Dokumente¶
Mit Odoo Dokumente können Sie Dateien in Odoo speichern, anzeigen und verwalten.
Ordner und Dokumente werden in Abschnitten organisiert, auf die links zugegriffen werden kann. Folgende Abschnitte sind verfügbar:
Alle: zeigt alle Ordner und Dateien an, auf die der Benutzer Zugriff hat.
Unternehmen: enthält Ordner und Dateien, die für das gesamte Unternehmen zugänglich sind. Zugriffe werden durch Zugriffsrechte geregelt, die für Ordner und Dateien festgelegt wurden.
Meine Drive: Der persönliche Arbeitsbereich des Benutzers zum Organisieren und Aufrufen von Dateien und Ordnern, die ihm gehören oder die er hochgeladen hat.
Mit mir geteilt: enthält Dateien, die für den Benutzer freigegeben wurden, jedoch nicht Teil eines übergeordneten Ordners sind, auf den er Zugriff hat.
Neueste: zeigt kürzlich bearbeitete Dateien an, für die der Benutzer Lese- oder Bearbeitungszugriff hat.
Papierkorb: speichert gelöschte Dateien und Ordner.
Klicken Sie auf einen Abschnitt in der Baumstruktur, um dessen Inhalt anzuzeigen. Wählen Sie einen Ordner aus, um ihn zu öffnen, zu verwalten und auf seine Dateien zuzugreifen.
Klicken Sie auf eine Datei, um sie zu öffnen und verfügbare Aktionen auszuführen. Um die Datei zu schließen, drücken Sie die Taste Esc oder klicken Sie auf das Symbol (Schließen). Sie können eine Datei oder einen Ordner auch per Drag-and-drop in einen anderen Ordner oder Abschnitt verschieben.
Tipp
Verwenden Sie die Suchleiste, um bestimmte Elemente schnell zu finden.
Der Chatter verfolgt Änderungen an Ordnern und Dateien und ermöglicht die Kommunikation mit internen Benutzern und externen Kontakten. Öffnen Sie das Detailfenster, um darauf zuzugreifen.
Siehe auch
Konfiguration¶
Löschverzögerung¶
Standardmäßig verbleiben in den Papierkorb verschobene Elemente 30 Tage lang dort, bevor sie endgültig gelöscht werden. Um diese Verzögerung anzupassen, gehen Sie zu und bearbeiten Sie das Feld Löschverzögerung (Tage).
Dateizentralisierung¶
Die Dateizentralisierung ermöglicht die automatische Organisation aller Dateien, die mit einer bestimmten Anwendung verbunden sind, in speziellen Ordnern. Sie ist standardmäßig für jede App bei der Installation aktiviert. Um die Dateizentralisierung zu deaktivieren, den Standardordner zu ändern oder die Stichwörter zu konfigurieren, die den appspezifischen Dateien hinzugefügt werden sollen, gehen Sie zu und bearbeiten Sie die entsprechende Einstellung im Abschnitt Dateizentralisierung.
Tipp
Die Dateizentralisierung kann für Dokumente vom Typ Buchhaltung ` nicht deaktiviert werden. Für jeden Journaltyp (z. B. Verkauf, Einkauf, Bank usw.) wird automatisch ein Unterordner erstellt, und der Name des Journals wird jedem Dokument als Stichwort hinzugefügt. Klicken Sie auf :guilabel:`Journale, um die Liste der zu synchronisierenden Journale zu bearbeiten und die entsprechenden Ordner und Stichwörter zu definieren.
Für Dateien des Personalwesens wird automatisch ein Unterordner für jeden Mitarbeiter erstellt, und den Dateien werden je nach Dokumenttyp (z. B. Verträge, Gehaltsabrechnungen usw.) bestimmte Stichwörter hinzugefügt. Sie können auch automatisch zusätzliche Unterordner für Mitarbeiter erstellen, indem Sie die gewünschten Ordnernamen durch Kommas getrennt eingeben.
Bemerkung
Das Ändern des Ordners oder der Stichwörter wirkt sich nur auf neue Dateien aus; bestehende Dateien bleiben unverändert.
Wenn die Dateizentralisierung für eine App aktiviert ist, werden beim Löschen eines Datensatzes in dieser App dessen Anhänge in den Papierkorb der Dokumente-App verschoben.
Ordner¶
Sie können Dateien in Ordnern organisieren, die in den Abschnitten Unternehmen oder Meine Drive verfügbar sind.
Um einen Ordner zu erstellen, wählen Sie den gewünschten Abschnitt in der Baumstruktur aus, klicken Sie auf Neu und wählen Sie Ordner. Geben Sie im Pop-up-Fenster den Namen des Ordners ein und klicken Sie auf Speichern. Um einen Unterordner zu erstellen, wählen Sie zunächst den übergeordneten Ordner aus und führen Sie dann die gleichen Schritte aus.
Bemerkung
Einige Ordner und Unterordner werden automatisch basierend auf den Einstellung der Dateizentralisierung erstellt.
Um einen Ordner oder Unterordner zu verwalten, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf das Symbol (Aktionen) über der Baumstruktur. Im Menü stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
Herunterladen: Laden Sie den Ordner als .zip-Datei herunter, einschließlich der Dateien und Unterordner.
Umbenennen: Bearbeiten Sie den Namen des Ordners.
Teilen: Teilen Sie den Ordner und verwalten Sie seine Zugriffsrechte.
Sternchen hinzufügen: Markieren Sie einen Ordner als Favorit, um schneller darauf zugreifen zu können. Diese Einstellung ist benutzerspezifisch und hat keine Auswirkungen auf die Arbeitsbereiche anderer Benutzer. Mit dem Filter Mit Sternchen versehen können Sie schnell zu Ihren bevorzugten Ordnern navigieren.
Info & Stichwörter: Sehen Sie sich die Details des Ordners und den Chatter an.
In Papierkorb verschieben: Verschieben Sie den Ordner und seine Inhalte in den Papierkorb.
Aktionen bei Auswahl: Legen Sie die Serveraktionen fest, die für die Dateien im Ordner verfügbar sind (als Schaltflächen). Klicken Sie auf eine Aktion, um sie hinzuzufügen oder zu entfernen. Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Aktion hinzufügen, um eine neue Aktion zu erstellen.
Automatisierungen: Erstellen Sie Automatisierungsregeln.
Automatische KI-Sortierung: Nutzen Sie Odoo KI, um die Dateien im Ordner automatisch zu organisieren und Aktionen auf Basis der angegebenen KI-Eingabeaufforderung auszulösen. Fügen Sie die entsprechenden Aktionen für Ihre Eingabeaufforderung im unteren Bereich des Pop-up-Fensters hinzu. Für diese Option muss die App Odoo KI installiert sein.
Tipp
Wechseln Sie zur Listenansicht:
Verwalten Sie mehrere Ordner auf einmal.
Exportieren einen oder mehrere Ordner oder klicken Sie auf In Tabellenkalkulation einfügen.
Führen Sie Aktionen wie Teilen, Herunterladen, Umbenennen usw. schnell aus. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Ordnerzeile und klicken Sie auf das entsprechende Symbol am Ende der Zeile, um die gewünschte Aktion auszuführen.
Dateien¶
Um eine Datei hochzuladen, wählen Sie den gewünschten Ordner in der Baumstruktur aus, klicken Sie auf Neu und wählen Sie Hochladen.
Tipp
In Odoo-Online-Datenbanken darf jede hochgeladene Datei maximal 64 MB groß sein.
Sie können eine Datei auch von Ihrem Computer in den gewünschten Ordner innerhalb der Dokumente-App ziehen und dort ablegen.
URL-Links¶
Um einen Link zu einer URL (z. B. einem Video) hinzuzufügen und ihn über einen Ordner zugänglich zu machen, klicken Sie auf Neu und wählen Sie Link. Geben Sie die URL ein, fügen Sie einen Namen hinzu und wählen Sie den entsprechenden Ordner aus.
Tabellenkalkulationen¶
Um eine Tabellekalkulation zu erstellen, klicken Sie auf Neu und wählen Sie Tabellenkalkulation.
Siehe auch
Dateien verwalten¶
Beim Öffnen einer Datei stehen in der oberen Leiste mehrere intelligente Schaltflächen zur Verfügung:
das Menü Aktion, das die unten stehenden Optionen beinhaltet
Teilen: um den Ordner zu teilen und Zugriffsrechte zu verwalten
Herunterladen
Die folgenden Optionen stehen im Menü Aktionen zur Verfügung:
Duplizieren: Erstellen Sie eine Kopie der Datei. Wählen Sie in der Gruppe den Zielordner aus oder erstellen Sie ihn und klicken Sie anschließend auf Duplizieren in Name des Zielordners.
In Papierkorb verschieben: Verschieben Sie die Datei in den Papierkorb.
Umbenennen
Info & Stichwörter: Sehen Sie sich die Details der Datei und den Chatter an.
Verschieben: Verschieben Sie die Datei in einen anderen Ordner. Wählen Sie im Pop-up-Fenster den Zielordner aus oder erstellen Sie ihn und klicken Sie dann auf Verschieben nach Name des Zielordners.
Verknüpfung erstellen: Eine Verknüpfung ist ein Zeiger auf eine Datei, der den Zugriff aus mehreren Ordnern ermöglicht, ohne die Datei zu duplizieren. Wählen Sie im Popup den Zielordner aus oder erstellen Sie ihn, und klicken Sie dann auf Verknüpfung erstellen in Name des Zielordners.
Versionen verwalten: Zeigen Sie alle Versionen der Datei in der Reihenfolge ihres Uploads an, laden Sie eine bestimmte Version herunter oder laden Sie bei Bedarf eine neue Version hoch.
Sperren: Schützen Sie die Datei vor Änderungen.
Links kopieren: Kopieren Sie die URL der Datei zum Teilen. Der Zugriff ist durch die Zugriffsrechte der Datei geregelt.
PDF zerteilen: Zerteilen Sie eine PDF-Datei.
Tipp
Sie können ordnerspezifische E-Mail-Aliasse verwenden, um Dateien, die an den Alias gesendet werden, automatisch im entsprechenden Ordner zu speichern.
Wechseln Sie zur Listenansicht:
mehrere Dateien gleichzeitig verwalten.
Exportieren oder In Tabelle einfügen für eine oder mehrere Dateien.
schnell Aktionen wie Teilen, Herunterladen, Umbenennen usw. ausführen. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Dateizeile und klicken Sie auf das entsprechende Symbol am Ende der Zeile, um die gewünschte Aktion auszuführen.
PDF-Dateien zerteilen und zusammenführen¶
Um ein PDF in einzelne Seiten oder Seitengruppen aufzuteilen, öffnen Sie das PDF, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen und wählen Sie PDF aufteilen. Klicken Sie auf das Symbol (Schere) zwischen den Seiten, um eine Aufteilung bei Bedarf zu entfernen, und klicken Sie dann auf Aufteilen, um zu bestätigen.
Um PDF-Dateien zusammenzuführen, befolgen Sie die folgenden Schritte:
Navigieren Sie zu dem Ordner, der die Dateien enthält, die Sie zusammenführen möchten.
Halten Sie Strg gedrückt und klicken Sie auf die entsprechenden Dateien.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen und wählen Sie PDFs zusammenführen.
Klicken Sie bei Bedarf auf Datei hinzufügen, um eine PDF-Datei von Ihrem Computer auszuwählen.
Klicken Sie auf das Symbol (Schwere) zwischen den Dateien.
Klicken Sie auf Zerteilen, um sie zusammenzuführen.
Bemerkung
Die ursprünglichen PDF-Dateien werden durch die zusammengeführte Version ersetzt.
Tipp
Drücken Sie Shift + S, um alle Teilungen zwischen Seiten hinzuzufügen oder zu entfernen.
Um eine bestimmte Seite zu löschen, wählen Sie die Seite, klicken Sie dann auf Löschen.
Dateien anfragen¶
Fragen Sie Dateien von Benutzern an, um sie daran zu erinnern, bestimmte Dateien hochzuladen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Anfragen.
Geben Sie einen Dokumentnamen ein und wählen Sie im Feld Anfrage an die Person aus, von der Sie die Datei anfordern möchten.
Falls erforderlich, legen Sie ein Fälligkeitsdatum in fest, bearbeiten Sie den Ordner, in dem die Datei hinzugefügt werden soll, fügen Sie Tags hinzu und schreiben Sie eine Nachricht.
Klicken Sie auf Anfragen.
Im ausgewählten Ordner wird ein Platzhalter für die fehlende Datei erstellt. Sobald die Datei verfügbar ist, klicken Sie auf den Platzhalter, um sie hochzuladen.
Tipp
Sie können ein Dokument auch über die Liste der geplanten Aktivitäten anfragen.
Um die Liste aller angeforderten Dateien einzusehen, wechseln Sie zur Aktivitätsansicht der Dokumente-App und gehen Sie zur Spalte Angefragtes Dokument. Klicken Sie auf das Datum einer angefragten Datei, um deren Details anzuzeigen. Anschließend haben Sie folgende Möglichkeiten:
Laden Sie eine Datei über die Schaltfläche (Hochladen) hoch.
Bearbeiten Sie die Aktivität über die Schaltfläche (Bearbeiten).
Brechen Sie die Aktivität über die Schaltfläche (Abbrechen) ab.
Versenden Sie eine Erinnerungsmail. Klicken Sie bei Bedarf auf Vorschau, um den Inhalt der Erinnerungsmail in der Vorschau anzuzeigen, und dann auf Jetzt senden.
Um eine Erinnerungsmail für alle angefragten Dateien zu senden, klicken Sie auf das Symbol (Auslassungspunkte) in der Spalte Angefragtes Dokument und wählen Sie Dokumentanfrage: Erinnerung.
Detailanzeige¶
Um die Informationen und Tags eines Ordners oder einer Datei anzuzeigen, wählen Sie den Ordner oder die Datei aus, klicken Sie dann auf das Symbol (für Ordner) oder die Schaltfläche Aktionen (für Dateien) und wählen Sie Info & Tags.
Tipp
Alternativ können Sie bei Ordnern auch auf die Schaltfläche (Info & Tags) in der oberen rechten Ecke neben den Ansichtssymbolen klicken.
Im Detailbereich haben Sie folgende Möglichkeiten:
Ändern Sie den Ordner der Datei oder den Namen des Ordners.
Sehen Sie die Größe der Datei oder des Ordners und die Anzahl der Elemente im Ordner an.
Ändern Sie den Eigentümer und Kontakt der Datei oder des Ordners. Standardmäßig wird die Person, die eine Datei oder einen Ordner erstellt, als Eigentümer festgelegt und erhält vollständige Zugriffsrechte darauf. Um dies zu ändern, wählen Sie den erforderlichen Benutzer aus der Dropdown-Liste aus. Der Kontakt ist eine Person, die nur Betrachter-Zugriffsrechte für die Datei oder den Ordner hat, z. B. ein bestehender Lieferant in der Datenbank.
Auf den Chatter zugreifen.
Um das Detailfeld zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche (entfernen) in der oberen rechten Ecke.
Bemerkung
Um eine Datei über das Benutzerprofil anzuzeigen, muss ein Benutzer als Kontakt festgelegt sein und mindestens Betrachter-Zugriff haben.
E-Mail-Aliasse¶
Sie können einen E-Mail-Alias verwenden, um an den E-Mail-Alias gesendete Dateien automatisch in einem bestimmten Ordner zu speichern. Um einen E-Mail-Alias für einen Ordner einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
Stellen Sie sicher, dass eine benutzerdefinierte Alias-Domain in den Allgemeinen Einstellungen konfiguriert ist.
Wählen Sie den Ordner aus, in dem die Dateien gespeichert werden sollen.
Klicken Sie oben rechts neben den Ansichtssymbolen auf (Info & Stichwörter).
Geben Sie im Detailfeld den gewünschten E-Mail-Alias ein.
Optional können Sie einen Aktivitätstyp und eine zugewiesene Person festlegen, um eine Aktivität zu erstellen, wenn eine Datei über den Alias empfangen wird.
Optional können Sie Stichwörter auswählen, die automatisch auf die über den Alias erstellten Dateien angewendet werden sollen.
Bemerkung
E-Mails, die ohne Anhänge an den Alias gesendet werden, werden in Dateien umgewandelt, wobei der E-Mail-Betreff als Dateiname verwendet wird.
Siehe auch
Verknüpfte Datensätze¶
Um die Datei mit einem bestimmten Datensatz zu verknüpfen, wählen Sie das entsprechende Modell aus dem Dropdown-Menü Verknüpft mit aus (erkennbar am Platzhalter Kein verknüpftes Modell) und wählen Sie dann den gewünschten Datensatz aus.
Bemerkung
Wenn die Dateizentralisierung für eine bestimmte App aktiviert ist, wird beim Hinzufügen einer Datei zur Dokumente-App durch Hochladen eines Anhangs automatisch der entsprechende Datensatz im Feld Verknüpft mit der Datei hinzugefügt.
Teilen und Zugriffsrechte¶
Bemerkung
Sie können nur Ordner und Dateien teilen und deren Zugriffsrechte bearbeiten, wenn Sie über Bearbeitungsrechte verfügen.
Zugriffsrechte können wie folgt festgelegt werden:
Für Ordner: Wählen Sie das Symbol (Zahnrad) und wählen Sie Teilen aus.
Für Dateien: Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie in der oberen Leiste auf Teilen.
Tipp
Wechseln Sie zur Listenansicht, um die Zugriffsrechte mehrerer Filter oder Ordner gleichzeitig zu teilen oder zu verwalten.
Um bestimmten Benutzern oder Kontakten Zugriff zu gewähren, führen Sie folgende Schritte aus:
Wählen Sie im Feld (Personen einladen) die Benutzer oder Kontakte aus, denen Sie Zugriff gewähren möchten, aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie deren E-Mail-Adresse ein.
Bemerkung
Zugriff über Link muss zuerst aktiviert werden, bevor externen Kontakten Zugriff gewährt werden kann.
Setzen Sie das Feld Rolle auf Betrachter oder Bearbeiter.
Falls gewünscht, schalten Sie den Schalter Benachrichtigen aus, um das Versenden einer Benachrichtigungs-E-Mail zu vermeiden.
Klicken Sie auf Teilen, um Zugriff zu gewähren (mit oder ohne Benachrichtigung), oder auf Links kopieren, um den Freigabe-Link in die Zwischenablage zu kopieren.
Tipp
Um eine Berechtigung zu entfernen oder ein Ablaufdatum dafür festzulegen, bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden Kontakt und klicken Sie auf die Schaltfläche (Entfernen bzw. (Kalender).
Um den Allgemeinen Zugriff für Interne Benutzer oder Zugriff über Link zu konfigurieren, wählen Sie Betrachter, Bearbeiter oder Keine (um den Zugriff vollständig zu beschränken). Für Zugriff über Link können Sie auch angeben, ob der Ordner oder die Datei Auffindbar sein soll (d. h. durch Durchsuchen zugänglich). Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen, und dann auf Links kopieren, um den Freigabe-Link in die Zwischenablage zu kopieren.
Bemerkung
Jede Ordner- und Datei-URL enthält die ihr zugewiesenen Zugriffsrechte. Wenn Sie einen Link zu einem Ordner teilen, werden die Empfänger zu einem dedizierten Portal weitergeleitet, in dem sie die Dateien in diesem Ordner anzeigen können, mit Ausnahme derjenigen mit eingeschränktem Zugriff.
Portalbenutzer können über das Kundenportal auf Ordner und Dateien zugreifen, für die sie eine Ansichts- oder Bearbeitungsberechtigung haben, indem sie auf die Karte Dokumente klicken.
Dateien über Apps hinweg verwalten¶
Sie können Dateien in der Dokumente-App speichern oder vorhandene Dateien von jedem Datensatz aus anhängen.
Um einen Anhang in der Dokumente-App zu speichern, bewegen Sie den Mauszeiger über einen Anhang im Chatter des Datensatzes und klicken Sie auf das -Symbol (Zu Dokumenten hinzufügen).
Um eine Datei vom Chatter des Datensatzes aus an einen Datensatz anzuhängen, klicken Sie auf das Symbol Aus Dokumenten hinzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf Aus Dokumenten hinzufügen, um die Rohdatei hinzuzufügen, oder auf Link(s) einfügen, um einen Link zur Datei einzufügen (und die Zugriffsrechte des Dokuments beizubehalten).
Um eine Datei aus Dokumenten in den Odoo Rich-Text-Editor einzufügen, geben Sie
/fileein, wählen Sie dann die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf Aus Dokumenten hinzufügen, um die Rohdatei hinzuzufügen, oder auf Link(s) einfügen, um einen Link zur Datei einzufügen (und die Zugriffsrechte des Dokuments beizubehalten).
Dateidigitalisierung mit KI¶
Dateien, die im Ordner „Finanzen“ verfügbar sind, können digitalisiert werden. Wählen Sie die Datei aus, klicken Sie auf „Lieferantenrechnung erstellen, Kundenrechnung erstellen oder Kundengutschrift erstellen und dann auf Dokument digitalisien.
Siehe auch