CRM activities and activity plans¶
Within the CRM app, activities are follow-up tasks tied to leads and opportunities that are visible in the chatter. A set of preconfigured activity types is available in the CRM app, but custom activity types may also be created to suit business needs. To view the list of available activity types in the CRM app, open the app and navigate to . This page shows both Odoo-created activities and any custom activities.
注釈
Different applications support different activity types. To see the complete list of activity types, go to the , then scroll to the Discuss section, and click the Activity Types link.
Default and custom activity types¶
The preconfigured activity types for the CRM app are:
Email: Adds a reminder to the chatter prompting the salesperson to send an email.
Call: Opens a calendar link where the salesperson can schedule a phone call.
Meeting: Opens a calendar link where the salesperson can schedule a meeting.
To Do: Adds a general reminder task to the chatter.
Upload Document: Adds a link on the activity where an external document can be uploaded. Note that the Documents app is not required to utilize this activity type.
注釈
If other Odoo applications are installed, such as Sales or Accounting, additional activity types may appear in the CRM app's Activity Types page.
Create a custom activity type¶
To create a custom activity type, navigate to the Activity Types page and click New at the top-left of the page to open a blank form. Start by entering a Name for the new activity type.
活動設定¶
アクション¶
The Action field specifies what action the activity prompts from the salesperson assigned to the opportunity. Some actions trigger specific behaviors after an activity is scheduled instead of when the activity is added to an opportunity.
guilabel:
ドキュメントをアップロードが選択された場合、チャターの予定されている活動にドキュメントをアップロードするリンクが直接追加されます。guilabel:`電話`または:guilabel:`ミーティング`が選択された場合、ユーザはカレンダを開いてこの活動の時間を予約することができます。
署名を依頼 が選択された場合、チャターの予定されている活動にリンクが追加され、署名依頼のポップアップウィンドウが開きます。
注釈
The actions available for an activity type may vary depending on the applications currently installed in the database.
デフォルトユーザ¶
この活動タイプがスケジュールされたときに、この活動を特定のユーザに自動的に割当てるには、 デフォルトユーザ ドロップダウンメニューから名前を選択します。このフィールドが空白の場合、活動は活動を作成したユーザに割当てられます。
デフォルト概要¶
The Default Summary serves as the title for activities when choosing them on opportunities and leads. These will be visible to users such as salespeople and managers, whereas the Name at the top of an Activity Type form is how the activity appears within the CRM app's configuration.
Schedule¶
Set a default deadline for the custom activity in the Schedule field. To do so, configure the desired number of days, weeks, or months. Then, decide if the deadline should occur after previous activity completion date or after previous activity deadline.
注釈
The default setting of after previous activity deadline means the date the deadline is set for, regardless of whether or not the deadline was actually met. To ensure that an activity is scheduled only when the preceding activity is complete, use the after previous activity completion date option.
Default Note¶
To include notes whenever this activity type is created, enter them into the Default Note field. This can be used to include instructions for another user, as in the sample text in this field.
注釈
The information in all of the preceding fields is automatically included when an activity is created within an opportunity. However, the info can still be altered before the activity is scheduled or saved.
次の活動¶
To automatically suggest or trigger a new activity after an activity has been marked complete, the Chaining Type must be set.
Suggest the next activity¶
活動に チェーンタイプ が 次の活動を提案 に設定されていて、 提案 フィールドにリストされている活動がある場合、ユーザは次のステップとして推奨活動を提示されます。
guilabel:チェーンタイプ`フィールドで、:guilabel:`次の活動を提案`を選択します。そうすると、下のフィールドが :guilabel:`提案 に変わります。guilabel:`提案`フィールドのドロップダウンメニューをクリックして、この活動タイプのフォローアップタスクとして推奨する活動を選択します。
Trigger the next activity¶
活動に チェーンタイプ が 次の活動をトリガ に設定されている場合、活動を 完了 とマークすると、 トリガ フィールドにリストされている次の活動が即座に作成されます。
guilabel:`チェーンタイプ`を:guilabel:`次の活動をトリガ`に設定すると、前の活動が終了した後、すぐに次の活動が開始されます。
:guilabel:`チェーンタイプ`フィールドで:guilabel:`次の活動をトリガを選択すると、下のフィールドが:guilabel:`トリガ`に変わります。guilabel:`トリガ`フィールドのドロップダウンメニューから、この活動が完了したら開始する活動を選択します。
Email templates¶
Select or create an email template to be suggested when the activity is added to an opportunity. The template will appear alongside the activity in the chatter and can be sent as-is or edited by a user.
活動の追跡¶
To keep the pipeline up to date with the most accurate view of the status of activities, as soon as a lead is interacted with, the associated activity should be marked as Done. This ensures the next activity can be scheduled as needed. It also prevents the pipeline from becoming cluttered with past-due activities.
パイプラインは、追跡しているやり取りに対して常に最新かつ正確な状態に保たれているときに、最も効果的に機能します。
活動計画¶
Activity plans are preconfigured sequences of activities. When an activity plan is launched, every activity in the sequence and any activities set to trigger off of activities within the sequence are scheduled automatically.
To create a new plan, navigate to . Click New at the top-left of the page to open a blank Lead Activity Plans form.
Enter a name for the new plan in the Plan Name field. On the Activities To Create tab, click Add a line to add a new activity.
ドロップダウンメニューから 活動タイプ を選択します。さらに検索 をクリックすると、使用可能な活動タイプの完全なリストを表示したり、新しい活動タイプ を作成することができます。
Next, in the Summary field, either leave this blank to use activity's Default Summary or enter a new summary of what the activity entails. Entering a new summary does not overwrite an existing Default Summary. The contents of this field are included with the scheduled activity, and can be edited later.
割当 フィールドで、次のいずれかのオプションを選択します:
Ask at launch: Activities are assigned to a user when the plan is scheduled. By default, they will be assigned to the user creating the activity, even if they're not the user responsible for the opportunity the activity is being created on.
Default user: Activities are always assigned to a specific user.
デフォルトユーザ が 割当 フィールドで選択されている場合は、 割当先 フィールドでユーザを選択して下さい。
ちなみに
活動計画には、デフォルトユーザおよび計画開始時に割り当てられたユーザに割り当てられた活動を含めることができます。
Next, configure the timeline for the activity. Activities can be scheduled to occur either before the plan date or after. Scheduling activities before the plan date can be useful for activities scheduled in the future that require some preparation beforehand. Use the Interval and Units fields to set the deadline for this activity. Lastly, in the Trigger field, select whether the activity should occur before or after the plan date.
Example
優先度の高いリードに対応するための活動計画が作成されます。具体的には、これらのリードには迅速に連絡を取り、最初の連絡から 2 日以内にミーティングの予約を入れる必要があります。この計画には、以下の活動が設定されます。
計画日の2日 前 にメール送信
計画日の0日 前 (当日) にミーティング
計画日の3日 後 にドキュメントのアップロード
計画日の 3日 後 にドキュメントのアップロード
計画日の5日 後 にフォローアップ
これにより、この 計画日 がミーティングの期限として設定されます。これは、この計画の目的です。その日より前には、顧客に連絡を取り、ミーティングの準備を行うためのリードタイムがあります。その日以降には、販売担当者が見積書を作成し、ドキュメントをアップロードし、フォローアップを行う時間があります。
計画に含まれる各活動について、この手順を繰り返します。
Use an activity plan¶
To use an activity plan with a CRM opportunity, navigate to and click on the Kanban card of an opportunity to open it.
Above the opportunity's chatter, click Activity to open the Schedule Activity pop-up window.
In the Plan field, select the desired activity plan to launch from the section above the individual activities. This generates a Plan Summary, listing out the activities included in the plan. Select a Due Date using the calendar popover. This automatically updates the Plan summary with deadlines based on the intervals configured in the activity plan.
Select a user in the Responsible field. This user is assigned to any of the activities on the plan that were configured with Ask at launch in the Assignment field.
Click Schedule. The details of the plan are added to the Planned Activities section of the chatter, in addition to each of the activities that make up the plan.
