Folha de consulta para contabilidade

O Balanço Patrimonial é um retrato das finanças da empresa em uma determinada data (ao contrário do Perdas e Lucros, que é uma análise ao longo de um período).

  • Os ativos representam o patrimônio da empresa e os bens que ela possui. Os ativos fixos incluem edifícios e escritórios, enquanto os ativos circulantes incluem contas bancárias e dinheiro. O dinheiro devido por um cliente é um ativo. Um funcionário não é um ativo.

  • Os passivos são obrigações decorrentes de eventos passados que a empresa terá de pagar no futuro (contas de serviços públicos, dívidas, fornecedores não pagos). O passivo também pode ser definido como uma fonte de financiamento que é fornecida à empresa, também chamada de alavancagem.

  • Patrimônio líquido é o valor dos fundos contribuídos pelos proprietários da empresa (fundadores ou acionistas) mais os lucros (ou prejuízos) retidos anteriormente. A cada ano, os lucros (ou prejuízos) líquidos podem ser informados como lucros retidos ou distribuídos aos acionistas (como dividendos).

O que é possuído (um ativo) foi financiado por meio de dívidas a reembolsar (passivos) ou patrimônio líquido (lucros, capital).

Há diferença entre ativos e despesas:

  • Um ativo é um recurso com valor econômico que um indivíduo, corporação ou país possui ou controla com a expectativa de que proporcionará um benefício futuro. Os ativos são registrados no balanço patrimonial de uma empresa. Eles são comprados ou criados para aumentar o valor de uma empresa ou beneficiar suas operações.

  • Uma despesa é o custo das operações que uma empresa assume para gerar receitas.

O relatório de lucros e perdas (P&L) mostra o desempenho da empresa em um período de tempo específico, geralmente um trimestre ou um ano fiscal.

  • A receita refere-se ao dinheiro ganho pela empresa com a venda de bens e/ou serviços.

  • O custo dos produtos vendidos (COGS, ou também conhecido como “Custo de venda”) refere-se aos custos de venda dos produtos (ex.: o custo dos materiais e da mão de obra usados para criar os produtos).

    • O lucro bruto é igual às receitas de vendas menos o custo dos produtos vendidos.

    • As despesas operacionais (OPEX) incluem salários de administração, vendas e P&D, aluguel e serviços públicos, custos diversos, seguros e tudo o que estiver além dos custos dos produtos vendidos ou do custo de venda.

Patrimônio

Common Stock

Plus Retained Earnings

Ativos = Passivos + Patrimônio

Plano de contas

O plano de contas lista todas as contas da empresa: tanto as contas do balanço patrimonial quanto as contas de P&L. Cada transação é registrada debitando e creditando várias contas em um lançamento de diário. De certa forma, um plano de contas é como o DNA de uma empresa.

Cada conta listada no plano de contas pertence a uma categoria específica. No Odoo, cada conta tem um código exclusivo e pertence a uma dessas categorias:

  • Patrimônio líquido e dívidas subordinadas

    • Patrimônio líquido é a quantia de dinheiro investida pelos acionistas de uma empresa para financiar as atividades da empresa.

    • Dívidas subordinadas são o montante de dinheiro emprestado por um terceiro a uma empresa para financiar suas atividades. Em caso de dissolução de uma empresa, esses terceiros são reembolsados antes dos acionistas.

  • Os ativos fixos são itens ou propriedades tangíveis (ou seja, físicos) que uma empresa compra e usa para produzir seus bens e serviços. Os ativos fixos são ativos de longo prazo. Isso significa que os ativos têm uma vida útil de mais de um ano. Eles também incluem propriedades, instalações e equipamentos (também conhecidos como “PP&E”) e são registrados no balanço patrimonial com essa classificação.

  • Ativos e passivos circulantes

    • A conta de ativos circulantes é um item de linha do balanço patrimonial listado na seção Ativos, que contabiliza todos os ativos de propriedade da empresa que podem ser convertidos em dinheiro no prazo de um ano. Os ativos circulantes incluem caixa, equivalentes de caixa, contas a receber, estoque de ações, títulos negociáveis, passivos pré-pagos e outros ativos líquidos.

    • Passivos circulantes são as obrigações financeiras de curto prazo de uma empresa com vencimento em um ano. Um exemplo de passivo circulante é o dinheiro devido a fornecedores na forma de contas a pagar.

  • Contas de banco e caixa

    • Uma conta bancária é uma conta financeira mantida por um banco ou outra instituição financeira na qual são registradas as transações financeiras entre o banco e um cliente.

    • Uma conta caixa, ou livro caixa, pode se referir a um livro-razão, no qual todas as transações em dinheiro são registradas. A conta caixa inclui os diários de recebimentos e pagamentos em dinheiro.

  • Despesas e receitas

    • Uma despesa é o custo das operações que uma empresa suporta para gerar receitas. Ela é definida simplesmente como o custo que uma pessoa é obrigada a gastar para obter algo. As despesas comuns incluem pagamentos a fornecedores, salários de funcionários, aluguéis de fábricas e depreciação de equipamentos.

    • O termo “receita” geralmente se refere à quantidade de dinheiro, propriedade e outras transferências de valor recebidas em um determinado período de tempo em troca de serviços ou produtos.

Exemplo

*: As caixas Reembolso ao cliente e Pagamento do cliente não podem ser selecionadas simultaneamente, pois são contraditórias.

Saldo = Débito - Crédito

Company Incorporation (Initial Capital $1,000)

Customer Invoice ($100 + 9% tax) & Shipping of the Goods

Goods Shipment to Customer

Customer Refund*

Customer Payment*

Vendor Goods Received (Purchase Order: $50)

Vendor Bill (Invoice: $50)

Vendor Bill (Invoice: $52 but PO $50)

Vendor Bill Paid ($52 + 9% tax)

Acquire a building (purchase contract)

Pay for building

Yearly Asset Depreciation (10% per year)

Customer Invoice (3 years service contract, $300)

Revenue Recognition (each year, including first)

Pay Taxes Due

Débito

Crédito

Balance

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Lançamentos de diário

Cada documento financeiro da empresa (ex.: uma fatura, um extrato bancário, um recibo de pagamento, um contrato de aumento de capital) é registrado como um lançamento no diário, impactando várias contas.

Para que um lançamento no diário seja equilibrado, a soma de todos os seus débitos deve ser igual à soma de todos os seus créditos.

Company Incorporation

Conta

Débito

Crédito

Assets: Cash

1000

Equity: Common Stock

1000

Explanation

  • The company receives $1,000 in cash

  • Shares worth of $1,000 belong to the founders

The initial capital can be cash, but could also be intellectual property, goodwill from a previous company, licences, know how, etc…

Sometimes, capital is not released immediately, accounts for “capital to be released” may be necessary.

Customer Invoice ($100 + 9% tax)

Conta

Débito

Crédito

Revenue: Goods

100

Liabilities: Deferred Tax Liabilities

9

Assets: Accounts Receivable

109

Assets: Inventory

50

Expenses: Cost of Goods Sold

50

Explanation

  • Revenues increase by $100

  • A tax to pay at the end of the month of $9

  • The customer owes $109

  • The inventory is decreased by $50 (shipping of the goods)

  • The cost of goods sold decreases the gross profit by $50

Configuração

  • Revenue: defined on the product, or the product category if not on the product, field Income Account

  • Deferred Tax Liabilities: defined on the tax used on the invoice line

  • Accounts Receivable: defined on the customer (property)

  • Inventory: defined on the category of the related product (property)

  • Expenses: defined on the product, or the category of product (property)

The fiscal position used on the invoice may have a rule that replaces the Income Account or the tax defined on the product by another one.

Customer payment

Conta

Débito

Crédito

Assets: Cash

109

Assets: Accounts Receivable

109

Explanation

  • The company receives $109 in cash

  • The receivable held against the client is reduced by $109

Configuração

  • Cash: defined on the journal used when registering the payment, fields Default Credit Account and Default Debit Account

  • Accounts Receivable: defined on the customer (property)

Supplier Bill (Purchase Order $50 but Invoice $52)

Conta

Débito

Crédito

Assets: Uninvoiced Inventory

50

Assets: Deferred Tax Assets

4.68

Expenses: Price Difference

2

Liabilities: Accounts Payable

56.68

Explanation

  • A temporary account is used to note goods to receive

  • The purchase order provides prices of goods, the actual invoice may include extra costs such as shipping

  • The company still needs to pay the vendor (traded an asset against a liability)

Configuração

  • Uninvoiced Inventory: defined on the product or the category of related product, field: Stock Input Account

  • Deferred Tax Assets: defined on the tax used on the purchase order line

  • Accounts Payable: defined on the supplier related to the bill

In this scenario, the purchase order was $50 but the company received an invoice for $52 as there were extra shipping costs

Supplier Goods Received (Purchase Order: $50)

Conta

Débito

Crédito

Assets: Inventory

50

Assets: Uninvoiced Inventory

50

Explanation

  • Inventory is increased by $50, the expected amount coming from the purchase order

  • A temporary account is used for the counterpart and will be cleared when receiving the invoice

Configuração

  • Uninvoiced Inventory: defined on the product or the category of related product, field: Stock Input Account

  • Inventory: defined on the product category, field: Stock Valuation

Buy an asset ($300,000 - no tax)

Conta

Débito

Crédito

Assets: Buildings

300000

Liabilities: Accounts Payable

300000

Explanation

  • The company gets an asset worth of $300,000

  • The company needs to pay $300,000 to the vendor (traded an asset against a liability)

Configuração

  • Buildings: Defined on the Asset category selected on the supplier bill line

  • Accounts Payable: defined on the supplier related to the bill (property)

Pay supplier invoice

Conta

Débito

Crédito

Liabilities: Accounts Payable

300000

Assets: Cash

300000

Explanation

  • The company owns $300,000 less to the supplier (liabilities are settled)

  • The company’s cash is reduced by $300,000 (reduction of asset)

Configuração

  • Accounts Payable: defined on the supplier you pay (property)

  • Cash: defined on the journal related to the payment method

Cash sale (Sales Receipt)

Conta

Débito

Crédito

Assets: Cash

109

Revenue: Goods

100

Liabilities: Deferred Tax Liabilities

9

Explanation

  • Company’s cash is increased by $109

  • Revenues increase by $100

  • A tax of $9 has to be paid

Configuração

  • Cash: Payment method defined on the Sales Receipt

  • Sales: Defined on the product used in the sales receipt, or the category of product if empty

  • Deferred Tax Liabilities: Defined on the tax used in the sales receipt (coming from the product)

Customer pays invoice, 5% early payment rebate

Conta

Débito

Crédito

Assets: Cash

950

Revenue: Sales Discount

50

Assets: Accounts Receivable

1000

Explanation

  • Company’s cash is increased by $950

  • Sales discounts lowering effective revenues by $50

  • The customer owns $1000 less to the company

Configuração

  • Cash: is defined on the journal related to the payment / bank statement

  • Sales Discount: is selected during the payment matching process

  • Accounts Receivable: is defined on the customer associated to the payment

Fiscal year closing - positive earnings and 50% dividends

Conta

Débito

Crédito

Lucro Líquido

1000

Equity: Retained Earnings

500

Liabilities: Dividend Payable

500

Explanation

  • The P&L is cleared (net profit)

  • 50% is transferred to retained earnings

  • 50% will be paid to shareholders as dividends

Configuração

This transaction is recorded by the advisor before closing the fiscal year, depending on how the company uses its net profit.

Reconciliação

Reconciliação é o processo de vincular itens do diário de uma conta específica e combinar créditos e débitos.

Seu objetivo principal é vincular os pagamentos às faturas relacionadas para marcá-las como pagas. Isso é feito por meio de uma reconciliação na conta de contas a receber e/ou na conta de contas a pagar.

A conciliação é realizada automaticamente pelo sistema quando:

  • o pagamento é registrado diretamente na fatura

  • as ligações entre os pagamentos e as faturas são detectadas no processo de correspondência do banco

Exemplo de declaração do cliente

Contas a Receber

Débito

Crédito

Fatura 1

100

Pagamento parcial 1/2

70

Fatura 2

65

Pagamento parcial 2/2

30

Pagamento 2

65

Fatura 3

50

Total a pagar

50

  • Reconcile

  • Reconcile Next

  • Unreconcile

Reconciliação bancária

A reconciliação bancária é a combinação das linhas do extrato bancário (fornecidas pelo seu banco) com as transações registradas internamente (pagamentos a fornecedores ou de clientes). Para cada linha de um extrato bancário, pode ser:

  • correspondência a um pagamento registrado anteriormente: um pagamento é registrado quando um cheque é recebido de um cliente e, em seguida, é correspondido ao verificar o extrato bancário.

  • registrado como um novo pagamento: o lançamento do pagamento no diário é criado e reconciliado com a fatura relacionada ao processar o extrato bancário.

  • registrado como outra transação: transferência bancária, cobrança direta, etc.

O Odoo deve reconciliar automaticamente a maioria das transações; apenas algumas delas precisam de revisão manual. Quando o processo de reconciliação bancária for concluído, o saldo da conta bancária no Odoo deve corresponder ao saldo do extrato bancário.

Tratamento de cheques

Há duas abordagens para o gerenciamento de cheques e transferências eletrônicas internas:

  • Duas entradas de diário e uma reconciliação

  • Um lançamento contábil manual e uma conciliação bancária

O primeiro lançamento contábil manual é criado registrando o pagamento na fatura. O segundo é criado ao registrar o extrato bancário.

Conta

Débito

Crédito

Reconciliação

Conta a receber

100

Fatura ABC

Fundos não depositados

100

Verifique 0123

Conta

Débito

Crédito

Reconciliação

Fundos não depositados

100

Verifique 0123

Banco

100

Um lançamento contábil manual é criado registrando o pagamento na fatura. Ao reconciliar o extrato bancário, a linha do extrato é vinculada ao lançamento contábil manual existente.

Conta

Débito

Crédito

Reconciliação

Extrato bancário

Conta a receber

100

Fatura ABC

Banco

100

Declaração XYZ