CRM activities and activity plans¶
Within the CRM app, activities are follow-up tasks tied to leads and opportunities that are visible in the chatter. A set of preconfigured activity types is available in the CRM app, but custom activity types may also be created to suit business needs. To view the list of available activity types in the CRM app, open the app and navigate to . This page shows both Odoo-created activities and any custom activities.
Ghi chú
Different applications support different activity types. To see the complete list of activity types, go to the , then scroll to the Discuss section, and click the Activity Types link.
Default and custom activity types¶
The preconfigured activity types for the CRM app are:
Email: Adds a reminder to the chatter prompting the salesperson to send an email.
Call: Opens a calendar link where the salesperson can schedule a phone call.
Meeting: Opens a calendar link where the salesperson can schedule a meeting.
To Do: Adds a general reminder task to the chatter.
Upload Document: Adds a link on the activity where an external document can be uploaded. Note that the Documents app is not required to utilize this activity type.
Ghi chú
If other Odoo applications are installed, such as Sales or Accounting, additional activity types may appear in the CRM app's Activity Types page.
Create a custom activity type¶
To create a custom activity type, navigate to the Activity Types page and click New at the top-left of the page to open a blank form. Start by entering a Name for the new activity type.
Cài đặt hoạt động¶
Tác vụ¶
The Action field specifies what action the activity prompts from the salesperson assigned to the opportunity. Some actions trigger specific behaviors after an activity is scheduled instead of when the activity is added to an opportunity.
Nếu chọn Tải tài liệu lên, liên kết để tải tài liệu lên sẽ được thêm trực tiếp vào hoạt động theo kế hoạch trong cửa sổ trò chuyện.
Nếu chọn Cuộc gọi điện thoại hoặc Cuộc họp, người dùng sẽ có tùy chọn mở lịch để lên lịch thời gian cho hoạt động này.
Nếu chọn Yêu cầu chữ ký, một liên kết sẽ được thêm vào hoạt động theo kế hoạch trong cửa sổ trò chuyện để mở ra một cửa sổ bật lên yêu cầu chữ ký.
Ghi chú
The actions available for an activity type may vary depending on the applications currently installed in the database.
Người dùng mặc định¶
Để tự động phân công hoạt động này cho một người dùng cụ thể khi loại hoạt động này được lên lịch, hãy chọn tên từ menu thả xuống Người dùng mặc định. Nếu trường này được để trống, thì hoạt động sẽ được phân công cho người dùng tạo hoạt động đó.
Tóm tắt mặc định¶
The Default Summary serves as the title for activities when choosing them on opportunities and leads. These will be visible to users such as salespeople and managers, whereas the Name at the top of an Activity Type form is how the activity appears within the CRM app's configuration.
Schedule¶
Set a default deadline for the custom activity in the Schedule field. To do so, configure the desired number of days, weeks, or months. Then, decide if the deadline should occur after previous activity completion date or after previous activity deadline.
Ghi chú
The default setting of after previous activity deadline means the date the deadline is set for, regardless of whether or not the deadline was actually met. To ensure that an activity is scheduled only when the preceding activity is complete, use the after previous activity completion date option.
Default Note¶
To include notes whenever this activity type is created, enter them into the Default Note field. This can be used to include instructions for another user, as in the sample text in this field.
Ghi chú
The information in all of the preceding fields is automatically included when an activity is created within an opportunity. However, the info can still be altered before the activity is scheduled or saved.
Hoạt động tiếp theo¶
To automatically suggest or trigger a new activity after an activity has been marked complete, the Chaining Type must be set.
Suggest the next activity¶
Nếu một hoạt động có Loại chuỗi được đặt là Đề xuất hoạt động tiếp theo, và có các hoạt động được liệt kê trong trường Đề xuất, người dùng sẽ nhận được các gợi ý về các hoạt động tiếp theo như các bước kế tiếp.
Trong trường Loại chuỗi, chọn Đề xuất hoạt động tiếp theo. Khi làm vậy, trường phía dưới sẽ thay đổi thành Đề xuất. Nhấp vào menu thả xuống của trường Đề xuất để chọn bất kỳ hoạt động nào muốn đề xuất làm nhiệm vụ tiếp theo cho loại hoạt động này.
Trigger the next activity¶
Khi một hoạt động có Loại chuỗi được đặt là Kích hoạt hoạt động tiếp theo, việc đánh dấu hoạt động là Hoàn tất sẽ ngay lập tức khởi chạy hoạt động tiếp theo được liệt kê trong trường Kích hoạt.
Việc đặt Loại chuỗi thành Kích hoạt hoạt động tiếp theo ngay lập tức khởi chạy hoạt động tiếp theo khi hoạt động trước đó hoàn thành.
Nếu chọn Kích hoạt hoạt động tiếp theo trong trường Loại chuỗi, trường phía dưới sẽ thay đổi thành Kích hoạt. Từ menu thả xuống của trường Kích hoạt, chọn hoạt động sẽ được khởi chạy khi hoạt động này hoàn thành.
Email templates¶
Select or create an email template to be suggested when the activity is added to an opportunity. The template will appear alongside the activity in the chatter and can be sent as-is or edited by a user.
Theo dõi hoạt động¶
To keep the pipeline up to date with the most accurate view of the status of activities, as soon as a lead is interacted with, the associated activity should be marked as Done. This ensures the next activity can be scheduled as needed. It also prevents the pipeline from becoming cluttered with past-due activities.
Quy trình bán hàng hiệu quả nhất khi nó được giữ cập nhật và chính xác với các tương tác mà nó đang theo dõi.
Kế hoạch hoạt động¶
Activity plans are preconfigured sequences of activities. When an activity plan is launched, every activity in the sequence and any activities set to trigger off of activities within the sequence are scheduled automatically.
To create a new plan, navigate to . Click New at the top-left of the page to open a blank Lead Activity Plans form.
Enter a name for the new plan in the Plan Name field. On the Activities To Create tab, click Add a line to add a new activity.
Chọn một Loại hoạt động từ menu thả xuống. Nhấp vào Tìm kiếm thêm để xem danh sách đầy đủ các loại hoạt động có sẵn, hoặc để tạo một loại mới.
Next, in the Summary field, either leave this blank to use activity's Default Summary or enter a new summary of what the activity entails. Entering a new summary does not overwrite an existing Default Summary. The contents of this field are included with the scheduled activity, and can be edited later.
Trong trường Phân công, chọn một trong các tùy chọn sau:
Ask at launch: Activities are assigned to a user when the plan is scheduled. By default, they will be assigned to the user creating the activity, even if they're not the user responsible for the opportunity the activity is being created on.
Default user: Activities are always assigned to a specific user.
Nếu Người dùng mặc định (Default user) được chọn trong trường Phân công (Assignment), chọn một người dùng trong trường Được phân công cho (Assigned to).
Mẹo
Kế hoạch hoạt động có thể có các hoạt động được phân công cho người dùng mặc định và người dùng được phân công khi triển khai kế hoạch.
Next, configure the timeline for the activity. Activities can be scheduled to occur either before the plan date or after. Scheduling activities before the plan date can be useful for activities scheduled in the future that require some preparation beforehand. Use the Interval and Units fields to set the deadline for this activity. Lastly, in the Trigger field, select whether the activity should occur before or after the plan date.
Example
Một kế hoạch hoạt động được tạo để xử lý các lead ưu tiên cao. Cụ thể, các lead này nên được liên hệ nhanh chóng, với một cuộc họp được lên lịch trong vòng hai ngày kể từ lần liên hệ ban đầu. Kế hoạch được cấu hình với các hoạt động sau:
Email hai ngày trước ngày kế hoạch
Cuộc họp không ngày trước ngày kế hoạch
Tạo báo giá ba ngày sau ngày kế hoạch
Tải tài liệu lên ba ngày sau ngày kế hoạch
Theo dõi năm ngày sau ngày kế hoạch
Điều này đặt ngày kế hoạch làm thời hạn cuộc họp, đây là mục tiêu của kế hoạch. Trước ngày đó, có một khoảng thời gian để liên hệ với khách hàng và chuẩn bị cho cuộc họp. Sau ngày đó, nhân viên sales có thời gian để tạo báo giá, tải tài liệu lên và theo dõi.
Lặp lại các bước này cho mỗi hoạt động được bao gồm trong kế hoạch.
Use an activity plan¶
To use an activity plan with a CRM opportunity, navigate to and click on the Kanban card of an opportunity to open it.
Above the opportunity's chatter, click Activity to open the Schedule Activity pop-up window.
In the Plan field, select the desired activity plan to launch from the section above the individual activities. This generates a Plan Summary, listing out the activities included in the plan. Select a Due Date using the calendar popover. This automatically updates the Plan summary with deadlines based on the intervals configured in the activity plan.
Select a user in the Responsible field. This user is assigned to any of the activities on the plan that were configured with Ask at launch in the Assignment field.
Click Schedule. The details of the plan are added to the Planned Activities section of the chatter, in addition to each of the activities that make up the plan.
Xem thêm