Sử dụng hoạt động cho bộ phận sales¶
Hoạt động là các nhiệm vụ theo dõi được gắn với một bản ghi trong cơ sở dữ liệu Odoo. Hoạt động có thể được lên lịch trên bất kỳ trang nào của cơ sở dữ liệu có chứa chủ đề cửa sổ trò chuyện, chế độ xem Kanban, chế độ xem danh sách hoặc chế độ xem hoạt động của một ứng dụng.
Các hoạt động đã lên kế hoạch cho lead và cơ hội.¶
Loại hoạt động¶
Một bộ loại hoạt động được cấu hình sẵn có sẵn trong ứng dụng CRM. Để xem danh sách các loại hoạt động có sẵn, điều hướng đến .
Ghi chú
Các loại hoạt động bổ sung có sẵn trong cơ sở dữ liệu và có thể được sử dụng thông qua các ứng dụng khác nhau. Để truy cập danh sách đầy đủ các loại hoạt động, đi đến , sau đó cuộn đến mục Thảo luận, và nhấp Loại hoạt động.
Các loại hoạt động cấu hình sẵn cho ứng dụng CRM như sau:
Email: thêm một lời nhắc vào cửa sổ trò chuyện để nhắc nhân viên sales gửi email.
Cuộc gọi: mở một liên kết lịch nơi nhân viên sales có thể lên lịch thời gian để gọi cho liên hệ.
Cuộc họp: mở một liên kết lịch nơi nhân viên sales có thể lên lịch thời gian để có một cuộc họp với liên hệ.
Việc cần làm: thêm một nhiệm vụ nhắc nhở chung vào cửa sổ trò chuyện.
Tải tài liệu lên: thêm một liên kết trên hoạt động nơi có thể tải lên một tài liệu bên ngoài. Lưu ý rằng ứng dụng Tài liệu không bắt buộc để sử dụng loại hoạt động này.
Ghi chú
Nếu các ứng dụng khác được cài đặt, chẳng hạn như Bán hàng hoặc Kế toán, các loại hoạt động khác sẽ được cung cấp trong ứng dụng CRM.
Tạo một loại hoạt động mới¶
Để tạo một loại hoạt động mới, nhấp Mới ở góc trên bên trái của trang để mở một biểu mẫu trống.
Ở phía trên cùng của biểu mẫu, bắt đầu bằng cách chọn Tên cho loại hoạt động mới.
Cài đặt hoạt động¶
Tác vụ¶
Trường Tác vụ xác định mục đích của hoạt động. Một số tác vụ kích hoạt các hành vi cụ thể sau khi một hoạt động được lên lịch.
Nếu chọn Tải tài liệu lên, liên kết để tải tài liệu lên sẽ được thêm trực tiếp vào hoạt động theo kế hoạch trong cửa sổ trò chuyện.
Nếu chọn Cuộc gọi điện thoại hoặc Cuộc họp, người dùng sẽ có tùy chọn mở lịch để lên lịch thời gian cho hoạt động này.
Nếu chọn Yêu cầu chữ ký, một liên kết sẽ được thêm vào hoạt động theo kế hoạch trong cửa sổ trò chuyện để mở ra một cửa sổ bật lên yêu cầu chữ ký.
Ghi chú
Các tác vụ có thể chọn cho một loại hoạt động sẽ khác nhau, tùy vào ứng dụng hiện được cài đặt trong cơ sở dữ liệu.
Người dùng mặc định¶
Để tự động phân công hoạt động này cho một người dùng cụ thể khi loại hoạt động này được lên lịch, hãy chọn tên từ menu thả xuống Người dùng mặc định. Nếu trường này được để trống, thì hoạt động sẽ được phân công cho người dùng tạo hoạt động đó.
Tóm tắt mặc định¶
Để thêm ghi chú bất cứ khi nào loại hoạt động này được tạo, hãy nhập chúng vào trường Tóm tắt mặc định.
Ghi chú
Thông tin trong các trường Người dùng mặc định và Tóm tắt mặc định có sẵn khi một hoạt động được tạo. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi chúng trước khi lên lịch hoặc lưu hoạt động.
Hoạt động tiếp theo¶
Để tự động đề xuất, hoặc kích hoạt, một hoạt động mới sau khi một hoạt động đã được đánh dấu là hoàn tất, Loại chuỗi (Chaining Type) phải được thiết lập.
Đề xuất hoạt động tiếp theo¶
Trong trường Loại chuỗi, chọn Đề xuất hoạt động tiếp theo. Khi làm vậy, trường phía dưới sẽ thay đổi thành Đề xuất. Nhấp vào menu thả xuống của trường Đề xuất để chọn bất kỳ hoạt động nào muốn đề xuất làm nhiệm vụ tiếp theo cho loại hoạt động này.
Trong trường Lịch trình, chọn thời hạn mặc định cho các hoạt động này. Để làm vậy, cấu hình số Ngày, Tuần, hoặc Tháng mong muốn. Sau đó, quyết định xem hoạt động nên xảy ra sau ngày hoàn thành hay sau hạn chót của hoạt động trước.
Thông tin trường Lịch trình này có thể được thay đổi trước khi hoạt động được lên lịch.
Khi tất cả các cấu hình hoàn tất, nhấp Lưu.
Ghi chú
Nếu một hoạt động có Loại chuỗi được đặt là Đề xuất hoạt động tiếp theo, và có các hoạt động được liệt kê trong trường Đề xuất, người dùng sẽ nhận được các gợi ý về các hoạt động tiếp theo như các bước kế tiếp.
Kích hoạt hoạt động tiếp theo¶
Việc đặt Loại chuỗi thành Kích hoạt hoạt động tiếp theo ngay lập tức khởi chạy hoạt động tiếp theo khi hoạt động trước đó hoàn thành.
Nếu chọn Kích hoạt hoạt động tiếp theo trong trường Loại chuỗi, trường phía dưới sẽ thay đổi thành Kích hoạt. Từ menu thả xuống của trường Kích hoạt, chọn hoạt động sẽ được khởi chạy khi hoạt động này hoàn thành.
Trong trường Lịch trình, chọn thời hạn mặc định cho các hoạt động này. Để làm vậy, cấu hình số Ngày, Tuần, hoặc Tháng mong muốn. Sau đó, quyết định xem hoạt động nên xảy ra sau ngày hoàn thành hay sau hạn chót của hoạt động trước.
Thông tin trường Lịch trình này có thể được thay đổi trước khi hoạt động được lên lịch.
Khi tất cả các cấu hình hoàn tất, nhấp Lưu.
Ghi chú
Khi một hoạt động có Loại chuỗi được đặt là Kích hoạt hoạt động tiếp theo, việc đánh dấu hoạt động là Hoàn tất sẽ ngay lập tức khởi chạy hoạt động tiếp theo được liệt kê trong trường Kích hoạt.
Theo dõi hoạt động¶
Để đảm bảo quy trình bán hàng luôn được cập nhật với cái nhìn chính xác nhất về trạng thái của các hoạt động, ngay khi tương tác với một lead, hoạt động liên quan nên được đánh dấu là Hoàn tất. Điều này đảm bảo rằng hoạt động tiếp theo có thể được lên lịch khi cần và giúp quy trình không bị lộn xộn bởi các hoạt động quá hạn.
Quy trình bán hàng hiệu quả nhất khi nó được giữ cập nhật và chính xác với các tương tác mà nó đang theo dõi.
Kế hoạch hoạt động¶
Kế hoạch hoạt động là các chuỗi hoạt động được cấu hình sẵn. Khi một kế hoạch hoạt động được khởi chạy, mọi hoạt động trong chuỗi đều được lên lịch tự động.
Để tạo kế hoạch mới, điều hướng đến . Nhấp vào Mới ở góc trên bên trái của trang để mở một biểu mẫu Kế hoạch lead trống.
Nhập tên cho kế hoạch mới vào trường Tên kế hoạch. Trong tab Hoạt động cần tạo, nhấp vào Thêm dòng để thêm một hoạt động mới.
Chọn một Loại hoạt động từ menu thả xuống. Nhấp vào Tìm kiếm thêm để xem danh sách đầy đủ các loại hoạt động có sẵn, hoặc để tạo một loại mới.
Tiếp theo, trong trường Tóm tắt (Summary), nhập bất kỳ thông tin nào để mô tả các chi tiết cụ thể của hoạt động, bao gồm hướng dẫn cho nhân viên sales hoặc thông tin đến hạn sau khi hoàn thành hoạt động. Nội dung của trường này được bao gồm trong hoạt động đã lên lịch và có thể được chỉnh sửa sau.
Trong trường Phân công, chọn một trong các tùy chọn sau:
Hỏi khi triển khai (Ask at launch): các hoạt động được phân công cho một người dùng khi kế hoạch được lên lịch.
Người dùng mặc định (Default user): hoạt động luôn được phân công cho một người dùng cụ thể.
Nếu Người dùng mặc định (Default user) được chọn trong trường Phân công (Assignment), chọn một người dùng trong trường Được phân công cho (Assigned to).
Mẹo
Kế hoạch hoạt động có thể có các hoạt động được phân công cho người dùng mặc định và người dùng được phân công khi triển khai kế hoạch.
Tiếp theo, cấu hình dòng thời gian cho hoạt động. Hoạt động có thể được lên lịch xảy ra trước hoặc sau ngày kế hoạch. Sử dụng các trường Khoảng thời gian (Interval) và Đơn vị (Units) để đặt thời hạn cho hoạt động này. Cuối cùng, trong trường Kích hoạt (Trigger), chọn xem hoạt động có nên xảy ra trước hay sau ngày kế hoạch.
Example
Một kế hoạch hoạt động được tạo để xử lý các lead ưu tiên cao. Cụ thể, các lead này nên được liên hệ nhanh chóng, với một cuộc họp được lên lịch trong vòng hai ngày kể từ lần liên hệ ban đầu. Kế hoạch được cấu hình với các hoạt động sau:
Email hai ngày trước ngày kế hoạch
Cuộc họp không ngày trước ngày kế hoạch
Tạo báo giá ba ngày sau ngày kế hoạch
Tải tài liệu lên ba ngày sau ngày kế hoạch
Theo dõi năm ngày sau ngày kế hoạch
Điều này đặt ngày kế hoạch làm thời hạn cuộc họp, đây là mục tiêu của kế hoạch. Trước ngày đó, có một khoảng thời gian để liên hệ với khách hàng và chuẩn bị cho cuộc họp. Sau ngày đó, nhân viên sales có thời gian để tạo báo giá, tải tài liệu lên và theo dõi.
Lặp lại các bước này cho mỗi hoạt động được bao gồm trong kế hoạch.
Triển khai một kế hoạch hoạt động¶
Để triển khai một kế hoạch hoạt động trên một cơ hội CRM, điều hướng đến và nhấp vào thẻ Kanban của một cơ hội để mở nó.
Ở góc trên bên phải của cửa sổ trò chuyện, nhấp Hoạt động để mở cửa sổ pop-up Lên lịch hoạt động.
Trong trường Kế hoạch, chọn kế hoạch hoạt động mong muốn để triển khai. Việc này sẽ tạo ra một Tóm tắt kế hoạch, liệt kê các hoạt động có trong kế hoạch. Chọn một Ngày kế hoạch bằng cách sử dụng cửa sổ lịch bật lên. Điều này sẽ cập nhật Tóm tắt kế hoạch với các hạn chót dựa trên các khoảng thời gian đã được cấu hình trong kế hoạch hoạt động.
Chọn một người dùng trong trường Phân công cho. Người dùng này sẽ được phân công cho bất kỳ hoạt động nào trong kế hoạch được cấu hình với Hỏi khi triển khai trong trường Phân công.
Nhấp Lên lịch.
Các chi tiết của kế hoạch được thêm vào cửa sổ trò chuyện, ngoài mỗi hoạt động.
Xem thêm