Clasificación de documentos con IA¶
La automatización de documentos con AI de Odoo permite la clasificación, enrutamiento y procesamiento automatizado de documentos mediante inteligencia artificial. Reduce el manejo manual de documentos como facturas, contratos, NDA y archivos de seguros al ordenarlos automáticamente en carpetas, extraer información clave y activar acciones comerciales.
Esta función está diseñada para flujos de trabajo de documentos de alto volumen y repetitivos donde la velocidad, precisión y trazabilidad son críticas, permitiendo aún intervención humana cuando sea necesario.
Configuración¶
Para usar la automatización de documentos con AI, asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos:
La aplicación Documentos está instalada y se aplican los permisos correctos.
Las aplicaciones relevantes están instaladas. Esto puede incluir Contabilidad, Compra, Ventas, etc. Las aplicaciones instaladas impactan las instrucciones que se aplican a los documentos.
Nota
La aplicación IA no necesita estar instalada para utilizar la automatización de documentos. Sin embargo, los tipos de acciones de automatización con AI disponibles dependen de las otras aplicaciones instaladas en la base de datos. Por ejemplo, para crear una factura, la aplicación Contabilidad debe estar instalada.
Resumen de la aplicación Documentos¶
La aplicación Documentos funciona como un sistema centralizado de gestión de documentos similar a una unidad compartida. Está organizada en los siguientes espacios de trabajo como mínimo, aunque se pueden crear espacios adicionales:
Todos: Aquí encontrará todas las carpetas y todos los archivos a los que el usuario tiene acceso.
Compañía: Aquí están las carpetas y los archivos que se comparten para toda la compañía. Puede determinar el acceso en los derechos de acceso para la carpeta y el archivo.
Mi Drive: Este es el espacio de trabajo personal del usuario donde podrá organizar los archivos y las carpetas que le pertenezcan o haya subido.
Compartido conmigo: incluye archivos que han sido compartidos con el usuario, pero que no forman parte de ninguna carpeta principal a la que tenga acceso.
Los documentos suelen seguir un flujo de trabajo desde la Bandeja de entrada hacia carpetas estructuradas, donde se aplican automatización con AI y acciones comerciales.
Resumen de clasificación automática con IA¶
La clasificación automática con AI funciona a nivel de carpeta. Cada carpeta en la aplicación Documentos puede contener su propia lógica de automatización, lo que te permite diseñar flujos de documentos que reflejen tus procesos internos. En lugar de aplicar una única regla global, la automatización está estructurada progresivamente: los documentos entran en una carpeta, AI los evalúa según la instrucción de la carpeta y luego realiza la acción correspondiente.
Configurar instrucciones¶
Para configurar una instrucción para una carpeta, navega a la y selecciona una carpeta del árbol de la izquierda. Luego, haz clic en el icono Acciones en la parte superior de la página. Usa el menú desplegable para seleccionar Clasificación automática con IA.
En la ventana emergente ¿Qué quieres que haga la IA?, crea una instrucción que explique cómo deben interpretarse los documentos y qué debe suceder después.
Nota
Escribe / para utilizar el Selector de campos y el Selector de registros para insertar campos o registros y mejorar la instrucción.
Debajo del mensaje, haz clic en el campo ¿Qué acciones puede realizar la IA? y selecciona una o más acciones del menú desplegable. Las acciones disponibles variarán según las aplicaciones instaladas.
Basándose en estas instrucciones, AI puede mover documentos a otra carpeta, añadir etiquetas, activar actividades o crear registros empresariales como facturas o facturas de proveedor. Esto hace que cada carpeta sea tanto un lugar de almacenamiento como un punto de decisión en el flujo de trabajo.
Al configurar el mensaje principal, las carpetas pueden incluir instrucciones para gestionar excepciones o pasos de validación antes de que se ejecute la lógica principal. Por ejemplo, una carpeta puede verificar primero si existe un valor requerido en el documento antes de continuar con la automatización.
Example
Un usuario desea identificar cualquier PDF que contenga múltiples páginas y que necesite ser dividido manualmente. Añade las siguientes instrucciones al principio del mensaje de auto-clasificación de su Bandeja de entrada.
Primero, comprueba el archivo para ver si contiene un solo documento o si varios documentos están agrupados. Para esto, usa este campo: Se considera multipágina. Si es verdadero, añade la etiqueta "Para dividir" y deténte ahí. De esta manera, sabremos que primero necesitamos dividirlo manualmente en diferentes archivos. Si es falso, continúa con el proceso normal
Se considera multipágina está seleccionado mediante Selector de campo. En el campo ¿Qué acciones puede realizar la IA?, IA: Añadir etiquetas está seleccionado.
Esta acción no realiza la división del documento, pero añade una etiqueta que indica qué documentos necesitan ser divididos. Añadir este paso al principio del mensaje asegura que sea la primera acción de AI.
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