Dokumente¶
Mit Odoo Dokumente können Sie Dateien in Odoo speichern, anzeigen und verwalten.
Ordner und Dokumente werden in Abschnitten organisiert, auf die links zugegriffen werden kann. Folgende Abschnitte sind verfügbar:
Alle: zeigt alle Ordner und Dateien an, auf die der Benutzer Zugriff hat.
Unternehmen: enthält Ordner und Dateien, die für das gesamte Unternehmen zugänglich sind. Zugriffe werden durch Zugriffsrechte geregelt, die für Ordner und Dateien festgelegt wurden.
Meine Drive: Der persönliche Arbeitsbereich des Benutzers zum Organisieren und Aufrufen von Dateien und Ordnern, die ihm gehören oder die er hochgeladen hat.
Mit mir geteilt: enthält Dateien, die für den Benutzer freigegeben wurden, jedoch nicht Teil eines übergeordneten Ordners sind, auf den er Zugriff hat.
Neueste: zeigt kürzlich bearbeitete Dateien an, für die der Benutzer Lese- oder Bearbeitungszugriff hat.
Papierkorb: speichert gelöschte Dateien und Ordner.
Klicken Sie auf einen Abschnitt in der Baumstruktur, um dessen Inhalt anzuzeigen. Wählen Sie einen Ordner aus, um ihn zu öffnen, zu verwalten und auf seine Dateien zuzugreifen.
Klicken Sie auf eine Datei, um sie zu öffnen und verfügbare Aktionen auszuführen. Um die Datei zu schließen, drücken Sie die Taste Esc oder klicken Sie auf das Symbol (Schließen). Sie können eine Datei oder einen Ordner auch per Drag-and-drop in einen anderen Ordner oder Abschnitt verschieben.
Tipp
Verwenden Sie die Suchleiste, um bestimmte Elemente schnell zu finden.
The chatter tracks changes to folders and files and allows communication with internal users and external contacts. Open the Details panel to access it.
Siehe auch
Konfiguration¶
Löschverzögerung¶
Standardmäßig verbleiben in den Papierkorb verschobene Elemente 30 Tage lang dort, bevor sie endgültig gelöscht werden. Um diese Verzögerung anzupassen, gehen Sie zu und bearbeiten Sie das Feld Löschverzögerung (Tage).
Dateizentralisierung¶
File centralization allows for automatically organizing all files associated with a specific app into dedicated folders. It is enabled by default for each app upon installation. To disable file centralization, modify the default folder, or configure the tags to be added to the app-specific files, go to , and edit the relevant setting under the File Centralization section.
Tipp
File centralization cannot be disabled for Accounting documents. A sub-folder is automatically created for each journal type (e.g., Sales, Purchase, Bank, etc.), and the journal name is added as a tag on each document. Click Journals to edit the list of journals to synchronize and define their corresponding folders and tags.
For Human Resources files, a sub-folder is automatically created for each employee, and specific tags are added to the files based on the document type (e.g., Contracts, Payslips, etc.). You can also create additional Employee Subfolders automatically by entering the desired folder names, separated by commas.
Bemerkung
Changing the folder or tags only affects new files; existing files remain unchanged.
When file centralization is enabled for an app, deleting a record in that app moves its attachments to the trash in the Documents app.
Ordner¶
Sie können Dateien in Ordnern organisieren, die in den Abschnitten Unternehmen oder Meine Drive verfügbar sind.
Um einen Ordner zu erstellen, wählen Sie den gewünschten Abschnitt in der Baumstruktur aus, klicken Sie auf Neu und wählen Sie Ordner. Geben Sie im Pop-up-Fenster den Namen des Ordners ein und klicken Sie auf Speichern. Um einen Unterordner zu erstellen, wählen Sie zunächst den übergeordneten Ordner aus und führen Sie dann die gleichen Schritte aus.
Bemerkung
Einige Ordner und Unterordner werden automatisch basierend auf den Einstellung der Dateizentralisierung erstellt.
Um einen Ordner oder Unterordner zu verwalten, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf das Symbol (Aktionen) über der Baumstruktur. Im Menü stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
Herunterladen: Laden Sie den Ordner als .zip-Datei herunter, einschließlich der Dateien und Unterordner.
Umbenennen: Bearbeiten Sie den Namen des Ordners.
Sternchen hinzufügen: Markieren Sie einen Ordner als Favorit, um schneller darauf zugreifen zu können. Diese Einstellung ist benutzerspezifisch und hat keine Auswirkungen auf die Arbeitsbereiche anderer Benutzer. Mit dem Filter Mit Sternchen versehen können Sie schnell zu Ihren bevorzugten Ordnern navigieren.
Info & Stichwörter: Sehen Sie sich die Details des Ordners und den Chatter an.
In Papierkorb verschieben: Verschieben Sie den Ordner und seine Inhalte in den Papierkorb.
Aktionen bei Auswahl: Legen Sie die Serveraktionen fest, die für die Dateien im Ordner verfügbar sind (als Schaltflächen). Klicken Sie auf eine Aktion, um sie hinzuzufügen oder zu entfernen. Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Aktion hinzufügen, um eine neue Aktion zu erstellen.
Automatisierungen: Erstellen Sie Automatisierungsregeln.
Wichtig
Setting up automation rules requires activating Studio, which may impact your pricing plan.
AI Auto-sort: Use Odoo AI to automatically organize the files in the folder and trigger actions based on the provided AI prompt. Add the corresponding actions for your prompt in the lower section of the popup. This option requires the Odoo AI app to be installed.
Tipp
Switch to the list view to:
manage multiple folders at once.
Export or Insert in spreadsheet one or multiple folders.
quickly execute actions such as Share, Download, Rename, etc. Hover over a folder line and click the corresponding icon at the end of the line to perform the desired action.
Dateien¶
To upload a file, select the desired folder in the tree, click New, and select Upload.
Tipp
In Odoo-Online-Datenbanken darf jede hochgeladene Datei maximal 64 MB groß sein.
Sie können eine Datei auch von Ihrem Computer in den gewünschten Ordner innerhalb der Dokumente-App ziehen und dort ablegen.
URL-Links¶
Um einen Link zu einer URL (z. B. einem Video) hinzuzufügen und ihn über einen Ordner zugänglich zu machen, klicken Sie auf Neu und wählen Sie Link. Geben Sie die URL ein, fügen Sie einen Namen hinzu und wählen Sie den entsprechenden Ordner aus.
Tabellenkalkulationen¶
Um eine Tabellekalkulation zu erstellen, klicken Sie auf Neu und wählen Sie Tabellenkalkulation.
Siehe auch
Dateien verwalten¶
Beim Öffnen einer Datei stehen in der oberen Leiste mehrere intelligente Schaltflächen zur Verfügung:
the Actions menu, which includes the options described below
Herunterladen
The following options are available in the Actions menu:
Duplicate: Create a copy of the file. In the popup, select or create the destination folder, then click Duplicate in destination folder’s name.
In Papierkorb verschieben: Verschieben Sie die Datei in den Papierkorb.
Umbenennen
Info & Stichwörter: Sehen Sie sich die Details der Datei und den Chatter an.
Move: Move the file to another folder. In the popup, select or create the destination folder, then click Move to destination folder’s name.
Create shortcut: A shortcut is a pointer to a file, allowing access from multiple folders without duplicating the file. In the popup, select or create the destination folder, then click Create a shortcut in destination folder’s name.
Versionen verwalten: Zeigen Sie alle Versionen der Datei in der Reihenfolge ihres Uploads an, laden Sie eine bestimmte Version herunter oder laden Sie bei Bedarf eine neue Version hoch.
Sperren: Schützen Sie die Datei vor Änderungen.
Links kopieren: Kopieren Sie die URL der Datei zum Teilen. Der Zugriff ist durch die Zugriffsrechte der Datei geregelt.
PDF zerteilen: Zerteilen Sie eine PDF-Datei.
Tipp
Sie können ordnerspezifische E-Mail-Aliasse verwenden, um Dateien, die an den Alias gesendet werden, automatisch im entsprechenden Ordner zu speichern.
Switch to the list view to:
manage multiple files at once.
Export or Insert in spreadsheet one or multiple files.
quickly perform actions such as Share, Download, Rename, etc. Hover over a file line and click the corresponding icon at the end of the line to perform the desired action.
PDF-Dateien zerteilen und zusammenführen¶
To divide a PDF into individual or groups of pages, open the PDF, click the Actions button, and select Split PDF. Click the (scissors) icon between pages to remove a split if needed, then click Split to confirm.
Um PDF-Dateien zusammenzuführen, befolgen Sie die folgenden Schritte:
Navigate to the folder containing the files you want to merge.
Hold down Ctrl and click the relevant files.
Click the Actions button and select Merge PDFs.
Klicken Sie bei Bedarf auf Datei hinzufügen, um eine PDF-Datei von Ihrem Computer auszuwählen.
Klicken Sie auf das Symbol (Schwere) zwischen den Dateien.
Klicken Sie auf Zerteilen, um sie zusammenzuführen.
Bemerkung
Die ursprünglichen PDF-Dateien werden durch die zusammengeführte Version ersetzt.
Tipp
Drücken Sie Shift + S, um alle Teilungen zwischen Seiten hinzuzufügen oder zu entfernen.
Um eine bestimmte Seite zu löschen, wählen Sie die Seite, klicken Sie dann auf Löschen.
Dateien anfragen¶
Fragen Sie Dateien von Benutzern an, um sie daran zu erinnern, bestimmte Dateien hochzuladen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Anfragen.
Geben Sie einen Dokumentnamen ein und wählen Sie im Feld Anfrage an die Person aus, von der Sie die Datei anfordern möchten.
If needed, set a Due Date In, edit the Folder where the file should be added, add Tags, and write a Message.
Klicken Sie auf Anfragen.
Im ausgewählten Ordner wird ein Platzhalter für die fehlende Datei erstellt. Sobald die Datei verfügbar ist, klicken Sie auf den Platzhalter, um sie hochzuladen.
Tipp
Sie können ein Dokument auch über die Liste der geplanten Aktivitäten anfragen.
Um die Liste aller angeforderten Dateien einzusehen, wechseln Sie zur Aktivitätsansicht der Dokumente-App und gehen Sie zur Spalte Angefragtes Dokument. Klicken Sie auf das Datum einer angefragten Datei, um deren Details anzuzeigen. Anschließend haben Sie folgende Möglichkeiten:
Laden Sie eine Datei über die Schaltfläche (Hochladen) hoch.
Bearbeiten Sie die Aktivität über die Schaltfläche (Bearbeiten).
Brechen Sie die Aktivität über die Schaltfläche (Abbrechen) ab.
Versenden Sie eine Erinnerungsmail. Klicken Sie bei Bedarf auf Vorschau, um den Inhalt der Erinnerungsmail in der Vorschau anzuzeigen, und dann auf Jetzt senden.
Um eine Erinnerungsmail für alle angefragten Dateien zu senden, klicken Sie auf das Symbol (Auslassungspunkte) in der Spalte Angefragtes Dokument und wählen Sie Dokumentanfrage: Erinnerung.
Detailanzeige¶
To view a folder’s or file’s information and tags, select the folder or file, then click the icon (for folders) or Actions button (for files) and select Info & Tags.
Tipp
Alternatively, for folders, you can also click the (Info & Tags) button in the upper-right corner next to the view icons.
Im Detailbereich haben Sie folgende Möglichkeiten:
Ändern Sie den Ordner der Datei oder den Namen des Ordners.
Sehen Sie die Größe der Datei oder des Ordners und die Anzahl der Elemente im Ordner an.
Change the file’s or folder’s owner and contact. By default, the person who creates a file or folder is set as its owner and granted full access rights to it. To change it, select the required user from the dropdown list. The contact is a person who only has Viewer access rights to the file or folder, e.g., an existing supplier in the database.
Access the chatter.
To close the details panel, click the (remove) button in the upper-right corner.
Bemerkung
To view a file from their user profile, a user must be set as the contact and have at least Viewer access.
E-Mail-Aliasse¶
Sie können einen E-Mail-Alias verwenden, um an den E-Mail-Alias gesendete Dateien automatisch in einem bestimmten Ordner zu speichern. Um einen E-Mail-Alias für einen Ordner einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
Make sure a custom alias domain is configured in the General Settings.
Wählen Sie den Ordner aus, in dem die Dateien gespeichert werden sollen.
Klicken Sie oben rechts neben den Ansichtssymbolen auf (Info & Stichwörter).
In the details panel, enter the desired email alias.
Optional können Sie einen Aktivitätstyp und eine zugewiesene Person festlegen, um eine Aktivität zu erstellen, wenn eine Datei über den Alias empfangen wird.
Optional können Sie Stichwörter auswählen, die automatisch auf die über den Alias erstellten Dateien angewendet werden sollen.
Bemerkung
Emails sent to the alias without attachments are converted into files, using the email subject as the file name.
Siehe auch
Linked records¶
To link the file to a specific record, select the appropriate model from the Linked to dropdown menu (identifiable by its placeholder No linked model), then select the desired record.
Bemerkung
If file centralization is enabled for a specific app, adding a file to the Documents app by uploading an attachment automatically adds the corresponding record in the Linked to field of the file.
Teilen und Zugriffsrechte¶
Bemerkung
Sie können nur Ordner und Dateien teilen und deren Zugriffsrechte bearbeiten, wenn Sie über Bearbeitungsrechte verfügen.
Zugriffsrechte können wie folgt festgelegt werden:
Für Ordner: Wählen Sie das Symbol (Zahnrad) und wählen Sie Teilen aus.
Für Dateien: Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie in der oberen Leiste auf Teilen.
Tipp
Switch to the list view to share or manage the access rights of multiple filers or folders at once.
To grant access to specific users or contacts, follow these steps:
In the (Invite people) field, select the users or contacts you want to grant access to from the dropdown menu or enter their email address.
Bemerkung
Access through link must be enabled first before granting access to external contacts.
Set the Role field to Viewer or Editor.
If desired, toggle the Notify switch off to avoid sending a notification email.
Click Share to grant access (with or without a notification) or Copy Links to copy the sharing link to the clipboard.
Tipp
Um eine Berechtigung zu entfernen oder ein Ablaufdatum dafür festzulegen, bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden Kontakt und klicken Sie auf die Schaltfläche (Entfernen bzw. (Kalender).
To configure General access for Internal users or Access through link, select Viewer, Editor, or None (to completely restrict access). For Access through link, you can also specify whether the folder or file should be Discoverable (i.e., accessible through browsing). Click Save to apply the changes, then Copy Links to copy the sharing link to the clipboard.
Bemerkung
Each folder and file URL includes the access rights assigned to it. When you share a link to a folder, recipients are directed to a dedicated portal where they can view the files in that folder, excluding any with restricted access.
Portalbenutzer können über das Kundenportal auf Ordner und Dateien zugreifen, für die sie über Berechtigungen zum Anzeigen oder Bearbeiten verfügen, indem sie auf die Karte Dokumente klicken.
Managing files across apps¶
You can save files to or attach existing files in the Documents app from any record.
To save an attachment to the Documents app, hover over an attachment in the record’s chatter and click the (Add to Documents) icon.
To attach a file to a record from the record’s chatter, click the Add from Documents icon, select the desired file, and click Add from Documents to add the raw file, or Paste Link(s) to insert a link to the file (and preserve the document’s access rights).
To insert a file from Documents into the Odoo rich-text editor, type
/file, then select the desired file, and click Add from Documents to add the raw file, or Paste Link(s) to insert a link to the file (and preserve the document’s access rights).
Dateidigitalisierung mit KI¶
Dateien, die im Ordner „Finanzen“ verfügbar sind, können digitalisiert werden. Wählen Sie die Datei aus, klicken Sie auf „Lieferantenrechnung erstellen, Kundenrechnung erstellen oder Kundengutschrift erstellen und dann auf Dokument digitalisien.
Siehe auch