Promemoria contabile

Lo stato patrimoniale rappresenta un’istantanea della situazione finanziaria dell’azienda in una data specifica (al contrario del conto economico che riporta i dati di un periodo specifico).

  • Gli asset rappresentano la ricchezza dell’azienda e i beni che possiede. Le immobilizzazioni comprendono edifici e uffici, mentre le attività correnti comprendono conti bancari e contanti. Il denaro dovuto da un cliente è un asset. Un dipendente non è un asset.

  • Le passività sono obblighi derivanti da eventi passati che l’azienda dovrà pagare in futuro (bollette, debiti, fornitori non pagati). Le passività possono anche essere definite come una fonte di finanziamento fornita all’azienda, chiamata anche leva finanziaria.

  • Il patrimonio netto è l’ammontare dei fondi conferiti dai proprietari della società (fondatori o azionisti) più gli utili (o le perdite) precedentemente trattenuti. Ogni anno, gli utili (o le perdite) netti possono essere riportati come utili non distribuiti o distribuiti agli azionisti (come dividendo).

Ciò che è di proprietà (un asset) è stato finanziato attraverso debiti da rimborsare (passività) o capitale (profitti, capitale).

Tra gli asset e le spese c’è una differenza:

  • un asset è una risorsa con valore economico che un individuo, una società o un Paese possiede o controlla con l’aspettativa che fornisca un beneficio futuro. Gli asset sono riportati nello stato patrimoniale di un’azienda. Vengono acquistati o creati per aumentare il valore di un’azienda o per trarne beneficio.

  • Una spesa rappresenta il costo di operazioni messe a punto dall’azienda per generare profitto.

Il resoconto profitti e perdite mostra le prestazioni dell’azienda in un periodo di tempo specifico, di solito un trimestre o un anno fiscale.

  • La parola ricavi fa riferimento al denaro guadagnato dall’azienda grazie alla vendita di beni e/o servizi.

  • Il Costo dei beni venduti (COGS o conosciuto anche come «Costo complessivo) fa riferimento al costo di vendita di beni (ad es. il costo dei materiali e della manodopera impiegata per creare i beni).

    • L”utile lordo equivale ai ricavi delle vendite meno il costo dei beni venduti.

    • Le spese operative (OPEX) includono gli stipendi dei dipartimenti amministrazione, delle vendite e R&D, gli affitti e le utenze, i costi vari, le assicurazioni e tutto ciò che va oltre i costi dei prodotti venduti o il costo di vendita.

Patrimonio netto

Azioni ordinarie

Più utili portati a nuovo

Asset = Passività + Patrimonio netto

Piano dei conti

Il piano dei conti elenca tutti i conti dell’azienda: sia quelli dello stato patrimoniale che quelli del conto economico. Ogni transazione viene registrata addebitando e accreditando più conti in una registrazione contabile. In un certo senso, il piano dei conti è come il DNA di un’azienda!

Ogni conto elencato nel piano dei conti appartiene a una categoria specifica. In Odoo, ogni conto ha un codice unico e appartiene a una di queste categorie:

  • Capitale e debiti subordinati

    • Per capitale si intende l’importo di denaro investito dagli azionisti di un’azienda per finanziare le attività dell’azienda stessa.

    • I debiti subordinati rappresentano l’importo di denaro prestato da terze parti all’azienda per finanziare le proprie attività. In caso di fallimento, le terze parti vengono rimborsate prima degli azionisti.

  • Le immobilizzazioni sono elementi tangibili (ad es. fisici) oppure proprietà che l’azienda ha acquistato e utilizza per produrre i propri beni o fornire i propri servizi. Le immobilizzazioni sono asset a lungo termine. Questo significa che gli asset hanno un ciclo di vita utile di più di un anno. Includono anche immobili, impianti e macchinari («PP&E») e vengono registrati nello stato patrimoniale.

  • Asset e immobilizzazioni correnti

    • Il conto asset correnti è una voce dello stato patrimoniale elencata nella sezione Asset, che contabilizza tutti gli asset di proprietà dell’azienda che possono essere convertiti in denaro entro un anno. Gli asset correnti comprendono contanti, equivalenti, crediti, scorte di magazzino, titoli negoziabili, debiti prepagati e altri asset liquidi.

    • Le passività correnti sono le obbligazioni finanziarie a breve termine di un’azienda con scadenza entro un anno. Un esempio di passività corrente è il denaro dovuto ai fornitori sotto forma di debiti.

  • Conti bancari e di cassa

    • Un conto bancario è un conto finanziario gestito da una banca o da un altro istituto finanziario in cui vengono registrate le transazioni finanziarie tra la banca e un cliente.

    • Un conto cassa, o libro cassa, può riferirsi a un registro in cui vengono registrate tutte le transazioni di cassa. Il conto di cassa comprende sia le registrazioni degli incassi che quelle dei pagamenti.

  • Spese e ricavi

    • Una spesa è il costo delle operazioni che un’azienda sostiene per generare ricavi. È semplicemente definita come il costo che si deve sostenere per ottenere qualcosa. Le spese più comuni includono i pagamenti dei fornitori, gli stipendi dei dipendenti, i contratti di locazione degli stabilimenti e l’ammortamento delle attrezzature.

    • Il termine “ricavi” si riferisce generalmente all’ammontare di denaro, proprietà e altri trasferimenti di valore ricevuti in un determinato periodo di tempo in cambio di servizi o prodotti.

Esempio

*: le caselle Rimborso cliente e Pagamento cliente non possono essere selezionate insieme in quanto indicano l’una il contrario dell’altra.

Saldo = Debito - Credito

Costituzione societaria (capitale iniziale 1.000 $)

Fattura cliente (100 $ + 9% di imposta) e spedizione della merce

Spedizione della merce al cliente

Rimborso cliente*

Pagamento cliente

Ricezione merce da fornitore (ordine di acquisto: 50 $)

Fattura fornitore (fattura: 50 $)

Fattura fornitore (fattura: 52 $ ma OdA 50 $)

Fattura fornitore pagata (52 $ + 9% di imposta)

Acquisto di un edificio (contratto di acquisto)

Pagamento dell’edificio

Ammortamento annuale del cespite (10% all’anno)

Fattura cliente (contratto di servizi di 3 anni, 300 $)

Riconoscimento dei ricavi (ogni anno, compreso il primo)

Pagamento delle imposte dovute

Dare

Avere

Saldo

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Registrazioni contabili

Ogni documento finanziario dell’azienda (ad es. una fattura, un estratto conto bancario, una busta paga, un contratto di aumento di capitale) viene registrato come registrazione contabile, con un impatto su diversi conti.

Affinché una registrazione contabile sia bilanciata, la somma di tutti gli addebiti deve essere uguale alla somma di tutti gli accrediti.

Costituzione della società

Account

Dare

Avere

Attività: Cassa

1000

Equity: azioni ordinarie

1000

Spiegazione

  • L’azienda riceve 1.000 $ in contanti

  • Le azioni del valore di 1.000 $ appartengono ai fondatori

Il capitale iniziale può essere in contanti, ma potrebbe anche essere proprietà intellettuale, avviamento di una società precedente, licenze, know-how, ecc…

A volte il capitale non viene versato immediatamente; potrebbero essere necessari conti per il «capitale da versare».

Fattura cliente (100 $ + 9% di imposte)

Account

Dare

Avere

Ricavi: merci

100

Passività: imposte differite

9

Attività: crediti verso clienti

109

Attività: Magazzino

50

Note spese: costo del venduto

50

Spiegazione

  • I ricavi aumentano di 100 $

  • Un’imposta di 9 $ da pagare a fine mese

  • Il cliente deve 109 $

  • Il magazzino si riduce di 50 $ (spedizione delle merci)

  • Il costo del venduto riduce l’utile lordo di 50 $

Configurazione

  • Ricavi: definiti nel prodotto o nella categoria di prodotto se non presenti nel prodotto, campo Conto ricavi

  • Passività per imposte differite: definite sull’imposta utilizzata nella riga della fattura

  • Crediti verso clienti: definiti sul cliente (proprietà)

  • Magazzino: definito sulla categoria del prodotto correlato (proprietà)

  • Note spese: definite sul prodotto o sulla categoria di prodotto (proprietà)

La posizione fiscale utilizzata nella fattura può avere una regola che sostituisce il conto ricavi o l’imposta definita sul prodotto con un’altra.

Pagamento cliente

Account

Dare

Avere

Attività: Cassa

109

Attività: crediti verso clienti

109

Spiegazione

  • L’azienda riceve 109 $ in contanti

  • Il credito verso il cliente viene ridotto di 109 $

Configurazione

  • Cassa: definita sul registro utilizzato durante la registrazione del pagamento, campi Conto carta di credito predefinito e Conto debito predefinito

  • Crediti verso clienti: definiti sul cliente (proprietà)

Fattura fornitore (ordine di acquisto 50 $ ma fattura 52 $)

Account

Dare

Avere

Attività: Magazzino non fatturato

50

Attività: Imposte differite attive

4,68

Note spese: Differenza di prezzo

2

Passività: Debiti verso fornitori

56,68

Spiegazione

  • Viene utilizzato un conto transitorio per registrare le merci da ricevere

  • L’ordine di acquisto fornisce i prezzi delle merci, la fattura effettiva può includere costi aggiuntivi come la spedizione

  • L’azienda deve ancora pagare il fornitore (ha scambiato un’attività con una passività)

Configurazione

  • Magazzino non fatturato: definito sul prodotto o sulla categoria del prodotto correlato, campo: Conto di entrata merci

  • Imposte anticipate: definito sull’imposta utilizzata nella riga dell’ordine di acquisto

  • Debiti verso fornitori: definito sul fornitore collegato alla fattura

In questo scenario, l’ordine di acquisto era di 50 $, ma l’azienda ha ricevuto una fattura di 52 $ a causa di costi di spedizione aggiuntivi

Merce del fornitore ricevuta (Ordine di acquisto: 50 $)

Account

Dare

Avere

Attività: Magazzino

50

Attività: Magazzino non fatturato

50

Spiegazione

  • Il magazzino viene incrementato di 50 $, l’importo previsto proveniente dall’ordine di acquisto

  • Un conto transitorio viene utilizzato come contropartita e verrà saldato alla ricezione della fattura

Configurazione

  • Magazzino non fatturato: definito sul prodotto o sulla categoria del prodotto correlato, campo: Conto di entrata merci

  • Magazzino: definito nella categoria di prodotto, campo: Valutazione magazzino

Acquista un cespite (300.000 $ - senza imposte)

Account

Dare

Avere

Cespiti: Immobili

300000

Passività: Debiti verso fornitori

300000

Spiegazione

  • L’azienda ottiene un cespite del valore di 300.000 $

  • L’azienda deve pagare 300.000 $ al fornitore (ha scambiato un’attività con una passività)

Configurazione

  • Immobili: definito nella categoria del cespite selezionata nella riga della fattura fornitore

  • Debiti verso fornitori: definito sul fornitore collegato alla fattura (proprietà)

Paga fattura fornitore

Account

Dare

Avere

Passività: Debiti verso fornitori

300000

Attività: Cassa

300000

Spiegazione

  • L’azienda deve 300.000 $ in meno al fornitore (le passività sono estinte)

  • La liquidità dell’azienda si riduce di 300.000 $ (riduzione dell’attivo)

Configurazione

  • Debiti verso fornitori: definito sul fornitore che viene pagato (proprietà)

  • Cassa: definito nel registro collegato al metodo di pagamento

Vendita per contanti (Ricevuta di vendita)

Account

Dare

Avere

Attività: Cassa

109

Ricavi: merci

100

Passività: imposte differite

9

Spiegazione

  • La liquidità dell’azienda aumenta di 109 $

  • I ricavi aumentano di 100 $

  • Deve essere pagata un’imposta di 9 $

Configurazione

  • Cassa: metodo di pagamento definito sulla ricevuta di vendita

  • Vendite: definito sul prodotto utilizzato nella ricevuta di vendita, o sulla categoria del prodotto se vuoto

  • Passività per imposte differite: definito sull’imposta utilizzata nella ricevuta di vendita (proveniente dal prodotto)

Il cliente paga la fattura, sconto del 5% per pagamento anticipato

Account

Dare

Avere

Attività: Cassa

950

Ricavi: sconto sulle vendite

50

Attività: crediti verso clienti

1000

Spiegazione

  • La liquidità dell’azienda aumenta di 950 $

  • Gli sconti sulle vendite riducono i ricavi effettivi di 50 $

  • Il cliente deve 1000 $ in meno all’azienda

Configurazione

  • Cassa: è definita nel registro relativo al pagamento / estratto conto

  • Sconto vendite: viene selezionato durante il processo di riconciliazione del pagamento

  • Crediti verso clienti: è definito sul cliente associato al pagamento

Chiusura dell’anno fiscale - utili positivi e dividendi al 50%

Account

Dare

Avere

Utile netto

1000

Equity: utili portati a nuovo

500

Passività: dividendi da pagare

500

Spiegazione

  • Il conto economico viene azzerato (utile netto)

  • Il 50% viene trasferito agli utili portati a nuovo

  • Il 50% verrà corrisposto agli azionisti sotto forma di dividendi

Configurazione

Questa operazione viene registrata dal consulente prima di chiudere l’anno fiscale, a seconda di come l’azienda impiega il proprio utile netto.

Riconciliazione

La riconciliazione è il processo di collegamento dei movimenti contabili di un conto specifico e di corrispondenza tra crediti e debiti.

Lo scopo principale è quello di collegare i pagamenti alle relative fatture per contrassegnarle come pagate. Ciò avviene effettuando una riconciliazione sul conto dei crediti e/o sul conto dei debiti.

La riconciliazione viene eseguita automaticamente dal sistema quando:

  • il pagamento viene registrato direttamente sulla fattura

  • i collegamenti tra i pagamenti e le fatture vengono rilevati durante il processo di riscontro bancario.

Esempio estratto conto cliente

Conti di credito

Dare

Avere

Fattura 1

100

Pagamento parziale 1/2

70

Fattura 2

65

Pagamento parziale 2/2

30

Pagamento 2

65

Fattura 3

50

Totale da pagare

50

  • Riconcilia

  • Riconcilia successivo

  • Annulla riconciliazione

Riconciliazione bancaria

Per riconciliazione bancaria si intende l’abbinamento tra le righe dell’estratto conto (fornito dalla banca) e le transazioni registrate internamente (pagamenti a fornitori o clienti). Ogni riga di un estratto conto bancario, può essere:

  • abbinata a un pagamento registrato in precedenza: un pagamento viene registrato quando si riceve un assegno da un cliente, quindi viene confrontato quando si controlla l’estratto conto bancario

  • registrata come nuovo pagamento: la registrazione contabile relativa al pagamento viene creata e riconciliata con la relativa fattura durante l’elaborazione dell’estratto conto

  • registrata come un’altra transazione: bonifico bancario, addebito diretto, ecc.

Odoo dovrebbe riconciliare automaticamente la maggior parte delle transazioni. Solo alcune dovrebbero richiedere una revisione manuale. Al termine del processo di riconciliazione bancaria, il saldo del conto bancario in Odoo dovrebbe corrispondere al saldo dell’estratto conto.

Gestione degli assegni

Esistono due approcci alla gestione degli assegni e dei bonifici interni:

  • due registrazioni contabili e una riconciliazione

  • una registrazione contabile e una riconciliazione bancaria.

La prima registrazione contabile viene creata registrando il pagamento sulla fattura. La seconda viene creata quando si registra l’estratto conto.

Account

Dare

Avere

Riconciliazione

Conto di credito

100

Fattura ABC

Fondi non depositati

100

Assegno 0123

Account

Dare

Avere

Riconciliazione

Fondi non depositati

100

Assegno 0123

Banca

100

La registrazione del pagamento sulla fattura comporta la creazione di una registrazione contabile. Quando si riconcilia l’estratto conto bancario, la riga dell’estratto conto viene collegata alla registrazione contabile esistente.

Account

Dare

Avere

Riconciliazione

Estratto conto bancario

Conto di credito

100

Fattura ABC

Banca

100

Dichiarazione XYZ