CRM activities and activity plans¶
Within the CRM app, activities are follow-up tasks tied to leads and opportunities that are visible in the chatter. A set of preconfigured activity types is available in the CRM app, but custom activity types may also be created to suit business needs. To view the list of available activity types in the CRM app, open the app and navigate to . This page shows both Odoo-created activities and any custom activities.
Nota
Different applications support different activity types. To see the complete list of activity types, go to the , then scroll to the Discuss section, and click the Activity Types link.
Default and custom activity types¶
The preconfigured activity types for the CRM app are:
Email: Adds a reminder to the chatter prompting the salesperson to send an email.
Call: Opens a calendar link where the salesperson can schedule a phone call.
Meeting: Opens a calendar link where the salesperson can schedule a meeting.
To Do: Adds a general reminder task to the chatter.
Upload Document: Adds a link on the activity where an external document can be uploaded. Note that the Documents app is not required to utilize this activity type.
Nota
If other Odoo applications are installed, such as Sales or Accounting, additional activity types may appear in the CRM app’s Activity Types page.
Create a custom activity type¶
To create a custom activity type, navigate to the Activity Types page and click New at the top-left of the page to open a blank form. Start by entering a Name for the new activity type.
Impostazioni attività¶
Azione¶
The Action field specifies what action the activity prompts from the salesperson assigned to the opportunity. Some actions trigger specific behaviors after an activity is scheduled instead of when the activity is added to an opportunity.
Se selezioni Carica documento, nel chatter, all’attività pianificata verrà aggiunto direttamente un link per caricare un documento.
Se selezioni Chiamata oppure Incontro, gli utenti hanno la possibilità di aprire il proprio calendario per programmare l’attività stessa.
Se hai selezionato Richiedi firma, all’attività pianificata viene aggiunto un link che apre una finestra pop-up relativa alla richiesta di firma.
Nota
The actions available for an activity type may vary depending on the applications currently installed in the database.
Utente predefinito¶
Per assegnare automaticamente l’attività ad un utente specifico quando il tipo di attività è programmato, scegli un nome dal menu a discesa Utente predefinito. Se il campo è vuoto, l’attività viene assegnata all’utente che l’ha creata.
Riepilogo predefinito¶
The Default Summary serves as the title for activities when choosing them on opportunities and leads. These will be visible to users such as salespeople and managers, whereas the Name at the top of an Activity Type form is how the activity appears within the CRM app’s configuration.
Schedule¶
Set a default deadline for the custom activity in the Schedule field. To do so, configure the desired number of days, weeks, or months. Then, decide if the deadline should occur after previous activity completion date or after previous activity deadline.
Nota
The default setting of after previous activity deadline means the date the deadline is set for, regardless of whether or not the deadline was actually met. To ensure that an activity is scheduled only when the preceding activity is complete, use the after previous activity completion date option.
Default Note¶
To include notes whenever this activity type is created, enter them into the Default Note field. This can be used to include instructions for another user, as in the sample text in this field.
Nota
The information in all of the preceding fields is automatically included when an activity is created within an opportunity. However, the info can still be altered before the activity is scheduled or saved.
Attività successiva¶
To automatically suggest or trigger a new activity after an activity has been marked complete, the Chaining Type must be set.
Suggest the next activity¶
Se un’attività ha il Tipo di concatenamento configurato su Suggerisci prossima attività e presenta attività elencate nel campo Suggerisci, gli utenti vengono presentati con raccomandazioni per le attività da svolgere nelle fasi successive.
Nel campo Tipo di concatenamento, seleziona Suggerisci prossima attività. Dopo averlo fatto, il campo al di sotto diventa Suggerisci. Fai clic sul menu a discesa del campo Suggerisci per selezionare qualsiasi attività da consigliare come follow-up per questo tipo di attività.
Trigger the next activity¶
Quando il Tipo di concatenamento di un’attività è configurato su Attiva attività successiva, contrassegnato l’attività come Completata, l’attività immediatamente successiva elencata nel campo Attiva viene lanciata.
Se configuri il Tipo di concatenamento su Attiva attività successiva, quest’ultima verrà lanciata immediatamente una volta che la precedente viene completata.
Se selezioni Attiva attività successiva nel campo Tipo di concatenamento, il campo in basso diventa: Attiva. Dal menu a discesa del campo Attiva, seleziona l’attività che dovrebbe essere avviata una volta completata.
Email templates¶
Select or create an email template to be suggested when the activity is added to an opportunity. The template will appear alongside the activity in the chatter and can be sent as-is or edited by a user.
Monitorare le attività¶
To keep the pipeline up to date with the most accurate view of the status of activities, as soon as a lead is interacted with, the associated activity should be marked as Done. This ensures the next activity can be scheduled as needed. It also prevents the pipeline from becoming cluttered with past-due activities.
La pipeline è più efficace quando è aggiornata e precisa rispetto alle interazioni che sta monitorando.
Piani attività¶
Activity plans are preconfigured sequences of activities. When an activity plan is launched, every activity in the sequence and any activities set to trigger off of activities within the sequence are scheduled automatically.
To create a new plan, navigate to . Click New at the top-left of the page to open a blank Lead Activity Plans form.
Enter a name for the new plan in the Plan Name field. On the Activities To Create tab, click Add a line to add a new activity.
Seleziona un Tipo di attività dal menu a discesa. Fai clic su Cerca di più per vedere un elenco completo di tipi di attività disponibili oppure per crearne uno nuovo.
Next, in the Summary field, either leave this blank to use activity’s Default Summary or enter a new summary of what the activity entails. Entering a new summary does not overwrite an existing Default Summary. The contents of this field are included with the scheduled activity, and can be edited later.
Scegli una delle seguenti opzioni per il campo Assegnazione:
Ask at launch: Activities are assigned to a user when the plan is scheduled. By default, they will be assigned to the user creating the activity, even if they’re not the user responsible for the opportunity the activity is being created on.
Default user: Activities are always assigned to a specific user.
Se scegli Utente predefinito per il campo Assegnazione, scegli un utente per il campo Assegnato a.
Suggerimento
I piani di attività possono presentare attività assegnate a utenti predefiniti e a utenti assegnati all’avvio del piano.
Next, configure the timeline for the activity. Activities can be scheduled to occur either before the plan date or after. Scheduling activities before the plan date can be useful for activities scheduled in the future that require some preparation beforehand. Use the Interval and Units fields to set the deadline for this activity. Lastly, in the Trigger field, select whether the activity should occur before or after the plan date.
Example
Viene creato un piano di attività per gestire i contatti ad alta priorità. In particolare, questi lead devono essere contattati rapidamente con un meeting programmato a due giorni dal primo contatto. Il piano viene configurato con le seguenti attività:
E-mail due giorni prima della data del piano
Meeting zero giorni prima della data del piano
Crea preventivo tre giorni dopo la data del piano
Carica documenti tre giorni dopo la data del piano
Follow-up cinque giorni dopo la data del piano
In questo modo si stabilisce la data del piano come scadenza dell’incontro, che è l’obiettivo del piano. Prima di questa data, c’è il tempo necessario per contattare il cliente e preparare il meeting. Dopo tale data, l’addetto alle vendite ha il tempo di creare un preventivo, caricare il documento ed eseguire il follow-up.
Ripeti questi step per ogni attività inclusa nel piano.
Use an activity plan¶
To use an activity plan with a CRM opportunity, navigate to and click on the Kanban card of an opportunity to open it.
Above the opportunity’s chatter, click Activity to open the Schedule Activity pop-up window.
In the Plan field, select the desired activity plan to launch from the section above the individual activities. This generates a Plan Summary, listing out the activities included in the plan. Select a Due Date using the calendar popover. This automatically updates the Plan summary with deadlines based on the intervals configured in the activity plan.
Select a user in the Responsible field. This user is assigned to any of the activities on the plan that were configured with Ask at launch in the Assignment field.
Click Schedule. The details of the plan are added to the Planned Activities section of the chatter, in addition to each of the activities that make up the plan.
Vedi anche