Documentos¶
La aplicación Documentos de Odoo le permite almacenar, visualizar y gestionar archivos dentro de Odoo.
Las carpetas y documentos están organizadas en secciones a las que puede acceder desde el tablero en la parte izquierda. Las secciones disponibles son:
Todos: Aquí encontrará todas las carpetas y archivos a los que el usuario tiene acceso.
Empresa: Aquí están las carpetas y archivos que se comparten para toda la empresa. El acceso lo puede determinar en los permisos de acceso para las carpetas y el archivo.
Mi unidad: Este es el espacio de trabajo personal del usuario donde podrá organizar los archivos y las carpetas que le pertenezcan o haya subido.
Compartido conmigo: Aquí se encuentran los archivos que se compartieron con el usuario, pero no pertenecen a ninguna carpeta principal a la que el usuario tenga acceso.
Reciente: Aquí se muestran los archivos que se modificaron recientemente y a los que el usuario tiene permiso de visualización o edición.
Papelera: Aquí se guardan los archivos y las carpetas que se eliminaron.
Para abrir una de las secciones, haga clic en ella en la barra lateral. Seleccione una carpeta para abrirla, gestionarla y acceder a sus archivos.
Haga clic en un archivo para abrirlo y realizar cualquiera de las acciones disponibles. Para cerrar el archivo, presione Esc o haga clic en el icono (cerrar). También puede arrastrar y soltar un archivo o carpeta para cambiarla de carpeta o sección.
Truco
Use la barra de búsqueda para encontrar archivos o carpetas específicas.
El chatter monitorea los cambios a las carpetas y archivos, además, permite comunicarte con usuarios internos y contactos externos. Abre el panel de detalles para acceder a él.
Ver también
Configuración¶
Plazo de eliminación¶
Por defecto, los elementos que mueva a la papelera se almacenarán ahí durante 30 días antes de que se eliminen de forma permanente. Para ajustar este plazo, vaya a y edite el campo Plazo de eliminación (días).
Centralización de archivos¶
La centralización de archivos te permite organizar de forma automática todos los archivos asociados a una aplicación específica en carpetas especializadas. Se activa de forma predeterminada para cada instalación al momento de instalarla. Para desactivar la centralización de archivos, modifica la carpeta predeterminada, o configura etiquetas que se agregarán a los archivos de una aplicación en específico. Ve a y edita el ajuste relevante en la sección Centralización de archivos.
Truco
La centralización de archivos no se puede deshabilitar para documentos de Contabilidad. Se crea una subcarpeta de forma automática para cada tipo de diario (por ejemplo, Ventas, Compras, Banco, etc.) y el nombre del diario se agrega como una etiqueta a cada documentos. Haz clic en Diarios para editar la lista de diarios que se deben sincronizar y definir sus carpetas y etiquetas correspondientes.
Para archivos de Recursos humanos, se crea una subcarpeta para cada empleado y se agregan etiquetas específicas a los archivos según el tipo de documento (por ejemplo, Contratos, Nóminas y más). También puedes crear subcarpetas para empleados de forma automática, solo debes ingresar los nombres de las carpetas deseadas, separadas por comas.
Nota
Cambiar la carpeta o las etiquetas solo afecta nuevos archivos, los archivos existentes seguirán sin cambiar.
Aunque la centralizar de archivos está activada para la aplicación, borrar el registro en esa aplicación mueve los archivos adjuntos al basurero de la aplicación Documentos.
Carpetas¶
Puede organizar los archivos en las carpetas disponibles en las secciones Empresa o Mi unidad.
Para crear una carpeta, seleccione la sección que quiera en la barra lateral, haga clic en Nuevo y después en Carpeta. En la ventana emergente ingrese el nombre de la carpeta y haga clic en Guardar. Para crear una carpeta secundaria, primero seleccione la carpeta principal y después siga el mismo procedimiento.
Nota
Algunas carpetas o carpetas secundarias se crean de forma automática según los ajustes de centralización de archivos.
Para gestionar una carpeta o carpeta secundaria, selecciónela y haga clic en el icono (Acciones) en la barra superior. Las opciones disponibles en el menú son:
Descargar: Para descargar la carpeta como un archivo .zip, incluyendo los archivos y carpetas secundarias.
Renombrar: Para modificar el nombre de la carpeta.
Compartir: Comparte la carpeta y gestiona sus permisos de acceso.
Agregar estrella: Para marcar una carpeta como favorita y poder acceder a ella para acceder más rápido a ella. Esta es una función específica para cada usuario y no afectará el espacio de trabajo del restro de los usuarios. Puede usar el Filtro de favoritos para ubicar sus filtros favoritos con mayor facilidad.
Información y etiquetas: Para ver los detalles de la carpeta y el chatter.
Mover a la papelera: Para mover la carpeta y sus contenidos a la papelera.
Acciones al seleccionar: Para definir qué acciones del servidor estarán disponibles (como botones) para los archivos en la carpeta. Haga clic en una de las acciones para agregarla o eliminarla. Si quiere crear una acción nueva haga clic en Agregar acción personalizada.
Automatizaciones: Para crear reglas de automatización.
Importante
Para configurar reglas de automatización debes activar Studio, lo cual puede afectar tu plan de precios.
Ordenar en automático con IA: Usa la IA de Odoo para organizar, de forma automática, los archivos en la carpeta y activar acciones según la instrucción que se le haya dado a la IA. Agrega acciones correspondientes para tu instrucción en la sección inferior de la ventana emergente. Esa opción necesita que se instale la aplicación IA de Odoo.
Truco
Cambia a la vista de lista para:
Gestionar varias carpetas al mismo tiempo.
Exportar o insertar en una hoja de cálculo una o más carpetas.
Ejecutar acciones rápidas como Compartir, Descargar, Cambiar el nombre, etc. Pasa el cursor por arriba de la línea de la carpeta y haz clic en el icono correspondiente al final de la línea para realizar la acción deseada.
Archivos¶
Para subir un archivo, selecciona la carpeta deseada en la barra lateral, haz clic en Nuevo y después en Subir.
Truco
En las bases de datos de Odoo en línea, cada archivo que suba no puede exceder los 64 MB.
También puede arrastrar y soltar un archivo desde su computadora hasta una carpeta de la aplicación Documentos.
Enlaces URL¶
Para agregar un enlace URL (como un video) y que sea posible acceder a él desde una carpeta, haga clic en Nuevo y seleccione Enlace. Ingrese la URL, agregue un nombre y seleccione la carpeta apropiada.
Hojas de cálculo¶
Para crear una hoja de cálculo haga clic en Nuevo y seleccione Hoja de cálculo.
Ver también
Gestión de archivos¶
Hay varios botones disponibles en la barra superior al abrir un archivo:
El menú Acciones que incluye las siguientes opciones.
Compartir: Para compartir el archivo y gestionar los permisos de acceso
Descargar.
Todos los botones que haya recibido para la carpeta.
El menú Acciones que incluye las siguientes opciones:
Duplicar: Crea una copia del archivo. En la ventana emergente, selecciona o crea la carpeta de destino y después haz clic en Duplicar en nombre de la carpeta de destino.
Mover a la papelera: Para mover el archivo a la papelera.
Renombrar
Información y etiquetas: Para ver los detalles de la carpeta y el chatter.
Mover: Para mover el archivo a otra carpeta. En la ventana emergente, selecciona o crea una carpeta de destino y después selecciona Mover a nombre de la carpeta de destino.
Crear atajo: Un atajo es un enlace a un archivo con el que se puede acceder a él desde varias carpetas sin tener que duplicar el archivo. En la ventana emergente, selecciona o crea la carpeta de destino y después haz clic en Crear atajo en nombre de la carpeta.
Gestionar versiones: Para ver todas las versiones del archivo en el orden en el que se hicieron. También es posible descargar una versión específica o subir una nueva si es necesario.
Bloquear: Para proteger el archivo y no permitir que se le hagan modificaciones.
Copiar enlaces: Para copiar la URL para compartir. El acceso depende de los permisos de acceso del archivo.
Dividir PDF: Para dividir un archivo PDF.
Truco
Puede usar seudónimos de correo que sean específicos para cada carpeta. Así podrá guardar los archivos que se envíen a ese correo en la carpeta que seleccione.
Cambia a la vista de lista para:
Gestionar varios archivos al mismo tiempo.
Exportar o Insertar en la hoja de cálculo uno o más archivos.
Realizar acciones rápidas como Compartir, Descargar, Cambiar el nombre entre otras. Pasa el cursor encima de la línea del archivo y haz clic en el icono correspondiente al final de la línea para realizar la acción deseada.
División y fusión de PDF¶
Para dividir un PDF en páginas individuales o grupos de páginas, abre el PDF, haz clic en el botón Acciones y selecciona Dividir PDF. Haz clic en el icono (tijeras) ubicado entre las páginas para eliminar una división si es necesario, y luego haz clic en Dividir para confirmar.
Para fusionar los archivos PDF, siga los siguientes pasos
Ve a la carpeta que contiene los archivos que quieres combinar.
Mantén presionada la tecla Ctrl y haz clic en los archivos correspondientes.
Haz clic en el botón Acciones y selecciona Fusionar PDF.
Si es necesario, haga clic en Agregar archivo para buscar y seleccionar un archivo PDF desde su computadora.
Haga clic en el icono (tijeras) que aparece entre los archivos.
Haga clic en Dividir para fusionarlos.
Nota
La versión fusionada reemplazará a los archivos PDF originales.
Truco
Presione Shift + S para agregar o eliminar todas las divisiones entre páginas.
Para borrar una página en específico, selecciónela y después haga clic en Eliminar.
Solicitud de archivos¶
Solicite archivos a otros usuarios para recordarles subir archivos específicos. Para hacerlo, siga los pasos a continuación:
Haga clic en Nuevo y seleccione Solicitar.
Ingrese el nombre del documento y, en el campo Solicitar a, seleccione a la persona a quien le hará la solicitud.
Si es necesario, define una fecha de vencimiento, edita la carpeta que almacenará el archivo, agrega etiquetas y escribe un mensaje.
Haga clic en Solicitar.
Se creará un marcador de posición para el archivo faltante en la carpeta seleccionada. Una vez que el archivo esté disponible, haga clic en el marcador de posición para subirlo.
Truco
También puede solicitar un documento desde la lista de actividades programadas.
Para ver la lista de todos los archivos solicitados, cambia a la vista de Actividad de la aplicación Documentos y consulte la columna Documento solicitado. Haga clic en la fecha del archivo para ver sus detalles. Desde ahí puede:
Subir un archivo con el botón (subir).
Editar la actividad con el botón (editar).
Cancelar la actividad con el botón (cancelar).
Enviar un recordatorio por correo electrónico. Haga clic en Previsualizar para observar una vista previa del contenido del correo electrónico de recordatorio si lo necesita. Por último, haga clic en Enviar ahora.
Para enviar un recordatorio por correo electrónico para todos los archivos solicitados, haga clic en el icono (tres puntos verticales) en la columna Documento solicitado y seleccione Solicitud de documento: recordatorio.
Panel de detalles¶
Para ver la información y las etiquetas de una carpeta o archivo, selecciónalo, haz clic en el icono (para carpetas) o en el botón Acciones (para archivos) y selecciona Información y etiquetas.
Truco
Para las carpetas, también puedes hacer clic en el botón (Información y etiquetas) en la esquina superior derecha junto a los iconos de la vista.
En el panel de detalles podrá:
Cambiar la carpeta del archivo o el nombre de la carpeta.
Ver el tamaño del archivo o la carpeta y cuántos archivos tiene la carpeta.
Cambia el propietario y el contacto del archivo o carpeta. De forma predeterminada, la persona que crea el archivo o carpeta queda configurada como la propietaria y obtiene todos los permisos de acceso. Para cambiar esto, selecciona el usuario requerido en la lista desplegable. El contacto es una persona que solo tiene permisos de acceso de lector sobre el archivo o carpeta. Esta persona puede ser, por ejemplo, un proveedor registrado en la base de datos.
Accede al chatter.
Para cerrar el panel de detalles, haz clic en el botón (cerrar) en la esquina superior derecha.
Nota
Para que un usuario pueda ver un archivo desde su perfil, debe estar configurado como contacto y tener al menos acceso de lector.
Alias de correo¶
Puedes usar un alias de correo para guardar los archivos que llegan al alias dentro de una carpeta específica de forma automática. Sigue estos pasos para configurar un alias de correo para una carpeta:
Asegúrate de tener configurado un dominio de alias personalizado en los ajustes generales.
Seleccione la carpeta donde quiere guardar los archivos.
Haga clic en (Información y etiquetas) en la esquina superior derecha a un lado de los iconos de vistas.
Escribe el alias de correo electrónico deseado en el panel de detalles.
De forma opcional, especifica un tipo de actividad y una persona asignada para crear una actividad cuando el alias reciba un archivo.
De forma opcional, selecciona las etiquetas a aplicar de forma automática a los archivos creados a través del alias.
Nota
Los mensajes enviados al alias de correo sin archivos adjuntos se convierten en archivos que usan el asunto del correo como el nombre de archivo.
Ver también
Registros vinculados¶
Para vincular el archivo a un registro específico, selecciona el modelo correspondiente en el menú desplegable Vinculado a (que podrás identificar por el marcador de posición Sin modelos vinculados), luego elige el registro que quieras.
Nota
Si la centralización de archivos está activa en una aplicación, al agregar un archivo en la aplicación Documentos mediante una carga, el registro correspondiente aparecerá de forma automática en el campo Vinculado a del archivo.
Uso compartido y permisos de acceso¶
Nota
Solo puede compartir y editar los permisos de acceso de carpetas y archivos si tiene permisos de edición.
Los permisos de acceso se pueden establecer:
Para carpetas: Seleccione la carpeta, haga clic en el icono (engranaje) y seleccione Compartir.
Para archivos: Abra el archivo y haga clic en Compartir en la barra superior.
Truco
Cambia a la vista de lista para compartir o gestionar los derechos de acceso de varios archivos o carpetas al mismo tiempo.
Para otorgar acceso a usuarios o contactos específicos, sigue los pasos a continuación:
En el campo (Invitar personas) selecciona los usuarios o contactos a los que les quieres dar acceso del menú desplegable o ingresa su dirección de correo.
Nota
Se debe habilitar la opción Acceso con enlace antes de darle acceso a contactos externos.
Establece el campo Función como Visualizador o Editor.
Si quieres, desactiva la opción Noticar para evitar enviar una notificación por correo.
Haz clic en Compartir para dar acceso (con o sin notificaciones) o Copiar enlace para copiar el enlace al portapapeles.
Truco
Para quitar un permiso o configurar una fecha límite para el mismo, pase el cursor por encima del contacto y haga clic en el botón (eliminar) o (calendario) respectivamente.
Para configurar el Acceso general para Usuarios internos o Acceso con el enlace, selecciona Visualizador, Editor, o Ninguno (para restringir el acceso por completo). Para Acceso con el enlace también puedes especificar si la carpeta o el archivo debe ser Descubrible (es decir, que se pueda acceder a él si se busca). Haz clic en Guardar para aplicar los cambios, después en Copiar enlaces para copiar el enlace al portapapeles.
Nota
Cada URL de carpeta y archivo incluye los permisos de acceso que se le asignaron. Cuando compartas el enlace a una carpeta, se redirige a los destinatarios a un portal específico donde podrán ver los archivos en esa carpeta, sin incluir aquellos con permisos de acceso restringidos.
Los usuarios del portal pueden acceder a carpetas y archivos que tengan el permiso de ver o editar a través del portal del cliente al hacer clic en la tarjeta Documentos.
Gestionar archivos en diferentes aplicaciones¶
Puedes guardar archivos o adjuntar archivos existentes en la aplicación Documentos desde cualquier registro.
Para guardar un archivo adjunto en la aplicación Documentos, pasa el cursor por encima de un archivo adjunto en el chatter del registro y haz clic en el icono (Agregar a documentos).
Para adjuntar un archivo a un registro desde el chatter del registro, haz clic en el icono Agregar desde documentos, selecciona el archivo deseado y haz clic en Agregar desde documentos para agregar el archivo en sí, o puedes pegar el enlace para insertar el enlace al archivo (y mantener los permisos de acceso del documento).
Para insertar un archivo desde documentos a un editor de texto enriquecido de Odoo, escribe
archivoy selecciona el archivo deaseado. Haz clic en Agregar desde documentos para agregar el archivo en sí, o pega el enlace para insertar el enlace al archivo (y mantener los permisos de acceso del documento).
Digitalización de archivos con IA¶
Puede digitalizar los archivos que se encuentran en el espacio de trabajo de finanzas. Seleccione el archivo que desea digitalizar, haga clic en Crear factura de proveedor, Crear factura de cliente o Crear nota de crédito de cliente y después haga clic en Enviar para digitalización.