Prezențe¶
Aplicația Prezențe din Odoo funcționează ca un ceas de pontaj. Angajații pot să ponteze intrarea și ieșirea la muncă folosind un dispozitiv dedicat în modul chioșc, iar utilizatorii pot de asemenea să ponteze intrarea și ieșirea la muncă direct din baza de date. Managerii pot vedea cine este disponibil la un moment dat, pot crea rapoarte pentru a vedea orele tuturor și pot obține informații despre care angajați lucrează peste program sau pontează ieșirea mai devreme decât se așteaptă.
Drepturi de acces¶
Înțelegerea drepturilor de acces este esențială pentru a naviga în aplicația Prezențe.
Fiecare utilizator din baza de date se poate ponta direct din sistem, fără a avea nevoie de acces la aplicația Prezențe. De asemenea, toți utilizatorii își pot accesa propriile înregistrări de prezență din fișa de angajat din aplicația Angajați.
Accesul atât la aplicația Prezențe, cât și la diversele funcționalități din cadrul aplicației este determinat de drepturile de acces.
Pentru a vedea ce drepturi de acces are un utilizator, accesați și faceți clic pe un utilizator individual. Tab-ul Drepturi de acces este vizibil implicit. Derulați la secțiunea RESURSE UMANE pentru a vedea setările. Pentru câmpul Prezențe, opțiunile sunt fie să lăsați câmpul necompletat, fie să selectați Administrator.
Dacă este selectată opțiunea Administrator, utilizatorul are acces complet la întreaga aplicație Prezențe, fără restricții. Poate vedea toate înregistrările de prezență ale angajaților, poate intra în Modul Kiosk din aplicație, are acces la toate metricile de raportare și poate modifica setările. Dacă este lăsat necompletat, utilizatorul nu are acces la aplicația Prezențe.
Notă
Dacă un utilizator nu are drepturi de Administrator pentru aplicația Prezențe, nu poate deschide aplicația, chiar dacă aceasta apare pe tabloul de bord principal al bazei de date. Va apărea un mesaj pop-up Eroare de acces cu următorul text:
Nu aveți suficiente drepturi pentru a accesa câmpurile "attendance_manager_id" pe Angajat (hr.employee). Vă rugăm să contactați administratorul de sistem.
Utilizatorii care nu pot accesa aplicația Prezențe pot totuși să se ponteze la intrare și ieșire din baza de date, folosind (cerc roșu) sau (cerc verde) care sunt mereu disponibile în partea de sus a bazei de date.
Aprobatori¶
Un aprobator este un utilizator desemnat să revizuiască și să gestioneze înregistrările de prezență ale unui angajat. Un aprobator este de obicei un manager, dar nu este obligatoriu. Aprobatorii fără drepturi administrative pot accesa și modifica înregistrările de prezență doar pentru angajații care le sunt alocați. Aceasta este singura excepție în care utilizatorii non-admin pot vedea înregistrări în aplicația Prezențe.
Pentru a vedea cine este aprobatorul de prezență pentru un angajat, navigați la și faceți clic pe angajatul specific. Faceți clic pe fila Informații muncă, derulați la secțiunea APROBATORI și verificați câmpul Prezență. Persoana selectată poate vizualiza înregistrările de prezență ale acelui angajat, atât în tabloul de bord al aplicației Prezențe, cât și în rapoartele de prezență, și poate face modificări la înregistrările sale.
Configurare¶
Puține configurări sunt necesare în aplicația Prezențe. Stabilirea modului în care angajații se pontează, definirea modului de funcționare a kiosk-urilor și modul de calcul al orelor suplimentare se stabilesc din meniul Configurare. Accesați pentru a accesa meniul de configurare.
Notă
Orice element de configurare cu o pictogramă (clădire) este o configurare specifică companiei. Elementele fără o pictogramă (clădire) se aplică tuturor companiilor din baza de date.
Moduri¶
Prezențe din interfața principală : Activați această funcționalitate pentru a permite utilizatorilor să ponteze intrarea și ieșirea direct din baza de date Odoo. Dacă aceasta nu este activată, utilizatorii trebuie să folosească un chioșc pentru a ponta intrarea și ieșirea la muncă.
Ieșire automată : Activați această funcție pentru a ieși automat angajații conform programului lor de lucru, după ce a trecut o perioadă tampon.
Toleranță: Acest câmp apare doar când funcția Ieșire automată este activată. Introduceți perioada de timp, în ore, care trebuie să treacă după încheierea programului de lucru al unui angajat, înainte ca acesta să fie ieșit automat.
Example
Cu opțiunea Pontare automată la ieșire activată și Toleranța setată la 2.00 ore, un angajat pontează intrarea la muncă la 9:00 AM și uită să ponteze ieșirea la 5:00 PM. La 7:00 PM, acesta este pontat automat la ieșire.
Gestionarea absențelor : Activați această funcție pentru a înregistra orice absențe care nu sunt asociate cu o cerere de concediu, cum ar fi concediul de odihnă sau concediul medical, în raportul de prezență.
Ore suplimentare¶
Această secțiune specifică modul în care este calculat timpul suplimentar (uneori denumit ore suplimentare), inclusiv când este contorizat timpul suplimentar și ce perioade nu sunt înregistrate.
Timp de toleranță în favoarea companiei: Introduceți cantitatea de timp, în minute, care nu este luată în considerare pentru orele suplimentare ale unui angajat. Când un angajat pontează ieșirea și timpul suplimentar înregistrat este sub minutele specificate, timpul suplimentar nu este considerat ore suplimentare pentru angajat. Când un angajat pontează ieșirea și timpul suplimentar înregistrat este mai mult decât minutele specificate, timpul suplimentar este considerat ore suplimentare pentru angajat.
Example
O companie setează Timpul de toleranță în favoarea companiei la
15minute, iar programul de lucru pentru întreaga companie este stabilit de la 9:00 AM la 5:00 PM.Un angajat pontează intrarea la 9:00 AM. Dacă angajatul pontează ieșirea la 5:14 PM, cele 14 minute suplimentare nu sunt luate în considerare pentru orele suplimentare. Dacă angajatul pontează ieșirea la 5:17 PM, acesta câștigă 17 minute de ore suplimentare.
Timp de toleranță în favoarea angajatului: Introduceți cantitatea de timp, în minute, care este acordată unui angajat, și care nu îi afectează negativ prezența dacă înregistrează mai puțin timp decât orele de lucru. Când un angajat pontează ieșirea și timpul total înregistrat pentru zi este mai mic decât orele de lucru specificate și mai mic decât această perioadă de grație specificată, acesta nu este penalizat pentru orele reduse. Când un angajat pontează ieșirea și timpul total înregistrat pentru zi este mai mic decât orele de lucru specificate și mai mare decât această perioadă de grație specificată, acesta este penalizat pentru orele reduse.
Example
O companie setează câmpurile Timp de toleranță în favoarea angajatului la
15minute, iar programul de lucru pentru întreaga companie este stabilit de la 9:00 AM la 5:00 PM.Un angajat pontează intrarea la 9:05 AM. Dacă angajatul pontează ieșirea la 4:55 PM, chiar dacă a înregistrat un total de 10 minute mai puțin decât programul complet de lucru, acesta nu este penalizat pentru această discrepanță și este înregistrat ca lucrând o zi completă de opt ore. Dacă angajatul pontează ieșirea la 4:40 PM, acesta este penalizat și este înregistrat ca lucrând doar 7 ore și 35 de minute.
Validare ore suplimentare : Faceți clic pe butonul radio de lângă Aprobat automat pentru ca tot timpul suplimentar să fie aprobat automat, sau Aprobat de manager dacă tot timpul suplimentar ar trebui revizuit și aprobat de un manager.
Afișați orele suplimentare: Activați această casetă pentru a afișa orele suplimentare înregistrate de un angajat când acesta iese utilizând un chioșc sau când un utilizator iese în baza de date.
Notă
Orele suplimentare aprobate pot fi scăzute dintr-o cerere de concediu aprobată.
Imagine de ansamblu¶
La accesarea aplicației Prezențe, este afișat tabloul de bord Prezentare generală, care conține toate informațiile de intrare și ieșire ale utilizatorului. Dacă utilizatorul are drepturile de acces necesare sau este aprobator pentru anumiți angajați, informațiile de intrare și ieșire ale acelor angajați apar, de asemenea, pe tabloul de bord Prezentare generală.
Tabloul de bord Prezențe permite comutarea între vizualizările (Gantt) și (List), precum și selectarea unei perioade pentru analiză. Perioada curentă este evidențiată automat cu galben pentru înregistrările de prezență în timp real, iar butonul (Focalizează azi) readuce instantaneu tabloul de bord la data curentă.
Notă
Orice înregistrare care conține erori apare cu roșu, indicând că trebuie rezolvată de un utilizator cu drepturile de acces corespunzătoare și/sau de aprobatorii pentru angajații cu erori.
Filtre și grupuri¶
Uneori, responsabilii de prezență și managerii trebuie să vizualizeze înregistrări specifice, cum ar fi toate ieșirile automate, pentru a determina care angajați uită în mod cronic să iasă din sistem, sau pe departamente, pentru a determina care echipă lucrează cele mai multe ore suplimentare.
Pentru aceste cazuri, utilizați bara de căutare pentru a selecta un Filtru sau Grupare după, sau combinați ambele pentru a prezenta informațiile dorite.
Filtre de valoare ridicată¶
Filtru |
Caz de utilizare frecvent |
|---|---|
La muncă |
Verificați dacă angajații sunt încă la sediu înainte de a închide clădirea pentru noapte sau pentru a face un recensământ. |
Erori |
Vizualizați toate erorile pentru a le corecta înainte de procesarea salariilor. |
Ieșit automat |
Efectuați un audit pentru a determina angajații care uită frecvent să se ponteze la plecare. |
Dată |
Limitați rezultatele la o anumită perioadă de salarizare sau fereastră de audit. |
Angajați activi/arhi vați |
Comutați între personalul actual și foștii angajați când auditați date istorice. |
Grupări relevante¶
Grupează după |
Când este util |
|---|---|
Angajat |
Revizuiți înregistrările individuale de prezență în timpul unei întâlniri 1:1. |
Departament |
Comparați nivelurile de personal și orele lucrate pentru a determina echipele care lucrează prea mult sau prea puțin. |
Manager |
Determinați către cine pot fi direcționate întrebările de urmărire a prezenței pentru un angajat. |
Metodă |
Identificați tendințe în metodele de pontaj pentru a rezolva eventuale probleme hardware. |
Dată (Zi/Săptămână/Lună) |
Identificați vârfurile de absenteism sau tiparele sezoniere. |
Detaliile jurnalului de prezență¶
Odoo înregistrează atât ora, cât și locația pentru fiecare intrare și ieșire, câmpurile variind în funcție de metoda utilizată. Aceste jurnale detaliate de prezență pot confirma unde s-a aflat un angajat într-o anumită zi lucrătoare. Acest lucru poate fi util pentru companiile cu programe de lucru hibride, care ar putea avea nevoie să efectueze audituri pentru a asigura conformitatea corespunzătoare.
Jurnalul detaliat de prezență conține următoarele informații:
Detalii principale¶
Angajat: Numele angajatului.
Intrare: Data și ora la care angajatul a intrat.
Ieșire: Data și ora la care angajatul a ieșit. Acest câmp apare numai dacă angajatul a ieșit din sistem.
Timp lucrat: Numărul total de ore pe care angajatul le-a înregistrat pentru ziua respectivă, pe parcursul mai multor intrări și ieșiri, în format oră și minut (HH:MM).
Ore suplimentare lucrate: Ore suplimentare neplătite lucrate peste programul de lucru așteptat (se afișează doar când sunt prezente pentru angajat).
Ore suplimentare: Ore suplimentare aprobate (Timpul lucrat minus Orele suplimentare lucrate aprobate).
Detalii de check-in/check-out¶
Următoarele informații apar atât pentru secțiunile Check In, cât și pentru Check Out.
Mod: Metoda de înregistrare a prezenței. Poate fi Systray, Chioșc sau introducere Manuală.
Adresă IP: Adresa IP a dispozitivului utilizat pentru intrare sau ieșire.
Browser: Browserul web pe care angajatul l-a folosit pentru intrare sau ieșire.
Localizare: Orașul și țara asociate cu adresa IP a computerului.
Coordonate GPS: Coordonatele la momentul în care utilizatorul a intrat sau a ieșit. Pentru a vizualiza coordonatele pe o hartă, faceți clic pe butonul Vizualizare pe hărți de sub coordonatele GPS. Aceasta deschide o hartă într-o filă nouă de browser, cu locația marcată.
Erori de prezență¶
Înregistrările care conțin o eroare apar pe tabloul de bord de prezentare generală în roșu. În vizualizarea (Gantt), înregistrarea apare cu un fundal roșu; în vizualizarea (Listă), textul înregistrării apare în roșu.
O eroare apare atunci când un angajat s-a pontat la intrare, dar nu s-a pontat la ieșire în decurs de 24 de ore sau când o singură perioadă de pontaj depășește 16 ore.
Pentru a remedia eroarea, înregistrarea prezenței trebuie modificată sau ștearsă. Faceți clic pe înregistrare pentru a afișa o fereastră pop-up care conține detaliile pentru acea înregistrare particulară. Pentru a modifica informațiile Intrare și/sau Ieșire, faceți clic pe câmpul Intrare sau Ieșire, iar un selector de calendar apare. Faceți clic pe data dorită, apoi utilizați selectorul de oră de sub calendar pentru a selecta ora specifică pentru înregistrare. Când informațiile sunt corecte, faceți clic pe Aplică.
Când toate informațiile din fereastra pop-up sunt corecte, faceți clic pe Salvați și închideți. Când intrarea nu mai are o eroare, intrarea apare cu gri în loc de roșu.
Pentru a șterge o înregistrare, faceți clic pe butonul roșu Șterge din fereastra pop-up, în loc să modificați înregistrarea.
Vedeți și