Foaie de calcul contabil

** Bilanțul ** este un instantaneu al finanțelor companiei la o anumită dată (spre deosebire de Profit și Pierderi, care este o analiză pe o perioadă).

  • Activele reprezintă averea companiei și bunurile pe care le deține. Activele fixe includ clădiri și birouri, în timp ce activele curente includ conturi bancare și numerar. Banii datorați de un client sunt un activ. Un angajat nu este un atu.

  • Datoriile sunt obligații din evenimente trecute pe care compania va trebui să le plătească în viitor (facturi de utilități, datorii, furnizori neplătiți). Datoriile ar putea fi definite și ca o sursă de finanțare care este oferită companiei, numită și leverage.

  • Capitalul propriu este suma fondurilor aduse de proprietarii companiei (fondatori sau acționari) plus câștigurile (sau pierderile) reportate anterior. În fiecare an, profiturile (sau pierderile) nete pot fi raportate ca rezultat reportat sau distribuite acționarilor (ca dividend).

Ceea ce este deținut (o activă) a fost finanțat prin datorii pentru a rembursa (pasivul) sau capitalul propriu (profiturile, capitalul).

O diferență este facută între active* și cheltuieli:

  • Un activ este o resursă cu valoare economică pe care o persoană, o corporație sau o țară o deține sau o controlează cu așteptarea că va oferi un beneficiu viitor. Activele sunt raportate în bilanțul unei companii. Sunt cumpărate sau create pentru a crește valoarea unei firme sau pentru a beneficia de operațiunile acesteia.

  • O cheltuială reprezintă costurile operațiunilor pe care o companie le suportă pentru a genera venituri.

Raportul profit și pierdere (P&L) arată performanța companiei pe o anumită perioadă de timp, de obicei un trimestru sau un an fiscal.

  • Venitul se referă la banii câștigați de companie prin vânzarea de bunuri și/sau servicii.

  • costul mărfurilor vândute (COGS, sau cunoscut și sub numele de „costul vânzării”) se referă la costurile vânzării mărfurilor (de exemplu, costul materialelor și al forței de muncă utilizate pentru a crea bunurile).

    • Profitul Brut este egal cu veniturile din vânzări minus costul mărfurilor vândute.

    • Cheltuielile de exploatare (OPEX) includ administrarea, vânzările și salariile de cercetare și dezvoltare, chiria și utilitățile, costurile diverse, asigurările și orice în afara costurilor produselor vândute sau costului vânzării.

Capital propriu

Common Stock

Plus Retained Earnings

Activele = Pasivul + Capitalul propriu

Planul de conturi

planul de conturi listează toate conturile companiei: atât conturile de bilanț, cât și conturile P&L. Fiecare tranzacție este înregistrată prin debitarea și creditarea mai multor conturi într-o înregistrare de jurnal. Într-un fel, un plan de conturi este ca ADN-ul unei companii!

Fiecare cont listat în planul de conturi aparține unei anumite categorii. În Odoo, fiecare cont are un cod unic și aparține uneia dintre aceste categorii:

  • Capitaluri proprii și datorii subordonate

    • Capitalul propriu este suma de bani investită de acționarii unei companii pentru a finanța activitățile companiei.

    • Datoriile subordonate sunt suma de bani împrumutată de un terț unei companii pentru a-și finanța activitățile. În cazul dizolvării unei societăți, acești terți sunt rambursați înaintea acționarilor.

  • Activele fixe sunt elemente sau proprietăți corporale (adică fizice) pe care o companie le achiziționează și le utilizează pentru a-și produce bunurile și serviciile. Activele fixe sunt active pe termen lung. Aceasta înseamnă că activele au o durată de viață utilă mai mare de un an. Acestea includ, de asemenea, proprietăți, instalații și echipamente (cunoscute și sub numele de „PP&E”) și sunt înregistrate în bilanț cu acea clasificare.

  • Active circulante și active pasive

    • Contul de active curente este un element rând al bilanțului enumerat în secțiunea Active, care contabilizează toate activele deținute de companie care pot fi convertite în numerar în decurs de un an. Activele curente includ numerar, echivalente de numerar, conturi de încasat, stocuri de stocuri, titluri de valoare tranzacționabile, datorii plătite în avans și alte active lichide.

    • Datoriile curente sunt obligațiile financiare pe termen scurt ale unei companii datorate în termen de un an. Un exemplu de datorie curentă sunt banii datorați furnizorilor sub formă de conturi de plătit.

  • Conturile bancare și numerar

    • Un cont bancar este un cont financiar deținut de o bancă sau altă instituție financiară în care sunt înregistrate tranzacțiile financiare dintre bancă și un client.

    • Un cont de numerar sau un registru de numerar se poate referi la un registru în care sunt înregistrate toate tranzacțiile cu numerar. Contul de numerar include atât încasările de numerar, cât și jurnalele de plăți în numerar.

  • Cheltuieli și venituri

    • O cheltuială reprezintă costurile operațiunilor pe care o companie le suportă pentru a genera venituri. Este pur și simplu definit ca costul pe care cineva trebuie să-l cheltuiască pentru a obține ceva. Cheltuielile obișnuite includ plățile furnizorilor, salariile angajaților, închirierea fabricilor și amortizarea echipamentelor.

    • Termenul „venit” se referă, în general, la suma de bani, proprietăți și alte transferuri de valoare primite într-o anumită perioadă de timp în schimbul unor servicii sau produse.

Exemplu

*: Casetele Rambursare client și Plată client nu pot fi selectate simultan, deoarece sunt contradictorii.

Sold = Debit - Credit

Company Incorporation (Initial Capital $1,000)

Customer Invoice ($100 + 9% tax) & Shipping of the Goods

Goods Shipment to Customer

Customer Refund*

Customer Payment*

Vendor Goods Received (Purchase Order: $50)

Vendor Bill (Invoice: $50)

Vendor Bill (Invoice: $52 but PO $50)

Vendor Bill Paid ($52 + 9% tax)

Acquire a building (purchase contract)

Pay for building

Yearly Asset Depreciation (10% per year)

Customer Invoice (3 years service contract, $300)

Revenue Recognition (each year, including first)

Pay Taxes Due

Debit

Credit

Balance

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Intrări în jurnal

Fiecare document financiar al companiei (de exemplu, o factură, un extras de cont bancar, o fișă de plată, un contract de majorare a capitalului) este înregistrat ca o înregistrare în jurnal, impactând mai multe conturi.

Pentru ca o înregistrare în jurnal să fie echilibrată, suma tuturor debitelor sale trebuie să fie egală cu suma tuturor creditelor sale.

Company Incorporation

Cont

Debit

Credit

Assets: Cash

1000

Equity: Common Stock

1000

Explanation

  • The company receives $1,000 in cash

  • Shares worth of $1,000 belong to the founders

The initial capital can be cash, but could also be intellectual property, goodwill from a previous company, licences, know how, etc…

Sometimes, capital is not released immediately, accounts for „capital to be released” may be necessary.

Customer Invoice ($100 + 9% tax)

Cont

Debit

Credit

Revenue: Goods

100

Liabilities: Deferred Tax Liabilities

9

Assets: Accounts Receivable

109

Assets: Inventory

50

Expenses: Cost of Goods Sold

50

Explanation

  • Revenues increase by $100

  • A tax to pay at the end of the month of $9

  • The customer owes $109

  • The inventory is decreased by $50 (shipping of the goods)

  • The cost of goods sold decreases the gross profit by $50

Configurare

  • Revenue: defined on the product, or the product category if not on the product, field Income Account

  • Deferred Tax Liabilities: defined on the tax used on the invoice line

  • Accounts Receivable: defined on the customer (property)

  • Inventory: defined on the category of the related product (property)

  • Expenses: defined on the product, or the category of product (property)

The fiscal position used on the invoice may have a rule that replaces the Income Account or the tax defined on the product by another one.

Customer payment

Cont

Debit

Credit

Assets: Cash

109

Assets: Accounts Receivable

109

Explanation

  • The company receives $109 in cash

  • The receivable held against the client is reduced by $109

Configurare

  • Cash: defined on the journal used when registering the payment, fields Default Credit Account and Default Debit Account

  • Accounts Receivable: defined on the customer (property)

Supplier Bill (Purchase Order $50 but Invoice $52)

Cont

Debit

Credit

Assets: Uninvoiced Inventory

50

Assets: Deferred Tax Assets

4.68

Expenses: Price Difference

2

Liabilities: Accounts Payable

56.68

Explanation

  • A temporary account is used to note goods to receive

  • The purchase order provides prices of goods, the actual invoice may include extra costs such as shipping

  • The company still needs to pay the vendor (traded an asset against a liability)

Configurare

  • Uninvoiced Inventory: defined on the product or the category of related product, field: Stock Input Account

  • Deferred Tax Assets: defined on the tax used on the purchase order line

  • Accounts Payable: defined on the supplier related to the bill

In this scenario, the purchase order was $50 but the company received an invoice for $52 as there were extra shipping costs

Supplier Goods Received (Purchase Order: $50)

Cont

Debit

Credit

Assets: Inventory

50

Assets: Uninvoiced Inventory

50

Explanation

  • Inventory is increased by $50, the expected amount coming from the purchase order

  • A temporary account is used for the counterpart and will be cleared when receiving the invoice

Configurare

  • Uninvoiced Inventory: defined on the product or the category of related product, field: Stock Input Account

  • Inventory: defined on the product category, field: Stock Valuation

Buy an asset ($300,000 - no tax)

Cont

Debit

Credit

Assets: Buildings

300000

Liabilities: Accounts Payable

300000

Explanation

  • The company gets an asset worth of $300,000

  • The company needs to pay $300,000 to the vendor (traded an asset against a liability)

Configurare

  • Buildings: Defined on the Asset category selected on the supplier bill line

  • Accounts Payable: defined on the supplier related to the bill (property)

Pay supplier invoice

Cont

Debit

Credit

Liabilities: Accounts Payable

300000

Assets: Cash

300000

Explanation

  • The company owns $300,000 less to the supplier (liabilities are settled)

  • The company’s cash is reduced by $300,000 (reduction of asset)

Configurare

  • Accounts Payable: defined on the supplier you pay (property)

  • Cash: defined on the journal related to the payment method

Cash sale (Sales Receipt)

Cont

Debit

Credit

Assets: Cash

109

Revenue: Goods

100

Liabilities: Deferred Tax Liabilities

9

Explanation

  • Company’s cash is increased by $109

  • Revenues increase by $100

  • A tax of $9 has to be paid

Configurare

  • Cash: Payment method defined on the Sales Receipt

  • Sales: Defined on the product used in the sales receipt, or the category of product if empty

  • Deferred Tax Liabilities: Defined on the tax used in the sales receipt (coming from the product)

Customer pays invoice, 5% early payment rebate

Cont

Debit

Credit

Assets: Cash

950

Revenue: Sales Discount

50

Assets: Accounts Receivable

1000

Explanation

  • Company’s cash is increased by $950

  • Sales discounts lowering effective revenues by $50

  • The customer owns $1000 less to the company

Configurare

  • Cash: is defined on the journal related to the payment / bank statement

  • Sales Discount: is selected during the payment matching process

  • Accounts Receivable: is defined on the customer associated to the payment

Fiscal year closing - positive earnings and 50% dividends

Cont

Debit

Credit

Net Profit

1000

Equity: Retained Earnings

500

Liabilities: Dividend Payable

500

Explanation

  • The P&L is cleared (net profit)

  • 50% is transferred to retained earnings

  • 50% will be paid to shareholders as dividends

Configurare

This transaction is recorded by the advisor before closing the fiscal year, depending on how the company uses its net profit.

Reconciliere

Reconcilierea este procesul de conectare a articolelor de jurnal dintr-un anumit cont și de potrivire a creditelor și a debitelor.

Scopul său principal este de a lega plățile de facturile aferente acestora pentru a le marca ca plătite. Acest lucru se realizează prin reconcilierea contului de încasat și/sau a contului de plătit.

Reconcilierea este efectuată automat de sistem atunci când:

  • plata este înregistrată direct pe factură

  • legăturile dintre plăți și facturi sunt detectate la procesul de potrivire bancară

Exemplu de declarație de client

Creanţe de încasat

Debit

Credit

Factură 1

100

Plata parțială 1/2

70

Factură 2

65

Plata parțială 2/2

30

Plată 2

65

Factură 3

50

Total de plată

50

  • Reconcile

  • Reconcile Next

  • Unreconcile

Reconciliere bancară

Reconcilierea bancară este potrivirea liniilor extraselor de cont (furnizate de banca dumneavoastră) cu tranzacțiile înregistrate intern (plăți către furnizori sau de la clienți). Pentru fiecare linie dintr-un extras de cont, aceasta poate fi:

  • potrivit cu o plată înregistrată anterior: o plată este înregistrată atunci când se primește un cec de la un client, apoi se potrivește la verificarea extrasului bancar.

  • înregistrat ca o nouă plată: înregistrarea de jurnal a plății este creată și reconciliată cu factura aferentă la procesarea extrasului bancar.

  • înregistrat ca altă tranzacție: transfer bancar, taxare directă etc.

Odoo ar trebui să reconcilieze automat majoritatea tranzacțiilor; doar câteva ar trebui să aibă nevoie de revizuire manuală. Când procesul de reconciliere bancară este încheiat, soldul contului bancar din Odoo ar trebui să se potrivească cu soldul extrasului bancar.

Gestionarea cecurilor

Există două abordări pentru a gestiona cecurile și transferurile interne:

  • Două intrări în jurnal și o reconciliere

  • O intrare în jurnal și o reconciliere bancară

Prima intrare în jurnal este creată prin înregistrarea plății pe factură. A doua este creată la înregistrarea extrasului de cont.

Cont

Debit

Credit

Reconciliere

Cont creanță

100

Factura ABC

Fonduri neîncasate

100

Cec 0123

Cont

Debit

Credit

Reconciliere

Fonduri neîncasate

100

Cec 0123

Bancă

100

O intrare în jurnal este creată prin înregistrarea plății pe factură. La reconcilierea extrasului de cont, linia extrasului este legată de intrarea existentă în jurnal.

Cont

Debit

Credit

Reconciliere

Extras de cont

Cont creanță

100

Factura ABC

Bancă

100

Extras XYZ