Creați evenimente

Cu aplicația Evenimente, organizatorii pot crea și configura evenimente în persoană sau online în Odoo. Fiecare eveniment nou conține o serie de opțiuni pentru personalizarea logisticii specifice, cum ar fi vânzarea de bilete, biroul de înregistrare, standuri, prezentări, sponsori, săli și multe altele.

Evenimentele pot fi create manual de la zero sau construite din șabloane preconfigurate. Odată lansată, aplicația Evenimente se integrează cu alte aplicații pentru funcționalități îmbunătățite, inclusiv promovarea evenimentelor, vânzarea de bilete de înregistrare către participanți și generarea de clienți potențiali folosind reguli personalizabile.

Tablou de bord

To create an event, navigate to the Events app to land on the dashboard. By default, the Events dashboard uses the (Kanban) view, which showcases all events in the database in their respective pipeline stages. Other views can be set using the buttons at the top.

Fiecare card de eveniment afișează numele evenimentului, data programată, locația, numărul de Participanți așteptați, orice activități programate legate de eveniment și managerul de eveniment responsabil.

The default stages in the Kanban view are New, Booked, Announced, and Ended. The cards can be dragged and dropped into any stage in the pipeline.

Notă

The Ended stage is folded by default and located at the end of the dashboard, next to the final stage.

To add a new stage, click the Add Stage button at the end of the dashboard. Enter a name for the stage, then click (Add) to add the stage or (Remove) to cancel.

Adăugați un eveniment nou

Events can be created by opening the Events app and clicking New. This opens a new Events form.

At the top of the event form are a series of clickable smart buttons to view details about event metrics, including attendee registrations, booths, ticket sales, event tracks, and sponsors.

Sub butoanele inteligente se află formularul de eveniment, care conține diverse câmpuri și file pe care se poate da clic pentru a configura detaliile necesare ale evenimentului.

Pentru a începe, introduceți câteva informații de bază despre eveniment în următoarele câmpuri:

• Nume eveniment: Titlul evenimentului. Acest câmp este obligatoriu.

• Dată: Data sau intervalul de date programat pentru eveniment (exprimat în fusul orar local). Acest câmp este populat automat, dar modificabil și este obligatoriu.

• Fus orar afișat: Fusul orar în care data evenimentului este afișată pe site. Acest câmp este populat automat, dar modificabil și este obligatoriu.

• Limbă: Limba aleasă pentru toate comunicările evenimentului.

Notă

Next to the entered Event Name, there is a language tooltip, represented by an abbreviated language indicator (e.g., EN). When clicked, a Translate: name pop-up window appears, displaying various preconfigured language translation options available in the database.

Alternatively, to populate the event form from an event template, select an option in the Template drop-down menu.

În plus, adăugați orice etichete corespunzătoare (de ex., Online, Conferință) pentru eveniment în câmpul Etichete. Se pot adăuga mai multe etichete per eveniment.

Sfat

Etichetele pot fi afișate la evenimentele listate pe site activând caseta de selectare Afișează pe site din Aplicația Evenimente ‣ Configurare ‣ Categorii de etichete pentru evenimente.

Continuați introducând informații precum persoanele de contact și locația locației în următoarele câmpuri:

• Organizator: Organizatorul evenimentului (o companie, persoană de contact sau angajat).

• Responsabil: Utilizatorul specific responsabil de gestionarea evenimentului în baza de date.

• Companie: Compania specifică din baza de date la care este legat evenimentul. Acest câmp apare doar dacă lucrați într-un mediu multi-companie. Acest câmp este populat automat, dar modificabil. Este obligatoriu.

• Website: The specific website in the database on which the event is published. If this field is left blank, the event can be published on all websites in the database.

• Visibility: The visibility of the event on the specified Website and in searches. The following options can be specified:

  • Public: The event is searchable and visible to all website visitors.

  • Via a Link: The event is visible only to visitors with a direct URL or already-registered participants.

  • Logged Users: The event is visible only to logged-in visitors or visitors with a direct URL.

• Locația: Locul desfășurării evenimentului. Acest câmp preia informații din aplicația Contacte. Alternativ, informațiile pot fi introduse manual.

To limit the number of registrations for the event, select Limit Registrations and enter the maximum number of attendees allowed in the resulting field.

Configurări suplimentare de eveniment

După completarea câmpurilor din formularul de eveniment, continuă cu cele patru file de jos pentru personalizare suplimentară.

Fila bilete

In the Tickets tab of the event form, create custom registration tickets and ticket tiers for events.

To create a ticket, click Add a line in the Tickets tab. In the Product field, either select the preconfigured Event Registration product, or create a new one by typing in the name of the new event registration product and then selecting either Create or Create and edit… from the resulting drop-down menu.

Then, enter a name for the ticket (e.g., Basic Ticket or VIP) in the Name field.

Important

In order for an event registration product to be selectable in the Tickets tab, the event registration Product Type must be set to Service and the Create on Order field must be set to Event Registration.

Sfat

Existing event registration products can be modified directly from the Product field by clicking the (right arrow) icon next to the product. Doing so reveals that product’s form. If the Inventory application is installed, additional choices are available to customize for the product.

Apoi, setați costul de înregistrare al biletului în câmpul Preț.

Notă

The Sales Price defined on the event registration product’s form sets the default cost of a ticket. Modifying the Price of the event ticket in the Tickets tab overrides the ticket’s default price with this new price.

Next, enter the Sales Start and Sales End dates in their respective fields. To do so, click into the blank field to reveal a calendar pop-over. Then, select the desired date and time and click Apply.

Optionally, designate a Maximum amount of the ticket that can be sold.

As attendees register, the Registration column automatically populates with the number of tickets sold.

To delete any tickets from the Tickets tab, click the (trash can) icon in the ticket’s corresponding line.

Sfat

To add an optional Description column to the Tickets tab, click the (additional options) drop-down menu at the end of the column titles.

Then, select the checkbox beside Description to add a brief description for each event ticket, informing registrants about ticket details.

Fila Comunicare

In the Communication tab of an event form, create various marketing communications that can be scheduled to be sent at specific intervals leading up to and following the event.

Notă

În mod implicit, Odoo oferă trei comunicări separate preconfigurate pe fiecare formular de eveniment nou. Una este un email trimis după fiecare înregistrare pentru a confirma achiziția cu participantul. Celelalte două sunt emailuri de memento pentru eveniment, programate să fie trimise la intervale diferite de timp înainte de eveniment pentru a reaminti destinatarului de evenimentul viitor.

To add a communication in the Communication tab, click Add a line. Then, select the desired type of communication from the first drop-down menu in the Template column. The options are: Mail, SMS, Social Post, or WhatsApp.

Important

Opțiunea Postare socială apare doar dacă aplicația Marketing social este instalată. Opțiunea WhatsApp apare doar dacă modulul WhatsApp este instalat.

Șabloanele WhatsApp nu pot fi editate în timpul configurării active. Este necesară o aprobare separată din partea Meta.

Apoi, selectați un șablon de e-mail existent din al doilea meniu derulant din câmpul Template.

Next, define the Interval and Unit from their respective drop-down fields to specify when the communication should be sent. The Unit options are: Immediately, Hours, Days, Weeks, and Months.

Then, select one of the following options from the Trigger drop-down menu:

• After each registration

• Before the event starts

• After the event started

• After the event ended

• Before the event ends

The (#) Sent column populates with the number of sent communications, along with different icons indicating the status of the communication:

• (Running): The communication is active and running.

• (Sent): The communications were sent and are no longer active.

• (Scheduled): The communication is scheduled but has not been deployed.

Any number of communications can be added in the Communication tab of an event form.

Example

To send a confirmation email an hour after an attendee registers for an event, configure the communication as follows:

• Interval: 1

• Unitate: Ore

• Trigger: După fiecare înregistrare

Notă

Existing email templates can be modified directly from the Template drop-down menu, by clicking the (Internal link) icon next to the template name. Doing so reveals a separate page where users can edit the Content, Email Configuration, and Settings of that particular email template.

To view and manage all email templates, activate Modul dezvoltator (mod depanare) and navigate to Settings ‣ Technical ‣ Email: Email Templates. Modify with caution as email templates affect all communications where the template is used.

Filă întrebări

In the Questions tab of an event form, users can create questionnaires to gather information from attendees when registering for the event.

Notă

By default, Odoo provides three questions in the Questions tab for every event form. The default questions require registrants to provide their Name, Email, and an optional Phone number.

The information gathered from the Questions tab can be found on the Attendees dashboard, accessible via the Attendees smart button. Odoo populates individual records that contain basic information about the registrants, as well as their preferences.

To add a question in the Questions tab, click Add a line. Doing so reveals an Add: Question pop-up window. From here, users can select previously configured questions or click New to create a new one. Doing so opens a new Create Question pop-up window.

First, enter the question in the field at the top of the form. Then, specify if the question requires a Mandatory Answer.

Apoi, selectați o opțiune Tip de întrebare:

• Selecție: Furnizați opțiuni de răspuns la întrebare pentru ca participanții să aleagă. Opțiunile de răspuns selectabile pot fi gestionate în coloana Răspunsuri din partea de jos a ferestrei pop-up.

• Introducere text: Permite utilizatorilor să introducă un răspuns personalizat la întrebare într-un câmp de text.

• Nume: Oferă participanților un câmp pentru a-și introduce numele.

• E-mail: Oferă participanților un câmp pentru a-și introduce adresa de e-mail.

• Telefon: Oferă participanților un câmp pentru a-și introduce numărul de telefon.

• Companie: Oferă participanților un câmp pentru a introduce o companie cu care sunt asociați.

Additionally, select one or more of the following options to configure the question’s visibility and extendability:

• Ask once per order: Ask this question only once for each registration, applying the answer to every attendee in the order (if multiple tickets are purchased at once).

• Default question: Automatically add this question for all new events.

• Is Reusable: Allow this question to be reusable for all new events. If Default question is selected, this option is automatically enabled.

If Selection was chosen as the Question Type, an Answers tab appears. Add any answers to the question under this tab by clicking Add a line.

Once all the desired configurations have been entered, click Save & Close to save the question and return to the Questions tab on the event form. Or, click Save & New to save the question and configure another. To cancel, click Discard.

Users can add as many questions in the Questions tab as needed.

Sfat

Pentru tipurile Selection și Text Input, un buton Stats apare în partea dreaptă a liniei de întrebare. Când se dă clic, Odoo dezvăluie o pagină separată, prezentând valorile de răspuns la întrebarea respectivă.

Notes & Documents tab

In the Notes & Documents tab of an event form, users can leave detailed internal notes and event-related instructions or information for attendees.

For in-person events, users can specify the venue map and attendee badge details in the following fields:

• Exhibition Map: Upload an image of the event venue map. Do so by clicking Upload your file.

• Badge Dimension: Select the desired paper format dimension for attendees» event badges. The options are A4 foldable, A6, 4 per sheet, and 96x82mm (Badge Printer).

• Badge Background: Upload an image of the custom background image for the badge. Do so by clicking Upload your file.

In the Ticket Instructions field, users can leave specific instructions for attendees and display them on attendees» tickets.

In the Note field, users can leave internal notes for other event employees, such as „to-do” lists, contact information, instructions, and so on.

Publicați evenimente

Once all configurations and modifications are complete on the event form, the event can be published on the website. Doing so makes the event visible to website visitors and allows them to register for the event.

To publish an event, click the Go to Website smart button to open the event webpage. Then, toggle the Unpublished button in the header menu, changing it to a Published switch. The event webpage is now published and accessible by all website visitors.

Vedeți și

Pentru a afla mai multe despre funcționalitatea și opțiunile de design al site-ului web, consultați documentația Blocuri de construcție.

Once the event website is ready to be shared, click the red Unpublished toggle switch in the header menu, changing it to a green Published switch. At this point, the event web page is published and accessible by all website visitors.

Trimite invitații la eveniment

To send event invites to potential attendees, navigate to the desired event form via Events app ‣ Events and click the desired event. On the event form, click the Invite button.

Doing so reveals a blank email form. Customize the message by specifying a mailing type, subject, recipients, and the mail body.

Sfat

Trimiterea emailurilor din Odoo este supusă unei limite zilnice, care implicit este de 200. Pentru a afla mai multe despre limitele zilnice, vizitează documentația Limita zilnică a fost atinsă.

Vedeți și

Prezentări, propuneri și agendă