Tài liệu¶
Odoo Documents cho phép bạn lưu trữ, xem và quản lý tệp trong Odoo.
Các thư mục và tài liệu được tổ chức thành các phần có thể truy cập từ cây bên trái. Các phần sau đây có sẵn:
Tất cả: hiển thị tất cả các thư mục và tệp mà người dùng có quyền truy cập.
Công ty: chứa các thư mục và tệp được chia sẻ trên toàn công ty. Quyền truy cập được xác định bởi quyền truy cập được định nghĩa cho thư mục và tệp.
Ổ đĩa của tôi: không gian làm việc cá nhân của người dùng để tổ chức và truy cập các tệp và thư mục mà họ sở hữu hoặc đã tải lên.
Được chia sẻ với tôi: bao gồm các tệp đã được chia sẻ với người dùng nhưng không phải là một phần của bất kỳ thư mục cha nào mà họ có quyền truy cập.
Gần đây: hiển thị các tệp đã được sửa đổi gần đây mà người dùng có quyền xem hoặc chỉnh sửa.
Thùng rác: lưu trữ các tệp và thư mục đã xóa.
Nhấp vào một phần trong cây để xem nội dung của nó. Chọn một thư mục để mở, quản lý và truy cập các tệp của nó.
Nhấp vào một tệp để mở và thực hiện các hành động khả dụng. Để đóng tệp, nhấn Esc hoặc nhấp vào biểu tượng (đóng). Bạn cũng có thể kéo và thả một tệp hoặc thư mục để di chuyển nó sang thư mục hoặc phần khác.
Mẹo
Sử dụng thanh tìm kiếm để nhanh chóng tìm các mục cụ thể.
Chatter theo dõi các thay đổi đối với thư mục và tệp, đồng thời cho phép giao tiếp với người dùng nội bộ và liên hệ bên ngoài. Mở Bảng chi tiết để truy cập.
Xem thêm
Cấu hình¶
Độ trễ hành động xoá¶
Theo mặc định, các mục được chuyển vào thùng rác sẽ ở đó trong 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn. Để điều chỉnh thời gian trì hoãn này, vào và chỉnh sửa trường Deletion delay (days).
Tập trung hóa tệp¶
Tập trung hóa tệp cho phép tự động tổ chức tất cả các tệp liên quan đến một ứng dụng cụ thể vào các thư mục chuyên dụng. Tính năng này được bật theo mặc định cho mỗi ứng dụng khi cài đặt. Để tắt tập trung hóa tệp, sửa đổi thư mục mặc định hoặc cấu hình các thẻ được thêm vào các tệp dành riêng cho ứng dụng, hãy vào và chỉnh sửa cài đặt có liên quan trong phần Tập trung hóa tệp.
Mẹo
Không thể tắt tập trung hóa tệp cho tài liệu Kế toán. Một thư mục con được tự động tạo cho mỗi loại nhật ký (ví dụ: Bán hàng, Mua hàng, Ngân hàng, v.v.) và tên nhật ký được thêm dưới dạng thẻ trên mỗi tài liệu. Nhấp vào Nhật ký để chỉnh sửa danh sách các nhật ký cần đồng bộ hóa và xác định thư mục cũng như thẻ tương ứng của chúng.
Đối với tệp Nhân sự, một thư mục con được tự động tạo cho mỗi nhân viên và các thẻ cụ thể được thêm vào tệp dựa trên loại tài liệu (ví dụ: Hợp đồng, Phiếu lương, v.v.). Bạn cũng có thể tự động tạo thêm Thư mục con nhân viên bằng cách nhập tên thư mục mong muốn, phân cách bằng dấu phẩy.
Ghi chú
Thay đổi thư mục hoặc thẻ chỉ ảnh hưởng đến các tệp mới; các tệp hiện có vẫn không thay đổi.
Khi tập trung hóa tệp được bật cho một ứng dụng, việc xóa bản ghi trong ứng dụng đó sẽ chuyển các tệp đính kèm của nó vào thùng rác trong ứng dụng Tài liệu.
Thư mục¶
Bạn có thể tổ chức các tệp trong các thư mục có sẵn trong phần Company hoặc My Drive.
Để tạo một thư mục, chọn phần mong muốn trong cây, nhấp New và chọn Folder. Trong cửa sổ bật lên, nhập Name của thư mục và nhấp Save. Để tạo thư mục con, chọn thư mục cha trước, sau đó làm theo các bước tương tự.
Ghi chú
Một số thư mục và thư mục con được tạo tự động dựa trên cài đặt tập trung hóa tệp.
Để quản lý một thư mục hoặc thư mục con, chọn nó và nhấp vào biểu tượng (Actions) phía trên cây. Các tùy chọn sau có sẵn trong menu:
Download: Tải xuống thư mục dưới dạng tệp .zip, bao gồm các tệp và thư mục con của nó.
Rename: Sửa đổi tên của thư mục.
Add star: Đánh dấu một thư mục là mục yêu thích để truy cập nhanh hơn. Cài đặt này dành riêng cho người dùng và không ảnh hưởng đến không gian làm việc của người dùng khác. Sau đó, bạn có thể sử dụng bộ lọc Starred để điều hướng đến các thư mục yêu thích của mình một cách nhanh chóng.
Info & Tags: Xem chi tiết và chatter của thư mục.
Move to trash: Di chuyển thư mục và nội dung của nó vào thùng rác.
Actions on Select: Xác định các hành động máy chủ có sẵn (dưới dạng nút) cho các tệp trong thư mục. Nhấp vào một hành động để thêm hoặc xóa nó. Nhấp Add Custom Action để tạo một hành động mới.
Automations: Tạo quy tắc tự động hóa.
Quan trọng
Thiết lập quy tắc tự động hóa yêu cầu kích hoạt Studio, điều này có thể ảnh hưởng đến gói giá của bạn.
Tự động phân loại bằng AI: Sử dụng Odoo AI để tự động tổ chức các tệp trong thư mục và kích hoạt hành động dựa trên nhắc AI được cung cấp. Thêm các hành động tương ứng cho nhắc của bạn trong phần bên dưới của cửa sổ bật lên. Tùy chọn này yêu cầu phải cài đặt ứng dụng Odoo AI.
Mẹo
Chuyển sang chế độ xem danh sách để:
quản lý nhiều thư mục cùng lúc.
Xuất hoặc Chèn vào bảng tính một hoặc nhiều thư mục.
nhanh chóng thực hiện các hành động như Chia sẻ, Tải xuống, Đổi tên, v.v. Di chuột qua dòng thư mục và nhấp vào biểu tượng tương ứng ở cuối dòng để thực hiện hành động mong muốn.
Tập tin¶
Để tải lên một tệp, chọn thư mục mong muốn trong cây, nhấp New và chọn Upload.
Mẹo
Trên cơ sở dữ liệu Odoo Online, mỗi tệp tải lên không được vượt quá 64MB.
Bạn cũng có thể kéo và thả tệp từ máy tính của mình vào thư mục mong muốn trong ứng dụng Documents.
Liên kết URL¶
Để thêm liên kết đến một URL (ví dụ: video) và làm cho nó có thể truy cập từ một thư mục, nhấp vào New và chọn Link. Nhập URL, thêm Name và chọn Folder phù hợp.
Bảng tính¶
Để tạo bảng tính, nhấp vào New và chọn Spreadsheet.
Xem thêm
Quản lý tệp¶
Một số nút có sẵn trên thanh trên cùng khi mở tệp:
menu Actions, bao gồm các tùy chọn được mô tả bên dưới
Chia sẻ: để chia sẻ tệp và quản lý quyền truy cập của nó
Download
Các tùy chọn sau có sẵn trong menu Actions:
Nhân bản: Tạo bản sao của tệp. Trong cửa sổ bật lên, chọn hoặc tạo thư mục đích, sau đó nhấp vào Nhân bản vào tên thư mục đích.
Move to Trash: Di chuyển tệp vào thùng rác.
Rename
Info & tags: Xem chi tiết và chatter của tệp.
Di chuyển: Di chuyển tệp sang thư mục khác. Trong cửa sổ bật lên, chọn hoặc tạo thư mục đích, sau đó nhấp vào Di chuyển đến tên thư mục đích.
Tạo lối tắt: Lối tắt là một con trỏ đến tệp, cho phép truy cập từ nhiều thư mục mà không cần sao chép tệp. Trong cửa sổ bật lên, chọn hoặc tạo thư mục đích, sau đó nhấp vào Tạo lối tắt trong tên thư mục đích.
Manage versions: Xem tất cả các phiên bản của tệp theo thứ tự tải lên, tải xuống một phiên bản cụ thể hoặc tải lên phiên bản mới khi cần.
Lock: Bảo vệ tệp khỏi mọi sửa đổi.
Copy Links: Sao chép URL của tệp để chia sẻ. Quyền truy cập được kiểm soát dựa trên quyền truy cập của tệp.
Split PDF: Chia tệp PDF.
Mẹo
Bạn có thể sử dụng bí danh email dành riêng cho thư mục để tự động lưu các tệp được gửi đến bí danh vào thư mục tương ứng.
Chuyển sang chế độ xem danh sách để:
quản lý nhiều tệp cùng lúc.
Xuất hoặc Chèn vào bảng tính một hoặc nhiều tệp.
thực hiện nhanh các hành động như Chia sẻ, Tải xuống, Đổi tên, v.v. Di chuột qua dòng tệp và nhấp vào biểu tượng tương ứng ở cuối dòng để thực hiện hành động mong muốn.
Chia tách và hợp nhất PDF¶
Để chia PDF thành từng trang hoặc nhóm trang riêng lẻ, hãy mở PDF, nhấp vào nút Actions, và chọn Split PDF. Nhấp vào biểu tượng (scissors) giữa các trang để xóa phân tách nếu cần, sau đó nhấp Split để xác nhận.
Để hợp nhất các tệp PDF, hãy làm theo các bước sau:
Điều hướng đến thư mục chứa các tệp bạn muốn hợp nhất.
Giữ phím Ctrl và nhấp vào các tệp liên quan.
Nhấp vào nút Actions và chọn Merge PDFs.
Nếu cần, nhấp Add file để duyệt và chọn tệp PDF từ máy tính của bạn.
Nhấp vào biểu tượng (scissors) giữa các tệp.
Nhấp Split để hợp nhất chúng.
Ghi chú
Các PDF gốc được thay thế bằng phiên bản đã hợp nhất.
Mẹo
Nhấn Shift + S để thêm hoặc xóa tất cả các phân tách giữa các trang.
Để xóa một trang cụ thể, chọn trang đó, sau đó nhấp Delete.
Yêu cầu tệp¶
Yêu cầu tệp từ người dùng để nhắc nhở họ tải lên các tệp cụ thể. Để làm như vậy, hãy làm theo các bước sau:
Nhấp New và chọn Request.
Nhập Document Name và chọn người bạn đang yêu cầu trong trường Request To.
Nếu cần, đặt Due Date In, chỉnh sửa Folder nơi tệp nên được thêm vào, thêm Tags, và viết Message.
Nhấp Request.
Một tệp giữ chỗ cho tệp bị thiếu được tạo trong thư mục đã chọn. Khi tệp khả dụng, hãy nhấp vào tệp giữ chỗ để tải lên.
Mẹo
Bạn cũng có thể yêu cầu tài liệu từ danh sách các hoạt động đã lên lịch.
Để xem danh sách tất cả các tệp đã yêu cầu, chuyển sang chế độ xem Hoạt động của ứng dụng Tài liệu và đi tới cột Tài liệu Đã Yêu cầu. Nhấp vào ngày của tệp đã yêu cầu để xem chi tiết. Sau đó bạn có thể:
Tải lên tệp bằng nút (tải lên);
Chỉnh sửa hoạt động bằng nút (chỉnh sửa);
Hủy hoạt động bằng nút (hủy);
Gửi email nhắc nhở. Nhấp Xem trước để xem trước nội dung email nhắc nhở nếu cần, sau đó Gửi Ngay.
Để gửi email nhắc nhở cho tất cả các tệp đã yêu cầu, nhấp vào biểu tượng (dấu ba chấm) trong cột Tài liệu Đã Yêu cầu và chọn Yêu cầu Tài liệu: Nhắc nhở.
Bảng chi tiết¶
Để xem thông tin và thẻ của thư mục hoặc tệp, chọn thư mục hoặc tệp, sau đó nhấp vào biểu tượng (đối với thư mục) hoặc nút Hành động (đối với tệp) và chọn Thông tin & Thẻ.
Mẹo
Ngoài ra, đối với thư mục, bạn cũng có thể nhấp vào nút (Thông tin & Thẻ) ở góc trên bên phải bên cạnh các biểu tượng chế độ xem.
Bảng chi tiết cho phép thực hiện các thao tác sau:
Thay đổi thư mục của tệp hoặc tên của thư mục.
Xem kích thước của tệp hoặc thư mục và số lượng mục của thư mục.
Thay đổi chủ sở hữu và liên hệ của tệp hoặc thư mục. Theo mặc định, người tạo tệp hoặc thư mục được đặt làm chủ sở hữu và được cấp quyền truy cập đầy đủ vào đó. Để thay đổi, chọn người dùng cần thiết từ danh sách thả xuống. Liên hệ là người chỉ có quyền truy cập Người xem đối với tệp hoặc thư mục, ví dụ: nhà cung cấp hiện có trong cơ sở dữ liệu.
Truy cập chatter.
Để đóng bảng chi tiết, nhấp vào nút (xóa) ở góc trên bên phải.
Ghi chú
Để xem tệp từ hồ sơ người dùng của họ, người dùng phải được đặt làm liên hệ và có ít nhất quyền truy cập Người xem.
Bí danh email¶
Bạn có thể sử dụng bí danh email để tự động lưu các tệp được gửi đến bí danh email vào một thư mục cụ thể. Để thiết lập bí danh email cho thư mục, hãy làm theo các bước sau:
Đảm bảo tên miền bí danh tùy chỉnh đã được cấu hình trong Cài đặt Chung.
Chọn thư mục nơi các tệp sẽ được lưu.
Nhấp vào (Thông tin & Thẻ) ở góc trên bên phải bên cạnh các biểu tượng chế độ xem.
Trong bảng chi tiết, nhập bí danh email mong muốn.
Tùy chọn, chỉ định Loại hoạt động và người được giao để tạo một hoạt động khi nhận được tệp qua bí danh.
Tùy chọn, chọn Thẻ để tự động áp dụng cho các tệp được tạo thông qua bí danh.
Ghi chú
Email được gửi đến alias mà không có tệp đính kèm sẽ được chuyển đổi thành tệp, sử dụng chủ đề email làm tên tệp.
Xem thêm
Bản ghi liên kết¶
Để liên kết tệp với một bản ghi cụ thể, chọn mô hình thích hợp từ menu thả xuống Liên kết với (có thể nhận biết bằng phần giữ chỗ Không có mô hình liên kết), sau đó chọn bản ghi mong muốn.
Ghi chú
Nếu tập trung hóa tệp được bật cho một ứng dụng cụ thể, việc thêm tệp vào ứng dụng Tài liệu bằng cách tải lên tệp đính kèm sẽ tự động thêm bản ghi tương ứng vào trường Liên kết với của tệp.
Chia sẻ và quyền truy cập¶
Ghi chú
Bạn chỉ có thể chia sẻ thư mục và tệp cũng như chỉnh sửa quyền truy cập của chúng nếu bạn có quyền chỉnh sửa.
Quyền truy cập có thể được đặt trên:
thư mục: Chọn thư mục, nhấp vào biểu tượng (bánh răng), và chọn Chia sẻ.
tệp: Mở tệp và nhấp Chia sẻ trên thanh trên cùng.
Mẹo
Chuyển sang chế độ xem danh sách để chia sẻ hoặc quản lý quyền truy cập của nhiều tệp hoặc thư mục cùng một lúc.
Để cấp quyền truy cập cho người dùng hoặc liên hệ cụ thể, hãy làm theo các bước sau:
Trong trường (Mời mọi người), chọn người dùng hoặc liên hệ bạn muốn cấp quyền truy cập từ menu thả xuống hoặc nhập địa chỉ email của họ.
Ghi chú
Truy cập qua liên kết phải được bật trước khi cấp quyền truy cập cho các liên hệ bên ngoài.
Đặt trường Vai trò thành Người xem hoặc Người chỉnh sửa.
Nếu muốn, hãy tắt công tắc Thông báo để tránh gửi email thông báo.
Nhấp Chia sẻ để cấp quyền truy cập (có hoặc không có thông báo) hoặc Sao chép liên kết để sao chép liên kết chia sẻ vào clipboard.
Mẹo
Để xóa quyền hoặc đặt ngày hết hạn cho quyền đó, di chuột qua liên hệ có liên quan và nhấp vào nút (xóa) hoặc (lịch), tương ứng.
Để cấu hình Quyền truy cập chung cho Người dùng nội bộ hoặc Truy cập qua liên kết, chọn Người xem, Người chỉnh sửa, hoặc Không có (để hạn chế hoàn toàn quyền truy cập). Đối với Truy cập qua liên kết, bạn cũng có thể chỉ định liệu thư mục hoặc tệp có nên Có thể khám phá (tức là có thể truy cập thông qua duyệt) hay không. Nhấp Lưu để áp dụng các thay đổi, sau đó Sao chép liên kết để sao chép liên kết chia sẻ vào clipboard.
Ghi chú
Mỗi URL thư mục và tệp bao gồm các quyền truy cập được gán cho nó. Khi bạn chia sẻ liên kết đến một thư mục, người nhận sẽ được chuyển đến một cổng thông tin chuyên dụng nơi họ có thể xem các tệp trong thư mục đó, ngoại trừ bất kỳ tệp nào có quyền truy cập bị hạn chế.
Người dùng cổng thông tin có thể truy cập các thư mục và tệp mà họ có quyền xem hoặc chỉnh sửa thông qua cổng thông tin khách hàng bằng cách nhấp vào thẻ Tài liệu.
Quản lý tệp trên các ứng dụng¶
Bạn có thể lưu tệp vào hoặc đính kèm các tệp hiện có trong ứng dụng Documents từ bất kỳ bản ghi nào.
Để lưu tệp đính kèm vào ứng dụng Documents, di chuột qua tệp đính kèm trong chatter của bản ghi và nhấp vào biểu tượng (Thêm vào Documents).
Để đính kèm tệp vào bản ghi từ chatter của bản ghi, nhấp vào biểu tượng Thêm từ Documents, chọn tệp mong muốn và nhấp Thêm từ Documents để thêm tệp gốc, hoặc Dán liên kết để chèn liên kết đến tệp (và giữ nguyên quyền truy cập của tài liệu).
Để chèn tệp từ Documents vào trình soạn thảo văn bản phong phú Odoo, gõ
/file, sau đó chọn tệp mong muốn và nhấp Thêm từ Documents để thêm tệp gốc, hoặc Dán liên kết để chèn liên kết đến tệp (và giữ nguyên quyền truy cập của tài liệu).
Số hóa tệp với AI¶
Các tệp có sẵn trong thư mục Tài chính có thể được số hóa. Chọn tệp, nhấp Tạo hóa đơn nhà cung cấp, Tạo hóa đơn khách hàng, hoặc Tạo thẻ tín dụng khách hàng, sau đó nhấp Gửi để số hóa.
Xem thêm