I detaljpanelen anger du önskat e-postalias.
Specificera valfritt en Aktivitetstyp och tilldelad person för att skapa en aktivitet när en fil tas emot via aliaset.
Välj valfritt de Taggar som automatiskt ska tillämpas på filerna som skapas genom aliaset.
Observera
E-postmeddelanden som skickas till aliaset utan bilagor konverteras till filer, med e-postmeddelandets ämnesrad som filnamn.
Länkade handlingar¶
För att länka filen till en specifik handling, välj lämplig modell från Länkad till-rullgardinsmenyn (identifierbar genom dess platshållare Ingen länkad modell), välj sedan önskad handling.
Observera
Om filcentralisering är aktiverad för en specifik app, läggs motsvarande handling automatiskt till i Länkad till-fältet för filen när en fil läggs till i Dokument-appen genom att ladda upp en bilaga.
Delning och åtkomstbehörighet¶
Observera
Du kan endast dela mappar och filer och redigera deras åtkomstbehörigheter om du har redigeringsbehörighet.
Åtkomstbehörigheter kan ställas in på:
mappar: Välj mappen, klicka på (kugghjul)-ikonen och välj Dela.
filer: Öppna filen och klicka på Dela i det övre fältet.
Tips
Byt till listvyn för att dela eller hantera åtkomstbehörigheter för flera filer eller mappar samtidigt.
Följ dessa steg för att bevilja åtkomst till specifika användare eller kontakter:
I fältet (Bjud in personer), välj de användare eller kontakter du vill ge åtkomst till från rullgardinsmenyn eller ange deras e-postadress.
Observera
Tillgång via länk måste vara aktiverat först innan åtkomst beviljas till externa kontakter.
Ställ in fältet Roll till Läsare eller Redigerare.
Om så önskas, stäng av Meddela för att undvika att skicka ett e-postmeddelande.
Klicka på Dela för att bevilja åtkomst (med eller utan meddelande) eller Kopiera länkar för att kopiera delningslänken till urklipp.
Tips
För att ta bort en behörighet eller ställa in ett förfallodatum för den, håll muspekaren över den relevanta kontakten och klicka på (ta bort) eller (kalender)-knappen.
För att konfigurera Allmän åtkomst för Interna användare eller Tillgång via länk, välj Läsare, Redigerare eller Ingen (för att helt begränsa åtkomst). För Tillgång via länk kan du också ange om mappen eller filen ska vara Sökbar (d.v.s. tillgänglig genom bläddring). Klicka på Spara för att tillämpa ändringarna, sedan Kopiera länkar för att kopiera delningslänken till urklipp.
Observera
Varje mapp- och fil-URL inkluderar de åtkomstbehörigheter som tilldelats den. När du delar en länk till en mapp dirigeras mottagarna till en dedikerad portal där de kan visa filerna i den mappen, exklusive de med begränsad åtkomst.
Portalanvändare kan komma åt mappar och filer som de har behörighet att visa eller redigera via kundportalen genom att klicka på kortet Dokument.
Hantera filer mellan appar¶
Du kan spara filer till eller bifoga befintliga filer i Dokument-appen från valfri post.
För att spara en bilaga till Dokument-appen, håll muspekaren över en bilaga i postens händelseflöde och klicka på ikonen (Lägg till i Dokument).
För att bifoga en fil till en post från postens händelseflöde, klicka på ikonen Lägg till från Dokument, välj önskad fil och klicka på Lägg till från Dokument för att lägga till råfilen, eller Klistra in länk(ar) för att infoga en länk till filen (och bevara dokumentets åtkomstbehörighet).
För att infoga en fil från Dokument i Odoos riktextredigerare, skriv
/file, välj sedan önskad fil och klicka på Lägg till från Dokument för att lägga till råfilen, eller Klistra in länk(ar) för att infoga en länk till filen (och bevara dokumentets åtkomstbehörighet).
Fildigitalisering med AI¶
Filer som är tillgängliga i mappen Finans kan digitaliseras. Välj filen, klicka Skapa leverantörsfaktura, Skapa kundfaktura eller Skapa kundkreditfaktura och klicka sedan Skicka för digitalisering.