Prezențe¶
Odoo’s Attendances application functions as a time clock. Employees are able to check in and out of work using a dedicated device in kiosk mode, while users are also able to check in and out of work directly from the database. Managers can see who is available at any given time, create reports to see everyone’s hours, and gain insights on which employees are working overtime or checking out of work earlier than expected.
Drepturi de acces¶
Înțelegerea drepturilor de acces este esențială pentru a naviga în aplicația Prezențe.
Fiecare utilizator din baza de date se poate ponta direct din sistem, fără a avea nevoie de acces la aplicația Prezențe. De asemenea, toți utilizatorii își pot accesa propriile înregistrări de prezență din fișa de angajat din aplicația Angajați.
Access to both the Attendances application and the various features within the application is determined by access rights.
Pentru a vedea ce drepturi de acces are un utilizator, accesați și faceți clic pe un utilizator individual. Tab-ul Drepturi de acces este vizibil implicit. Derulați la secțiunea RESURSE UMANE pentru a vedea setările. Pentru câmpul Prezențe, opțiunile sunt fie să lăsați câmpul necompletat, fie să selectați Administrator.
Dacă este selectată opțiunea Administrator, utilizatorul are acces complet la întreaga aplicație Prezențe, fără restricții. Poate vedea toate înregistrările de prezență ale angajaților, poate intra în Modul Kiosk din aplicație, are acces la toate metricile de raportare și poate modifica setările. Dacă este lăsat necompletat, utilizatorul nu are acces la aplicația Prezențe.
Notă
Dacă un utilizator nu are drepturi de Administrator pentru aplicația Prezențe, nu poate deschide aplicația, chiar dacă aceasta apare pe tabloul de bord principal al bazei de date. Va apărea un mesaj pop-up Eroare de acces cu următorul text:
Nu aveți suficiente drepturi pentru a accesa câmpurile "attendance_manager_id" pe Angajat (hr.employee). Vă rugăm să contactați administratorul de sistem.
Utilizatorii care nu pot accesa aplicația Prezențe pot totuși să se ponteze la intrare și ieșire din baza de date, folosind (cerc roșu) sau (cerc verde) care sunt mereu disponibile în partea de sus a bazei de date.
Aprobatori¶
Un aprobator este un utilizator desemnat să revizuiască și să gestioneze înregistrările de prezență ale unui angajat. Un aprobator este de obicei un manager, dar nu este obligatoriu. Aprobatorii fără drepturi administrative pot accesa și modifica înregistrările de prezență doar pentru angajații care le sunt alocați. Aceasta este singura excepție în care utilizatorii non-admin pot vedea înregistrări în aplicația Prezențe.
To view who the attendance approver for an employee is, navigate to the and click on the specific employee. Click on the Work Information tab, scroll to the APPROVERS section, and check the Attendance field. The person selected is able to view that employee’s attendance records, both on the Attendances application dashboard as well as in the attendance reports, and make modifications to their records.
Configurare¶
Puține configurări sunt necesare în aplicația Prezențe. Stabilirea modului în care angajații se pontează, definirea modului de funcționare a kiosk-urilor și modul de calcul al orelor suplimentare se stabilesc din meniul Configurare. Accesați pentru a accesa meniul de configurare.
Notă
Any configuration item with a (building) icon is a company-specific configuration. Items without an (building) icon apply to all companies within the database.
Moduri¶
Attendances from Backend : Activate this feature to allow users to check in and out directly from the Odoo database. If this is not activated, users must use a kiosk to check in and out of work.
Automatic Check-Out : Activate this feature to automatically check out employees according to their working schedule, after a buffer of time has passed.
Tolerance: This field appears only when the Automatic Check-Out feature is enabled. Enter the amount of time, in hours, that must elapse after an employee’s working hours have ended, before they are automatically checked out.
Example
With the Automatic Check-Out option enabled, and the Tolerance set to
2.00 hours, an employee checks in to work at 9:00 AM and forgets to check out at 5:00 PM. At
7:00 PM, they are automatically checked out.
Absence Management : Activate this feature to log any absences that are not associated with a time off request, such as vacation time or sick time, on the attendance report.
Ore suplimentare¶
Această secțiune specifică modul în care este calculat timpul suplimentar (uneori denumit ore suplimentare), inclusiv când este contorizat timpul suplimentar și ce perioade nu sunt înregistrate.
Tolerance Time In Favor Of Company: Enter the amount of time, in minutes, that is not counted towards an employee’s overtime. When an employee checks out, and the extra time logged is below the specified minutes, the extra time is not counted as overtime for the employee. When an employee checks out, and the extra time logged is more than the specified minutes, the extra time is counted as overtime for the employee.
Example
A company sets the Tolerance Time In Favor Of Company to
15minutes, and the working hours for the entire company are set from 9:00 AM to 5:00 PM.An employee checks in at 9:00 AM. If the employee checks out at 5:14 PM, the extra 14 minutes are not counted towards their overtime. If the employee checks out at 5:17 PM, they earn 17 minutes of overtime.
Tolerance Time In Favor Of Employee: Enter the amount of time, in minutes, that an employee is given, which does not adversely affect their attendance if they log less time than their working hours. When an employee checks out, and the total time logged for the day is less than their specified working hours and less than this specified grace period, they are not penalized for their reduced hours. When an employee checks out, and the total time logged for the day is less than their specified working hours and more than this specified grace period, they are penalized for their reduced hours.
Example
A company sets the Tolerance Time In Favor Of Employee fields to
15minutes, and the working hours for the entire company are set from 9:00 AM to 5:00 PM.An employee checks in at 9:05 AM. If the employee checks out at 4:55 PM, even though they logged a total of 10 minutes less than their full working hours, they are not penalized for this discrepancy, and they are logged as working a full eight-hour day. If the employee checks out at 4:40 PM, they are penalized, and they are logged as only working 7 hours and 35 minutes.
Extra Hours Validation : Click on either the radio button next to Automatically Approved to have all extra time automatically approved, or Approved by Manager if all extra time should be reviewed and approved by a manager.
Display Extra Hours: Activate this box to display the extra hours logged by an employee when they check out with a kiosk, or when a user checks out in the database.
Notă
Orele suplimentare aprobate pot fi scăzute dintr-o cerere de concediu aprobată.
Imagine de ansamblu¶
When entering the Attendances application, the Overview dashboard is presented, containing all the user’s check in and check out information. If the user has the required access rights or is an approver for specific employees, those employees» check-in and check-out information also appears on the Overview dashboard.
Tabloul de bord Prezențe permite comutarea între vizualizările (Gantt) și (List), precum și selectarea unei perioade pentru analiză. Perioada curentă este evidențiată automat cu galben pentru înregistrările de prezență în timp real, iar butonul (Focalizează azi) readuce instantaneu tabloul de bord la data curentă.
Notă
Orice înregistrare care conține erori apare cu roșu, indicând că trebuie rezolvată de un utilizator cu drepturile de acces corespunzătoare și/sau de aprobatorii pentru angajații cu erori.
Filtre și grupuri¶
Sometimes, attendance officers and managers need to view specific records, such as all automatic checkouts, to determine which employees chronically forget to check out, or by department, to determine which team is working the most overtime.
For these cases, use the search bar to select a Filters or Group By, or combine both to present the desired information.
Filtre de valoare ridicată¶
Filtru |
Caz de utilizare frecvent |
|---|---|
La muncă |
Verificați dacă angajații sunt încă la sediu înainte de a închide clădirea pentru noapte sau pentru a face un recensământ. |
Erori |
Vizualizați toate erorile pentru a le corecta înainte de procesarea salariilor. |
Ieșit automat |
Efectuați un audit pentru a determina angajații care uită frecvent să se ponteze la plecare. |
Dată |
Limitați rezultatele la o anumită perioadă de salarizare sau fereastră de audit. |
Angajați activi/arhi vați |
Comutați între personalul actual și foștii angajați când auditați date istorice. |
Grupări relevante¶
Grupează după |
Când este util |
|---|---|
Angajat |
Revizuiți înregistrările individuale de prezență în timpul unei întâlniri 1:1. |
Departament |
Comparați nivelurile de personal și orele lucrate pentru a determina echipele care lucrează prea mult sau prea puțin. |
Manager |
Determinați către cine pot fi direcționate întrebările de urmărire a prezenței pentru un angajat. |
Metodă |
Identificați tendințe în metodele de pontaj pentru a rezolva eventuale probleme hardware. |
Dată (Zi/Săptămână/Lună) |
Identificați vârfurile de absenteism sau tiparele sezoniere. |
Detaliile jurnalului de prezență¶
Odoo records both the time and location for every check-in and check-out, with fields varying by the method used. These detailed attendance logs can confirm where an employee was on any given workday. This can be useful for companies with hybrid working schedules, who may need to perform audits to ensure proper compliance.
Jurnalul detaliat de prezență conține următoarele informații:
Detalii principale¶
Employee: The name of the employee.
Check In: The date and time the employee checked in.
Check Out: The date and time the employee checked out. This only appears if the employee has checked out.
Worked Time: The total amount of time the employee logged for the day, across multiple check-ins and outs, in an hour and minute format (HH:MM).
Worked Extra Hours: Unpaid overtime hours worked beyond the expected working schedule (shows only when present for the employee).
Extra Hours: Approved overtime (the Worked Time minus the approved Worked Extra Hours.
Detalii de check-in/check-out¶
Următoarele informații apar atât pentru secțiunile Check In, cât și pentru Check Out.
Mode: Attendance submission method. Can be Systray, Kiosk, or Manual entry.
IP Address: The device’s IP address used to log in or out.
Browser: The web browser the employee used to log in or out.
Localisation: The city and country associated with the computer’s IP address.
GPS Coordinates: The specific coordinates when the user logged in or out. To view the specific coordinates on a map, click the View on Maps button beneath the GPS Coordinates. This opens a map in a new browser tab, with the specific location pointed out.
Erori de prezență¶
Entries that contain an error appear on the overview dashboard in red. In the (Gantt) view, the entry appears with a red background; in the (List) view, the entry text appears in red.
O eroare apare atunci când un angajat s-a pontat la intrare, dar nu s-a pontat la ieșire în decurs de 24 de ore sau când o singură perioadă de pontaj depășește 16 ore.
To fix the error, the attendance entry must be modified or deleted. Click on the entry to reveal a pop-up containing the details for that particular entry. To modify the Check In and/or Check Out information, click on the Check In or Check Out field, and a calendar selector appears. Click on the desired date, then use the time selector beneath the calendar to select the specific time for the entry. When the information is correct, click Apply.
Când toate informațiile din fereastra pop-up sunt corecte, faceți clic pe Salvați și închideți. Când intrarea nu mai are o eroare, intrarea apare cu gri în loc de roșu.
Pentru a șterge o înregistrare, faceți clic pe butonul roșu Șterge din fereastra pop-up, în loc să modificați înregistrarea.
Vezi și