Asistencias¶
La aplicación Asistencias de Odoo funciona como un reloj checador. Los empleados pueden registrar su entrada y salida del trabajo con un dispositivo específico en modo quiosco y los usuarios también pueden registrar su entrada y salida desde la base de datos. Los gerentes pueden ver quién está disponible, crear reportes para revisar las horas de todos los empleados y obtener información sobre las personas que hacen horas extra o salen antes de lo esperado.
Permisos de acceso¶
Es esencial entender los permisos de acceso para navegar por la aplicación Asistencias.
Todos los usuarios de la base de datos pueden registrar su ingreso y su salida desde la base de datos sin necesitar acceso a la aplicación Asistencias. Además, todos los usuarios pueden ingresar a sus propios registros de asistencia desde el formulario de empleado en la aplicación Empleados.
El acceso tanto a la aplicación Asistencias como a las distintas funciones dentro de la misma depende de los permisos de acceso.
Para visualizar los permisos de acceso de un usuario, vaya a , y haga clic en uno. En la pestaña Permisos de acceso, que es visible de forma predeterminada, diríjase a la sección RECURSOS HUMANOS para ver la configuración. En el campo de Asistencias, puede dejar el campo vacío o seleccionar Administrador.
Si selecciona la opción Administrador, el usuario tendrá acceso sin restricciones a la aplicación Asistencias. Podrá ver todos los registros de asistencia de los empleados, ingresar al modo quiosco desde la aplicación, acceder a todas las métricas de reportes y realizar modificaciones a los ajustes. Si se deja en blanco, el usuario no tendrá acceso a la aplicación Asistencias.
Nota
Si un usuario no tiene permisos de Administrador para la aplicación Asistencias, entonces no podrán abrir la aplicación, aunque aparezca en su tablero inicial. Si la intentan abrir, aparecerá una ventana emergente con un Error de acceso que dirá:
No tiene los permisos necesarios para acceder a los campos "attendance_manager_id" en el Empleado (hr.employee). Contacte al administrador de su sistema.
Los usuarios que no tengan acceso a la aplicación Asistencias todavía pueden registrar su entrada y salida del trabajo dentro de la base de datos usando el (círculo rojo) o (círculo verde) que siempre está disponible en la parte superior de la base de datos.
Aprobadores¶
Un aprobador es el usuario que se asigna para revisar y gestionar los registros de asistencia de un empleado. Esta persona por lo general es un gerente, pero esto no es necesario. Los aprobadores que no tengan permisos de administrador pueden acceder y modificar los registros de asistencia solo de los empleados a los que están asignados. Esta es la única excepción en la que usuarios que no son administradores pueden ever los registros de la aplicación Asistencias.
Para ver quién es el aprobador de asistencias de un empleado, ve a la y haz clic en el empleado correspondiente. Haz clic en la pestaña Información de trabajo, dirígete a la sección APROBADORES y revisa el campo Asistencia. La persona seleccionada podrá ver los registros de asistencia de ese empleado, tanto en el tablero de la aplicación Asistencias como en los reportes de asistencia y también podrá modificar dichos registros.
Configuración¶
Son pocas las configuraciones que se tienen que hacer en la aplicación Asistencias. En el menú Configuración deberá determinar la manera en que los usuarios registran su entrada y salida, cómo funcionan los quioscos y cómo se calculan las horas adicionales. Vaya a para acceder al menú de configuración.
Nota
Cualquier elemento de configuración que tenga el icono (edificio) corresponde a una configuración específica de la empresa. Los elementos sin el icono (edificio) aplican a todas las empresas dentro de la base de datos.
Modos¶
Asistencias desde el backend : Activa esta función para permitir que los usuarios registren su entrada y salida directamente desde la base de datos de Odoo. Si no la activas, los usuarios deberán usar un quiosco para registrar su asistencia.
Registro de salida automático : Activa esta función para registrar la salida de los empleados de forma automática según su horario de trabajo después de que pase cierto tiempo de tolerancia.
Tolerancia: Este campo solo aparece cuando la función Registro de salida automático está activa. Ingresa la cantidad de tiempo, en horas, que debe transcurrir después de que termine la jornada laboral del empleado antes de registrar su salida automática.
Example
Con la opción Registro de salida automático activada y la tolerancia configurada en 2.00 horas, un empleado registra su entrada a las 9:00 a. m. y olvida registrar su salida a las 5:00 p. m. A las 7:00 p. m., el sistema registra su salida de forma automática.
Gestión de ausencias : Activa esta función para registrar las ausencias que no estén vinculadas a una solicitud de tiempo personal, como vacaciones o incapacidad, en el reporte de asistencias.
Horas extra¶
Esta sección especifica cómo se calcula el tiempo adicional (las horas extra), incluyendo cuándo se cuenta el tiempo adicional y qué tiempo no se registra.
Tiempo de tolerancia a favor del empleado: Ingresa la cantidad de tiempo, en minutos, que no cuenta como horas extra para el empleado. Cuando el empleado registra su salida y el tiempo adicional es menor al valor indicado, ese tiempo no contará como horas extra. Cuando el tiempo adicional supera el valor indicado, ese tiempo sí cuenta como horas extra.
Example
Una empresa configura el tiempo de tolerancia a favor del empleado con
15minutos y define el horario laboral de toda la empresa de 9:00 a. m. a 5:00 p. m.Un empleado registra su entrada a las 9:00 a. m. Si registra su salida a las 5:14 p. m., los 14 minutos extra no cuentan como horas extra. Recibirá 17 minutos de horas extra si registra su salida a las 5:17 p. m.
Tiempo de tolerancia a favor del empleado: Ingresa la cantidad de tiempo, en minutos, que recibe el empleado y que no afecta su asistencia si registra menos horas que su jornada laboral. El empleado no recibirá una penalización si registra su salida y el tiempo total del día es menor a su jornada laboral y menor a este periodo de gracia. Cuando el tiempo total es menor a su jornada laboral y supera este periodo de gracia, entonces sí recibe una penalización.
Example
Una empresa configura el tiempo de tolerancia a favor del empleado en
15minutos y define el horario laboral de toda la empresa de 9:00 a. m. a 5:00 p. m.Un empleado registra su entrada a las 9:05 a. m. Si registra su salida a las 4:55 p. m., aunque haya trabajado 10 minutos menos de su jornada completa, no recibirá una penalización y el sistema registrará una jornada completa de ocho horas. Si registra su salida a las 4:40 p. m., entonces sí recibirá una penalización y el sistema solo registrará 7 horas y 35 minutos trabajados.
Extra Hours Validation : Click on either the radio button next to Automatically Approved to have all extra time automatically approved, or Approved by Manager if all extra time should be reviewed and approved by a manager.
Display Extra Hours: Activate this box to display the extra hours logged by an employee when they check out with a kiosk, or when a user checks out in the database.
Nota
Las horas extra aprobadas se pueden deducir de una solicitud de tiempo personal aprobada.
Vista general¶
When entering the Attendances application, the Overview dashboard is presented, containing all the user’s check in and check out information. If the user has the required access rights or is an approver for specific employees, those employees” check-in and check-out information also appears on the Overview dashboard.
En el tablero Asistencias podrá cambiar entre las vistas (Gantt) o (lista) y seleccionar el periodo que quiera analizar. El periodo actual se resalta en amarillo en automático para los registros de asistencia en tiempo real. Con el botón (Importantes de hoy) regresará la vista del tablero a la fecha actual.
Nota
Cualquier entrada que tenga errores aparecerá en rojo, lo que indica que es necesario que los resuelva un usuario con los permisos de acceso adecuados o que sea aprobador de los empleados.
Filtros y grupos¶
Sometimes, attendance officers and managers need to view specific records, such as all automatic checkouts, to determine which employees chronically forget to check out, or by department, to determine which team is working the most overtime.
For these cases, use the search bar to select a Filters or Group By, or combine both to present the desired information.
Ver también
Filtros de alto valor¶
Filtro |
Caso de uso común |
|---|---|
En el trabajo |
Verificar si aún hay empleados en el edificio antes de cerrar o para realizar un conteo. |
Errores |
Visualizar todos los errores para corregirlos antes de procesar el pago de la nómina. |
Registro de salida en automático |
Realizar una auditoría para determinar qué empleados olvidan registrar su salida con frecuencia. |
Fecha |
Limitar los resultados a un periodo de pago o una ventana de auditoría específica. |
Empleados activos y archivados |
Alternar entre los empleados actuales y los antiguos al auditar datos históricos. |
Grupos útiles¶
Agrupar por |
¿Cuándo es útil? |
|---|---|
Empleado |
Revisar los registros de asistencia individual durante una reunión personal. |
Departamento |
Comparar los niveles de personal y las horas de trabajo para determinar cuáles equipos trabajan más y cuáles trabajan menos. |
Gerente |
Para determinar a quién hacer preguntas de seguimiento sobre la asistencia de un empleado. |
Método |
Identificar las tendencias de los métodos de asistencia para resolver posibles problemas de hardware. |
Fecha (día/semana/mes) |
Identificar picos en inasistencias o patrones de temporada. |
Detalles del registro de asistencia¶
Odoo records both the time and location for every check-in and check-out, with fields varying by the method used. These detailed attendance logs can confirm where an employee was on any given workday. This can be useful for companies with hybrid working schedules, who may need to perform audits to ensure proper compliance.
El registro detallado de asistencia incluye la siguiente información:
Detalles principales¶
Employee: The name of the employee.
Check In: The date and time the employee checked in.
Check Out: The date and time the employee checked out. This only appears if the employee has checked out.
Worked Time: The total amount of time the employee logged for the day, across multiple check-ins and outs, in an hour and minute format (HH:MM).
Worked Extra Hours: Unpaid overtime hours worked beyond the expected working schedule (shows only when present for the employee).
Extra Hours: Approved overtime (the Worked Time minus the approved Worked Extra Hours.
Detalles de entrada y salida¶
La siguiente información aparece en la sección de Entrada y en la de Salida.
Mode: Attendance submission method. Can be Systray, Kiosk, or Manual entry.
IP Address: The device’s IP address used to log in or out.
Browser: The web browser the employee used to log in or out.
Localisation: The city and country associated with the computer’s IP address.
GPS Coordinates: The specific coordinates when the user logged in or out. To view the specific coordinates on a map, click the View on Maps button beneath the GPS Coordinates. This opens a map in a new browser tab, with the specific location pointed out.
Errores en asistencias¶
Entries that contain an error appear on the overview dashboard in red. In the (Gantt) view, the entry appears with a red background; in the (List) view, the entry text appears in red.
Ocurre un error cuando un empleado registró su entrada, pero no ha registrado su salida en 24 horas o cuando un solo periodo de registro de entrada dura más de 16 horas.
To fix the error, the attendance entry must be modified or deleted. Click on the entry to reveal a pop-up containing the details for that particular entry. To modify the Check In and/or Check Out information, click on the Check In or Check Out field, and a calendar selector appears. Click on the desired date, then use the time selector beneath the calendar to select the specific time for the entry. When the information is correct, click Apply.
Cuando toda la información en la ventana emergente es correcta, haga clic en Guardar y cerrar. La entrada aparecerá en color gris en lugar de rojo cuando ya no tenga errores.
Para borrar un registro, haga clic en el botón rojo Eliminar que aparece en la ventana emergente en lugar de hacer modificaciones al registro.
Ver también