Actividades y planes de actividades de CRM¶
Dentro de la aplicación CRM, las actividades son tareas de seguimiento vinculadas a iniciativas y oportunidades que son visibles en el chatter. Un conjunto de tipos de actividad preconfigurados está disponible en la aplicación CRM, pero también se pueden crear tipos de actividad personalizados para adaptarse a las necesidades del negocio. Para ver la lista de tipos de actividad disponibles en la aplicación CRM, abre la aplicación y navega a . Esta página muestra tanto las actividades creadas por Odoo como cualquier actividad personalizada.
Nota
Las diferentes aplicaciones admiten diferentes tipos de actividad. Para ver la lista completa de tipos de actividad, ve a la , luego desplázate hasta la sección Conversaciones y haz clic en el enlace Tipos de actividad.
Tipos de actividad predeterminados y personalizados¶
Los tipos de actividad preconfigurados para la aplicación CRM son:
Correo electrónico: Añade un recordatorio al chatter que solicita al vendedor que envíe un correo electrónico.
Llamada: Abre un enlace de calendario donde el vendedor puede programar una llamada telefónica.
Reunión: Abre un enlace de calendario donde el vendedor puede programar una reunión.
Tarea pendiente: Añade una tarea de recordatorio general al chatter.
Subir documento: Añade un enlace en la actividad donde se puede subir un documento externo. Ten en cuenta que la aplicación Documentos no es necesaria para utilizar este tipo de actividad.
Nota
Si hay otras aplicaciones de Odoo instaladas, como Ventas o Contabilidad, pueden aparecer tipos de actividad adicionales en la página Tipos de actividad de la aplicación CRM.
Crear un tipo de actividad personalizado¶
Para crear un tipo de actividad personalizado, navega a la página Tipos de actividad y haz clic en Nuevo en la parte superior izquierda de la página para abrir un formulario en blanco. Comienza ingresando un Nombre para el nuevo tipo de actividad.
Ajustes de actividad¶
Acción¶
El campo Acción especifica qué acción solicita la actividad del vendedor asignado a la oportunidad. Algunas acciones desencadenan comportamientos específicos después de que se programa una actividad en lugar de cuando se añade la actividad a una oportunidad.
Si selecciona Subir documento, se añadirá un enlace para subir un documento directamente a la actividad planificada en el chatter.
Si selecciona Llamada telefónica o Reunión, los usuarios tendrán la opción de abrir su calendario para programar esta actividad.
Si selecciona Solicitar firma, se añadirá un enlace en el chatter de la actividad planeaificada. Al hacer clic en este enlace se abrirá una ventana emergente para solicitar la firma.
Nota
Las acciones disponibles para un tipo de actividad pueden variar según las aplicaciones instaladas actualmente en la base de datos.
Usuario por defecto¶
Para asignar automáticamente esta actividad a un usuario específico cuando se programe este tipo de actividad, seleccione un nombre desde el menú desplegable Usuario por defecto. Si este campo se deja en blanco, se asignará una actividad al usuario que cree la actividad.
Resumen por defecto¶
El Resumen predeterminado sirve como título para las actividades al elegirlas en oportunidades e iniciativas. Estas serán visibles para usuarios como vendedores y gerentes, mientras que el Nombre en la parte superior de un formulario de Tipo de actividad es cómo aparece la actividad dentro de la configuración de la aplicación CRM.
Programación¶
Establece una fecha límite predeterminada para la actividad personalizada en el campo Programación. Para hacerlo, configura el número deseado de días, semanas o meses. Luego, decide si la fecha límite debe ocurrir después de la fecha de finalización de la actividad anterior o después de la fecha límite de la actividad anterior.
Nota
La configuración predeterminada de después de la fecha límite de la actividad anterior significa la fecha para la que se establece la fecha límite, independientemente de si la fecha límite se cumplió o no. Para asegurar que una actividad se programe solo cuando la actividad anterior esté completa, usa la opción después de la fecha de finalización de la actividad anterior.
Nota predeterminada¶
Para incluir notas cada vez que se cree este tipo de actividad, introdúcelas en el campo Nota predeterminada. Esto se puede usar para incluir instrucciones para otro usuario, como en el texto de ejemplo de este campo.
Nota
La información de todos los campos anteriores se incluye automáticamente cuando se crea una actividad dentro de una oportunidad. Sin embargo, la información aún se puede modificar antes de que la actividad se programe o guarde.
Siguiente actividad¶
Para sugerir o activar automáticamente una nueva actividad después de que una actividad se haya marcado como completada, se debe establecer el Tipo de encadenamiento.
Sugerir la siguiente actividad¶
Si una actividad tiene el Tipo de encadenamiento configurado como Sugerir siguiente actividad y tiene actividades en el campo Sugerir, los usuarios obtendrán recomendaciones de actividades que pueden ser el siguiente paso.
En el campo Tipo de encadenamiento, seleccione Sugerir siguiente actividad. Al hacerlo, el campo de abajo cambiará a Sugerir. Haga clic en este campo para seleccionar cualquier actividad que desee recomendar como tarea de seguimiento de este tipo de actividad.
Activar la siguiente actividad¶
Cuando el Tipo de encadenamiento de una actividad es Activar la siguiente actividad, al marcar la actividad como Hecha, la siguiente actividad que aparece en el campo Activar iniciará de inmediato.
Si configura el Tipo de encadenamiento a Activar siguiente actividad, la siguiente actividad se active de inmediato una vez que la actividad previa se termine.
Si selecciona Activar la siguiente actividad en el campo Tipo de encadenamiento, el campo de abajo cambiará a Activador. Desde el menú desplegable del campo Activador seleccione la actividad que se debería iniciar una vez que esta actividad se complete.
Plantillas de correo electrónico¶
Selecciona o crea una plantilla de correo electrónico para sugerir cuando se añada la actividad a una oportunidad. La plantilla aparecerá junto a la actividad en el chatter y puede enviarse tal cual o ser editada por un usuario.
Seguimiento de actividades¶
Para mantener el pipeline actualizado con la vista más precisa del estado de las actividades, tan pronto como se interactúe con un cliente potencial, la actividad asociada debe marcarse como Hecha. Esto garantiza que la siguiente actividad se pueda programar según sea necesario. También evita que el pipeline se llene de actividades vencidas.
El flujo es más efectivo cuandose mantiene actualizado y preciso en las interacciones que está rastreando.
Planes de actividad¶
Los planes de actividad son secuencias preconfiguradas de actividades. Cuando se lanza un plan de actividad, todas las actividades de la secuencia y cualquier actividad configurada para activarse desde actividades dentro de la secuencia se programan automáticamente.
Para crear un nuevo plan, ve a . Haz clic en Nuevo en la parte superior izquierda de la página para abrir un formulario en blanco de Planes de actividad de cliente potencial.
Introduce un nombre para el nuevo plan en el campo Nombre del plan. En la pestaña Actividades a crear, haz clic en Añadir una línea para añadir una nueva actividad.
Seleccione un Tipo de actividad desde el menú desplegable. Haga clic en Buscar más para ver la lista completa de tipos de actividades disponibles, o para crear uno nuevo.
A continuación, en el campo Resumen, deja esto en blanco para usar el Resumen predeterminado de la actividad o introduce un nuevo resumen de lo que implica la actividad. Introducir un nuevo resumen no sobrescribe un Resumen predeterminado existente. El contenido de este campo se incluye con la actividad programada y se puede editar más tarde.
Seleccione una de las siguientes opciones en el campo Asignación:
Preguntar al lanzar: Las actividades se asignan a un usuario cuando se programa el plan. Por defecto, se asignarán al usuario que crea la actividad, incluso si no es el usuario responsable de la oportunidad en la que se crea la actividad.
Usuario predeterminado: Las actividades siempre se asignan a un usuario específico.
Si seleccionas Usuario por defecto en el campo Asignación, elige un usuario en el campo Asignado a.
Truco
Los planes de actividad pueden incluir actividades asignadas a un usuario por defecto y usuarios que se indican al lanzamiento.
A continuación, configura la cronología de la actividad. Las actividades se pueden programar para que ocurran antes de la fecha del plan o después. Programar actividades antes de la fecha del plan puede ser útil para actividades programadas en el futuro que requieren algo de preparación previa. Usa los campos Intervalo y Unidades para establecer la fecha límite de esta actividad. Por último, en el campo Activador, selecciona si la actividad debe ocurrir antes o después de la fecha del plan.
Example
Un plan de actividad se crea sobre todo para gestionar leads de alta prioridad, específicamente, leads a los que se debería contactar rápidamente y se debe planificar una reunión dentro de los próximos días para el primer contacto. El plan se configura con las siguientes actividades:
Enviar correo electrónico dos días antes de la fecha del plan
Reunión de cero días antes de la fecha del plan
Hacer un presupuesto tres días después de la fecha del plan
Subir documento tres días después de la fecha del plan
Dar seguimiento cinco días después de la fecha del plan
Esto establece la fecha del plan como la fecha límite de una reunión, que es el objetivo del plan. Antes de esa fecha, hay un tiempo de tolerancia para contactar al cliente y preparar la reunión. Después de esa fecha, el comercial tiene tiempo para crear un presupuesto, subir el documento y hacer el seguimiento.
Repita estos pasos para cada actividad que se incluya en el plan.
Usar un plan de actividad¶
Para usar un plan de actividad con una oportunidad de CRM, ve a y haz clic en la tarjeta Kanban de una oportunidad para abrirla.
Encima del chat de la oportunidad, haz clic en Actividad para abrir la ventana emergente Programar actividad.
En el campo Plan, selecciona el plan de actividades deseado para iniciar desde la sección superior de las actividades individuales. Esto genera un Resumen del plan, enumerando las actividades incluidas en el plan. Selecciona una Fecha de vencimiento usando el calendario emergente. Esto actualiza automáticamente el Resumen del plan con fechas límite basadas en los intervalos configurados en el plan de actividades.
Selecciona un usuario en el campo Responsable. Este usuario se asigna a cualquiera de las actividades del plan que se configuraron con Preguntar al iniciar en el campo Asignación.
Haz clic en Programar. Los detalles del plan se añaden a la sección Actividades planificadas del chat, además de cada una de las actividades que componen el plan.
Ver también