Absensi

Aplikasi Absensi Odoo berfungsi sebagai jam absensi. Karyawan dapat check in dan check out dari pekerjaan menggunakan perangkat khusus dalam mode kiosk, sementara user juga dapat check in dan check out dari pekerjaan langsung dari database. Manajer dapat melihat siapa yang tersedia pada waktu tertentu, membuat laporan untuk melihat jam kerja semua orang, dan mendapatkan wawasan tentang karyawan mana yang bekerja lembur atau check out dari pekerjaan lebih awal dari yang diharapkan.

Hak akses

Memahami hak akses sangat penting untuk menavigasi aplikasi Absensi.

Setiap user dalam database dapat melakukan check in dan check out langsung dari database, tanpa memerlukan akses ke aplikasi Absensi. Selain itu, semua user dapat mengakses catatan absensi mereka sendiri dari formulir karyawan di aplikasi Karyawan.

Akses ke aplikasi Absensi dan berbagai fitur dalam aplikasi ditentukan oleh hak akses.

Untuk melihat hak akses apa yang dimiliki user, buka aplikasi Settings ‣ Users & Companies ‣ Users, dan klik pada user individual. Tab Access Rights terlihat secara default. Gulir ke bawah ke bagian Human Resources untuk melihat pengaturan. Untuk kolom Attendances, opsi berikut muncul:

  • No: User tidak memiliki akses ke aplikasi Absensi, dan tidak dapat membuka aplikasi, meskipun muncul di dashboard database utama. Pesan pop-up Access Error muncul ketika aplikasi diklik. User hanya dapat check in dan check out dari database baik melalui kiosk absensi atau ikon absensi di sudut kanan atas database Odoo, yang terlihat setiap saat, di setiap aplikasi).

  • Officer: Manage all attendances: User memiliki akses penuh ke semua catatan absensi karyawan, termasuk kemampuan untuk mengubah dan membuat catatan, tetapi tidak memiliki akses ke menu konfigurasi dan pengaturan.

  • Administrator: User memiliki akses penuh ke seluruh aplikasi Absensi, tanpa batasan. Mereka dapat melihat semua catatan absensi karyawan, masuk mode kiosk dari aplikasi, mengakses semua metrik pelaporan, dan melakukan modifikasi pada pengaturan.

Approver

Approver adalah user yang ditugaskan untuk meninjau dan mengelola catatan absensi karyawan. Approver biasanya adalah seorang manajer, meskipun hal tersebut tidak diwajibkan. Approver tanpa hak administratif dapat mengakses dan memodifikasi catatan absensi hanya untuk karyawan yang ditugaskan kepada mereka. Ini adalah satu-satunya pengecualian di mana user non-admin dapat melihat catatan dalam aplikasi Absensi.

Untuk melihat pemberi persetujuan absensi bagi seorang karyawan, buka aplikasi Karyawan dan klik pada karyawan yang dimaksud. Klik tab Pengaturan, gulir ke bagian Pemberi Persetujuan, dan periksa kolom Absensi. Orang yang dipilih dapat melihat catatan absensi karyawan tersebut, baik di dashboard aplikasi Absensi maupun di laporan absensi, dan melakukan modifikasi terhadap catatan mereka.

Konfigurasi

Beberapa konfigurasi diperlukan di aplikasi Absensi. Menentukan cara karyawan check in dan check out, menetapkan cara kerja kiosk, dan menentukan cara perhitungan jam tambahan semuanya dikonfigurasi di menu pengaturan. Buka aplikasi Absensi ‣ Konfigurasi ‣ Pengaturan untuk mengakses menu pengaturan.

Catatan

Setiap item konfigurasi dengan ikon (bangunan) adalah konfigurasi khusus perusahaan. Item tanpa ikon (bangunan) berlaku untuk semua perusahaan dalam database.

Mode-Mode

Bagian ini menentukan cara karyawan log in dan log out, serta cara penanganan ketidakhadiran.

  • Attendances from Backend : Aktifkan fitur ini untuk memungkinkan user check in dan check out langsung dari database Odoo. Jika tidak diaktifkan, user harus menggunakan kiosk untuk check in dan check out dari pekerjaan.

  • Check-Out Otomatis : Aktifkan fitur ini untuk meng-check-out karyawan secara otomatis sesuai jadwal kerja mereka, setelah jangka waktu buffer berlalu. Ketika diaktifkan, kolom Toleransi muncul di bawah opsi ini. Masukkan jumlah waktu, dalam jam, yang harus berlalu setelah jam kerja karyawan berakhir, sebelum mereka di-check-out secara otomatis.

    Example

    Dengan opsi Automatic Check-Out diaktifkan, dan Tolerance diatur ke 2.00 jam, seorang karyawan check in ke pekerjaan pada pukul 9:00 AM dan lupa check out pada pukul 5:00 PM. Pada pukul 7:00 PM, mereka secara otomatis di-check out.

  • Manajemen Ketidakhadiran : Aktifkan fitur ini untuk mencatat ketidakhadiran yang tidak terkait dengan permintaan cuti, seperti waktu liburan atau waktu sakit, di laporan absensi. Ini tidak berlaku untuk karyawan dengan jadwal kerja fleksibel.

Jam Ekstra

Bagian ini menentukan bagaimana waktu ekstra (kadang-kadang disebut sebagai lembur) dihitung, termasuk kapan waktu ekstra dihitung dan waktu apa yang tidak dicatat.

  • Tolerance Time In Favor Of Company: Masukkan jumlah waktu, dalam menit, yang tidak dihitung sebagai lembur karyawan. Ketika seorang karyawan check out, dan waktu ekstra yang tercatat di bawah menit yang ditentukan, waktu ekstra tersebut tidak dihitung sebagai lembur untuk karyawan. Ketika seorang karyawan check out, dan waktu ekstra yang tercatat lebih dari menit yang ditentukan, waktu ekstra tersebut dihitung sebagai lembur untuk karyawan.

    Example

    Sebuah perusahaan menetapkan Tolerance Time In Favor Of Company menjadi 15 menit, dan jam kerja untuk seluruh perusahaan ditetapkan dari pukul 9:00 AM hingga 5:00 PM.

    Seorang karyawan check in pada pukul 9:00 AM. Jika karyawan tersebut check out pada pukul 5:14 PM, 14 menit ekstra tersebut tidak dihitung sebagai lembur mereka. Jika karyawan tersebut check out pada pukul 5:17 PM, mereka mendapatkan 17 menit lembur.

  • Tolerance Time In Favor Of Employee: Masukkan jumlah waktu, dalam menit, yang diberikan kepada karyawan, yang tidak berdampak buruk pada absensi mereka jika mereka mencatat waktu kurang dari jam kerja mereka. Ketika seorang karyawan check out, dan total waktu yang tercatat untuk hari tersebut kurang dari jam kerja yang ditentukan dan kurang dari masa tenggang yang ditentukan, mereka tidak dikenai penalti untuk jam kerja yang berkurang. Ketika seorang karyawan check out, dan total waktu yang tercatat untuk hari tersebut kurang dari jam kerja yang ditentukan dan lebih dari masa tenggang yang ditentukan, mereka dikenai penalti untuk jam kerja yang berkurang.

    Example

    Sebuah perusahaan menetapkan field Tolerance Time In Favor Of Employee menjadi 15 menit, dan jam kerja untuk seluruh perusahaan ditetapkan dari pukul 9:00 AM hingga 5:00 PM.

    Seorang karyawan check in pada pukul 9:05 AM. Jika karyawan tersebut check out pada pukul 4:55 PM, meskipun mereka mencatat total 10 menit kurang dari jam kerja penuh mereka, mereka tidak dikenai penalti untuk perbedaan ini, dan mereka dicatat sebagai bekerja selama delapan jam penuh. Jika karyawan tersebut check out pada pukul 4:40 PM, mereka dikenai penalti, dan mereka dicatat hanya bekerja selama 7 jam 35 menit.

  • Extra Hours Validation : Klik tombol radio di samping Automatically Approved untuk menyetujui semua waktu ekstra secara otomatis, atau Approved by Manager jika semua waktu ekstra harus ditinjau dan disetujui oleh manajer.

  • Display Extra Hours: Aktifkan kotak ini untuk menampilkan jam ekstra yang dicatat oleh karyawan ketika mereka check out dengan kiosk, atau ketika user check out di database.

Catatan

Jam kerja tambahan yang disetujui dapat dikurangi dari permintaan cuti yang disetujui.

Lihat juga