Spickzettel für die Buchhaltung

Die Bilanz ist eine Momentaufnahme der Finanzen des Unternehmens zu einem bestimmten Datum (im Gegensatz zur Gewinn- und Verlustrechnung, die eine Analyse über einen bestimmten Zeitraum darstellt).

  • Die Aktiva stellen das Vermögen des Unternehmens und die Güter dar, die es besitzt. Zu den Sachanlagen gehören Gebäude und Büros, während zum Umlaufvermögen Bankkonten und Bargeld gehören. Das Geld, das ein Kunde schuldet, ist ein Vermögenswert. Ein Mitarbeiter ist kein Vermögenswert.

  • Verbindlichkeiten sind Verpflichtungen aus vergangenen Ereignissen, die das Unternehmen in der Zukunft begleichen muss (Betriebskosten, Schulden, unbezahlte Lieferanten). Verbindlichkeiten können auch als eine Finanzierungsquelle definiert werden, die dem Unternehmen zur Verfügung gestellt wird, auch Verschuldungsgrad genannt.

  • Das Eigenkapital ist der Betrag der von den Eigentümern des Unternehmens (Gründer oder Aktionäre) eingebrachten Mittel zuzüglich der zuvor einbehaltenen Gewinne (oder Verluste). Jedes Jahr können die Nettogewinne (oder -verluste) als einbehaltene Gewinne ausgewiesen oder an die Aktionäre (als Dividende) ausgeschüttet werden.

Das, was Sie besitzen (ein Vermögensgegenstand), wurde durch Schulden finanziert, die Sie zurückzahlen müssen (Verbindlichkeiten) oder durch Eigenkapital (Gewinne, Kapital).

Es wird zwischen Vermögensgegenständen und Aufwänden unterschieden:

  • Ein Vermögensgegenstand ist eine Ressource mit wirtschaftlichem Wert, die eine Einzelperson, ein Unternehmen oder ein Land in der Erwartung besitzt oder kontrolliert, dass sie einen zukünftigen Nutzen bringt. Vermögensgegenstände werden in der Bilanz eines Unternehmens ausgewiesen. Sie werden gekauft oder erstellt, um den Wert eines Unternehmens zu steigern oder seine Geschäftstätigkeit zu fördern.

  • Ein Aufwand sind die Kosten, die ein Unternehmen trägt, um Einnahmen zu erzielen.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zeigt die Leistung des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum, in der Regel ein Quartal oder ein Geschäftsjahr.

  • Die Einnahmen beziehen sich auf das Geld, das das Unternehmen durch den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen verdient.

  • Die Herstellkosten des Umsatzes (HKU oder auch „Umsatzkosten“ genannt) beziehen sich auf die Kosten für den Verkauf von Waren (z. B. die Kosten für die zur Herstellung der Waren verwendeten Materialien und Arbeitskräfte).

    • Der Bruttogewinn entspricht den Einnahmen aus dem Verkauf abzüglich der Herstellkosten des Umsatzes.

    • Zum Betriebsaufwand (OPEX) gehören Verwaltung, Gehälter für Vertrieb und F&E, Miete und Nebenkosten, verschiedene Kosten, Versicherungen und alles, was über die Kosten der verkauften Produkte oder die Umsatzkosten hinausgeht.

Eigenkapital

Common Stock

Plus Retained Earnings

Aktiva = Verbindlichkeiten * Eigenkapital

Kontenplan

Im Kontenplan sind alle Konten des Unternehmens aufgeführt: sowohl die Bilanzkonten als auch die GuV-Konten. Jede Transaktion wird durch Belastung und Gutschrift auf mehreren Konten in einer Journalbuchung erfasst. Ein Kontenplan ist gewissermaßen die DNA eines Unternehmens!

Jedes im Kontenplan aufgeführte Konto gehört zu einer bestimmten Kategorie. In Odoo hat jedes Konto einen eindeutigen Code und gehört zu einer dieser Kategorien:

  • Eigenkapital und nachrangige Schuld

    • Das Eigenkapital ist der Geldbetrag, den die Aktionäre eines Unternehmens zur Finanzierung der Aktivitäten des Unternehmens investieren.

    • Nachrangige Schulden sind der Geldbetrag, der einem Unternehmen von einem Dritten zur Finanzierung seiner Aktivitäten geliehen wird. Im Falle der Auflösung eines Unternehmens werden diese Dritten vor den Aktionären zurückgezahlt.

  • Sachanlagen sind materielle (d. h. physische) Gegenstände oder Immobilien, die ein Unternehmen erwirbt und für die Produktion seiner Waren und Dienstleistungen verwendet. Sachanlagen sind langfristiges Vermögen. Das bedeutet, dass die Vermögensgegenstände eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben. Sie umfassen auch Grundstücke, Anlagen und Ausrüstungen (auch bekannt als „Anlagevermögen“) und werden in der Bilanz mit dieser Klassifizierung ausgewiesen.

  • Umlagevermögen und Verbindlichkeiten

    • Das Konto für das Umlaufvermögen ist ein Bilanzposten, der unter der Rubrik Aktiva aufgeführt ist und alle unternehmenseigenen Vermögensgegenständee umfasst, die innerhalb eines Jahres in Bargeld umgewandelt werden können. Zum Umlaufvermögen gehören Barmittel, Geldmarktanlagen, Forderungen, Lagerbestände, marktgängige Wertpapiere, vorausbezahlte Verbindlichkeiten und andere liquide Mittel.

    • Kurzfristige Verbindlichkeiten sind die kurzfristigen finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens, die innerhalb eines Jahres fällig werden. Ein Beispiel für eine kurzfristige Verbindlichkeit sind Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten in Form von Kreditoren.

  • Bank- und Bargeldkonten

    • Ein Bankkonto ist ein von einer Bank oder einem anderen Finanzinstitut geführtes Finanzkonto, auf dem die Finanztransaktionen zwischen der Bank und einem Kunden verbucht werden.

    • Ein Bargeldkonto oder Kassenbuch kann sich auf ein Hauptbuch beziehen, in dem alle Bargeldtransaktionen aufgezeichnet werden. Das Bargeldkonto umfasst sowohl die Journale für Bareingänge als auch die Barzahlungen.

  • Ausgaben und Einnahmen

    • Eine Ausgabe ist der Aufwand, den ein Unternehmen trägt, um Einnahmen zu erzielen. Sie sind einfach definiert als die Kosten, die man aufwenden muss, um etwas zu erhalten. Zu den üblichen Ausgaben gehören Zahlungen an Lieferanten, Löhne und Gehälter von Mitarbeitern, Leasingverträge für Fabriken und die Abschreibung von Geräten.

    • Der Begriff „Einkommen“ bezieht sich im Allgemeinen auf den Betrag an Geld, Eigentum und anderen Werttransfers, den man über einen bestimmten Zeitraum im Austausch für Dienstleistungen oder Produkte erhält.

Beispiel

*: Die Felder Kundenerstattung und Kundenzahlung können nicht gleichzeitig ausgewählt werden, da sie sich widersprechen.

Saldo = Soll - Haben

Company Incorporation (Initial Capital $1,000)

Customer Invoice ($100 + 9% tax) & Shipping of the Goods

Goods Shipment to Customer

Customer Refund*

Customer Payment*

Vendor Goods Received (Purchase Order: $50)

Vendor Bill (Invoice: $50)

Vendor Bill (Invoice: $52 but PO $50)

Vendor Bill Paid ($52 + 9% tax)

Acquire a building (purchase contract)

Pay for building

Yearly Asset Depreciation (10% per year)

Customer Invoice (3 years service contract, $300)

Revenue Recognition (each year, including first)

Pay Taxes Due

Soll

Haben

Balance

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Journalbuchungen

Jedes Finanzdokument des Unternehmens (z. B. eine Rechnung, ein Kontoauszug, eine Gehaltsabrechnung, ein Vertrag über eine Kapitalerhöhung) wird als Journalbuchung erfasst und wirkt sich auf mehrere Konten aus.

Damit eine Journalbuchung ausgeglichen ist, muss die Summe aller Belastungen gleich der Summe aller Gutschriften sein.

Company Incorporation

Konto

Soll

Haben

Assets: Cash

1000

Equity: Common Stock

1000

Explanation

  • The company receives $1,000 in cash

  • Shares worth of $1,000 belong to the founders

The initial capital can be cash, but could also be intellectual property, goodwill from a previous company, licences, know how, etc…

Sometimes, capital is not released immediately, accounts for „capital to be released“ may be necessary.

Customer Invoice ($100 + 9% tax)

Konto

Soll

Haben

Revenue: Goods

100

Liabilities: Deferred Tax Liabilities

9

Assets: Accounts Receivable

109

Assets: Inventory

50

Expenses: Cost of Goods Sold

50

Explanation

  • Revenues increase by $100

  • A tax to pay at the end of the month of $9

  • The customer owes $109

  • The inventory is decreased by $50 (shipping of the goods)

  • The cost of goods sold decreases the gross profit by $50

Konfiguration

  • Revenue: defined on the product, or the product category if not on the product, field Income Account

  • Deferred Tax Liabilities: defined on the tax used on the invoice line

  • Accounts Receivable: defined on the customer (property)

  • Inventory: defined on the category of the related product (property)

  • Expenses: defined on the product, or the category of product (property)

The fiscal position used on the invoice may have a rule that replaces the Income Account or the tax defined on the product by another one.

Customer payment

Konto

Soll

Haben

Assets: Cash

109

Assets: Accounts Receivable

109

Explanation

  • The company receives $109 in cash

  • The receivable held against the client is reduced by $109

Konfiguration

  • Cash: defined on the journal used when registering the payment, fields Default Credit Account and Default Debit Account

  • Accounts Receivable: defined on the customer (property)

Supplier Bill (Purchase Order $50 but Invoice $52)

Konto

Soll

Haben

Assets: Uninvoiced Inventory

50

Assets: Deferred Tax Assets

4.68

Expenses: Price Difference

2

Liabilities: Accounts Payable

56.68

Explanation

  • A temporary account is used to note goods to receive

  • The purchase order provides prices of goods, the actual invoice may include extra costs such as shipping

  • The company still needs to pay the vendor (traded an asset against a liability)

Konfiguration

  • Uninvoiced Inventory: defined on the product or the category of related product, field: Stock Input Account

  • Deferred Tax Assets: defined on the tax used on the purchase order line

  • Accounts Payable: defined on the supplier related to the bill

In this scenario, the purchase order was $50 but the company received an invoice for $52 as there were extra shipping costs

Supplier Goods Received (Purchase Order: $50)

Konto

Soll

Haben

Assets: Inventory

50

Assets: Uninvoiced Inventory

50

Explanation

  • Inventory is increased by $50, the expected amount coming from the purchase order

  • A temporary account is used for the counterpart and will be cleared when receiving the invoice

Konfiguration

  • Uninvoiced Inventory: defined on the product or the category of related product, field: Stock Input Account

  • Inventory: defined on the product category, field: Stock Valuation

Buy an asset ($300,000 - no tax)

Konto

Soll

Haben

Assets: Buildings

300000

Liabilities: Accounts Payable

300000

Explanation

  • The company gets an asset worth of $300,000

  • The company needs to pay $300,000 to the vendor (traded an asset against a liability)

Konfiguration

  • Buildings: Defined on the Asset category selected on the supplier bill line

  • Accounts Payable: defined on the supplier related to the bill (property)

Pay supplier invoice

Konto

Soll

Haben

Liabilities: Accounts Payable

300000

Assets: Cash

300000

Explanation

  • The company owns $300,000 less to the supplier (liabilities are settled)

  • The company’s cash is reduced by $300,000 (reduction of asset)

Konfiguration

  • Accounts Payable: defined on the supplier you pay (property)

  • Cash: defined on the journal related to the payment method

Cash sale (Sales Receipt)

Konto

Soll

Haben

Assets: Cash

109

Revenue: Goods

100

Liabilities: Deferred Tax Liabilities

9

Explanation

  • Company’s cash is increased by $109

  • Revenues increase by $100

  • A tax of $9 has to be paid

Konfiguration

  • Cash: Payment method defined on the Sales Receipt

  • Sales: Defined on the product used in the sales receipt, or the category of product if empty

  • Deferred Tax Liabilities: Defined on the tax used in the sales receipt (coming from the product)

Customer pays invoice, 5% early payment rebate

Konto

Soll

Haben

Assets: Cash

950

Revenue: Sales Discount

50

Assets: Accounts Receivable

1000

Explanation

  • Company’s cash is increased by $950

  • Sales discounts lowering effective revenues by $50

  • The customer owns $1000 less to the company

Konfiguration

  • Cash: is defined on the journal related to the payment / bank statement

  • Sales Discount: is selected during the payment matching process

  • Accounts Receivable: is defined on the customer associated to the payment

Fiscal year closing - positive earnings and 50% dividends

Konto

Soll

Haben

Nettogewinn

1000

Equity: Retained Earnings

500

Liabilities: Dividend Payable

500

Explanation

  • The P&L is cleared (net profit)

  • 50% is transferred to retained earnings

  • 50% will be paid to shareholders as dividends

Konfiguration

This transaction is recorded by the advisor before closing the fiscal year, depending on how the company uses its net profit.

Abstimmung

Abstimmung ist der Prozess der Verknüpfung von Buchungszeilen eines bestimmten Kontos und der Abgleich von Haben- und Sollbuchungen.

Der Hauptzweck besteht darin, Zahlungen mit den zugehörigen Rechnungen zu verknüpfen, um sie als bezahlt zu kennzeichnen. Dies geschieht durch eine Abstimmung in der Debitoren- und/oder Kreditorenbuchhaltung.

Die Abstimmung wird automatisch vom System durchgeführt, wenn:

  • die Zahlung direkt auf der Rechnung verbucht wird

  • die Verknüpfungen zwischen den Zahlungen und den Rechnungen beim Bankabgleich festgestellt werden

Beispiel eines Kundenkontoauszugs

Forderungen

Soll

Haben

Rechnung 1

100

Teilzahlung 1/2

70

Rechnung 2

65

Teilzahlung 2/2

30

Zahlung 2

65

Rechnung 3

50

Insgesamt zu zahlen

50

  • Reconcile

  • Reconcile Next

  • Unreconcile

Bankabstimmung

Die Bankabstimmung ist der Abgleich von Kontoauszugszeilen (die von Ihrer Bank bereitgestellt werden) mit intern erfassten Transaktionen (Zahlungen an Lieferanten oder von Kunden). Jede Zeile in einem Kontoauszug kann:

  • mit einer zuvor erfassten Zahlung abgegleicht werden: Eine Zahlung wird registriert, wenn ein Scheck von einem Kunden eingeht, und dann bei der Überprüfung des Kontoauszugs abgeglichen.

  • als neue Zahlung erfasst werden: Die Journalbuchung der Zahlung wird erstellt und bei der Bearbeitung des Kontoauszugs mit der zugehörigen Rechnung abgestimmt.

  • als andere Transaktion erfasst werden: Banküberweisung, Lastschrift usw.

Odoo sollte die meisten Transaktionen automatisch abstimmen; nur einige wenige sollten manuell überprüft werden müssen. Wenn die Bankabstimmung abgeschlossen ist, sollte der Saldo des Bankkontos in Odoo mit dem Saldo auf dem Kontoauszug übereinstimmen.

Scheckverarbeitung

Für die Verwaltung von Schecks und internen Überweisungen gibt es zwei Ansätze:

  • Zwei Journalbuchungen und eine Abstimmung

  • Eine Journalbuchung und eine Bankabstimmung

Die erste Journalbuchung wird erstellt, wenn die Zahlung auf der Rechnung registriert wird. Die zweite wird bei der Registrierung des Kontoauszugs erstellt.

Konto

Soll

Haben

Abstimmung

Debitorenkonto

100

Rechnung ABC

Nichteingezahlte Gelder

100

Scheck 0123

Konto

Soll

Haben

Abstimmung

Nichteingezahlte Gelder

100

Scheck 0123

Bank

100

Eine Journalbuchung wird erstellt, indem die Zahlung auf der Rechnung registriert wird. Bei der Abstimmung des Kontoauszugs wird die Auszugszeile mit der vorhandenen Journalbuchung verknüpft.

Konto

Soll

Haben

Abstimmung

Bankauszug

Debitorenkonto

100

Rechnung ABC

Bank

100

Kontoauszug XYZ