Dokumen¶
Odoo Dokumen memungkinkan Anda menyimpan, melihat, dan mengelola file dalam Odoo.
Folder dan dokumen diatur dalam bagian yang dapat diakses dari pohon di sebelah kiri. Bagian berikut tersedia:
All: menampilkan semua folder dan file yang dapat diakses user.
Company: berisi folder dan file yang dibagikan di seluruh perusahaan. Akses ditentukan oleh hak akses yang ditentukan untuk folder dan file.
My Drive: ruang kerja pribadi user untuk mengatur dan mengakses file dan folder yang mereka miliki atau telah diunggah.
Shared with me: mencakup file yang telah dibagikan dengan user tetapi bukan bagian dari folder induk mana pun yang dapat mereka akses.
Recent: menampilkan file yang baru dimodifikasi yang memiliki izin untuk dilihat atau diedit oleh user.
Trash: menyimpan file dan folder yang dihapus.
Klik bagian di pohon untuk melihat isinya. Pilih folder untuk membukanya, mengelolanya, dan mengakses filenya.
Klik file untuk membukanya dan mengambil tindakan yang tersedia. Untuk menutup file, tekan Esc atau klik ikon (close). Anda juga dapat menyeret dan menjatuhkan file atau folder untuk memindahkannya ke folder atau bagian lain.
Tip
Gunakan bilah pencarian untuk menemukan item tertentu dengan cepat.
Chatter melacak perubahan pada folder dan file serta memungkinkan komunikasi dengan pengguna internal dan kontak eksternal. Buka panel Detail untuk mengaksesnya.
Lihat juga
Konfigurasi¶
Jeda penghapusan¶
Secara default, item yang dipindahkan ke tempat sampah tetap berada di sana selama 30 hari sebelum dihapus secara permanen. Untuk menyesuaikan penundaan ini, buka dan edit bidang Deletion delay (days).
Sentralisasi file¶
Sentralisasi file memungkinkan untuk secara otomatis mengatur semua file yang terkait dengan aplikasi tertentu ke dalam folder khusus. Ini diaktifkan secara default untuk setiap aplikasi saat instalasi. Untuk menonaktifkan sentralisasi file, memodifikasi folder default, atau mengonfigurasi tag yang akan ditambahkan ke file khusus aplikasi, buka , dan edit pengaturan yang relevan di bawah bagian Sentralisasi File.
Tip
Sentralisasi file tidak dapat dinonaktifkan untuk dokumen Akuntansi. Sub-folder secara otomatis dibuat untuk setiap jenis jurnal (misalnya, Penjualan, Pembelian, Bank, dll.), dan nama jurnal ditambahkan sebagai tag pada setiap dokumen. Klik Jurnal untuk mengedit daftar jurnal yang akan disinkronkan dan menentukan folder serta tag yang sesuai.
Untuk file Human Resources, sub-folder secara otomatis dibuat untuk setiap karyawan, dan tag khusus ditambahkan ke file berdasarkan jenis dokumen (misalnya, Kontrak, Slip Gaji, dll.). Anda juga dapat membuat Subfolder Karyawan tambahan secara otomatis dengan memasukkan nama folder yang diinginkan, dipisahkan dengan koma.
Catatan
Mengubah folder atau tag hanya memengaruhi file baru; file yang sudah ada tetap tidak berubah.
Ketika sentralisasi file diaktifkan untuk sebuah aplikasi, menghapus record di aplikasi tersebut akan memindahkan lampirannya ke tempat sampah di aplikasi Dokumen.
Folder-folder¶
Anda dapat mengatur file dalam folder yang tersedia di bagian Company atau My Drive.
Untuk membuat folder, pilih bagian yang diinginkan di pohon, klik New, dan pilih Folder. Pada jendela pop-up, masukkan Name folder dan klik Save. Untuk membuat sub-folder, pilih folder induk terlebih dahulu, lalu ikuti langkah yang sama.
Catatan
Beberapa folder dan sub-folder dibuat secara otomatis berdasarkan pengaturan sentralisasi file.
Untuk mengelola folder atau sub-folder, pilih folder tersebut dan klik ikon (Actions) di atas pohon. Opsi berikut tersedia di menu:
Download: Unduh folder sebagai file .zip, termasuk file dan sub-foldernya.
Rename: Ubah nama folder.
Bagikan: Bagikan folder dan kelola hak aksesnya.
Add star: Tandai folder sebagai favorit untuk akses lebih cepat. Pengaturan ini khusus untuk user dan tidak memengaruhi workspace user lain. Anda kemudian dapat menggunakan filter Starred untuk menavigasi ke folder favorit Anda dengan cepat.
Info & Tags: Lihat detail dan chatter folder.
Move to trash: Pindahkan folder dan isinya ke tempat sampah.
Actions on Select: Tentukan server action yang tersedia (sebagai tombol) untuk file dalam folder. Klik action untuk menambah atau menghapusnya. Klik Add Custom Action untuk membuat yang baru.
Automations: Buat aturan automasi.
Penting
Menyiapkan aturan automasi memerlukan pengaktifan Studio, yang mungkin memengaruhi paket harga Anda.
Penyortiran Otomatis AI: Gunakan Odoo AI untuk secara otomatis mengatur file di folder dan memicu tindakan berdasarkan prompt AI yang diberikan. Tambahkan tindakan yang sesuai untuk prompt Anda di bagian bawah popup. Opsi ini memerlukan aplikasi Odoo AI untuk diinstal.
Tip
Beralih ke tampilan daftar untuk:
kelola beberapa folder sekaligus.
Export atau Insert in spreadsheet satu atau beberapa folder.
lakukan tindakan dengan cepat seperti Share, Download, Rename, dll. Arahkan kursor ke baris folder dan klik ikon yang sesuai di akhir baris untuk melakukan tindakan yang diinginkan.
File¶
Untuk mengunggah file, pilih folder yang diinginkan di pohon, klik New, dan pilih Upload.
Tip
Pada database Odoo Online, setiap file yang diunggah tidak boleh melebihi 64MB.
Anda juga dapat menyeret dan melepas file dari komputer Anda ke folder yang diinginkan dalam aplikasi Dokumen.
Link URL¶
Untuk menambahkan link ke URL (misalnya, video) dan membuatnya dapat diakses dari folder, klik New dan pilih Link. Masukkan URL, tambahkan Name, dan pilih Folder yang sesuai.
Spreadsheet¶
Untuk membuat spreadsheet, klik New dan pilih Spreadsheet.
Lihat juga
Mengelola file¶
Beberapa tombol tersedia di bilah atas saat membuka file:
menu Actions, yang mencakup opsi yang dijelaskan di bawah ini
Share: untuk membagikan file dan mengelola hak aksesnya
Download
Opsi berikut tersedia di menu Actions:
Duplicate: Buat salinan file. Di popup, pilih atau buat folder tujuan, lalu klik Duplicate in nama folder tujuan.
Move to Trash: Pindahkan file ke tempat sampah.
Rename
Info & tags: Lihat detail file dan chatter.
Move: Pindahkan file ke folder lain. Di popup, pilih atau buat folder tujuan, lalu klik Move to nama folder tujuan.
Create shortcut: Shortcut adalah penunjuk ke file, yang memungkinkan akses dari beberapa folder tanpa menduplikasi file. Di popup, pilih atau buat folder tujuan, lalu klik Create a shortcut in nama folder tujuan.
Manage versions: Lihat semua versi file dalam urutan unggahan, unduh versi tertentu, atau unggah versi baru sesuai kebutuhan.
Lock: Lindungi file dari modifikasi apa pun.
Copy Links: Salin URL file untuk dibagikan. Akses dikontrol berdasarkan hak akses file.
Split PDF: Pisahkan file PDF.
Tip
Anda dapat menggunakan alias email khusus folder untuk menyimpan file yang dikirim ke alias secara otomatis ke dalam folder yang sesuai.
Beralih ke tampilan daftar untuk:
kelola beberapa file sekaligus.
Export atau Insert in spreadsheet satu atau beberapa file.
lakukan tindakan dengan cepat seperti Share, Download, Rename, dll. Arahkan kursor ke baris file dan klik ikon yang sesuai di akhir baris untuk melakukan tindakan yang diinginkan.
Memisahkan dan menggabungkan PDF¶
Untuk membagi PDF menjadi halaman individual atau kelompok halaman, buka PDF, klik tombol Actions, dan pilih Split PDF. Klik ikon (scissors) di antara halaman untuk menghapus pemisahan jika diperlukan, lalu klik Split untuk mengonfirmasi.
Untuk menggabungkan file PDF, ikuti langkah-langkah berikut:
Navigasi ke folder yang berisi file yang ingin Anda gabungkan.
Tahan Ctrl dan klik file yang relevan.
Klik tombol Actions dan pilih Merge PDFs.
Jika diperlukan, klik Add file untuk menelusuri dan memilih file PDF dari komputer Anda.
Klik (scissors) di antara file.
Klik Split untuk menggabungkannya.
Catatan
PDF asli diganti dengan versi yang digabungkan.
Tip
Tekan Shift + S untuk menambah atau menghapus semua pemisahan antar halaman.
Untuk menghapus halaman tertentu, pilih halaman, lalu klik Delete.
Meminta file¶
Minta file dari pengguna sebagai pengingat bagi mereka untuk mengunggah file tertentu. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah berikut:
Klik New dan pilih Request.
Masukkan Document Name dan pilih orang yang Anda minta di bidang Request To.
Jika diperlukan, atur Due Date In, edit Folder tempat file harus ditambahkan, tambahkan Tags, dan tulis Message.
Klik Request.
Placeholder untuk file yang hilang dibuat di folder yang dipilih. Setelah file tersedia, klik placeholder untuk mengunggahnya.
Tip
Anda juga dapat meminta dokumen dari daftar aktivitas terjadwal.
Untuk melihat daftar semua file yang diminta, alihkan ke tampilan Activity di aplikasi Dokumen dan buka kolom Requested Document. Klik tanggal file yang diminta untuk melihat detailnya. Anda kemudian dapat:
Mengunggah file menggunakan tombol (upload);
Mengedit aktivitas menggunakan tombol (edit);
Membatalkan aktivitas menggunakan tombol (cancel);
Mengirim email pengingat. Klik Preview untuk melihat pratinjau konten email pengingat jika diperlukan, lalu Send Now.
Untuk mengirim email pengingat untuk semua file yang diminta, klik ikon (ellipsis) di kolom Requested Document dan pilih Document Request: Reminder.
Panel detail¶
Untuk melihat informasi dan tag folder atau file, pilih folder atau file, lalu klik ikon (untuk folder) atau tombol Actions (untuk file) dan pilih Info & Tags.
Tip
Sebagai alternatif, untuk folder, Anda juga dapat mengklik tombol (Info & Tags) di pojok kanan atas di sebelah ikon tampilan.
Panel detail memungkinkan hal berikut:
Ubah folder file atau nama folder.
Lihat ukuran file atau folder dan jumlah item folder.
Ubah pemilik dan kontak file atau folder. Secara default, orang yang membuat file atau folder ditetapkan sebagai pemiliknya dan diberikan hak akses penuh. Untuk mengubahnya, pilih user yang diperlukan dari daftar dropdown. Kontak adalah orang yang hanya memiliki Viewer access rights ke file atau folder, misalnya, supplier yang ada di database.
Akses chatter.
Untuk menutup panel detail, klik tombol (remove) di pojok kanan atas.
Catatan
Untuk melihat file dari profil user mereka, user harus ditetapkan sebagai kontak dan memiliki setidaknya Viewer access.
Alias email¶
Anda dapat menggunakan alias email untuk secara otomatis menyimpan file yang dikirim ke alias email ke dalam folder tertentu. Untuk mengatur alias email untuk folder, ikuti langkah-langkah berikut:
Pastikan custom alias domain dikonfigurasi di General Settings.
Pilih folder tempat file harus disimpan.
Klik (Info & Tags) di pojok kanan atas di sebelah ikon tampilan.
Di panel detail, masukkan alias email yang diinginkan.
Secara opsional, tentukan Activity type dan assignee untuk membuat activity ketika file diterima melalui alias.
Secara opsional, pilih Tags untuk diterapkan secara otomatis pada file yang dibuat melalui alias.
Catatan
Email yang dikirim ke alias tanpa lampiran dikonversi menjadi file, menggunakan subjek email sebagai nama file.
Lihat juga
Rekaman tertaut¶
Untuk menautkan file ke rekaman tertentu, pilih model yang sesuai dari menu dropdown Ditautkan ke (dapat diidentifikasi dengan placeholdernya Tidak ada model tertaut), lalu pilih rekaman yang diinginkan.
Catatan
Jika sentralisasi file diaktifkan untuk aplikasi tertentu, menambahkan file ke aplikasi Dokumen dengan mengunggah lampiran secara otomatis menambahkan rekaman yang sesuai di kolom Ditautkan ke dari file.
Hak sharing dan akses¶
Catatan
Anda hanya dapat membagikan folder dan file serta mengedit hak aksesnya jika Anda memiliki hak edit.
Hak akses dapat diatur pada:
folder: Pilih folder, klik ikon (roda gigi), dan pilih Bagikan.
file: Buka file dan klik Bagikan di bilah atas.
Tip
Beralih ke tampilan list untuk membagikan atau mengelola hak akses beberapa file atau folder sekaligus.
Untuk memberikan akses ke user atau kontak tertentu, ikuti langkah-langkah berikut:
Di kolom (Invite people), pilih user atau kontak yang ingin Anda berikan akses dari menu dropdown atau masukkan alamat email mereka.
Catatan
Access through link harus diaktifkan terlebih dahulu sebelum memberikan akses ke kontak eksternal.
Atur kolom Role ke Viewer atau Editor.
Jika diinginkan, matikan tombol Notify untuk menghindari pengiriman email notifikasi.
Klik Share untuk memberikan akses (dengan atau tanpa notifikasi) atau Copy Links untuk menyalin tautan berbagi ke clipboard.
Tip
Untuk menghapus izin atau menetapkan tanggal kedaluwarsa untuknya, arahkan kursor ke kontak yang relevan dan klik tombol (hapus) atau (kalender).
Untuk mengonfigurasi General access untuk Internal users atau Access through link, pilih Viewer, Editor, atau None (untuk membatasi akses sepenuhnya). Untuk Access through link, Anda juga dapat menentukan apakah folder atau file harus Discoverable (yaitu, dapat diakses melalui browsing). Klik Save untuk menerapkan perubahan, lalu Copy Links untuk menyalin tautan berbagi ke clipboard.
Catatan
Setiap URL folder dan file mencakup hak akses yang diberikan kepadanya. Ketika Anda membagikan tautan ke folder, penerima diarahkan ke portal khusus di mana mereka dapat melihat file di folder tersebut, kecuali file dengan akses terbatas.
Pengguna portal dapat mengakses folder dan file yang mereka miliki izin untuk dilihat atau diedit melalui portal pelanggan dengan mengklik kartu Dokumen.
Mengelola file di seluruh aplikasi¶
Anda dapat menyimpan file ke atau melampirkan file yang ada di aplikasi Dokumen dari catatan mana pun.
Untuk menyimpan lampiran ke aplikasi Dokumen, arahkan kursor ke lampiran di chatter catatan dan klik ikon (Add to Documents).
Untuk melampirkan file ke catatan dari chatter catatan, klik ikon Add from Documents, pilih file yang diinginkan, dan klik Add from Documents untuk menambahkan file mentah, atau Paste Link(s) untuk menyisipkan tautan ke file (dan mempertahankan hak akses dokumen).
Untuk menyisipkan file dari Dokumen ke dalam editor teks kaya Odoo, ketik
/file, lalu pilih file yang diinginkan, dan klik Add from Documents untuk menambahkan file mentah, atau Paste Link(s) untuk menyisipkan tautan ke file (dan mempertahankan hak akses dokumen).
Digitalisasi file dengan AI¶
File yang tersedia di folder Keuangan dapat didigitalkan. Pilih file, klik Buat Tagihan Vendor, Buat Faktur Pelanggan, atau Buat Nota Kredit Pelanggan, lalu klik Kirim untuk Digitalisasi.
Lihat juga