Hoja de referencia de Contabilidad

El balance general es una captura de las finanzas de una empresa en una fecha específica, contrario a las pérdidas y ganancias que es un análisis que se realiza durante un periodo.

  • Los activos representan la riqueza de una empresa y los bienes que le pertenecen. Los edificios y oficinas son activos fijos, mientras que las cuentas de banco y el efectivo son activos circulantes. Un empleado no es un activo.

  • Las responsabilidades son obligaciones de eventos pasados por las que la empresa tendrá que pagar en un futuro (facturas de servicios públicos, deudas, proveedores a los que no se les ha pagado). También podemos definir estas responsabilidades como una forma de financiamiento que se le ofrece a la empresa llamada «aprovechamiento de recursos».

  • Los recursos propios son los fondos que los dueños de la empresa (fundadores o accionistas) contribuyen, más los recursos acumulados (o pérdidas). Cada año, las guanacias (o pérdidas) netas se pueden reportar como recursos acumulados, o se pueden distribuir a los accionistas (como dividendo).

Lo que se posee (un activo) se ha financiado a través del reembolso de deudas (pasivos) o del capital (ganancias, capital).

Se hace una diferencia entre activos y gastos:

  • Un activo es un recurso con valor económico que le pertenece a un individuo, corporación o país y se controlan con la esperanza de obtener un beneficio futuro. Los bienes se reportan en el balance general y se compran o crean para aumentar el valor de una empresa o mejorar sus operaciones.

  • Un gasto son los costes de operaciones en los que incurre una empresa para generar ganancias.

El informe de pérdidas y ganancias muestra el rendimiento de la empresa durante un periodo específico, que usualmente son tres meses o un año fiscal

  • Las ganancias son el dinero que gana la empresa al vender bienes o brindar servicios.

  • El coste de los bienes vendidos (COGS por sus siglas en inglés) se refiere a los costes de la venta de bienes (por ejemplo, el coste de los materiales y el trabajo que se requirió para crear bienes).

    • Las ganancias brutas son los ingresos de las venas menos el coste de los bienes vendidos.

    • Los OPEX (Gastos operativos) incluyen administración, ventas y salarios de investigación y desarrollo, rentas y utilidades, costes misceláneos, costes y todo lo que vaya más allá de los costes de productos vendidos o el coste de las ventas.

Capital

Acciones ordinarias

Más ganancias retenidas

Activos = Pasivos + Capital

Plan contable

El plan de cuentas enlista todas las cuentas de la empresa: tanto la cuenta del balance general como la cuenta de ganancias y pérdidas. Cada transacción se registra al cargar y abonar a diferentes cuentas en un asiento contable. Vea el plan de cuentas como el ADN de una empresa.

Cada cuenta que se enlista en el plan de cuentas pertenece a una categoría específica. En Odoo, cada cuenta tiene un código único que pertenece a una de estas categorías:

  • Deuda subordinada y deuda de capital

    • El capital es la cantidad de dinero que los accionistas invierten para financiar las actividades de una empresa

    • Las deudas subordinadas son la cantidad de dinero que un tercero le prestó a la empresa para financiar sus actividades. En caso de que la empresa se disuelva, primero se les reembolsará a estos terceros antes de reembolsarle a los accionistas.

  • Los activos fijos son elementos o propiedades tangibles (es decir, físicos) que una empresa compra y usa para producir bienes y servicios. Los activos fijos son activos a largo plazo, lo que significa que tienen una vida útil de más de un año. También incluye propiedades, plantas y equipos, (como equipo de protección individual) que se registran en el balance general con esa clasificación.1

  • Activos circulantes y pasivos

    • La cuenta de activos circulantes es la línea de un apunte contable del balance general que se enlista en la sección de Activos. En esta cuenta se encuentran todos los activos que se pueden convertir en efectivo en menos de un año. Los activos circulantes son el efectivo, equivalentes de efectivo, cuentas por cobrar, existencias del inventario, valores negociables, pasivos prepagados y otros activos líquidos.

    • Los pasivos circulantes son las obligaciones financieras a corto plazo de la empresa, o sea que se deben liquidar en menos de un año. Un ejemplo de un pasivo circulante es el dinero que le debemos a los proveedores como cuentas por pagar.

  • Cuentas bancarias y de efectivo

    • Una cuenta bancaria es una cuenta financiera que un banco u otra institución financiera mantiene. En esta cuenta se registran las transacciones financieras entre un banco y el cliente.

    • Un libro de cuentas se puede referir a un libro en el que se registran todas las transacciones en efectivo. Este registro incluye los momentos en los que se recibe efectivo y los diarios de pagos de efectivo.

  • Gastos e ingresos

    • Un gasto son los costes de las operaciones que la empresa realiza para generar ganancias. Es el gasto que se tiene que realizar para obtener algo. Los gastos comunes incluyen lo pagos de a proveedores, salarios de los empleados, arrendamiento de fábricas y depreciación del equipo.

    • Los ingresos son la cantidad de dinero, las propiedades u otras transferencias de valor que se reciben en un periodo a cambio de servicios o productos.

Ejemplo

*: Las cajas Reembolso de cliente y Pago del cliente no se pueden seleccionar al mismo tiempo ya que se contradicen.

Balance = Débito - Crédito

Constitución de la empresa (capital inicial de 1000 $)

Factura de cliente (100 $ + 9 % de impuestos) y envío de la mercancía

Envío de mercancías al cliente

Reembolso de cliente*

Pago de cliente

Recepción de mercancías de proveedor (pedido de compra: 50 $)

Factura de proveedor (factura: 50 $)

Factura de proveedor (factura: 52 $, pero pedido de compra: 50 $)

Factura de proveedor pagada (52 $ + 9 % de impuestos)

Adquirir un edificio (contrato de compra)

Pagar el edificio

Depreciación anual de activos (10 % al año)

Factura de cliente (contrato de servicios de 3 años, 300 $)

Reconocimiento de ingresos (cada año, incluido el primero)

Pagar impuestos adeudados

Debe

Haber

Saldo

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Asientos contables

Todos los documentos financieros de la empresa (como las facturas, estados de cuenta, recibos de pago, contratos de aumento de capital) se registran como asientos contables y afectan a varias cuentas.

Para que un asiento contable esté balanceado, la suma de todos sus cargos debe ser igual a la suma de todos sus abonos.

Constitución de la empresa

Cuenta

Debe

Haber

Activo: Efectivo

1000

Capital neto: Acciones ordinarias

1000

Explicación

  • La empresa recibe 1000 $ en efectivo

  • Las acciones por valor de 1000 $ pertenecen a los fundadores

El capital inicial puede ser en efectivo, pero también puede ser propiedad intelectual, fondo de comercio de una empresa anterior, licencias, conocimientos técnicos, etc…

A veces el capital no se desembolsa de inmediato, por lo que pueden ser necesarias cuentas para «capital pendiente de desembolso».

Factura de cliente (100 $ + 9 % de impuestos)

Cuenta

Debe

Haber

Ingresos: Bienes

100

Pasivo: Pasivos por impuestos diferidos

9

Activo: Cuentas por cobrar

109

Activo: Inventario

50

Gastos: Coste de las mercancías vendidas

50

Explicación

  • Los ingresos aumentan en 100 $

  • Un impuesto a pagar a finales de mes de 9 $

  • El cliente debe 109 $

  • El inventario se reduce en 50 $ (envío de las mercancías)

  • El coste de las mercancías vendidas reduce el beneficio bruto en 50 $

Configuración

  • Ingresos: definido en el producto o en la categoría del producto si no está en el producto, campo Cuenta de ingresos

  • Pasivos por impuestos diferidos: definido en el impuesto utilizado en la línea de la factura

  • Cuentas por cobrar: definido en el cliente (propiedad)

  • Inventario: definido en la categoría del producto relacionado (propiedad)

  • Gastos: definido en el producto o en la categoría de producto (propiedad)

La posición fiscal utilizada en la factura puede tener una regla que sustituye a la Cuenta de ingresos o el impuesto definido en el producto por otro.

Pago de cliente

Cuenta

Debe

Haber

Activo: Efectivo

109

Activo: Cuentas por cobrar

109

Explicación

  • La empresa recibe 109 $ en efectivo

  • La cuenta por cobrar del cliente se reduce en 109 $

Configuración

  • Efectivo: definido en el diario utilizado al registrar el pago, campos Cuenta de crédito predeterminada y Cuenta de débito predeterminada

  • Cuentas por cobrar: definido en el cliente (propiedad)

Factura de proveedor (Pedido de compra de 50 $, pero factura de 52 $)

Cuenta

Debe

Haber

Activos: inventario no facturado

50

Activos: activos por impuestos diferidos

4,68

Gastos: diferencia de precio

2

Pasivos: cuentas por pagar

56,68

Explicación

  • Se utiliza una cuenta temporal para registrar las mercancías a recibir

  • El pedido de compra proporciona los precios de las mercancías; la factura final puede incluir costes adicionales, como los gastos de envío

  • La empresa aún tiene que pagar al proveedor (ha intercambiado un activo por un pasivo)

Configuración

  • Inventario no facturado: se define en el producto o en la categoría del producto relacionado, campo: Cuenta de entrada de existencias

  • Activos por impuestos diferidos: se define en el impuesto utilizado en la línea del pedido de compra

  • Cuentas por pagar: se define en el proveedor relacionado con la factura

En este escenario, el pedido de compra era de 50 $, pero la empresa recibió una factura de 52 $, ya que había costes de envío adicionales

Recepción de mercancías del proveedor (pedido de compra: 50 $)

Cuenta

Debe

Haber

Activo: Inventario

50

Activos: inventario no facturado

50

Explicación

  • El inventario aumenta en 50 $, el importe previsto procedente del pedido de compra

  • Se utiliza una cuenta temporal para la contrapartida, que se liquidará al recibir la factura

Configuración

  • Inventario no facturado: se define en el producto o en la categoría del producto relacionado, campo: Cuenta de entrada de existencias

  • Inventario: se define en la categoría del producto, campo: Valoración de existencias

Comprar un activo (300 000 $ - sin impuestos)

Cuenta

Debe

Haber

Activos: edificios

300000

Pasivos: cuentas por pagar

300000

Explicación

  • La empresa adquiere un activo por valor de 300 000 $

  • La empresa debe pagar 300 000 $ al proveedor (intercambió un activo por un pasivo)

Configuración

  • Edificios: definido en la categoría de activos seleccionada en la línea de la factura de proveedor

  • Cuentas a pagar: definido en el proveedor relacionado con la factura (propiedad)

Pagar la factura de proveedor

Cuenta

Debe

Haber

Pasivos: cuentas por pagar

300000

Activo: Efectivo

300000

Explicación

  • La empresa debe 300 000 $ menos al proveedor (se liquidan los pasivos)

  • El efectivo de la empresa se reduce en 300 000 $ (reducción de activo)

Configuración

  • Cuentas a pagar: definido en el proveedor al que pagas (propiedad)

  • Efectivo: definido en el diario relacionado con el método de pago

Venta al contado (recibo de ventas)

Cuenta

Debe

Haber

Activo: Efectivo

109

Ingresos: Bienes

100

Pasivo: Pasivos por impuestos diferidos

9

Explicación

  • El efectivo de la empresa aumenta en 109 $

  • Los ingresos aumentan en 100 $

  • Hay que pagar un impuesto de 9 $

Configuración

  • Efectivo: método de pago definido en el recibo de ventas

  • Ventas: definido en el producto utilizado en el recibo de ventas o en la categoría del producto si está vacío

  • Pasivos por impuestos diferidos: definido en el impuesto utilizado en el recibo de ventas (procedente del producto)

El cliente paga la factura, 5 % de descuento por pronto pago

Cuenta

Debe

Haber

Activo: Efectivo

950

Ingresos: descuento sobre ventas

50

Activo: Cuentas por cobrar

1000

Explicación

  • El efectivo de la empresa aumenta en 950 $

  • Descuentos sobre ventas que reducen los ingresos reales en 50 $

  • El cliente debe 1000 $ menos a la empresa

Configuración

  • Efectivo: se define en el diario relacionado con el pago / extracto bancario

  • Descuento de ventas: se selecciona durante el proceso de conciliación de pagos

  • Cuentas a cobrar: se define en el cliente asociado al pago

Cierre del ejercicio fiscal - beneficios positivos y 50 % de dividendos

Cuenta

Debe

Haber

Beneficio neto

1000

Capital neto: ganancias retenidas

500

Pasivo: dividendos a pagar

500

Explicación

  • Se liquida la cuenta de pérdidas y ganancias (beneficio neto)

  • El 50 % se transfiere a ganancias retenidas

  • El 50 % se pagará a los accionistas como dividendos

Configuración

El asesor registra esta transacción antes de cerrar el ejercicio fiscal, en función de cómo utilice la empresa su beneficio neto.

Conciliación

La conciliación es el proceso de enlazar los apuntes contables de una cuenta específica con los cargos y abonos respectivos.

El propósito principal es relacionar los pagos con las facturas relacionadas y marcarlos como pagados. Esto se hace con la conciliación de la cuenta de cuentas por paga y las cuentas por cobrar.

La conciliación la realiza el sistema automáticamente cuando:

  • El pago se registra directamente en la factura.

  • Los vínculos entre los pagos y las facturas se detectan en el proceso de conciliación del banco.

Ejemplo de un estado de cuenta de cliente

Cuentas por cobrar

Debe

Haber

Factura 1

100

Pago parcial 1/2

70

Factura 2

65

Pago parcial 2/2

30

Pago 2

65

Factura 3

50

Total a pagar

50

  • Conciliar

  • Conciliar siguiente

  • Romper conciliación

Conciliación bancaria

La conciliación bancaria es el proceso de comparar las líneas de los estados de cuenta bancarios (proporcionados por el banco) con las transacciones registradas de forma interna (pagos a proveedores o de clientes). Cada línea en un estado de cuenta bancario puede ser:

  • se concilió con un pago previamente registrado: un pago se registra cuando se recibe el cheque del cliente, después se concilia con el estado de cuenta.

  • se registró como pago nuevo: se crea el asiento de diario del pago y se concilia con la factura relacionada al procesar el estado de cuenta.

  • se registró como otra transacción transferencia bancaria, cambio directo, etc.

Odoo conciliará de manera automática la mayoría de las transacciones, solo necesitará revisar algunas personalmente. Cuando se termina el proceso de conciliación bancaria, el balance de la cuenta bancaria de Odoo debe ser el mismo que el balance del estado de cuenta bancario

Gestión de cheques

Hay dos enfoques para gestionar cheques y transferencias bancarias internas:

  • Dos asientos contables y una conciliación

  • Un asiento contable y una conciliación bancaria

El primer asiento contable se crea al registrar el pago en la factura. El segundo se crea cuando se registra el estado de cuenta bancario.

Cuenta

Debe

Haber

Conciliación

Cuentas por cobrar

100

Factura ABC

Fondos sin depositar

100

Cheque 0123

Cuenta

Debe

Haber

Conciliación

Fondos sin depositar

100

Cheque 0123

Banco

100

El primer asiento contable se crea al registrar el pago en la factura. Cuando se concilie el estado de cuenta bancario, la línea del estado de cuenta se vincula al asiento contable existente.

Cuenta

Debe

Haber

Conciliación

Extracto bancario

Cuentas por cobrar

100

Factura ABC

Banco

100

Estado de cuenta XYZ