Fuskark för redovisning

Balansräkningen är en ögonblicksbild av företagets ekonomi vid en viss tidpunkt (till skillnad från resultaträkningen, som är en analys över en period).

  • Tillgångar representerar företagets förmögenhet och de varor det äger. Till anläggningstillgångarna hör byggnader och kontor och till omsättningstillgångarna bankkonton och kontanter. De pengar som en kund är skyldig företaget är en tillgång. En anställd är inte en tillgång.

  • Skulder är förpliktelser från tidigare händelser som företaget måste betala i framtiden (elräkningar, skulder, obetalda leverantörer). Skulder kan också definieras som en finansieringskälla som tillförs företaget, även kallad belåning.

  • Eget kapital är summan av de medel som tillförts av företagets ägare (grundare eller aktieägare) plus tidigare balanserade vinstmedel (eller förluster). Varje år kan nettovinsten (eller förlusten) redovisas som balanserad vinst eller delas ut till aktieägarna (som utdelning).

Det som ägs (en tillgång) har finansierats genom återbetalningsskulder (skulder) eller eget kapital (vinst, kapital).

Det görs skillnad mellan tillgångar och utgifter:

  • En tillgång är en resurs med ekonomiskt värde som en individ, ett företag eller ett land äger eller kontrollerar med förväntan om att den kommer att ge en framtida nytta. Tillgångar redovisas i ett företags balansräkning. De köps eller skapas för att öka ett företags värde eller gynna dess verksamhet.

  • En kostnad är de kostnader för verksamheten som ett företag bär för att generera intäkter.

Rapporten vinst och förlust (P&L) visar företagets resultat under en viss tidsperiod, vanligtvis ett kvartal eller ett räkenskapsår.

  • Med intäkt avses de pengar som företaget tjänar genom att sälja varor och/eller tjänster.

  • Kostnaden för sålda varor** (COGS, eller även kallad ”Cost of Sale”) avser kostnader för försäljning av varor (t.ex. kostnaden för material och arbete som används för att skapa varorna).

    • Gross profit är lika med intäkterna från försäljningen minus kostnaden för sålda varor.

    • Driftskostnader (OPEX) inkluderar löner för administration, försäljning och FoU, hyror och el, diverse kostnader, försäkringar och allt som går utöver kostnaden för sålda produkter eller kostnaden för sålda varor.

Eget kapital

Stamaktier

Plus balanserat resultat

Tillgångar = Skulder + Eget kapital

Kontoplan

I kontoplanen listas alla företagets konton: både balansräkningskonton och resultaträkningskonton. Varje transaktion registreras genom att flera konton debiteras och krediteras i en journalpost. På sätt och vis är en kontoplan som ett företags DNA!

Varje konto som listas i kontoplanen tillhör en specifik kategori. I Odoo har varje konto en unik kod och hör till en av dessa kategorier:

  • Eget kapital och efterställda skulder

    • Eget kapital är den summa pengar som investeras av ett företags aktieägare för att finansiera företagets verksamhet.

    • Efterställda skulder är den summa pengar som en tredje part lånar ut till ett företag för att finansiera dess verksamhet. Vid en eventuell upplösning av ett bolag återbetalas dessa tredje parter före aktieägarna.

  • Anläggningstillgångar är materiella (dvs. fysiska) föremål eller egenskaper som ett företag köper och använder för att producera sina varor och tjänster. Anläggningstillgångar är långsiktiga tillgångar. Det innebär att tillgångarna har en nyttjandeperiod på mer än ett år. De omfattar även fastigheter, anläggningar och utrustning (även kallade ”PP&E”) och redovisas i balansräkningen med denna klassificering.

  • Anläggningstillgångar och långfristiga skulder

    • Kontot omsättningstillgångar är en balanspost som anges under avsnittet Tillgångar och som redovisar alla företagsägda tillgångar som kan omvandlas till kontanter inom ett år. Omsättningstillgångar inkluderar likvida medel, kundfordringar, varulager, omsättningsbara värdepapper, förutbetalda skulder och andra likvida medel.

    • Kortfristiga skulder är ett företags kortfristiga finansiella åtaganden som förfaller inom ett år. Ett exempel på en kortfristig skuld är leverantörsskulder i form av leverantörsskulder.

  • Bank- och kassakonton

    • Ett bankkonto är ett finansiellt konto som förs av en bank eller ett annat finansiellt institut där de finansiella transaktionerna mellan banken och en kund registreras.

    • Ett kassakonto, eller en kassabok, kan avse en huvudbok där alla kontanttransaktioner registreras. Kassakontot innehåller både kassakvitton och kassabetalningsjournaler.

  • Kostnader och intäkter

    • En kostnad är de kostnader som ett företag har för att generera intäkter. Det definieras helt enkelt som den kostnad man måste lägga ut för att få tag på något. Vanliga kostnader är leverantörsbetalningar, löner till anställda, fabrikshyror och avskrivningar på utrustning.

    • Begreppet ”inkomst” avser i allmänhet den summa pengar, egendom och andra värdeöverföringar som erhålls under en viss tidsperiod i utbyte mot tjänster eller produkter.

Exempel

*: Rutorna Customer Refund och Customer Payment kan inte väljas samtidigt eftersom de är motsägelsefulla.

Saldo = debet - kredit

Företagsbildning (startkapital $1,000)

Kundfaktura ($100 + 9 % skatt) & frakt av varorna

Leverans av varor till kund

Kundåterbetalning*

Kundbetalning

Mottagna leverantörsvaror (inköpsorder: $50)

Leverantörsfaktura (faktura: $50)

Leverantörsfaktura (faktura: $52 men inköpsorder $50)

Leverantörsfaktura betald ($52 + 9 % skatt)

Förvärva en byggnad (inköpsavtal)

Betala för byggnad

Årlig avskrivning av tillgångar (10 % per år)

Kundfaktura (3 års serviceavtal, $300)

Intäktsredovisning (varje år, inklusive första)

Betala förfallna skatter

Debet

Kredit

Saldo

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Verifikatar

Varje finansiellt dokument från företaget (t.ex. en faktura, ett kontoutdrag, en lönespecifikation, ett avtal om kapitalökning) registreras som en verifikat och påverkar flera konton.

För att en verifikat ska vara balanserad måste summan av alla dess debetposter vara lika med summan av alla dess kreditposter.

Företagsbildning

Konto

Debet

Kredit

Tillgångar: Kontanter

1000

Eget kapital: Stamaktier

1000

Förklaring

  • Företaget tar emot 1 000 $ kontant

  • Aktier värda 1 000 $ tillhör grundarna

Startkapitalet kan vara kontanter, men kan även vara immateriella rättigheter, goodwill från ett föregående företag, licenser, know-how, osv…

Ibland frigörs inte kapitalet omedelbart, och konton för ”kapital som ska frigöras” kan vara nödvändiga.

Kundfaktura (100 $ + 9 % skatt)

Konto

Debet

Kredit

Intäkt: Varor

100

Skulder: Uppskjutna skatteskulder

9

Tillgångar: Kundfordringskonton

109

Tillgångar: Lager

50

Utgifter: Kostnad för sålda varor

50

Förklaring

  • Intäkterna ökar med $100

  • En skatt att betala i slutet av månaden på $9

  • Kunden är skyldig $109

  • Lagret minskar med $50 (frakt av varorna)

  • Kostnaden för sålda varor minskar bruttovinsten med $50

Konfiguration

  • Intäkt: definieras på produkten, eller på produktkategorin om den inte finns på produkten, fältet Intäktskonto

  • Uppskjutna skatteskulder: definieras på skatten som används på fakturaraden

  • Kundfordringskonton: definieras på kunden (egenskap)

  • Lager: definieras på kategorin för den relaterade produkten (egenskap)

  • Utgifter: definieras på produkten eller produktkategorin (egenskap)

Skattepositionen som används på fakturan kan ha en regel som ersätter intäktskontot eller skatten som definierats på produkten med en annan.

Kundbetalning

Konto

Debet

Kredit

Tillgångar: Kontanter

109

Tillgångar: Kundfordringskonton

109

Förklaring

  • Företaget tar emot $109 kontant

  • Kundfordran mot kunden minskas med $109

Konfiguration

  • Kontant: definieras på journalen som används vid registrering av betalningen, fälten Standard kreditkonto och Standard debetkonto

  • Kundfordringskonton: definieras på kunden (egenskap)

Leverantörsfaktura (inköpsorder $50 men faktura $52)

Konto

Debet

Kredit

Tillgångar: Ofakturerat lager

50

Tillgångar: Uppskjutna skattefordringar

4.68

Utlägg: Prisskillnad

2

Skulder: Leverantörsskulder

56.68

Förklaring

  • Ett tillfälligt konto används för att anteckna varor som ska tas emot

  • Inköpsordern anger priser på varor, den faktiska fakturan kan innehålla extra kostnader såsom frakt

  • Företaget måste fortfarande betala leverantören (bytte en tillgång mot en skuld)

Konfiguration

  • Ofakturerat lager: definieras på produkten eller kategorin för relaterad produkt, fält: Stock Input Account

  • Uppskjutna skattefordringar: definieras på den skatt som används på inköpsorderraden

  • Leverantörsskulder: definieras på leverantören relaterad till fakturan

I det här scenariot var inköpsordern $50 men företaget tog emot en faktura på $52 eftersom det tillkom extra fraktkostnader

Mottagna leverantörsvaror (Inköpsorder: $50)

Konto

Debet

Kredit

Tillgångar: Lager

50

Tillgångar: Ofakturerat lager

50

Förklaring

  • Lagret ökas med $50, det förväntade beloppet från inköpsordern

  • Ett tillfälligt konto används för motparten och rensas när fakturan tas emot

Konfiguration

  • Ofakturerat lager: definieras på produkten eller kategorin för relaterad produkt, fält: Stock Input Account

  • Lager: definieras på produktkategorin, fält: Lagervärdering

Köp en tillgång ($300 000 - ingen skatt)

Konto

Debet

Kredit

Tillgångar: Byggnader

300000

Skulder: Leverantörsskulder

300000

Förklaring

  • Företaget får en tillgång till ett värde av $300,000

  • Företaget måste betala $300,000 till leverantören (bytte en tillgång mot en skuld)

Konfiguration

  • Byggnader: Definieras på tillgångskategorin som valts på leverantörsfakturaraden

  • Leverantörsskulder: definieras på leverantören relaterad till fakturan (egenskap)

Betala leverantörsfaktura

Konto

Debet

Kredit

Skulder: Leverantörsskulder

300000

Tillgångar: Kontanter

300000

Förklaring

  • Företaget är skyldigt leverantören $300,000 mindre (skulder regleras)

  • Företagets kontanter minskar med $300,000 (minskning av tillgång)

Konfiguration

  • Leverantörsskulder: definieras på den leverantör du betalar (egenskap)

  • Kontant: definieras på journalen relaterad till betalningsmetoden

Kontantförsäljning (försäljningsinleverans)

Konto

Debet

Kredit

Tillgångar: Kontanter

109

Intäkt: Varor

100

Skulder: Uppskjutna skatteskulder

9

Förklaring

  • Företagets kontanter ökar med $109

  • Intäkterna ökar med $100

  • En skatt på $9 måste betalas

Konfiguration

  • Kontant: Betalningsmetod definierad på försäljningsinleveransen

  • Försäljning: Definieras på produkten som används i försäljningsinleveransen, eller produktkategorin om den är tom

  • Uppskjutna skatteskulder: Definieras på skatten som används i försäljningsinleveransen (härrör från produkten)

Kunden betalar fakturan, 5 % rabatt vid tidig betalning

Konto

Debet

Kredit

Tillgångar: Kontanter

950

Intäkt: Försäljningsrabatt

50

Tillgångar: Kundfordringskonton

1000

Förklaring

  • Företagets kontanter ökar med $950

  • Försäljningsrabatter som sänker effektiva intäkter med $50

  • Kunden är skyldig företaget $1000 mindre

Konfiguration

  • Kontant: definieras på den journal som är relaterad till betalningen / bankpåståendet

  • Försäljningsrabatt: väljs under processen för betalningsmatchning

  • Kundfordringskonton: definieras på den kund som är kopplad till betalningen

Avslut av räkenskapsår - positivt resultat och 50 % utdelning

Konto

Debet

Kredit

Nettovinst

1000

Eget kapital: Balanserade vinstmedel

500

Skulder: Utdelningsskuld

500

Förklaring

  • Resultaträkningen nollställs (nettovinst)

  • 50 % överförs till balanserade vinstmedel

  • 50 % kommer att betalas till aktieägarna som utdelning

Konfiguration

Denna transaktion registreras av rådgivaren före räkenskapsårets avslutande, beroende på hur företaget använder sin nettovinst.

Förlikning

Avstämning är processen att länka samman verifikat för ett specifikt konto och matcha krediter och debiteringar.

Dess främsta syfte är att koppla betalningar till deras relaterade fakturor för att markera dem som betalda. Detta görs genom att göra en avstämning av kundreskontran och/eller leverantörsreskontran.

Avstämningen görs automatiskt av systemet när:

  • betalningen registreras direkt på fakturan

  • kopplingarna mellan betalningarna och fakturorna upptäcks vid bankmatchningsprocessen

Exempel på kundutlåtande

Kundfordringar

Debet

Kredit

Faktura 1

100

Delbetalning 1/2

70

Faktura 2

65

Delbetalning 2/2

30

Betalning 2

65

Faktura 3

50

Totalt att betala

50

  • Stäm av

  • Stäm av nästa

  • Ta bort avstämning

Bankavstämning

Bankavstämning är en matchning av kontoutdragsrader (som tillhandahålls av din bank) med transaktioner som registrerats internt (betalningar till leverantörer eller från kunder). För varje rad i ett kontoutdrag kan det vara:

  • matchas med en tidigare registrerad betalning: en betalning registreras när en check tas emot från en kund och matchas sedan vid kontroll av kontoutdraget.

  • registreras som en ny betalning: betalningens verifikat skapas och stäms av mot den relaterade fakturan när kontoutdraget behandlas.

  • registreras som en annan transaktion: banköverföring, direktdebitering etc.

Odoo bör automatiskt stämma av de flesta transaktioner, endast ett fåtal bör behöva granskas manuellt. När bankavstämningen är klar ska saldot på bankkontot i Odoo stämma överens med saldot på kontoutdraget.

Hantering av checkar

Det finns två sätt att hantera checkar och interna banköverföringar:

  • Två verifikat och en avstämning

  • En verifikat och en bankavstämning

Den första verifikatet skapas genom att registrera betalningen på fakturan. Den andra skapas när du registrerar kontoutdraget.

Konto

Debet

Kredit

Förlikning

Kundfordringar

100

Faktura ABC

Ej deponerade medel

100

Kontrollera 0123

Konto

Debet

Kredit

Förlikning

Ej deponerade medel

100

Kontrollera 0123

Bank

100

En verifikat skapas genom att registreringen av betalningen görs på fakturan. Vid avstämningen av kontoutdraget kopplas kontoutdragsraden till den befintliga journalposten.

Konto

Debet

Kredit

Förlikning

Kontoutdrag från bank

Kundfordringar

100

Faktura ABC

Bank

100

Uttalande XYZ