Bảng tra cứu nhanh kế toán

Bảng cân đối kế toán là bản chụp nhanh tình hình tài chính của công ty tại một thời điểm cụ thể (trái ngược với Báo cáo lãi lỗ, là phân tích trong một khoảng thời gian).

  • Tài sản đại diện cho tài sản của công ty và hàng hóa mà công ty sở hữu. Tài sản cố định bao gồm tòa nhà và văn phòng, trong khi tài sản lưu động bao gồm tài khoản ngân hàng và tiền mặt. Số tiền khách hàng nợ là một tài sản. Nhân viên không phải là tài sản.

  • Nợ phải trả là các nghĩa vụ từ các sự kiện trong quá khứ mà công ty sẽ phải thanh toán trong tương lai (hóa đơn tiện ích, các khoản nợ, nhà cung cấp chưa thanh toán). Nợ phải trả cũng có thể được định nghĩa là nguồn tài trợ được cung cấp cho công ty, còn được gọi là đòn bẩy tài chính.

  • Vốn chủ sở hữu là số tiền do chủ sở hữu công ty đóng góp (người sáng lập hoặc cổ đông) cộng với lợi nhuận giữ lại trước đó (hoặc lỗ). Hàng năm, lợi nhuận ròng (hoặc lỗ) có thể được báo cáo là lợi nhuận giữ lại hoặc phân phối cho cổ đông (dưới dạng cổ tức).

Những gì được sở hữu (tài sản) đã được tài trợ thông qua các khoản nợ cần hoàn trả (nợ phải trả) hoặc vốn chủ sở hữu (lợi nhuận, vốn).

Sự khác biệt được tạo ra giữa tài sản và chi phí:

  • Tài sản là nguồn lực có giá trị kinh tế mà một cá nhân, công ty hoặc quốc gia sở hữu hoặc kiểm soát với kỳ vọng rằng nó sẽ mang lại lợi ích trong tương lai. Tài sản được báo cáo trên bảng cân đối kế toán của công ty. Chúng được mua hoặc tạo ra để tăng giá trị của công ty hoặc mang lại lợi ích cho hoạt động của công ty.

  • Chi phí là chi phí hoạt động mà công ty phải gánh chịu để tạo ra doanh thu.

Báo cáo lãi lỗ (P&L) cho thấy hiệu suất hoạt động của công ty trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là một quý hoặc một năm tài chính.

  • Doanh thu đề cập đến số tiền mà công ty kiếm được bằng cách bán hàng hóa và/hoặc dịch vụ.

  • Giá vốn hàng bán (COGS, còn được gọi là "Chi phí bán hàng") đề cập đến chi phí bán hàng hóa (ví dụ: chi phí nguyên vật liệu và lao động được sử dụng để tạo ra hàng hóa).

    • Lợi nhuận gộp bằng doanh thu từ bán hàng trừ đi giá vốn hàng bán.

    • Chi phí hoạt động (OPEX) bao gồm lương quản lý, bán hàng và R&D, tiền thuê nhà và tiện ích, chi phí linh tinh, bảo hiểm và bất kỳ chi phí nào ngoài chi phí sản phẩm bán ra hoặc chi phí bán hàng.

Vốn chủ sở hữu

Cổ phiếu phổ thông

Cộng lợi nhuận giữ lại

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Hệ thống tài khoản

Bảng tài khoản liệt kê tất cả các tài khoản của công ty: cả tài khoản Bảng cân đối kế toán và tài khoản P&L. Mọi giao dịch được ghi lại bằng cách ghi nợ và ghi có nhiều tài khoản trong một bút toán. Theo một cách nào đó, bảng tài khoản giống như DNA của công ty!

Mỗi tài khoản được liệt kê trong bảng tài khoản thuộc về một danh mục cụ thể. Trong Odoo, mỗi tài khoản có một mã duy nhất và thuộc về một trong các danh mục sau:

  • Vốn chủ sở hữu và nợ dài hạn

    • Vốn chủ sở hữu là số tiền mà các cổ đông của công ty đầu tư để tài trợ cho các hoạt động của công ty.

    • Nợ phụ trợ là số tiền mà bên thứ ba cho công ty vay để tài trợ cho các hoạt động của công ty. Trong trường hợp công ty giải thể, các bên thứ ba này được hoàn trả trước các cổ đông.

  • Tài sản cố định là những tài sản hữu hình (tức là tài sản có thể nhìn thấy và chạm được) mà một công ty mua để phục vụ cho việc sản xuất hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Đây là các tài sản dài hạn, có nghĩa là chúng có thời gian sử dụng hữu ích kéo dài hơn một năm. Tài sản cố định còn bao gồm bất độn sản, nhà máy, và thiết bị (thường được gọi là “PP&E”) và được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán dưới phân loại này.

  • Tài sản và nợ ngắn hạn

    • Tài khoản tài sản ngắn hạn là một kстатья trong bảng cân đối kế toán được liệt kê trong phần Tài sản, ghi nhận tất cả các tài sản thuộc sở hữu của công ty có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm. Tài sản ngắn hạn bao gồm tiền mặt, tương đương tiền, khoản phải thu, hàng tồn kho, chứng khoán thương mại, nợ phải trả trả trước và các tài sản thanh khoản khác.

    • Nợ ngắn hạn là các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn của công ty phải thanh toán trong vòng một năm. Một ví dụ về nợ ngắn hạn là số tiền nợ nhà cung cấp dưới hình thức các khoản phải trả.

  • Tài khoản ngân hàng và tiền mặt

    • Tài khoản ngân hàng là một tài khoản tài chính do ngân hàng hoặc tổ chức tài chính khác duy trì, trong đó các giao dịch tài chính giữa ngân hàng và khách hàng được ghi nhận.

    • Tài khoản tiền mặt, hoặc sổ quỹ tiền mặt, có thể đề cập đến sổ cái trong đó tất cả các giao dịch tiền mặt được ghi nhận. Tài khoản tiền mặt bao gồm cả sổ nhật ký thu tiền mặt và sổ nhật ký chi tiền mặt.

  • Chi phí và thu nhập

    • Chi phí là chi phí hoạt động mà một công ty phải gánh chịu để tạo ra doanh thu. Nó được định nghĩa đơn giản là chi phí mà người ta phải chi để có được một thứ gì đó. Các chi phí phổ biến bao gồm thanh toán cho nhà cung cấp, tiền lương nhân viên, thuê nhà xưởng và khấu hao thiết bị.

    • Thuật ngữ "thu nhập" thường đề cập đến số tiền, tài sản và các chuyển giao giá trị khác nhận được trong một khoảng thời gian nhất định để đổi lấy dịch vụ hoặc sản phẩm.

Ví dụ

*: Ô Hoàn tiền Khách hàng và Thanh toán Khách hàng không thể được chọn đồng thời vì chúng mâu thuẫn với nhau.

Số dư = Nợ - Thẻ tín dụng

Thành lập công ty (vốn ban đầu $1,000)

Hóa đơn khách hàng ($100 + 9% thuế) & giao hàng

Giao hàng cho khách hàng

Hoàn tiền cho khách hàng*

Thanh toán bán hàng

Nhận hàng từ nhà cung cấp (đơn mua hàng: $50)

Hóa đơn nhà cung cấp (hóa đơn: $50)

Hóa đơn nhà cung cấp (hóa đơn: $52 nhưng đơn mua hàng $50)

Thanh toán hóa đơn nhà cung cấp ($52 + 9% thuế)

Mua tòa nhà (hợp đồng mua hàng)

Thanh toán tiền mua tòa nhà

Khấu hao tài sản hàng năm (10% mỗi năm)

Hóa đơn khách hàng (hợp đồng dịch vụ 3 năm, $300)

Ghi nhận doanh thu (mỗi năm, bao gồm năm đầu tiên)

Nộp thuế phải nộp

Nợ

Có

Số cuối năm

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Bút toán

Mọi tài liệu tài chính của công ty (ví dụ: hóa đơn, sao kê ngân hàng, phiếu lương, hợp đồng tăng vốn) được ghi nhận dưới dạng bút toán, ảnh hưởng đến nhiều tài khoản.

Để một bút toán cân bằng, tổng tất cả các khoản nợ của nó phải bằng tổng tất cả các khoản thẻ tín dụng của nó.

Thành lập công ty

Tài khoản

Nợ

Có

Tài sản: Tiền mặt

1000

Vốn chủ sở hữu: Cổ phiếu phổ thông

1000

Giải trình

  • Công ty nhận $1.000 tiền mặt

  • Cổ phần trị giá $1.000 thuộc về các nhà sáng lập

Vốn ban đầu có thể là tiền mặt, nhưng cũng có thể là sở hữu trí tuệ, lợi thế thương mại từ công ty trước, giấy phép, bí quyết kỹ thuật, v.v...

Đôi khi, vốn không được góp ngay lập tức, có thể cần đến các tài khoản dành cho "vốn chờ góp".

Hóa đơn khách hàng ($100 + 9% thuế)

Tài khoản

Nợ

Có

Doanh thu: Hàng hóa

100

Nợ phải trả: Thuế thu nhập hoãn lại phải trả

9

Tài sản: Phải thu khách hàng

109

Tài sản: Tồn kho

50

Chi phí: Giá vốn hàng bán

50

Giải trình

  • Doanh thu tăng $100

  • Khoản thuế phải nộp vào cuối tháng là $9

  • Khách hàng nợ $109

  • Tồn kho giảm $50 (giao hàng)

  • Giá vốn hàng bán làm giảm lợi nhuận gộp $50

Cấu hình

  • Doanh thu: được xác định trên sản phẩm, hoặc danh mục sản phẩm nếu không có trên sản phẩm, trường Tài khoản doanh thu

  • Thuế hoãn lại phải trả: được xác định trên thuế được sử dụng trên dòng hóa đơn

  • Phải thu khách hàng: được xác định trên khách hàng (thuộc tính)

  • Tồn kho: được xác định trên danh mục của sản phẩm liên quan (thuộc tính)

  • Chi phí: được xác định trên sản phẩm, hoặc danh mục sản phẩm (thuộc tính)

Vị trí tài chính được sử dụng trên hóa đơn có thể có một quy tắc thay thế Tài khoản doanh thu hoặc thuế được xác định trên sản phẩm bằng một mục khác.

Thanh toán bán hàng

Tài khoản

Nợ

Có

Tài sản: Tiền mặt

109

Tài sản: Phải thu khách hàng

109

Giải trình

  • Công ty nhận được 109 $ bằng tiền mặt

  • Khoản phải thu từ khách hàng giảm 109 $

Cấu hình

  • Tiền mặt: được xác định trên sổ nhật ký được sử dụng khi ghi nhận thanh toán, các trường Tài khoản thẻ tín dụng mặc định và Tài khoản nợ mặc định

  • Phải thu khách hàng: được xác định trên khách hàng (thuộc tính)

Hóa đơn nhà cung cấp (Đơn mua hàng $50 nhưng Hóa đơn $52)

Tài khoản

Nợ

Có

Tài sản: Tồn kho chưa lập hóa đơn

50

Tài sản: Tài sản thuế hoãn lại

4.68

Chi phí: Chênh lệch giá

2

Nợ phải trả: Phải trả người bán

56.68

Giải trình

  • Một tài khoản tạm thời được sử dụng để ghi nhận hàng hóa sắp nhận

  • Đơn mua hàng cung cấp giá hàng hóa, hóa đơn thực tế có thể bao gồm các chi phí bổ sung như vận chuyển

  • Công ty vẫn cần thanh toán cho nhà cung cấp (đổi một tài sản lấy một khoản nợ phải trả)

Cấu hình

  • Tồn kho chưa lập hóa đơn: được xác định trên sản phẩm hoặc danh mục sản phẩm liên quan, trường: Tài khoản nhập kho

  • Tài sản thuế hoãn lại: được xác định trên thuế được sử dụng trên dòng đơn mua hàng

  • Phải trả người bán: được xác định trên nhà cung cấp liên quan đến hóa đơn

Trong trường hợp này, đơn mua hàng có giá trị $50 nhưng công ty nhận được hóa đơn $52 do phát sinh thêm chi phí vận chuyển

Nhận hàng từ nhà cung cấp (Đơn mua hàng: $50)

Tài khoản

Nợ

Có

Tài sản: Tồn kho

50

Tài sản: Tồn kho chưa lập hóa đơn

50

Giải trình

  • Tồn kho tăng thêm $50, số tiền dự kiến từ đơn mua hàng

  • Một tài khoản tạm thời được sử dụng cho đối ứng và sẽ được tất toán khi nhận hóa đơn

Cấu hình

  • Tồn kho chưa lập hóa đơn: được xác định trên sản phẩm hoặc danh mục sản phẩm liên quan, trường: Tài khoản nhập kho

  • Tồn kho: được xác định trên danh mục sản phẩm, trường: Định giá tồn kho

Mua tài sản ($300,000 - không thuế)

Tài khoản

Nợ

Có

Tài sản: Tòa nhà

300000

Nợ phải trả: Phải trả người bán

300000

Giải trình

  • Công ty nhận được tài sản trị giá $300,000

  • Công ty cần trả $300,000 cho nhà cung cấp (đổi một tài sản lấy một khoản nợ phải trả)

Cấu hình

  • Tòa nhà: Được xác định trên nhóm tài sản được chọn trong dòng hóa đơn nhà cung cấp

  • Phải trả người bán: được xác định trên nhà cung cấp liên quan đến hóa đơn (thuộc tính)

Thanh toán hóa đơn nhà cung cấp

Tài khoản

Nợ

Có

Nợ phải trả: Phải trả người bán

300000

Tài sản: Tiền mặt

300000

Giải trình

  • Công ty giảm nợ $300,000 đối với nhà cung cấp (nợ phải trả đã được thanh toán)

  • Tiền mặt của công ty giảm $300,000 (giảm tài sản)

Cấu hình

  • Phải trả người bán: được xác định trên nhà cung cấp bạn thanh toán (thuộc tính)

  • Tiền mặt: được xác định trên sổ nhật ký liên quan đến phương thức thanh toán

Bán hàng tiền mặt (Biên lai bán hàng)

Tài khoản

Nợ

Có

Tài sản: Tiền mặt

109

Doanh thu: Hàng hóa

100

Nợ phải trả: Thuế thu nhập hoãn lại phải trả

9

Giải trình

  • Tiền mặt của công ty tăng thêm $109

  • Doanh thu tăng $100

  • Khoản thuế $9 phải nộp

Cấu hình

  • Tiền mặt: Phương thức thanh toán được xác định trên biên lai bán hàng

  • Doanh thu: Được xác định trên sản phẩm sử dụng trong biên lai bán hàng, hoặc nhóm sản phẩm nếu để trống

  • Thuế hoãn lại phải trả: Được xác định trên thuế sử dụng trong biên lai bán hàng (lấy từ sản phẩm)

Khách hàng thanh toán hóa đơn, chiết khấu thanh toán sớm 5%

Tài khoản

Nợ

Có

Tài sản: Tiền mặt

950

Doanh thu: Chiết khấu bán hàng

50

Tài sản: Phải thu khách hàng

1000

Giải trình

  • Tiền mặt của công ty tăng thêm $950

  • Chiết khấu bán hàng làm giảm doanh thu thực tế $50

  • Khách hàng nợ công ty ít hơn $1000

Cấu hình

  • Tiền mặt: được xác định trên sổ nhật ký liên quan đến thanh toán / sao kê ngân hàng

  • Chiết khấu bán hàng: được chọn trong quá trình khớp thanh toán

  • Khoản phải thu: được xác định trên khách hàng liên quan đến thanh toán

Khóa sổ năm tài chính - lợi nhuận dương và 50% cổ tức

Tài khoản

Nợ

Có

Lợi nhuận ròng

1000

Vốn chủ sở hữu: Lợi nhuận giữ lại

500

Nợ phải trả: Cổ tức phải trả

500

Giải trình

  • Báo cáo Lãi & Lỗ được kết chuyển (lợi nhuận ròng)

  • 50% được chuyển sang lợi nhuận giữ lại

  • 50% sẽ được chi trả cho các cổ đông dưới dạng cổ tức

Cấu hình

Giao dịch này được ghi nhận bởi cố vấn trước khi đóng năm tài chính, tùy thuộc vào cách công ty sử dụng lợi nhuận ròng.

Đối soát

Đối soát là quá trình liên kết các mục nhật ký của một tài khoản cụ thể và khớp các khoản thẻ tín dụng và nợ.

Mục đích chính của nó là liên kết các khoản thanh toán với các hóa đơn liên quan để đánh dấu chúng là đã thanh toán. Điều này được thực hiện bằng cách đối soát trên tài khoản phải thu và/hoặc tài khoản phải trả.

Đối soát được thực hiện tự động bởi hệ thống khi:

  • khoản thanh toán được đăng ký trực tiếp trên hóa đơn

  • các liên kết giữa các khoản thanh toán và hóa đơn được phát hiện trong quá trình đối chiếu ngân hàng

Ví dụ về Bảng kê Khách hàng

Khoản phải thu

Nợ

Có

Hóa đơn 1

100

Thanh toán một phần 1/2

70

Hóa đơn 2

65

Thanh toán một phần 2/2

30

Thanh toán 2

65

Hóa đơn 3

50

Tổng số tiền phải trả

50

  • Đối chiếu

  • Đối soát tiếp theo

  • Bỏ đối chiếu

Đối chiếu ngân hàng

Đối chiếu ngân hàng là việc khớp các dòng sao kê ngân hàng (do ngân hàng của bạn cung cấp) với các giao dịch được ghi chép nội bộ (thanh toán cho nhà cung cấp hoặc từ khách hàng). Đối với mỗi dòng trong sao kê ngân hàng, nó có thể là:

  • khớp với một khoản thanh toán đã ghi chép trước đó: một khoản thanh toán được đăng ký khi nhận séc từ khách hàng, sau đó được khớp khi kiểm tra sao kê ngân hàng.

  • ghi chép như một khoản thanh toán mới: bút toán nhật ký của khoản thanh toán được tạo và đối chiếu với hóa đơn liên quan khi xử lý sao kê ngân hàng.

  • ghi chép như một giao dịch khác: chuyển khoản ngân hàng, trích nợ trực tiếp, v.v.

Odoo sẽ tự động đối chiếu hầu hết các giao dịch; chỉ một số ít cần xem xét thủ công. Khi quá trình đối chiếu ngân hàng hoàn tất, số dư trên tài khoản ngân hàng trong Odoo phải khớp với số dư của sao kê ngân hàng.

Xử lý séc

Có hai cách tiếp cận để quản lý séc và chuyển khoản nội bộ:

  • Hai bút toán nhật ký và một đối chiếu

  • Một bút toán nhật ký và một đối chiếu ngân hàng

Bút toán nhật ký đầu tiên được tạo bằng cách đăng ký khoản thanh toán trên hóa đơn. Bút toán thứ hai được tạo khi đăng ký sao kê ngân hàng.

Tài khoản

Nợ

Có

Đối soát

Khoản phải thu

100

Hóa đơn ABC

Quỹ chưa gửi

100

Séc 0123

Tài khoản

Nợ

Có

Đối soát

Quỹ chưa gửi

100

Séc 0123

Ngân hàng

100

Một bút toán nhật ký được tạo bằng cách đăng ký khoản thanh toán trên hóa đơn. Khi đối chiếu sao kê ngân hàng, dòng sao kê được liên kết với bút toán nhật ký hiện có.

Tài khoản

Nợ

Có

Đối soát

Sao kê ngân hàng

Khoản phải thu

100

Hóa đơn ABC

Ngân hàng

100

Báo cáo XYZ