CRM activities and activity plans¶
Within the CRM app, activities are follow-up tasks tied to leads and opportunities that are visible in the chatter. A set of preconfigured activity types is available in the CRM app, but custom activity types may also be created to suit business needs. To view the list of available activity types in the CRM app, open the app and navigate to . This page shows both Odoo-created activities and any custom activities.
Nota
Different applications support different activity types. To see the complete list of activity types, go to the , then scroll to the Discuss section, and click the Activity Types link.
Default and custom activity types¶
The preconfigured activity types for the CRM app are:
Email: Adds a reminder to the chatter prompting the salesperson to send an email.
Call: Opens a calendar link where the salesperson can schedule a phone call.
Meeting: Opens a calendar link where the salesperson can schedule a meeting.
To Do: Adds a general reminder task to the chatter.
Upload Document: Adds a link on the activity where an external document can be uploaded. Note that the Documents app is not required to utilize this activity type.
Nota
If other Odoo applications are installed, such as Sales or Accounting, additional activity types may appear in the CRM app’s Activity Types page.
Create a custom activity type¶
To create a custom activity type, navigate to the Activity Types page and click New at the top-left of the page to open a blank form. Start by entering a Name for the new activity type.
Definições de atividade¶
Ação¶
The Action field specifies what action the activity prompts from the salesperson assigned to the opportunity. Some actions trigger specific behaviors after an activity is scheduled instead of when the activity is added to an opportunity.
Se Carregar documento for selecionado, um link para carregar um documento será adicionado diretamente à atividade planejada no chatter.
Se forem selecionadas as opções Ligação ou Reunião , os usuários terão a opção de abrir o calendário para agendar um horário para essa atividade.
Se Solicitar assinatura for selecionado, será adicionado no chatter da atividade planejada um link que abre uma janela pop-up de solicitação de assinatura.
Nota
The actions available for an activity type may vary depending on the applications currently installed in the database.
Usuário padrão¶
Para atribuir automaticamente essa atividade a um usuário específico quando esse tipo de atividade for agendado, escolha um nome no menu suspenso Usuário padrão. Se esse campo for deixado em branco, a atividade será atribuída ao usuário que criar a atividade.
Resumo padrão¶
The Default Summary serves as the title for activities when choosing them on opportunities and leads. These will be visible to users such as salespeople and managers, whereas the Name at the top of an Activity Type form is how the activity appears within the CRM app’s configuration.
Schedule¶
Set a default deadline for the custom activity in the Schedule field. To do so, configure the desired number of days, weeks, or months. Then, decide if the deadline should occur after previous activity completion date or after previous activity deadline.
Nota
The default setting of after previous activity deadline means the date the deadline is set for, regardless of whether or not the deadline was actually met. To ensure that an activity is scheduled only when the preceding activity is complete, use the after previous activity completion date option.
Default Note¶
To include notes whenever this activity type is created, enter them into the Default Note field. This can be used to include instructions for another user, as in the sample text in this field.
Nota
The information in all of the preceding fields is automatically included when an activity is created within an opportunity. However, the info can still be altered before the activity is scheduled or saved.
Próxima atividade¶
To automatically suggest or trigger a new activity after an activity has been marked complete, the Chaining Type must be set.
Suggest the next activity¶
Se uma atividade tiver o Tipo de encadeamento definido como Sugerir próxima atividade e tiver atividades listadas no campo Sugerir, os usuários receberão recomendações de atividades como próximas etapas.
No campo Tipo de encadeamento, selecione Sugerir próxima atividade. Ao fazer isso, o campo abaixo muda para: Sugerir. Clique no menu suspenso do campo Sugerir para selecionar atividades a serem recomendadas como tarefas de acompanhamento para esse tipo de atividade.
Trigger the next activity¶
Quando uma atividade tem o Tipo de encadeamento definido como Acionar a próxima atividade, marcar a atividade como Concluída inicia imediatamente a próxima atividade listada no campo Disparo.
Definir o Tipo de encadeamento como Acionar próxima atividade inicia a próxima atividade imediatamente após a anterior ser concluída.
Se Acionar próxima atividade for selecionado no campo Tipo de encadeamento, o campo abaixo será alterado para: Acionar. No menu suspenso do campo Acionar, selecione a atividade que deve ser iniciada quando essa atividade for concluída.
Email templates¶
Select or create an email template to be suggested when the activity is added to an opportunity. The template will appear alongside the activity in the chatter and can be sent as-is or edited by a user.
Rastreamento de atividades¶
To keep the pipeline up to date with the most accurate view of the status of activities, as soon as a lead is interacted with, the associated activity should be marked as Done. This ensures the next activity can be scheduled as needed. It also prevents the pipeline from becoming cluttered with past-due activities.
O funil é mais eficaz quando é mantido atualizado e preciso em relação às interações que está rastreando.
Planos de atividades¶
Activity plans are preconfigured sequences of activities. When an activity plan is launched, every activity in the sequence and any activities set to trigger off of activities within the sequence are scheduled automatically.
To create a new plan, navigate to . Click New at the top-left of the page to open a blank Lead Activity Plans form.
Enter a name for the new plan in the Plan Name field. On the Activities To Create tab, click Add a line to add a new activity.
Selecione um Tipo de atividade no menu suspenso. Clique em Pesquisar mais para ver uma lista completa dos tipos de atividade disponíveis ou para criar um novo.
Next, in the Summary field, either leave this blank to use activity’s Default Summary or enter a new summary of what the activity entails. Entering a new summary does not overwrite an existing Default Summary. The contents of this field are included with the scheduled activity, and can be edited later.
No campo Atribuição, selecione uma das seguintes opções:
Ask at launch: Activities are assigned to a user when the plan is scheduled. By default, they will be assigned to the user creating the activity, even if they’re not the user responsible for the opportunity the activity is being created on.
Default user: Activities are always assigned to a specific user.
Se Usuário padrão for selecionado no campo Atribuição, escolha um usuário no campo Atribuído a.
Dica
Os planos de atividades podem apresentar atividades atribuídas a usuários padrão e usuários atribuídos no lançamento do plano.
Next, configure the timeline for the activity. Activities can be scheduled to occur either before the plan date or after. Scheduling activities before the plan date can be useful for activities scheduled in the future that require some preparation beforehand. Use the Interval and Units fields to set the deadline for this activity. Lastly, in the Trigger field, select whether the activity should occur before or after the plan date.
Example
É criado um plano de atividades para lidar com leads de alta prioridade. Especificamente, esses leads devem ser contatados rapidamente, com uma reunião agendada em até dois dias após o contato inicial. O plano é configurado com as seguintes atividades:
Envie um e-mail dois dias antes da data do plano
Reunião zero dias antes da data do plano
Cotação três dias após a data do plano
Fazer upload do documento três dias após a data do plano
Acompanhamento cinco dias após a data do plano
Isso define a data do plano como o prazo final da reunião, que é o objetivo do plano. Antes dessa data, há tempo hábil para entrar em contato com o cliente e se preparar para a reunião. Após essa data, o vendedor tem tempo para criar uma cotação, carregar o documento e fazer o acompanhamento.
Repita essas etapas para cada atividade incluída no plano.
Use an activity plan¶
To use an activity plan with a CRM opportunity, navigate to and click on the Kanban card of an opportunity to open it.
Above the opportunity’s chatter, click Activity to open the Schedule Activity pop-up window.
In the Plan field, select the desired activity plan to launch from the section above the individual activities. This generates a Plan Summary, listing out the activities included in the plan. Select a Due Date using the calendar popover. This automatically updates the Plan summary with deadlines based on the intervals configured in the activity plan.
Select a user in the Responsible field. This user is assigned to any of the activities on the plan that were configured with Ask at launch in the Assignment field.
Click Schedule. The details of the plan are added to the Planned Activities section of the chatter, in addition to each of the activities that make up the plan.
Ver também